物业档案资料的分类

物业行业整理资料类别怎么填物业行业整理资料类别怎么填引言在物业行业，为了更好地管理和运营物业项目，整理资料是一项重要的工作。

合理的分类和填写资料类别，不仅能提高信息组织和检索的效率，还能提供决策支持和数据分析的基础。

本文将介绍物业行业中常见的资料类别，并提供一些建议和实践经验。

常见资料类别1. 业主信息档案业主信息档案是物业管理的基础，包含了业主的基本信息，例如姓名、联系方式、房屋信息等。

合理分类业主信息可以有助于进行客户服务、投诉处理和业务分析等工作。

下面是一些常见的业主信息分类：个人信息：包括业主的姓名、身份证号码、性别、年龄等基本信息。

联系信息：包括手机号码、固定电话号码、邮箱等联系方式。

房屋信息：包括业主所居住的房屋地址、房屋面积、户型等信息。

2. 物业设备档案物业设备档案记录了物业项目中的设备信息，例如电梯、供水设备、消防设备等。

合理分类和填写这些设备的资料类别能够有效管理设备维护、维修和更换等工作。

以下是一些常见的物业设备档案分类：设备基本信息：包括设备名称、规格型号、生产厂家、使用年限等基本属性。

维护记录：记录设备的维护情况，包括维护日期、维护内容、维护人员等信息。

维修记录：记录设备的维修情况，包括故障描述、维修日期、维修人员等信息。

3. 财务管理档案财务管理档案是记录物业项目的财务数据，包括收入、支出、预算等信息。

合理分类和填写财务管理档案能够方便查看项目的财务状况，进行预测和决策。

以下是一些常见的财务管理档案分类：收入记录：记录项目的各项收入，例如租金收入、物业管理费等。

支出记录：记录项目的各项支出，例如设备维修费、员工薪资等。

预算管理：记录项目的年度预算和实际执行情况，进行预算分析和控制。

资料分类和填写建议在整理资料类别时，需要根据具体的物业项目和管理需求进行调整和细化。

以下是一些资料分类和填写的建议：1. 明确目的和用途：在设计资料类别时，要明确资料的目的和用途。

例如，业主信息档案的目的是为了提供客户服务，可以按照业主的人口属性进行分类。

物业档案管理和管理制度一、引言物业档案管理是指对物业管理过程中产生的各类文件、资料进行规范化、系统化的管理工作。

物业管理制度是指为了规范物业管理行为，保障物业管理工作的顺利进行而制定的一系列规章制度。

本文将详细介绍物业档案管理和管理制度的相关内容。

二、物业档案管理1. 档案分类根据物业管理的不同需求，将档案分为基础档案、业务档案和管理档案三类。

基础档案包括物业项目的基本信息、权属证明、建筑图纸等；业务档案包括物业管理合同、租赁合同、维修记录等；管理档案包括物业管理规章制度、会议记录、投诉处理记录等。

2. 档案存储建立统一的档案室，对档案进行分类、编号和归档。

采用电子化管理系统，将档案进行数字化存储，方便检索和管理。

同时，要确保档案的安全性和保密性，设置权限控制，限制档案的访问范围。

3. 档案整理与归档定期对档案进行整理和归档，确保档案的完整性和准确性。

制定档案整理和归档的流程，明确责任人和时间节点。

对于过期或无效的档案，及时进行淘汰和销毁，避免占用空间和资源。

4. 档案检索与利用建立档案检索系统，方便用户查询和利用档案信息。

制定档案借阅和归还的规定，确保档案的安全和完整。

同时，要加强档案利用的宣传和培训，提高员工对档案管理的重视和认识。

三、物业管理制度1. 建立管理制度体系制定物业管理制度体系，包括组织架构、岗位职责、工作流程等。

明确各级管理人员的职责和权限，确保管理工作的顺利进行。

制定制度执行的考核和奖惩机制，激励员工积极履行职责。

2. 物业服务规范制定物业服务规范，明确物业服务的内容和标准。

包括物业维修、保洁、安全等方面的规定。

建立服务投诉处理制度，及时解决业主的投诉和问题，提高物业服务质量。

3. 财务管理制度建立财务管理制度，包括收支管理、资金监管、财务报表等方面的规定。

确保物业费用的合理使用和透明度。

制定财务审计制度，定期对物业财务进行审计，确保财务的准确性和合规性。

4. 安全管理制度制定安全管理制度，包括消防安全、物业安全、人员安全等方面的规定。

物业行业整理资料类别有哪些物业行业整理资料类别有哪些1. 业主资料业主基本信息：包括业主姓名、性别、年龄、联系方式、身份证号码等；房产信息：包括业主所持有的房产的地址、面积、使用情况等；业主委员会信息：包括业主委员会成员的姓名、联系方式、职务等。

2. 房产档案房产证及相关手续：包括房产证复印件、购房合同、产权证书等；房屋平面图：记录房屋的布局图、户型图等；改造与维修记录：包括房屋改造与维修的相关记录、合同及费用等。

3. 物业费管理物业费缴纳记录：记录每位业主的物业费缴纳情况；物业费管理制度：规定物业费收取标准、缴费方式、使用范围等；物业费使用情况报告：统计物业费的使用情况、投入项目和支出项目等。

4. 维修与保养维修日志：记录物业的日常维修情况、具体操作及费用等；设备保养与维修记录：记录物业大楼设备的保养与维修情况，如电梯维修、消防设备检查等；供应商资料：包括物业维修保养的供应商信息、合同、服务情况等。

5. 投诉与反馈投诉与反馈记录：记录业主的投诉与反馈情况，包括投诉内容、处理结果等；投诉与反馈处理流程：规定投诉与反馈处理的流程、责任人及时限等；投诉与反馈整改报告：记录投诉与反馈的整改情况、效果等。

6. 安全管理巡逻与监控记录：记录保安人员巡逻情况、监控设备使用情况等；安全事故记录：记录发生的安全事故情况、事故原因及处理结果等；应急预案与演练：制定应急预案，记录定期进行的应急演练情况。

7. 会议与活动业主大会纪要：记录业主大会的召开情况、议题、决议等；活动策划与执行记录：记录物业举办的各类活动的策划过程、执行情况及反馈等；会议与活动照片：记录会议、活动的照片，用于宣传与归档。

8. 合同与业务合同档案：存档物业与各类供应商的合同、协议等；物业管理服务协议：记录物业与业主之间的服务协议内容、责任与义务等；业务流程与操作手册：规定物业内部各项业务流程及操作手册。

以上是物业行业常见的整理资料类别，每个物业公司根据实际情况可能还会有一些特殊的资料类别，需要根据实际情况进行补充和调整。

物业管理档案资料管理制度一、总则1. 为规范物业管理公司的档案资料管理工作，确保档案资料的完整性、安全性和可追溯性，特制定本制度。

2. 本制度适用于物业管理公司及其下属各部门和项目管理处。

二、档案资料分类1. 档案资料分为行政管理档案、财务管理档案、工程管理档案、客户服务档案、安全管理档案等类别。

2. 各类档案应按照其性质和用途进行详细分类，并设立相应的档案编号。

三、档案资料的收集与整理1. 各部门应指定专人负责档案资料的收集、整理和归档工作。

2. 档案资料应定期进行整理，确保资料的准确性和时效性。

四、档案资料的保管1. 档案资料应存放在干燥、通风、防火、防潮的环境中，避免阳光直射。

2. 档案室应配备必要的安全设施，如防盗门、报警系统等。

五、档案资料的借阅与使用1. 档案资料的借阅应遵循“谁借阅、谁负责”的原则，借阅人需填写借阅登记表。

2. 借阅期限一般不得超过一个月，如需延长，应提前办理续借手续。

六、档案资料的更新与维护1. 档案资料应定期进行更新，确保信息的准确性和有效性。

2. 对于过时或作废的档案资料，应及时进行标识、隔离，并按照规定程序进行销毁。

七、档案资料的保密1. 档案资料涉及公司机密和业主隐私，应严格保密，不得泄露给无关人员。

2. 对于涉及敏感信息的档案资料，应采取额外的安全措施。

八、档案资料的电子化管理1. 鼓励将纸质档案资料转化为电子档案，以提高管理效率和资料的可访问性。

2. 电子档案的存储和备份应符合信息安全的要求。

九、违规处理1. 对于违反档案资料管理制度的行为，物业管理公司应视情节轻重给予相应的处罚。

2. 造成档案资料丢失、损坏或泄露的，应追究相关人员的责任。

十、附则1. 本制度自发布之日起生效，由物业管理公司负责解释。

2. 对本制度的修改和补充，应经过物业管理公司的审议和批准。

请注意，这是一个简化的模板，具体内容应根据物业管理公司的实际情况和法律法规的要求进行调整和完善。

物业管理档案分类方案介绍物业管理档案是指有关物业管理的各种记录、资料、文书等文件，它们包括房产、设备、维修、保养、安全、卫生、环保等方面的信息。

对于一个物业公司来说，建立一个合理的档案分类方案非常必要，可以方便管理和查找信息，提高工作效率和工作质量。

选定分类原则在制定档案分类方案之前，我们需要认真考虑选定分类原则。

首先，档案分类应该遵循一定的规律和方法，以方便分类和查找。

其次，在分类的基础上，应该制定具体操作规程和标准，以保证档案的准确性和完整性。

基于这些原则，我们将制订以下的档案分类方案。

物业管理档案分类方案房产档案房产档案主要记录有关物业所管理的房屋、门牌号、朝向、面积、装修、购买时间、交易信息等内容，按照以下方式进行分类：1.业主档案：保存业主的基本信息、联系方式、入住时间、购买房屋的相关信息等。

2.房屋档案：按照房屋地址进行分类，记录房屋的具体信息和历史变动情况。

3.应收缴费档案：记录业主每月的物业费用、停车费用、水电费用等信息。

设备档案设备档案主要记录物业管理所涉及的各种耗材、电器、机械设备、工具以及设施的维修配置、巡检记录、过保时间等信息，按照以下方式分类：1.设备档案：按照设备类型、使用环境、生产厂家等方式分类记录设备型号、生产日期等信息。

2.巡检档案：定期巡检记录、维修保养记录、故障修复记录等。

维修档案维修档案主要记录维修工作的内容和维修人员的信息，按照以下方式分类：1.维修档案：按照设备类型、日期、维修人员进行分类，记录维修内容、费用等信息。

2.维修保养档案：记录设备定期维修保养的情况。

安全、卫生、环保档案安全、卫生、环保档案主要根据以下类别进行分类：1.安全生产档案：记录安全检查的结果、安全隐患和纠正措施。

2.环保档案：记录环境污染物排放情况和环境治理情况。

3.卫生档案：记录对公共区域的定期清洁、消毒、换气等情况。

档案管理操作规程和标准除了对物业管理档案进行分类以外，我们还需要制定更具体的操作规程和标准，以保证档案的准确性和完整性。

物业服务企业档案分类行政管理人力资源管理品质管理工程管理物业服务(项目留存档案)经营管理市场拓展品牌管理财务管理维修资金1.公司章程、出资、验资、申报2.董事会决议3.其他1.营业执照2.资质证书3.账户开户证明4.社会保险登记证5.质量体系认证证书6.其他1.物业管理师证2.会计证3.高、低压电工证4.消防类相关证件5.电梯管理员证6.工程、土建类证7.其他公司设立工商注册、资质申报、董事会、监事会文件等公司经营中所需要的重要证照、资质等各类认证证书、员工职工证书、车辆证照、证卡等开办资料公司证照其他证照物业公司总部档案分类证照管理档案行政管理档案规章制度档案行政事务管理合同管理档案法律事务档案法规文件公司制度文件管理印章管理会务接待车辆管理物业合同其他合同各类文书国家、部门、行业、当地发布的与物业管理相关的法规、办法等公司内部管理所需各项规章制度等会议记要、往来文件、内部文件等印章管理制度及备案资料、印章保管使用记录等各类接待、会务、洽谈活动等有关车辆的各种资料公司招投标记录、物业服务合同往来经济合同、协议、专项分包合同等在经营管理合同中产生的经济、民事、刑事纠纷等1.物业管理条例2.物业承接查验办法3.住宅室内装修装饰管理办法4.维修资金管理办法5.物权法6.城市异产毗连房屋管理规定7.物业服务收费管理办法8.其他1.公司行政办公制度2.考核制度3.保密制度4.行政人事制度5.财务制度6.其他1.行政办公会议记要2.会议通知、会议签到表3.政府部门等往来函件、行文4.对外发文、函件等5.其他单位往来函件6.行政决议、通报7.申请、报告8.其他1.管理制度2.刻章申请3.印章样本备案登记表4.保管人及使用登记表5.其他1.接待登记、记录表2.洽谈、会议记要记录3.其他1.车辆年审记录2.派车记录3.其他1.各类合同及相关会审记录2.合同台账3.其他1.起诉状2.法院传票3.判决书4.其他资产管理档案图书管理档案后勤福利档案荣誉管理档案固定资产日常物料供应商资料图书管理宿舍活动室管理食堂管理其他福利荣誉管理公司产生经营、管理需要配置购买的设备等资产生产原材料购置、各种物资供应、仓库保管、盘点、出入库等记录供应商基本信息及评价资料公司、部门存放的图书资料及借阅登记资料等员工宿舍、活动室管理规范及日常管理了资料食堂运营管理制度、资质及日常管理记录法定节日、生日福利，住院看望，以及职工保健、劳动保护等福利公司经营管理活动中启德的各类实物奖品、赠品、纪1.各类固定资产清单台账2.使用、保管责任、年限表3.说明书、图纸、保修卡4.各类证书、年审、盘存表5.其他1.物料购置申请、审批表2.入库单3.领用单4.工具、服装登记台账5.盘存表6.其他1.供应商花名册(单位名称、联系人、联系电话、供货地址、供货名录)2.供应商单位证照 (营业执照、资质许可证、法人身份证及法人证明)3.报价单4.年度供应商评价表5.半年度比价表/报告6.其他1.图书台账2.图书借阅/复印登记表3.图书催还通知单4.图书盘点汇总表5.其他1.配置物品表2.检查记录表3.其他1.食堂管理制度2.卫生许可证3.食堂作业人员健康证4. 日常采买台账及用款5.签领登记6.周菜单明细表7.其他1.福利发放方案及审批资料2.体检表(报告)3.节日员工物品采购、发放表4.其他1.质量体系认证证书2.国优及省示范小区奖牌证书3.政府颁发的奖励、奖状4.其他人力资源管理档案品质管理档案声像电子档案人力资源规划档案招聘与配置档案培训与开辟档案绩效管理档案薪酬福利管理劳动关系管理质量体系管理档案各类声像电子资料人力资源规划员工档案培训与开辟绩效管理薪酬管理福利管理劳动关系体系文件念品：证书、奖杯、奖状、锦旗等公司经营管理活动中产生的各类声像资料、电子档案有关公司人力资源管理的各项规章制度、人力资源规划文件等有关员工的招聘、录用、辞退、离职等文件各类内部及外出培训形成的记录员工绩效考评资料、绩效考核报告、激励等员工考勤、请假、休假等记录，薪酬审批、晋升审批等记录社保、医保以及商业保险资料等员工与公司的经济关系各类有关质量标准的文件1.光盘2.照片3.电子储存4.其他1.岗位职责、任职要求2.公司架构及人员配备3.聘任决定、任命决定4.人力资源分析报告5.其他1.各类证书2.职工花名册3.招聘、面试记录表4.转正审批表、离职表5.各类复印件6.其他1.培训计划、培训签到表2.培训记录表3.试卷、考试记录4.培训教材5.外出学习总结6.其他1.考核表2.激励/处罚单(审批表)3.绩效考核结果报告等4.其他1.考勤表2.请假单、审批表3.工资审批表4.其他1.缴纳社保及商业险单据2.其他1.劳动合同2.其他1.质量手册2.程叙文件3.作业指导书4.质量记录5.其他品质监督档案计划管理档案管理制度档案工程管理档案事务管理档案体系运行督导标准监督检查质量改进计划管理公司制度法律法规会议记录往来文件有关质量体系认证、内部审核、运行评审、体系运行报告等各业务模块质量检查、督导标准各类质量监督检查记录所有有关督导检查、改进落实所形成的记录月度年度工作计划，年度经营、管理目标责任书有关工程、设施设备的各类管理制度类文件行政规章制度、国家、部门、行业法规、标准等工程会议纪要、记录，会审形成的决议、决定等政府、上下级、兄弟单位、分包合同单位去函、来函等1.外审记录2.内审计划3.内审报告4.管理评审报告5.其他1.品质三级监察制度2.夜间查岗制度、作业指导文本3.节前安全检查制度、作业指导4.重点部位、区域界定及监管作业指导文本5.其他1.检查记录2.满意度分析、报告3.分包方检查记录4.其他1.不合格项报告单2.纠正与预防措施报告单3.整改通知书4.质量改进活动计划5.整改检查结果6.其他1.部门月度工作计划2.年度经营管理目标责任书3.年度工作任务达成跟踪汇总表4.其他1.承接查验标准、办法2.设备编号办法3.设施设备等分包管理办法4.其他1.维修资金使用办法2.商品住宅质量保修规定3.物业承接查验办法4.其他1.会议记要2.图纸会审记录3.决议(设备、设施改造等方面的)4.其他1.政府等来函或者红头文件2.给施工方发文去函等3.洽商等4.其他监督管理文件档案能耗管控档案图纸技术资料档案经营收入档案经营管理档案成本管控档案前期介入日常管理专项检查能耗管控图纸技术资料主营业务收入预约服务收入人工成本管控早期介入进行督导、协助等所形成的记录档案对各项目承接查验，工程、设备设施维修保养，分包项目检查督导形成的记录、培训指导，以及交付前工程施工监督检查等针对电梯、消防等专项设备、重大设备进行的检查、督导记录公司本部及对各项目水电气等能耗的监督、管理等需要公司留存的图纸技术资料、维修记录、设备台账等物业管理费、车位服务费、房屋租赁费主营收入以外的业务收入人工成本管控、绩效考核1.工程项目建议书2.检查记录3.工程质量问题反馈记录4.其他1.承接查验记录报告2.检查记录3.培训记录4.分包单位检查督导记录5.其他1.电梯使用情况统计分析2.消防设备节日检查记录3.整改通知书4.其他1.公司本部能耗台账2.各项目能耗情况分析表3.能耗督导记录4.其他1.图纸2.操作使用说明书3.大修、中袖报告记录4.设备台账5.其他1.物业管理费台账及收费统计表2.年度经营计划、总结3.案场合同及预算4.前期启动费台账5.其他收入台账6.其他1.车位台账、停车费收入台账2.多种经营台账收入及合同3.专业化公司收入台账及合同4.其他1.薪资调查报告(年度、半年度)2.人力资源优化分析报告3.减员增效计划4.绩效考核方案或者办法5.其他市场拓展档案品牌管理档案经营风险管控方案市场调研档案项目接管档案合同管理档案视觉识别档案荣誉证书档案物料费支出管控公共能耗管控维修、维保费用管理日常运营风险市场调研项目接管合同管理视觉识别获奖文件物料采购管理、库存管理、物料节约管理公共水电费、公共照明灯具改造、水泵节能管理公共设施设备的维修、维保合同管控、合法用工、日常服务过程中对客户造成伤害的风险市场动态、数据调查及分析项目投标文件、中标通知书等全权委托合同、代管合同或者顾问合同公司 VI (视觉识别)公司理念各种获奖文件、荣1.物料供应商选定资料 (公开招标、竞争性谈判资料)2.对供应商的评审报告3.物料支出统计及分析4.出入库单据5.库存管理数据分析及优化方案6.其他1.公共能耗的统计分析报告2.节能减排方案3.新能源及新技术的运用报告4.公共照明工具改造方案5.其他1.年度维保工作计划2.小修急修支出计划3.小修急修实施设施方案4.供应商评审及选择方案5.其他1.合同风险管控程序及制度2.涉及工作危（wei）险的规避措施3. 自然灾害、人身安全防范等各项应急预案4.物业区域内涉及客户人身安全的预防措施5.公共责任保险6.其他1.市场调研报告2.其他1.招标文件2.投标文件(标书)3.管理方案4.中标通知书5.其他1.全权委托项目接管合同2.顾问项目接管合同3.委托管理合同4.其他1.公司 VI 手册(导图)2.公司 VI 使用说明3.其他1.颁奖文件2.其他财务管理档案 (仅包括不在财务部门单独存放的档案)维修资金档案宣传资料档案收费资料档案财务制度档案首次缴存明细档案荣誉证书奖杯奖牌纸质宣传影响宣传收费资料财务制度首次缴存明细证书、奖状、奖杯、锦旗等公司对外宣传使用资料包括公司使用的各类收费单据及存根与物业管理相关的财务制度业主维修基金首次缴存明细1.荣誉证书2.刊载公司荣誉的报纸、刊物3.表扬信4.其他1.奖杯2.奖牌3.锦旗4.表扬信5.其他1.宣传手册2.宣传单页3.其他1.电子音像资料2.其他1.费用减免单2.财务分析报告3.其他收费资料1.会计制度2.收费管理制度3.资金管理制度4.早期介入启动费制度5.票据管理规定6.发票管理办法7.财务人员交接管理细则8.差旅费管理办法9.借款管理明细10. 日常报销制度11.内部审计制度12.其他相关制度业主维修基金首次缴存明细物业公司项目档案分类物业服务档案(项目档案)历史使用资料档案基础管理档案历史使用资料综合管理每次从申请维修资金开始到使用结束的整套资料物业项目各类管理制度、应急预案、工作流程1.房屋专项维修资金使用申请(立项)表复印件2.物业公司营业执照、经办人委托书、经办人身份证复印件(若成立业主委员会需要有业主委员会委托书)3.维修部位的现场照片、影像4.维修和更新、改造方案复印件及公示影像照片5.维修和跟新、改造方案书面确认结果及维修和更新、改造方案书面确认明细表的复印件及公示影像照片6.若有第三方审价的需保存预算咨询报告复印件7.比选维修施工单位结果复印件及公示影像、照片 (公开招标的需存档招标公告、招标文件、中标通知书复印件及开标现场影像、照片)8.维修前书面材料公示证明复印件9.市维修基金管理中心出具的使用申请受理通知单原件10.维修和更新、改造项目施工合同原件11.若有主要材料变更的需留存施工主要材料变更清单复印件及公示影像照片12.施工过程中的现场影像照片13.若有隐蔽工程的需留存隐蔽工程验收记录复印件及公示影像照片14.竣工后的现场影像照片15.竣工验收和结算报告复印件及公示影像、照片16.维修后书面材料公示证明复印件17.物业公司收到维修资金使用款的收据复印件 (若委托施工单位收款，需留存收款委托书和施工单位收到维修资金使用款的收据复印件)18.维修施工单位出具的发票复印件19.市维修金金管理中心打印的本次维修费用业主实际分摊和自筹明细1.体系文件制度2.应急预案3.应急预案演练记录房屋及公用设施设备档案规划建设承接查验合同管理业主委员会房屋基础资料规划、设计、施工阶段的各类手续及资料物业承接查验方案、内容、清单，物业承接查验协议、物业移交手续与建设单位签订的前期物业服务合同、与业委会签订的物业服务合同、与专业外包单位签订的服务外包合同业主大会议事规则、业主委员会成立、备案资料管理区域内标识清册、房屋权属清册、房屋管理制度、房屋维修养护记录1.建设用地规划许可证2.建设工程规划许可证3.规划总平图、道路规划图、市政设施管网综合规划图、绿地规划图、建造工程消防验收备案资料、人防验收报告、建造名称和核准书等4.规划变更批准文件5.竣工备案表6.项目竣工总平面图7.单体建造、结构、设备安装竣工图8.设施设备安装、使用和维修保养技术资料9.单项工程竣工验收证明材料10.住宅使用说明书、住宅质量保证书1.物业承接查验的函2.物业承接查验小组的成立决定3.物业承接查验方案4.工程资料移交清单5.供电、消防、弱电、电梯、土建、景观绿化系统检查表6.物业承接查验报告7.物业承接查验协议书8.物业移交确认书1.前期物业服务合同(物业服务合同)2.服务外包合同3.管理规约、暂时管理规约1.业主大会议事规则2.管理规约3.业主委员会成员名单4.业主委员会备案资料5.物业服务合同6.与业主委员会的工作联系函1.房屋附属设施巡查记录2.项目标识清册3.房屋权属清册4.房屋维修计划5.房屋维修养护记录6.房屋评定记录7.其他设施设备基础资料维修保养计划与实施电梯管理供电管理弱电管理消防管理设施设备各类管理制度及设施设备清单台账、节能降耗管理各类设施设备年度、季度、月度维修养护计划与实施记录电梯移交资料，外包合同资料及日常管理记录供电管理制度及运行维修养护各类记录外包合同资料及日常运行、维修养护等各类记录消防管理制度及运行维修养护各类记录1.设施设备管理制度2.设施设备人员岗位职责3.上岗证书4.设施设备清单5.设施设备台账 (供电、给排水、消防、弱点等)6.各类应急预案7.节能降耗计划、方案8.节能降耗(水电)统计分析报表9.其他1.年度保养计划2.季度、月度保养计划3.维护保养记录4.设备完好率评定标准及记录5.其他1.电梯准用证2.电梯年检合格证3.电梯维保合同4.电梯维保公司营业执照、资质证书5.电梯维保计划6.电梯维保记录7.电梯故障处理记录8. 日常巡检记录9.其他1.紧急停电处理措施及预案2.值班人员交接班记录3.供电设备维保计划4.供电设备维保记录5.供电故障处理记录6. 日常巡检记录7.其他1.弱电设备维保计划2.弱电设备维保记录3.弱电故障处理记录4.弱点日常巡查记录5.其他1.消防检测合格报告2.消防服务合同及外包单位资质3.消防维保计划4.消防维保记录5.消防报警处理记录6. 日常巡查记录7.其他给排水管理空调系统避雷系统值班管理巡逻管理秩序服务档案安全管理消防管理给排水各类管理制度、安全用水、给排水运行维护保养计划及记录空调各类管理制度、安全运行维修保养计划及记录避雷系统图集各类管理记录秩序值班管理制度及记录巡逻管理方案及实施记录安全管理制度及实施记录、应急记录义务消防队相关资料、消防演练、各类消防管理记录1.停水处理措施及记录2.二次供水水箱清洗记录3.水质化验报告4.二次供水卫生许可证、操作人员健康证5.限水、停水处理措施及记录6.给排水系统巡检及保养计划、记录7.故障处理记录8.其他1.巡检及保养计划、记录2.故障处理记录3.其他1.避雷设施平面图2.避雷设施检验报告3.其他1.消防(安防)监控室值班制度2.消防(安防)监控室值班记录3.值班人员上岗证4.交接班记录5.监控录相调阅审批表6.其他1.巡逻方案2.巡逻记录3.巡逻制度4.交接班记录表5.其他1.各类应急预案2.应急演练记录3.突发事件处理记录表4.节前安全检查方案、检查记录5.物品搬离登记表、放行条6.人员来访登记表7.其他1.义务消防队组织架构图2.义务消防队管理规定3.消防演练计划及记录4.消防设施检查记录表5.消防故障处理记录6.消防安全隐患整改记录7.其他保洁服务档案车辆管理综合管理设施设备及物料管理环境清洁管理垃圾处理消杀管理专项管理车辆管理规章制度及各类实时记录保洁相关管理制度、岗位职责、工作标准、操作流程、作业指导书、工作计划及绩效考核标准等环卫设施及日常作业中所需物料的管理保洁人员区域划分及现场服务记录垃圾清运及垃圾分类处理形成的记录进行卫生消毒，蚊蝇、白蚁、老鼠、蟑螂灭杀等形成的记录家政、拓荒、外包等专项保洁服务及对外分包的相关记录1.停车场管理规定2.非机动车管理规定3.车辆管理方案4.车位平面图5.车辆进出登记表6.车辆信息汇总表7.其他1.保洁各类操作流程2.保洁各岗位工作范围及职责标准及绩效考核标准3.垃圾清运管理制度4.保洁设施设备(含机械化设备如清洗车、扫地车、抛光打蜡机等)管理及使用制度5.消杀管理制度6.安全作业防范措施7.保洁工作计划8.其他1.环卫设施设备台账2.保洁物料领取记录3.保洁机械使用记录及维修4.保养记录5.其他1.保洁人员工作区域安排表2.保洁物料领取记录3.保洁机械使用记录及维修4.保养记录5.其他1.垃圾清运记录2.其他1.危（wei）险品使用登记表2.消杀作业记录表3.温馨提示及图片4.其他1.各类专项保洁合同或者协议2.分包项目质量检查记录表3.其他绿化管理档案客户服务档案综合管理绿化设施设备管理绿化养护管理绿植病虫害防治及药品管理绿化专项管理综合管理服务记录与绿化相关的管理制度、岗位职责、工作标准及操作流程、作业指导书、工作计划、绩效考核标准等各种绿化设施设备的管理，包括台账、领用记录等包括绿化修剪、养护、施肥、补种等作业形成的各类记录绿植病虫害治理及药品管理形成的各类记录绿化专项服务外包形成的相关记录客户服务相关工作的管理制度、岗位职责、工作标准或者流程、工作计划等客户接待、派工、回访等相关服务记录；业主投诉建议事宜等的相关记录1.苗木清单及绿化施工图纸2.绿化工作的各类流程3.绿化工作各岗位工作范围及职责4.职责标准、绩效考核标准5.绿化垃圾清运管理制度6.绿化设施设备(含机械化设备如割草机、打药机等)的管理及使用制度7.绿化工作计划8.绿化分布示意图9.安全作业防范措施10.其他1.绿化设施设备台账2.绿化设施设备的使用及维修保养记录3.其他1.绿化养护作业记录2.绿化工作日常检查记录3.绿化补种计划实施记录4.其他1.绿植病虫害管理打药记录2.药品入库登记明细3.绿化药品领取记录4.其他1.各类绿化专项外包服务合同或者协议 2.分包项目质量检查记录表3.其他1.客服值班、服务制度2.岗位职责、工作标准、相关事务处理操作流程3.客服各岗位工作计划4.绩效考核及结果评定5.其他1.客服前台接待日志2.出去正办理情况登记表3.钥匙领/借用管理记录4.客户报修记录5.客户维修派工单6.客户维修回访单7.业主投诉及回访8.物业费/水电费收费记录9.温馨提示10.其他精神文明建设档案管理绩效档案客户客户满意度精神文明建设管理绩效住宅/写字楼/商场业主档案(一户一档)客户满意度调查相关记录资料创建精神文明建设社区、组织社区文化活动过程中形成的档案收费台账、经营报表等1.业主信息登记表2.前期物业服务协议3.购房合同复印件4.业主身份证复印件5.入住通知书6.业主管理规约7.业主手册8.业主家庭成员登记9.房屋交接验收表10.钥匙(门禁卡)领取记录11.装饰装修管理规定12.装饰装修服务协议13.装修申请表(附图纸)14.装修施工人员登记表15.装修装饰巡检表16.其他1.客户满意度调查计划及实施方案2.客户满意度调查表3.客户满意度调查数据汇总及问题分析总结4.客户满意度调查意见整改及回访记录5.其他1.商户管理规约2.车辆停放管理规约3.宠物管理规定4.社区文化实施计划、方案等5.其他1.物业收费报表台账2.有偿服务价目表3.多种经营收费报表汇总等4.其他。

物业档案资料管理一、背景介绍物业档案资料管理是指对物业管理过程中产生的各类档案资料进行分类、整理、保存和利用的工作。

合理有效地管理物业档案资料，对于提高物业管理的效率、保障物业管理的安全和规范运作具有重要意义。

二、档案资料的分类1. 基础档案资料：包括物业项目的规划、设计、建设、验收等相关资料。

2. 合同档案资料：包括物业管理合同、租赁合同、服务合同等相关资料。

3. 人事档案资料：包括员工的招聘、培训、考核、奖惩等相关资料。

4. 财务档案资料：包括物业费收支、财务报表、发票等相关资料。

5. 维修档案资料：包括设备维修记录、维修合同、维修费用等相关资料。

6. 投诉档案资料：包括业主投诉记录、处理过程、处理结果等相关资料。

三、档案资料管理的流程1. 收集：及时收集物业管理过程中产生的各类档案资料，确保资料的完整性和准确性。

2. 分类：根据档案资料的性质和用途，进行分类整理，建立相应的档案分类目录。

3. 编目：对每个档案进行编目，包括档案编号、名称、日期、责任人等信息，便于查找和管理。

4. 归档：将档案按照分类目录归档存放，确保档案的安全和易于查找。

5. 借阅：对需要借阅档案的人员进行登记和审批，确保档案的安全性和使用的合理性。

6. 维护：定期对档案进行检查和整理，确保档案的完好无损，防止损毁和丢失。

7. 销毁：对于已经过期或无用的档案，按照规定的程序和要求进行销毁处理，确保信息的安全性和保密性。

四、档案资料管理的要求1. 完整性：确保档案资料的完整性，避免遗漏和缺失。

2. 准确性：确保档案资料的准确性，避免错误和失真。

3. 安全性：确保档案资料的安全性，防止丢失、损毁和泄露。

4. 规范性：按照统一的规范和标准进行档案管理，避免混乱和混杂。

5. 可访问性：确保档案资料的易于查找和使用，提高管理效率。

6. 保密性：对于涉及个人隐私和机密信息的档案资料，要进行严格的保密措施。

五、档案资料管理的意义1. 提高管理效率：合理管理档案资料，可以提高信息的获取和利用效率，减少重复劳动。