会计凭证如何整理装订

会计凭证装订规范

1. 总则

为了提高会计凭证的质量，从小处入手将会计核算工作标准化、规范化，对所属公司的会计凭证装订进行规范。

2. 适用

华中区域事业部财务共享中心核算组（以下简称“核算组”）会计凭证装订业务。

3.会计凭证装订要求如下：

○1美观性：外表美观、整洁，外表不能有涂改、污损的现象；表面平整，左边、中间无凹凸现象，凭证上下左右各成平面。

○2整齐度：凭证装订整齐，凭证内所附的附件折叠整齐，不能有凭证纸张外露的情况。凭证内所附的附件A4纸张的凭证附件折叠统一要求为：熊氏折叠法。具体分三步，第一步将粘贴好的附件向上折一大截，约18厘米，然后向外折回一截，约9厘米，最后将双层部分的左上角向外翻折。

○3牢固度：装订牢固，不能有散失的或容易散失的迹象。

○4厚度符合标准：每册的厚薄应保持一致，一般在2-2.5厘米左右，过厚或者过薄不能超过1厘米，当月凭证数量过少的可合并下月的凭证达到厚度标准后进行装订。原始凭证面积大数量多的情况时，附件可以单独装订，如工资单附件，仓库出入库明细单等，但在记账凭证上应注明保管地点。

○5信息填写齐全：装订凭证封面需填写的所有信息要求按规范填写完整。

○6装订及时性：要求次月30日完成上月凭证的装订。

4.附则

4.1 本规范由华中区域事业部财务共享中心负责解释。

4.2 本规范自批准之日起执行。

实务园地 ● Practice field

64新会计（月刊）2016年第11期（总95期）会计凭证装订是会计核算工作的重要一环，质量的好坏直接影响整个会计工作水平的高低。经过数代会计人的不断实践总结完善，已经形成了公认的切合会计工作实际的装订方法。随着会计凭证装订器械不断改进，一些传统的装订方法亦随之改进，会计凭证装订的效率明显提升。在会计凭证装订过程中，有的一味地追求美观，本末倒置，忽视了装订的牢固和查阅凭证的方便，因此，如何装订会计凭证值得商榷。关于会计凭证装订厚度财政部《会计基础工作规范》对“会计档案的装订”要求，“装订凭证厚度要牢固，美观大方。”这主要是针对过去手工装订，凭证过厚的话，棉线穿拉难以做到紧实，也不好打结的实际。现在会计凭证机械装订机出现，压实、打孔、热铆由机械完成，解决了手工装订凭证的拉线不紧，打结困难的矛盾。在这种情况下，不考虑客观现实而是绝对按提出的装订厚度要求，一是劳动强度大，二是浪费人力物力。会计凭证的装订厚度，应该以装订后的凭证，能够不松不紧的顺利装进凭证保护套为好。这样做既减少了劳动强度，提高了劳动生产率，又节约了人力和物力付出，减少了会计核算成本。关于会计凭证装订左右平整《会计基础工作规范》要求，会计凭证要“保证装订牢固，美观大方”。可见会计凭证装订牢固要优先于美观大方，要在保证牢固的前提下再做到美观。会计工作实际中，相当多的原始票据与会计凭证不相等，要么是长于会计凭证，要么是短于会计凭证，而且短于会计凭证居多。在这种情况下，从装订牢固的角度出发，应该统一靠左向装订方向整齐装订。有的为了追求美观，把比较短的原始凭证进行薄厚二分之一等分，左右平行的粘贴在一张白纸上附在会计凭证下进行装订。这样装订好的会计凭证看起来左右厚度相等，但原始凭证下面的薄纸随着时间的推移，会计凭证翻越次数的增多，纸张老化等情况出现，左右平行的粘贴的那张白纸就会折断，原始凭证就有无形中丢失，从而会计凭证的完整性和牢固性就无从谈起。关于原始凭证横竖装订会计工作实际中为了会计凭证装订好后左右平整，把会计凭证下附的超出会计凭证的原始凭证装订。这样装订出来的会计凭证，看起来左右凭证均匀美观，但实用性大大减弱。正确的装订方法应该是，按照会计凭证附件上面文字的方向来定附件的装订方向。如果附件上的文字资料是竖向的，装订时就竖向；如果附件上的文字资料是横向的，装订时就横向（不以会计凭证的上下长短或者左右长短来定）。这样装订可能会造成整个凭证表面左右不平整（特别是竖向装订），但实用性大大增强。最大的好处是凭证使用者在翻阅会计凭证时，可以向会计凭证一个方向的向上翻阅，减少了凭证的过度使用，利于会计凭证的保护。如若不问会计凭证附件的文字方向，一味地强调美观，都横向装订，会计凭证使用者使用会计凭证时耽搁时间，还会加剧会计凭证的磨损。关于会计凭证附件折叠会计凭证装订时，都是向左向上整齐的，大一些的会计凭证附件超出凭证部分就在凭证右或下方露出，存在露出部分向上或向左折叠问题。正确的方法是先把会计凭证附件向上对折成与会计凭证等宽或稍窄状，向下过长的可以多折几次，然后把右下角向上斜对折，上折的幅度以会计凭证下沿为止，再把向上斜对折后的会计凭证附件以会计凭证下沿为对折线向上对折。这样做使得会计凭证实用性能够最大化，会计凭证使用者在翻越会计凭证附件时先是一个方向地向下翻，审读后再一个方向向上折叠，使得使用时间最小化。编辑：秦思慧会计凭证装订浅谈陕西省商洛市市级机关会计核算中心 王华洛

会计人需要知道的会计凭证的装订与保管

根据财政部《会计基础工作规范》第五十五条的规定：会计凭证登记完毕后，应当按照分类和编号顺序保管，不得散乱丢失。

记帐凭证应当连同所附的原始凭证或者原始凭证汇总表，按照编号顺序，折叠整齐，按期装订成册，并加具封面，注明单位名称、年度、月份和起讫日期、凭证种类、起讫号码，由装订人在装订线封签外签名或者盖章。

对于数量过多的原始凭证，可以单独装订保管，在封面上注明记帐凭证日期、编号、种类，同时在记帐凭证上注明“附件另订”和原始凭证名称及编号。

各种经济合同、存出保证金收据以及涉外文件等重要原始凭证，应当另编目录，单独登记保管，并在有关的记帐凭证和原始凭证上相互注明日期和编号。

一、会计凭证装订前的准备工作

1、分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全;

2、按凭证汇总日期归集(如按上、中、下旬汇总归集)确定装订成册的本数;

3、摘除凭证内的金属物(如订书钉、大头针、回形针)，对所有附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整;

4、整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因，并检查附件是否齐全，附件章是否盖好;

5、记账凭证上有关人员(如财务主管、复核、记账、制单等)的印章是否齐全。

二、会计凭证装订后的注意事项

1、每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章;

2、在封面上编好卷号，按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。

以财政部、国家档案局令第79号发布了新的《会计档案管理办法》规定将会计档案的定期保管期限由原3年、5年、10年、15年、25年五类调整为10年、30年两类，并将原附表1、2中保管期限为3年、5年、10年的会计档案统一规定保管期限为10年，将保管期限为15年、25年的会计档案统一规定保管期限为30年。其中会计凭证、会计账簿等主要会计档案的最低保管期限已延长至30年，其他辅助会计资料的最低保管期限延长至10年。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

装订凭证的方法

装订会计凭证是每一位财务人员必须掌握的基本功；

装订凭证的顺序如下：

（1）记账凭证的整理

对会计凭证进行排序、粘贴、折叠后，原始凭证附在记账凭证后的顺序应与记账凭证所记载的内容顺序一致，不应按照原始凭证的面积大小来排序。

（2）会计凭证的装订

对会计凭证按照编号顺序，外加封面、封底装订成册，并在装订线上加贴封签，这就是会计凭证装订。

在封而上，应写明单位名称、年度、月份、己账凭证的种类、起讫日期、起讫号数以及记账凭证和原始凭证的张数，并存封签处加盖会计主管的骑缝图章。

会计凭证装订的要求是既要美观大方又要便于翻阅，因此存装订时，会计人员要先设计好装订册数及每册的厚度。一般来说，一本凭证的厚度以1.5—2厘米为宜，太厚了不便于翻阅、核查。有些会计人员在装订会计凭证时采用角订法，装订起来简单易行。

需要的工具：打孔机、铆管等，装订程序如下：

所有汇总装订好的会计凭证都要加上封面。封面应用较为结实、耐磨、韧性较强的牛皮纸等。

（3）会计凭证保管

现在企业对装订的企业会计凭证一般装在专业的会计凭证盒子里，一个年度相关的明细帐及汇总帐也需要一起保管在专门的保险柜中。

会计凭证的保管期限和销毁手续必须严格按照会计制度的有关规定执行。会计凭证和账簿需保存30年。会计凭证保存期满需销毁时，必须开列清单，按照规定的手续报经批准后方可销毁。任何单位都不能自行随意销毁会计凭证。