出清流程

流程名称：出清流程
生效日期：2010年9月1日
修改原因：
门店提出“供应商长期未退的处理，门店电话通知供应商”操作难以实现
采购部已实现所有退货以VSS平台知会供应商退货，不需要门店再催退修改内容
供应商自行通过VSS平台查询退货
采购买手每周提取供应商长期未退数据，与供应商对接
门店根据采购支持部每周挂网的供应商长期未退处理建议，办理出清手续
第一部分：流程说明
1目的
本流程用于规范门店退货工作，加快对供应商长期未退商品处理的速度，有效控制商品库存。

2适用范围
本制度适用于大综超各门店，对店内已出退货单、供应商长期未退的商品出清处理。

3流程规则
3.1出清，是指门店通过相关手续申请及审批，确认商品退货单，相对应的商品在系统中已
扣除库存后，对商品进行丢弃或再销售。

对于可再销售商品，在出清商品大类中定义该
商品的售价，并以出清商品基本码进行销售，出清商品的销售计入门店销售，出清大类
的销售成本为零。

3.2所有本地退货通知单，都将通过公司VSS供应商服务系统平台，通知给供应商，以作为
退货通知凭据，门店不再电话通知供应商
3.3采购应与供应商以合同的方式，确定门店有权处理供应商超过规定期限（易腐烂、变味、
变质且该批商品售价总金额在50元以内的商品为3天，其它商品为21天）仍未办理退
货的商品。

3.4对于整单金额高于1000元的门店本地退货单，各采购买手将根据公司控制部提供的报表
明细，与供应商沟通退货，并回复门店处理意见；
3.5门店应按采购答复的处理意见安排退货，暂不予以出清；
3.6对于供应商没有按采购答复时间到店退货的，门店可按合同规定对符合以下出清条件的
退货单予以出清
3.7对于整单金额低于1000元的退货，或是采购没有明确答复退货时间的，门店可按合同规
定对符合以下出清条件的退货单予以出清。

出清条件：
* 有效的门店本地退货通知单
* 只要供应商未在合同规定的期限内，到门店办理退货，门店就可对该“本地退货通
知单”执行出清。

具体合同规定的期限如下：
* 易腐烂、变味、变质的食品、HBA商品，退货通知单生效超过3天；
* 其他商品，退货通知单生效超过21天
3.8采购应设立出清大类，并对不同销售大类各设立相应的出清基本码，出清商品销售成本
为零，销售收入记入门店销售。

4流程涉及部门的主要职能
4.1门店收货部单据组：打印供应商超过规定期限未退的商品清单；根据出清申请单确认退
货单、打印标价签。

4.2门店索赔主管：确定出清商品，并填制手工出清申请，定期汇总门店出清商品清单。

4.3门店收货经理：审核出清申请，并对出清商品议价。

4.4门店各商品部门经理：参与出清商品议价，销售经审批的出清商品。

4.5门店总经理：审批出清申请。

4.6门店核算主管：负责审核门店的每日出清商品销售收入。

5流程结构
5.1该流程与门店退货流程相衔接
第二部分流程描述
1.0催办退货
1.1供应商自行通过公司VSS供应商服务系统平台，查询各店退货通知，并及时到店办理退
货。

1.2每周一，控制部在系统中提取各门店“普通本地退货单”生效超过7天（含7天）至14
天，退货金额超过1000元的未退单号，制作“门店长期未退报表”并挂网
1.3各采购买手查询门店长期未退报表，催促供应商到店退货，并每周二将处理意见以周讯
的形式挂网
2.0出清申请
2.1每周三，收货部单据组打印出采购挂网的退货反馈，整理出需要出清的退货单，交给收
货部主管。

2.2买手答复指定时间退货的，按此时间安排退货，暂不予以出清；
2.3对于供应商没有按采购答复时间到店退货的，只要符合出清条件，皆予以出清；
2.4对于采购没有明确答复退货时间的，只要符合出清条件，皆予以出清
2.5收货主管根据退货单，核实长期未退商品的实际状况及数量，提出相应的出清建议，填
制手工《商品出清申请单》（一式三联）
2.6对于无法再销售的商品，建议出清报损。

2.7对于经核查仍可销售的商品，建议出清销售
2.8收货经理对索赔主管提交的出清申请单进行审核，确认签名后，将出清申请单交店总审
批。

审核内容包括：
2.8.1对于建议报损的商品，检查其实际质量状况，确认商品无法销售。

2.8.2对于建议销售的商品，与相关商品部门经理对商品进行议价，根据商品质量状况、
原售价、原进价、当前市场价、具体数量等情况，制定出清售价。

2.9店总对出清申请单内容进行审批（必要时应对商品处理方式或出清售价进行调整）。

2.10收货经理将经店总审批的出清申请单，第一联传门店核算主管；第二联传商品部；第三
联索赔组留存。

3.0执行出清
3.1收货部单据组根据审批后的出清申请单，对退货单进行确认。

3.2索赔员收到批准报损的出清申请单后，持单与商品到收货部防损岗办理登记后，将商品
进行销毁或丢弃。

3.3各商品部门经理收到批准销售的出清申请单后，对相关商品申请打印标价签，单据、标
价签核对无误后，对出清商品更换条码及标价签，进行出清销售。

3.3.1出清商品如属封闭柜商品，由各部门单独建立交接班本登帐，按照申请单确定的出
清基本码进行开单销售，销售的出清商品如果是电器、高文，必须将电脑小票（注
明原商品名称及原售价）复件交财务。

3.3.2出清商品如属超市商品，须将原商品条码进行完全覆盖，同时用打价纸打上对应的
出清基本码及价格进行销售；收银员根据基本码及价格进行收银。

4.0监督与控制
4.1如果出清商品销售效果不理想，门店可直接调整商品售价，再次出清销售；如果商品已
损坏无法再销售，门店可将商品办理出清报损手续。

4.2店总经理每日查看出清大类销售，了解门店出清商品销售情况。

4.3索赔主管每周、每月汇总上周、上月门店出清处理商品清单，提交门店店总经理，抄送
采购各品类经理。

第三部分流程图
附录：表格
1商品出清申请单（手工单）
制表人：收货经理审核：商品部门经理审核：销售审计审核：店总经理审批：
2每周出清商品清单（手工单）
3每月出清商品清单（手工单）
门店：年月日——年月日制单日。