关于整理2011级新生档案及学生登记表有关要求通知

团总支主要工作为了进一步加强我院共青团组织建设，建立健全新生团组织，做好新生团员的档案接收和保存工作，充分发挥基层团组织在大学生思想政治教育中的重要作用，现就我院2011级新生的团建工作有关事宜通知如下：一、认真做好团员组织关系接转和团员身份认证工作1、各系团总支要落实专人，认真组织进行新生团员档案的整理、归档以及团员团籍的认定工作，没有经过团籍确认的学生不能参加团的组织生活。

2、对团籍档案没有转入的新生，其团员身份暂不认定，在手续齐备后，方可认定为团员，准予参加团的组织生活；对组织关系已转入但无团员证的学生要及时登记名册到团委办理团员证补办手续。

3、组织进行团员证注册，对没有接转团籍的学生所持团员证暂不注册，待团籍关系接转后再认定团员身份并进行注册。

4、组织各班级团员认真填写《团员登记表》，登记表一式三份，分别由团支部、年级团总支、院团委存档。

二、及时在2011级新生中建立临时班级团支部、班级团支部和年级团总支1、新生报到结束后，各系团总支应及时在新生班级中组建临时班级团支部，辅导员可指派临时团支部负责人，配合团委做好新生团员档案的整理、归档以及团员团籍的认定工作，组织新生团员参与团的生活，充分发挥临时团支部的作用，协助维护校园稳定，为建设和谐校园服务。

2、新生经过一段时间的相互熟悉和了解后，各系团总支要按照《团章》规定，在新生班级中建立团支部。

严格按相应的组织程序和原则，通过民主选举产生班级团支部委员会，团支部委员会的组成人员不得随意指派。

3、在选举产生班级团支委的基础上确定班级的团支部书记、组织委员、宣传委员等，进行职责分工。

原则上班级团支部委员会组成不超过3人，团支部书记必须是专任，不得由本班级其他干部兼任；支部委员可以兼任本班级其他干部职务。

三、深入落实团干部培训工作，提高团干部素质1、10月中下旬，团委将组织2011年级新生团员骨干进行理论和业务培训（具体安排另行通知）。

2、各系团总支要根据本系实际情况，依托团校对学生骨干进行团的基本知识、政治理论、工作技巧、个人修养等方面的培训。

本科生新生入学登记表归档指南一、归档范围全校各类培养方式的本科生新生入学登记表。

二、整理流程及要求1.排序及组件将新生入学登记表按“学院——班”分放，班号按升序排列，根据文件材料的数量，按不超过30mm厚度分为一本（件）或若干本（件），零散的文件用夹子临时固定。

2.加盖公章新生入学登记表必须加盖“学工处招生办公室章”，要求印章边缘和字迹必须清晰，并将其盖在学生照片与登记表之间。

3.编写页码①以本（件）为单位编制页码。

每本（件）一个流水页号，即每本材料都是从1开始编制页码，若干本不可连续编号。

②页号编写：单面材料，页码书写在材料的右下角；双面材料，正面书写在的右下角，反面书写在左下角。

页码统一从目录后第一页开始编写，无目录的从封皮后第一页有字的页面开始编写。

（注：有图有字的一面算一页，无图无字的无需编页码；页码必须使用打号机或黑色签字笔编写，不能用圆珠笔、铅笔、红笔等，不得随意涂黑画×，不得有破损。

）4.编写文件目录目录内容包括学生名单、所在班级、学号及页号(格式见附件1)。

5.修整归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整。

归档文件已破损的，应予以修复；字迹模糊或易退变的，应予以复制。

调整放错班号及放反、放倒的登记表,将粘贴不牢固的学生照片粘贴牢固。

6.装订以本（件）为单位装订成册，每本厚度不超过30mm。

装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理；并按要求统一封面格式(格式见附件2)，封面用纸统一为厚牛皮纸。

7.著录根据档案馆提供的《著录模板》进行文件录入（著录表格式见附件3）。

8.编写档号在装订好的文件材料的封面右上角填写档号（格式如下）：9.检查验收档案完成以上工作流程以后，部门档案员通知档案馆工作人员上门检查验收，验收不合格的档案，部门档案员需进行整改。

10.上传数据并提交归档申请经档案馆工作人员检查验收合格后，部门档案员方可登录档案馆档案管理系统，上传数据并提交归档申请。

“学籍清理简况”及《学籍管理规定》告知书
各位同学，大家好！
一、本学期我校的学籍清理情况如下：
1.新增警示生共114人，其中2009级30人，2010级40人，2011级44人。

2.继续警示期共 80人，其中2009级35人，2010级35人，2011级10人。

3.达退学标准共 47人，其中2009级19人，2010级 8人，2011级20人。

二、我校的2011版“学习警示”与“学业退学”管理规定如下：
1. 学习警示：所有学生按所修专业、所在年级的正常教学进度，所有必修课程未获学分累计达到12学分以上（含12学分），予以学习警示处理。

2. 解除警示：警示期学生按所修专业、所在年级的正常教学进度，所有必修课程未获学分累计低于6学分，予以解除学习警示处理。

3. 退学：所有学生按所修专业、所在年级的正常教学进度，所有必修课程未获学分累计达到20学分以上（含20学分），予以退学处理。

4. 未获学分统计范围：所修专业未通过的必修课程，包括以下几种情况：（a）不及格（b）旷考（c）缓修（因休、停学“缓修”课程不计入）（d）缓考（单独列出，注明原因）（e）学生未修读但在系统中未进行记载的必修课程
5. 适用范围：本规定适用于2011年及以后入学的本科学生，2011年以前入学、留入2011级的学生仍按照校教字[2004]19号文件进行学籍清理。

教务处
2012年11月9日――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――
我班全体学生已传阅此告知书并已清楚了解学校的学籍管理规定。

班长签名：日期：。

关于2011级新生入学注册等工作的通知各院系：2011级新生报到工作即将完成，现将有关入学注册工作相关事项通知如下：一、入学资格审查：请各院系于2011年9月8日（周四）前完成对本院系2011级新生的入学资格审查，并将审查结果报学生处（见附件）。

审查范围：学籍隶属中国科学院各培养单位（含院系直属）的硕士、博士研究生；审查内容：硕士新生需提供本科阶段的毕业证书原件，博士新生需提供硕士学位证书原件。

学生如因贷款等原因不能提供毕业证书/学位证书原件的，应提交原毕业学校出具的扣发证明（原件）。

二、学生证注册：2011级新生以班级为单位将学生证收齐后由院系组织审验并加盖注册章，按下列规定时间、地点加盖钢印（每班请派出3名同学协助办理）：（一）加盖钢印地点、时间：中关村园区：教学大楼N102教室9月13日（周二） 10:00～16:30上午：材料学院、信息学院下午：管理学院、物理学院玉泉路园区：礼堂二层报告厅9月14日（周三） 8:30～11:30 13:30～16:30上午：人文学院、外语系、生命学院下午：材料学院、工程教育学院、化学学院9月15日（周四） 8:30～11:30 13:30～16:30上午：数学学院、资环学院下午：地学院、计算学院（二）学生证填写注册日期：2011年9月1日。

有效期：中国科学院京内各研究所的学生，有效期填写为2011.09.01-2014.08.31；中国科学院京外各所及非科学院系统各所的学生，有效期填写为2011.09.01-2012.08.31。

学生证乘车区间：填写到能买火车票的大站，而不要填写到区、乡、镇，已婚的填写配偶的户口所在地的车站，未婚的填写到父母户口所在地的车站。

（三）“火车票优惠卡”的发放事宜另行通知。

三、电子档案填报：请2011级新生于2011年9月12日24:00前登录“中国科学院研究生院教育管理系统（）”中的“学籍管理-档案管理”模块(首次用户名为学生学号，初始密码为身份证号；进入后可填写本人邮箱，作为用户名)，按照要求将B1表《研究生登记表》中规定的项目逐栏填写清楚，不得缺项。

学员档案管理制度第一章总则第一条为加强学员档案管理，保障学员档案的真实性、完整性、及时性和安全性，根据国家相关法律法规和政策规定，结合我校实际情况，制定本制度。

第二条学员档案是学员在学校学习、生活、工作等各项活动过程中的真实记录，是评价学员综合素质、业务能力的重要依据。

学员档案管理应遵循真实、完整、准确、保密的原则。

第三条学员档案管理范围包括：在校学员、毕业学员、结业学员、转学学员、休学学员等。

第四条学校设立学员档案管理部门，负责学员档案的收集、整理、归档、查询、利用和保管等工作。

第二章档案的收集与整理第五条学员档案收集内容包括：个人信息、入学资料、学习成绩、奖惩记录、实践经历、毕业论文（设计）等。

第六条学员档案管理部门应制定档案收集、整理规范，明确各类档案的格式、内容和提交时间等要求。

第七条各部门、班级应积极配合学员档案管理部门，做好档案收集、整理工作。

学员本人应对提供的档案材料真实性负责。

第八条学员档案管理部门应定期对档案进行审核，确保档案内容的准确性、完整性和及时性。

第三章档案的归档与保管第九条学员档案归档工作应在每学期末完成。

归档材料必须经过审核，确保真实、完整、有效。

第十条学员档案管理部门应建立健全档案保管制度，确保档案的安全、有序、规范管理。

第十一条学员档案应采用电子档案和纸质档案双重管理方式。

电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，纸质档案应存放在防火、防盗、防潮、防虫、防霉、防有害气体等条件的专用档案室（柜）内。

第十二条学员档案管理部门应定期对档案进行清理、消毒、修复等工作，确保档案的长期保存。

第四章档案的查询与利用第十三条学员档案查询应遵循保密原则，严格按照规定程序进行。

未经允许，不得泄露学员档案信息。

第十四条学员档案管理部门应建立档案查询制度，明确查询范围、查询方式、查询权限和查询程序等。

第十五条学员本人可查询本人的档案信息。

其他单位和个人因工作需要查询学员档案，应提交书面申请，经学员档案管理部门批准后方可查询。

关于采集学生基本信息的通知各学院：本次信息采集的目的：建立学生学籍信息电子档案；为省教育厅和学校的基础数据库建设提供基础数据；为教育部提供2011年我校招收新生的最新比对数据，作为审核毕业生的原始数据。

采集完整的学生基本信息是建立学籍档案的重要环节，学生必须如实填写并对数据负责。

各学院必须统一组织学生填写信息,如果学生未提供完整信息,将无法查询和打印成绩,无法提供任何学籍资料和参与电子毕业照相，无法报考学校组织的英语和计算机考试，无法录入技能证书，并直接影响学生毕业。

现将有关具体事项通知如下：1．信息采集对象和任务：1）2011级的新生（含华侨城五专和国际教育部港澳台学生）：按照界面输入个人的全部信息，特别是姓名、性别、身份证、出生日期等关键信息与本人实际信息不符，必须在这次信息采集到教务处申请变更手续（见附件一、二），一旦数据上报教育部，今后将不再提供变更机会。

2）老生（不含延期毕业生）：主要是补充输入数据有变化的的栏目，包括：入党（团）的年月，联系电话，电子邮箱，火车优惠卡信息。

其次是为信息不全的学生提供一次信息完善的机会，同时也是为11月底学校组织的明年毕业生准备电子照相数据。

本次不接受毕业生的姓名、性别、身份证、出生日期信息的变更。

2．系统开放时间：从11月10日8:00到11月16日17:00止。

3．组织工作：各学院要统一部署、认真组织，务必使每一个学生都了解信息采集的重要性并完成采集和核对任务，特别要告知明年的毕业生必须保证数据填写完整。

学院教学秘书要为学生查询用户名和密码提供方便，2011级新生的用户名是学号，初始密码是身份证号的后8位。

4．信息采集方法：通过学校主页的教学管理——教务系统WEB 版——输入用户名、密码后登录进入个人界面——选择“学生基本信息”（进入信息录入界面），录入完毕必须点击“保存”，系统逐项做合法和缺项检查，如果没有错误提示“信息保存成功”，否则出现提示信息，并显示保存失败。

关于进一步加强高校学生档案管理服务工作的通知关于进一步加强高校学生档案管理服务工作的通知各普通高等学校、研究生培养单位：为进一步加强高校学生档案管理更好地服务于高校学生就管理工作。

根据中华人民共和国教育部、国家档案局第27号令要求现将我省高校学生档案管理服务工作有关事项通知如下: 一、高度重视高校学生档案管理服务工作高校学生学籍档案是学生管理工作的重要组成部分加强高校学生档案管理服务工作是维护高校学生权益的必然要求。

各高校要切实提高认识明确责任相互配合把高校学生档案管理服务工作纳入高校学生就业工作整体规划。

建立健全与办学规模相适应的高校档案机构落实档案库房、人员编制、发展档案事业所需设备以及经费。

严格管理规范服务努力提升高校学生档案质量和管理服务水平。

二、增强高校毕业生档案管理服务意识各高校要严格执行档案接转的各项政策规定确保在校生档案的保管及时准确、顺畅有序。

一是严格把关明晰程序。

对要接受的学生档案做到认真查阅、校对、登记及时录入信息管理系统完善人事代理管理档案数据库；对不符合接收条件的档案及时反馈需要补充材料的一次性予以告知。

二是明确分工落实责任。

加强日常管理时刻做好已入库档案的防火、防盗、防潮、防蛀、防光、防高温等工作。

三是加强对档案工作的检查、考核与评估制度定期布置、检查、总结、验收档案工作。

三、明确高校毕业生档案接转职责高校毕业生档案接收和转出是档案管理的重要环节各高校要增强责任意识为学生提供细致周到的跟踪服务。

毕业生就业单位能够管理人事档案的高校应将毕业生档案转至就业单位管理；毕业生就业单位不能管理人事档案的高校应将档案转至毕业生工作所在地或其户籍所在地公共就业和人才服务机构管理；离校未就业毕业生高校可根据毕业生意愿将其档案转至其户籍所在县（区）公共就业和人才服务机构暂时保管。

高校在转档前应征求接收档案单位和毕业生意见并将档案转出时间、档案接收单位、查档和报到期限、注意事项等告知毕业生。

人事档案整理通知员工档案整理通知尊敬的各位员工：为了更好地管理和保护公司的人事档案，提高档案整理的效率和准确性，现决定对公司内部的员工档案进行整理。

为此，特向各位员工发出以下整理通知：一、整理时间从即日起至下月月底，为期一个月的时间内进行员工档案整理工作。

请各位员工在规定时间内完成自己档案的整理工作。

二、整理内容个人基本信息：包括姓名、性别、出生日期、身份证号码、联系方式等信息。

学历及培训情况：包括毕业院校、专业、学历证书、培训证书等。

工作经历：包括入职日期、岗位变动情况、离职日期等。

奖惩记录：包括获奖情况、处罚记录等。

健康状况：包括体检报告、疾病治疗情况等。

三、整理要求保密性：员工档案属于个人隐私，整理过程中请注意保密，不得随意查阅他人档案。

准确性：请核对个人信息的准确性，如有错误及时更正。

完整性：确保档案内容完整，不得遗漏重要信息。

规范性：按照公司规定的格式和要求进行整理，统一标准。

四、整理流程领取资料：每位员工可向人事部门领取个人档案资料。

核对信息：仔细核对个人信息，如有错误及时更正。

整理归档：按照规定格式整理个人档案，并归入指定的档案柜中。

交接确认：完成整理后，请向人事部门进行交接确认。

五、注意事项请各位员工认真对待档案整理工作，确保准确性和完整性。

如有疑问或需要帮助，请及时向人事部门或主管领导咨询。

拒绝私自篡改他人档案信息，一经发现将受到严肃处理。

希望各位员工能够配合公司的档案整理工作，共同维护好公司的管理秩序和形象。

谢谢大家的合作！祝工作顺利！此致敬礼人事部敬上。

关于2011年本科毕业生
档案材料整理装档有关事项的说明
各学院：
2007级本科毕业生离校在即，为了保证学生档案材料的齐全完整，顺利的做好毕业生档案的发档工作，现就毕业生档案材料装档事宜做如下说明：
学生档案包括高中和大学两部分档案，高中档案已于学生入大学后装入本人档案袋。

大学档案即将于学生毕业后装档，本科期间形成的、应该装入学生档案的材料包括：
(1)长春理工大学学生学籍卡片；
(2)毕业论文综合成绩表；
(3)总结鉴定表；
(4)奖励材料；
(5)处分材料；
(6)高等学校毕业生登记表；
(7)就业通知书；
(8)长春理工大学毕业生身体检查表；
(9)长春理工大学学生登记表；
(10)党员材料（志愿书、申请书、自传、转正申请、外调材料、党课结业证书）、积极分子材料。

各学院将学生大学期间档案材料按此顺序整理排列，保证材料齐全完整。

要求学生在填写各类材料时用中性笔填写，不要涂改，盖章用印时应清晰，材料填写完整不空项。

联系人：任雪英联系电话：2240
长春理工大学档案馆
二○一一年六月八日。

关于组织2011级新生和在校生查询本人学籍的通知
各院系：
按照教育部及省教育厅有关通知要求，我校2011级新生电子注册、在校生学年电子注册工作和新生学籍信息转入我校学籍管理系统工作
已经完成。

按照《高等学校学生获得学籍及毕业证书政策告知》规定，学生应上网查询自己的学籍情况。

现将查询方法公布如下：
一、新生学籍查询
学生可在教育部“全国普通高校新生学籍查询系统”或我校教学管理系统查询自己的学籍情况。

在两个系统均能够查询到自己学籍的，视为正常状态。

教育部“全国普通高校新生学籍查询系统”网址为：
/
二、在校生学籍查询
在校生（包括2011级新生）可以在教育部“中国高等教育学生信息网”通过实名注册，利用手机短信(免短信费)或邮箱获得注册校验码的方式，将自己的实际身份与数据库中的高考、学籍、学历、学生资助等信息实现绑定，实现免费注册和免费查询所有的个人档案信息，并使自己拥有一份完整的学信电子档案。

（提醒：“学信档案”一次注册，终身使用，请牢记注册所用用户名和密码）
教育部“中国高等教育学生信息网”网址为：
/archive/
请各院系组织2011级新生和在校生查询自己的学籍情况，若学生没有查询到自己的学籍情况，或查询到的学籍信息与高考信息不符，须到学生处学生管理科进一步核实确认。

学生处
2011年11月4日。