高校基建档案的建设和管理

摘要:随着社会经济发展水平的不断提高与增强，以及教育系统的不断变革与创新，各个高校的基建事务也变得越来越复杂，记录相关重要信息的基建档案管理对于高校基建事务的顺利开展实施具有重要的现实作用意义。

所以，各个高校的相关管理人员非常有必要积极了解和学习加强高校基建档案管理的五项措施。

关键词:高校基建档案管理五项措施在如今这个各类环境异常复杂动荡的社会中，教育系统的各个单位所处的环境也变得越来越复杂，单位内部的基建事务也变得多样化、繁琐化和复杂化，比如各个高校。

于是，基建档案管理这项信息资源管理职能就显得非常重要。

它不仅仅可以使高校内部的各个层级的人员在需要的时候能够及时准确地获得相关的信息资料，而且对于高校的相关高层管理人员从时间纵向上了解学校的基建事务发展情况也是非常有利的。

所以，各个高校的相关管理人员一定要注重学习与掌握加强高校基建档案管理的五项措施，以此在一定程度上保证学校基建事务的顺利展开和整个学校的发展与壮大。

1基建档案管理概述1.1基建档案管理的基本含义所谓基建档案管理其实就是指社会单位主体的相关管理人员对本单位在各项基本建设工程中实施开展规划设计活动、施工与使用维修活动中所形成的相关科技档案的保存与整理的一项信息资源管理活动过程。

通常情况下，按照建设工程项目属性的不同，我们可以将基建档案划分为基建项目类与房屋产权类这两种。

本文中主要重点阐述与分析的就是有关基建项目档案的管理概况。

1.2基建档案管理的具体内容和要求如同这个世界上的其他很多管理活动一样，基建档案管理同样也是有着相应的内容体系与客观操作要求。

概括起来，基建档案管理的具体内容主要包括有以下这样的几点：第一，档案管理人员需要参加建设工程竣工验收活动；第二，档案管理人员需要在建设工程进行过程中同时建立和整理相关科技档案资料；第三，档案管理人员需要在签订建设工程项目合同的时候就明确档案资料移交内容；第四、档案管理人员需要对所有的建设工程项目有关的档案资料进行整理汇总。

基建档案管理工作职责
（一）在总务处处长领导下，组织全体基建人员积极参加学校组织的各项政治活动和学习，坚持原则，加强文明建设，提高服务意识，保证档案管理质量。

（二）在总务处处长领导下，组织人员认真学习《档案法》及国家省、市有关档案管理的法规、法令、条例，及时准确地集中归档基建档案资料。

（三）组织认真学习基础建设方针、政策、法律法规、施工规范、规程，不断提高技术人员的业务水平和业务素质，组织全科人员按照有关规定，填写《建设单位竣工档案移交保证》并填报《工程竣工档案登记表》，按规定向城建档案馆作报送全套合格的工程竣工档案。

（四）参与学校基建的计划、总体规划及学校工程的设计方案、论证。

（五）负责基建档案管理全面工作，依据计划、规划、施工图说、工程承发包合同、施工规范等，对所有完成、在建、新建工程档案进行归类存档。

（六）积极开展档案利用工作，编制各种查找工具，提高库存档案的利用率并做好借阅登记。

基建档案管理制度基建档案管理制度是指为了规范和保障基础设施建设过程中相关档案的产生、收集、整理、保存和利用而建立的一套制度。

基建档案是基础设施建设的重要组成部分，它记录了建设项目的规划、设计、施工、验收等各个阶段的情况和过程，对于保障基础设施建设质量、管理和监督具有重要意义。

以下将从基建档案管理制度的必要性、内容和实施方式等方面进行详述。

基建档案管理制度的制定具有重要的必要性和意义。

首先，制定基建档案管理制度可以规范基础设施建设项目的档案管理工作，确保档案的准确全面和及时管理。

其次，基建档案是工程质量和项目实施过程的重要参考依据，只有规范的管理制度，才能保证这些档案的完整性和可靠性。

另外，制定基建档案管理制度还能改善基础设施建设项目的管理与决策，提升工程质量和效率。

基建档案管理制度的内容包括档案的产生、收集、整理、保存和利用等环节。

首先，档案的产生是指在基础设施建设项目的各个阶段产生相关的档案，包括项目可行性研究报告、设计方案、施工合同、竣工验收报告等。

其次，档案的收集是指将各个阶段产生的档案进行收集和整理，建立起一个完整的档案库。

然后，档案的整理是指对收集到的档案进行鉴定、分类、编号和装订等工作，确保档案的有序和易于查找。

保存是指对整理好的档案进行保管和维护，包括使用专门的存储设备和环境，同时制定相应的保密和防火措施。

最后，利用是指在需要的时候，能够及时提供档案，为相关人员的工作和决策提供可靠的依据。

基建档案管理制度的实施方式可以采用以下几种方式。

首先，要组织相关部门和人员进行档案管理的培训，提高他们的档案管理能力和水平。

其次，要建立起一套规范的档案管理流程和操作规范，将档案管理工作落到实处。

另外，可以利用现代信息技术手段，建立档案管理系统，实现档案的电子化管理和查询，提高管理效率和准确性。

此外，建立档案的安全保密制度，确保档案的完整性和保密性。

最后，要加强对档案管理工作的监督和检查，定期进行档案整理和保管的质量抽查，保证档案管理工作的规范和有效性。

高校基建档案建设与管理摘要：就高校基建档案来看，这些都是高校在开展基础建设工作中逐渐形成的，包含了项目规划、立项、施工、维护等整体过程资料，具有一定的真实性、实用性和专业性，这也是高校建设发展的真实写照和重要依据，意义重大。

而目前的高校基建档案管理现状并不理想，其中还存在很多的问题，对此，需要进一步强化高校基建档案管理工作调整和改革，促进基建档案管理效益不断提升，提升学校基建档案管理质量。

关键词：高校；基建；档案建设；管理前言：高校基建档案是高校行政管理和档案管理的重要部分。

基建档案能够使用户更了解建设，同时也为高校的后续建设奠定了基础。

随着社会经济的迅速发展，很多高校的基建项目逐渐增多，基建档案资料也随之增加，对基建档案建设与管理提出了更高的要求。

因此，高校理应拟定出合理的基建档案管理方法，做好面临更多困难和问题的准备，使高校的基建档案资源得到有效的开发和利用，推动高校的持续稳定发展。

1高校基建档案建设与管理存在的问题1.1不够重视基建档案大部分高校缺乏基建档案的意识，过于重视教学的档案、财务档案等，忽略了基建档案。

并且，很多高校在工程建设时，认为档案的收集和搭建难度较大，所以就自动减少了对基建档案的管理，只是让相关管理人员进行简单的整理，缺乏完整的管理约束机制和管理制度。

1.2缺乏专业人员，归档整理不规范，责任心不足基建档案内容涉及面广，工作环境较为复杂，编制整理周期长，具有鲜明的专业性。

这就要求档案管理人员既要有档案方面的专业知识，又必须具备一定的建筑专业知识，而且要对基建项目施工各阶段的环节流程和基本术语都有一定的了解，以便和建设方、施工方、监理方更好地沟通，保证基建档案管理的质量。

但因新校区建设时间长，规模大，人员流动大，很难保证基建档案人员的稳定性，导致基建档案无法做到有效、系统、连续的管理，所以应该派遣专业的档案管理人员来管理高校基建档案，以保证管理效率和质量。

此外，基建档案的管理人员，对档案管理的意识不够，无法对数据进行有效的完善与管理。

基建档案管理办法及归档范围一、基建档案管理办法为了提高我院基建档案的质量和管理水平，充分发挥基建档案在基本建设和管理工作中的作用，依据国家档案局、国家计委发布的有关法律、法规与《黑龙江畜牧兽医职业学院档案管理办法》，特制定本办法。

第一章基本原则第一条基建档案是指在学院范围内进行勘察、规划、建设(新建、扩建、改建以及大、中型维修)和管理等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、照片、财会账册、凭证及报表决算等各种载体的文件材料。

第二条基建档案是我院基建工作的真实记录和历史凭证，是扩建、改建、使用、维修、抗震加固的重要依据，是档案的重要组成部分。

基建档案必须实行集中统一管理，建立以综合档案室为中心，基建、维修、房产等部门为基础的基建档案管理网络，保证学院基建档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。

第三条基建文件材料的形成、积累和归档是基建管理工作的重要环节，必须纳入基建规划、计划、管理制度及管理人员和部门负责人职责范围中，坚持基建工程项目一开始就与建立基建档案的工作同步进行，工程项目建设过程中要与基建文件材料的形成、积累、整理、审定工作同步进行，工程竣工验收要与验收基建档案同步进行，否则基建项目不能进行竣工验收，基建材料归档以后，档案部门出具归档合格证明，财务部门方可作财务结算。

第二章基建文件材料的形成与归档第四条基建文件材料的形成、积累、整理、归档是基建、维修、房产等部门的重要任务，这些部门应有一名领导分工负责此项工作，并确定一名专职或兼职档案员具体进行本部门基建文件材料的收集、整理和立卷归档工作。

基建部门负责人是基建文件材料形成、积累和立卷归档的当然负责人，列入岗位职责范围，并把是否按质按时归档作为检查和考核本职工作的重要内容之一。

第五条在整个基建工程项目过程中形成的应当归档保存的各种形式载体的材料都属于学院所有，任何个人不得据为已有，不得无故拒绝归档，不得私自将其转借、买卖或销毁。

保护基建文件材料的完整、准确、系统、安全是每个基建管理人员和工程人员的责任。

基建工程部档案管理制度一、总则为规范基建工程部的档案管理工作，保障档案资料的安全性、完整性和准确性，提高档案管理的效率和质量，特制定本档案管理制度。

二、档案管理目标1、建立健全档案管理制度，加强对档案资料的管理和利用；2、保证档案资料的安全性和完整性；3、实现档案管理的规范化、标准化；4、提高档案管理的效率和质量；5、充分利用档案资料，为基建工程部的发展和决策提供有力支持。

三、档案管理工作内容1、全面负责基建工程部的档案管理工作，包括档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等环节；2、建立档案管理档案馆，收集、整理、保存和归档档案资料，并建立档案资料的数据库系统；3、制定档案管理规章制度，明确各项工作流程和责任；4、建立档案管理档案验收、定期审查和整理机制；5、建立档案保管制度，确保档案资料的安全性和完整性；6、组织档案查询、借阅和复制，为部门提供支持和服务；7、建立档案鉴定和审批机制，指导基建工程部的档案管理工作；8、制定档案销毁规定和程序，合理处置已经失效的档案资料。

四、档案管理工作原则1、严格遵守国家有关档案管理制度和法律法规；2、依法依规进行档案管理，遵循档案管理的规范性和程序性；3、保障档案资料的安全性和完整性，禁止随意篡改、遗失、外借和销毁档案资料；4、加强对档案资料的利用和保护，提高档案管理的效率和质量；5、建立健全的档案管理制度，明确各项工作职责和流程；6、加强档案管理的监督和指导，确保档案管理的规范性和合法性。

五、档案管理工作职责1、基建工程部负责制定和执行档案管理规章制度，明确各项工作职责和责任；2、基建工程部领导负责档案管理工作的监督和指导，定期检查和评估档案管理的落实情况；3、基建工程部档案管理人员负责具体的档案管理工作，包括档案资料的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等环节；4、各部门负责自身的档案资料的管理和利用，配合基建工程部完成档案管理工作。

六、档案管理工作流程1、档案收集：基建工程部档案管理人员定期收集、整理和归档各部门的档案资料；2、档案整理：对收集到的档案资料进行整理和分类，建立档案档案馆和档案数据库系统；3、档案归档：将整理好的档案资料按照有关规定进行归档保存，建立档案管理档案馆；4、档案保管：建立档案保管制度，确保档案资料的安全性和完整性；5、档案利用：为部门提供档案查询、借阅和复制服务，支持基建工程部的决策和发展；6、档案销毁：根据规定的销毁标准和程序，合理处置已经失效的档案资料。

理工大学基建档案归档管理办法为了做好学校基建档案归档工作，确保基建档案的完整、准确、系统和有效利用，规范建设、勘察设计、施工、监理单位档案工作职责，根据《档案法》《重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》及《高等学校档案工作规范》，制定本办法。

第一章总则第一条基建档案是指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收过程中形成的，经档案部门鉴定并归档的文字、图表、声像等形式的全部文件。

第二条学校基建档案必须实行集中统管理原则。

任何单位或者个人不得将基建项目文件据为己有或者拒绝归档。

第三条学校基建处、国有资产管理处、后勤管理处等有关部门应有一位负责人分管档案工作，配备相应的专（兼）职档案员，做好基建文件的形成、积累和归档。

要将基建档案纳入工作计划、管理制度和相关人员职责范围，实现基建档案与基建工程建设同步管理。

第四条学校档案馆（以下简称档案馆）负责学校全部基建档案的接收、保管和利用。

第二章归档责任第五条基建档案建档工作要与项目建设进程同步。

基建工程一开始，在布置工作计划的同时就要落实有关人员，及时进行应归档文件材料的积累和审查。

第六条基建档案归档工作实行分工负责制。

基建处负责综合管理性文件以及新建项目文件材料的收集整理，并对项目承包单位的归档工作予以组织和协调。

国资处、后勤管理处等部门负责各自组织的对原有房屋或地上地下管线改变、维修中形成的文件材料的收集整理。

凡需归档的基建文件材料，必须按时移交本部门兼职档案员统归档，任何个人不得据为己有（必要时可留存复制件）。

第七条竣工档案文件是基建工程的实际反映，必须确保其真实、准确、完整。

基建项目施工及调试完成后，由施工单位负责编制竣工文件，监理单位负责审核。

所有竣工图必须加盖竣工图章，内容填写应齐全、清楚，有关责任人分别签名，不得代签。

第八条凡需归档的基建文件材料格式应统，纸质优良，字迹工整、耐久，图像清晰。

一般材料只需归档一份，对重要的且经常使用的竣工图应归档两套，其中一套封存，另一套借阅使用。

如何加强高校基建档案管理【摘要】高校基建档案管理是高校管理工作中的重要组成部分，对于保障学校各项工作的顺利开展具有重要意义。

本文从完善档案管理制度、加强档案数字化建设、提升档案管理人员素质、加强安全防范措施和建立档案管理考核机制等五个方面提出了加强高校基建档案管理的建议。

通过建立健全的档案管理制度，推进档案数字化建设，培训提升档案管理人员素质，加强安全防范措施，建立考核机制，可以有效提高高校基建档案管理的效率和水平。

展望未来，随着科技的发展和社会的进步，高校基建档案管理工作仍面临着挑战和机遇。

只有不断创新，不断完善，才能更好地服务于高校的发展和建设。

【关键词】高校基建档案管理、完善、制度、数字化建设、管理人员素质、安全防范、考核机制、引言、背景介绍、问题意义、正文、结论、总结提要、展望未来1. 引言1.1 背景介绍在高校基建档案管理中，随着教育事业的不断发展和高校规模的逐渐扩大，档案管理工作显得愈发重要。

高校基建档案管理不仅涉及到学校的历史沿革和发展，还关系到学校的管理效率和形象。

目前在高校基建档案管理中存在着一些问题，如档案管理制度不完善、档案管理人员素质参差不齐、安全防范措施不够完善等。

这些问题严重影响了高校档案管理工作的质量和效率，也给高校的发展带来了隐患。

随着信息化时代的来临，高校基建档案管理中的数字化建设也越来越受到重视。

如何利用信息技术提升档案管理工作的效率和质量，成为了当前高校档案管理工作亟待解决的问题之一。

加强高校基建档案管理工作，完善档案管理制度、加强档案数字化建设、提升档案管理人员素质、加强安全防范措施、建立档案管理考核机制，势在必行。

只有通过不懈努力，才能提升高校基建档案管理工作的质量和水平，为高校的可持续发展奠定坚实基础。

1.2 问题意义在高校基建档案管理中，存在诸多问题意义值得深思和解决。

高校基建档案管理的不完善会影响高校的教学科研工作和管理运行。

缺乏规范的档案管理制度和数字化建设，容易导致档案遗漏、错误甚至丢失，给高校的日常工作造成隐患。

基建档案整理规范基建档案整理规范是指在基础设施建设过程中，对相关档案的整理和管理所遵循的规范。

基建档案是指对于基础设施建设和运营管理具有重要参考价值或证明作用的各类文件和材料。

基建档案的整理规范对于提高基建档案管理效果，保证档案的可持续利用具有重要意义。

以下是基建档案整理规范的一些要点：一、目录管理规范1. 建立完整的目录管理系统，包括建设项目目录、档案检索目录和档案主题目录等。

2. 档案目录要按照项目和时间进行分类，方便检索，保证档案的完整性和准确性。

3. 目录中的项目需要包含档案的基本信息，如档案编号、标题、起止时间、保管期限等。

二、档案归档规范1. 应将基建档案按照建设项目进行归档，并采用统一的编号方式进行标识。

2. 各类档案应按时间顺序进行归档，确保档案的完整性和准确性。

3. 归档时应按照归档目录对文件进行分类，将同一类别的档案放置在一起，方便检索与管理。

三、档案装订规范1. 档案必须装订整齐，不得有遗漏或错乱的情况。

2. 档案装订要使用标准的档案夹或档案袋，保证文件的整洁和安全。

3. 档案装订时要遵循“紧密、整齐、标准、可读”的原则，确保文件的保管和检索方便。

四、档案数字化规范1. 对于重要的基建档案，应进行数字化处理，以方便长期保存和利用。

2. 档案数字化要注意选择合适的软件和存储设备，确保数字档案的可靠性和安全性。

3. 数字化档案要按照目录对文件进行整理，方便检索与利用。

五、档案复制规范1. 档案复制必须经过核实和授权，确保复制的文件与原件一致。

2. 档案复制要使用合适的设备和材料，保证复制的质量和可读性。

3. 档案复制的数量应符合实际需要，避免过多的复制造成资源浪费。

六、档案借阅与归还规范1. 档案借阅必须填写借阅单，并经过授权，确保档案的安全性和可追溯性。

2. 档案借阅时间不得超过规定的期限，过期必须及时归还，并进行相应的记录。

3. 档案借阅后应妥善保管，不得造成损坏或遗失，如有损坏或遗失需要及时报告。