会计凭证的装订技巧

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浅议会计凭证的新式装订方法

作者：李亚林 李智

来源：《财经界·学术版》2016年第16期

摘要：原始凭证是会计工作中重要的资料，做好原始凭证的装订工作是做好会计基础工作和重要档案管理的前提，所以财务人员都应该重视原始凭证的装订。同时，会计凭证装订美观度对档案的保存及查阅都具有一定的影响。本文主要通过分析当今企业会计凭证装订的美观度的问题，提出一种会计凭证新式的方法，使会计凭证更加美观，有利于长久完整保存。

关键词：会计凭证 问题 装订方法

会计凭证的装订是保存会计档案的重要环节，也就是将零散的单据、票证等整理配套并装订成册成为便于查证及保存的资料的加工过程。会计凭证的装订属于财务人员日常重要工作之一，做好会计凭证的装订工作，对于单位加强财务管理，提高会计档案的管理水平具有重要的意义。

一、会计凭证装订应遵循的原则

会计凭证装订是财务管理中一项认真而又严肃的工作，装订过程一般需要遵循以下的原则：

（一）及时性

会计凭证装订的及时性指的是时间上的及时性，保证跟上日常报账的速度，不得积压过久，以免造成凭证的丢失。如果每个月凭证数量不多，就可当月装订上月的凭证，如果每个月凭证数量较多，就应每周或者每半个月装订一次，及时将财务资料进行归档。

（二）合规性

合规性指的是装订技术要符合相关操作的标准，不得随意而为，编号要连续，不得跳号，所需的附件要完整，达到装订的厚度标准以及原始凭证的粘贴标准等，尽量做到美观且便于查阅。

（三）美观性

美观性指的是装订完毕之后凭证外观厚薄一致，整体呈得整齐、大方、美观。实际上来说，装订这些零散的票据，并不仅仅为了方便保管和查阅，还要让人觉得外观整齐，工作比较严谨认真。

二、会计凭证装订存在的问题及原因 龙源期刊网

会计凭证装订规范

1. 总则

为了提高会计凭证的质量，从小处入手将会计核算工作标准化、规范化，对所属公司的会计凭证装订进行规范。

2. 适用

华中区域事业部财务共享中心核算组（以下简称“核算组”）会计凭证装订业务。

3.会计凭证装订要求如下：

○1美观性：外表美观、整洁，外表不能有涂改、污损的现象；表面平整，左边、中间无凹凸现象，凭证上下左右各成平面。

○2整齐度：凭证装订整齐，凭证内所附的附件折叠整齐，不能有凭证纸张外露的情况。凭证内所附的附件A4纸张的凭证附件折叠统一要求为：熊氏折叠法。具体分三步，第一步将粘贴好的附件向上折一大截，约18厘米，然后向外折回一截，约9厘米，最后将双层部分的左上角向外翻折。

○3牢固度：装订牢固，不能有散失的或容易散失的迹象。

○4厚度符合标准：每册的厚薄应保持一致，一般在2-2.5厘米左右，过厚或者过薄不能超过1厘米，当月凭证数量过少的可合并下月的凭证达到厚度标准后进行装订。原始凭证面积大数量多的情况时，附件可以单独装订，如工资单附件，仓库出入库明细单等，但在记账凭证上应注明保管地点。

○5信息填写齐全：装订凭证封面需填写的所有信息要求按规范填写完整。

○6装订及时性：要求次月30日完成上月凭证的装订。

4.附则

4.1 本规范由华中区域事业部财务共享中心负责解释。

4.2 本规范自批准之日起执行。

实务园地 ● Practice field

64新会计（月刊）2016年第11期（总95期）会计凭证装订是会计核算工作的重要一环，质量的好坏直接影响整个会计工作水平的高低。经过数代会计人的不断实践总结完善，已经形成了公认的切合会计工作实际的装订方法。随着会计凭证装订器械不断改进，一些传统的装订方法亦随之改进，会计凭证装订的效率明显提升。在会计凭证装订过程中，有的一味地追求美观，本末倒置，忽视了装订的牢固和查阅凭证的方便，因此，如何装订会计凭证值得商榷。关于会计凭证装订厚度财政部《会计基础工作规范》对“会计档案的装订”要求，“装订凭证厚度要牢固，美观大方。”这主要是针对过去手工装订，凭证过厚的话，棉线穿拉难以做到紧实，也不好打结的实际。现在会计凭证机械装订机出现，压实、打孔、热铆由机械完成，解决了手工装订凭证的拉线不紧，打结困难的矛盾。在这种情况下，不考虑客观现实而是绝对按提出的装订厚度要求，一是劳动强度大，二是浪费人力物力。会计凭证的装订厚度，应该以装订后的凭证，能够不松不紧的顺利装进凭证保护套为好。这样做既减少了劳动强度，提高了劳动生产率，又节约了人力和物力付出，减少了会计核算成本。关于会计凭证装订左右平整《会计基础工作规范》要求，会计凭证要“保证装订牢固，美观大方”。可见会计凭证装订牢固要优先于美观大方，要在保证牢固的前提下再做到美观。会计工作实际中，相当多的原始票据与会计凭证不相等，要么是长于会计凭证，要么是短于会计凭证，而且短于会计凭证居多。在这种情况下，从装订牢固的角度出发，应该统一靠左向装订方向整齐装订。有的为了追求美观，把比较短的原始凭证进行薄厚二分之一等分，左右平行的粘贴在一张白纸上附在会计凭证下进行装订。这样装订好的会计凭证看起来左右厚度相等，但原始凭证下面的薄纸随着时间的推移，会计凭证翻越次数的增多，纸张老化等情况出现，左右平行的粘贴的那张白纸就会折断，原始凭证就有无形中丢失，从而会计凭证的完整性和牢固性就无从谈起。关于原始凭证横竖装订会计工作实际中为了会计凭证装订好后左右平整，把会计凭证下附的超出会计凭证的原始凭证装订。这样装订出来的会计凭证，看起来左右凭证均匀美观，但实用性大大减弱。正确的装订方法应该是，按照会计凭证附件上面文字的方向来定附件的装订方向。如果附件上的文字资料是竖向的，装订时就竖向；如果附件上的文字资料是横向的，装订时就横向（不以会计凭证的上下长短或者左右长短来定）。这样装订可能会造成整个凭证表面左右不平整（特别是竖向装订），但实用性大大增强。最大的好处是凭证使用者在翻阅会计凭证时，可以向会计凭证一个方向的向上翻阅，减少了凭证的过度使用，利于会计凭证的保护。如若不问会计凭证附件的文字方向，一味地强调美观，都横向装订，会计凭证使用者使用会计凭证时耽搁时间，还会加剧会计凭证的磨损。关于会计凭证附件折叠会计凭证装订时，都是向左向上整齐的，大一些的会计凭证附件超出凭证部分就在凭证右或下方露出，存在露出部分向上或向左折叠问题。正确的方法是先把会计凭证附件向上对折成与会计凭证等宽或稍窄状，向下过长的可以多折几次，然后把右下角向上斜对折，上折的幅度以会计凭证下沿为止，再把向上斜对折后的会计凭证附件以会计凭证下沿为对折线向上对折。这样做使得会计凭证实用性能够最大化，会计凭证使用者在翻越会计凭证附件时先是一个方向地向下翻，审读后再一个方向向上折叠，使得使用时间最小化。编辑：秦思慧会计凭证装订浅谈陕西省商洛市市级机关会计核算中心 王华洛

装订凭证的方法

装订会计凭证是每一位财务人员必须掌握的基本功；

装订凭证的顺序如下：

（1）记账凭证的整理

对会计凭证进行排序、粘贴、折叠后，原始凭证附在记账凭证后的顺序应与记账凭证所记载的内容顺序一致，不应按照原始凭证的面积大小来排序。

（2）会计凭证的装订

对会计凭证按照编号顺序，外加封面、封底装订成册，并在装订线上加贴封签，这就是会计凭证装订。

在封而上，应写明单位名称、年度、月份、己账凭证的种类、起讫日期、起讫号数以及记账凭证和原始凭证的张数，并存封签处加盖会计主管的骑缝图章。

会计凭证装订的要求是既要美观大方又要便于翻阅，因此存装订时，会计人员要先设计好装订册数及每册的厚度。一般来说，一本凭证的厚度以1.5—2厘米为宜，太厚了不便于翻阅、核查。有些会计人员在装订会计凭证时采用角订法，装订起来简单易行。

需要的工具：打孔机、铆管等，装订程序如下：

所有汇总装订好的会计凭证都要加上封面。封面应用较为结实、耐磨、韧性较强的牛皮纸等。

（3）会计凭证保管

现在企业对装订的企业会计凭证一般装在专业的会计凭证盒子里，一个年度相关的明细帐及汇总帐也需要一起保管在专门的保险柜中。

会计凭证的保管期限和销毁手续必须严格按照会计制度的有关规定执行。会计凭证和账簿需保存30年。会计凭证保存期满需销毁时，必须开列清单，按照规定的手续报经批准后方可销毁。任何单位都不能自行随意销毁会计凭证。