现代文员实务技巧培训课件(30张)PPT

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办公室文员要求和日常工作培训ppt课件

通过对办公文员形象要求礼仪规范，职业道德培训，使企业树立起良好形象。
1、办公文员的形象要求美好的外表，不仅令人赏心悦目，而且也使自己信心倍增。注重自己的外
表形象，这其实是一个人自我意识的表现，说明他开始注意自己的价值，同时，这对别人也是一种尊重，是一种有礼貌、有教养的体现。
很难想象，一个连自己都不会收拾的，不干净的人，在工作中会井井有条，忙而不乱。因此，文员的形象好坏十分重要。以下从几方面来对文员作形象上的要求：
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一、办公室文员的定义
在不同的公司，办公室文员员一职所负责的工作都有所不同。在通常情况下，办公室文员是负责文字处理、文档整理、复印文件、接听电话及处理办公室日常事务（接待客人、清洁卫生、购买办公用品等）的工作。另外，有些公司的办公室文员还要协助会计做一些记帐工作。一般要求会基本的电脑操作（公司不同会有具体的要求：就是指对电脑的操作内容和熟练程度有所不同），一些大的公司对语言也有所要求的（普通话，英语之类的），另外就是当事人本身所具备的一些综合素质（工作态度、思想品德、工作能力等）。
适时适度地保护和美化手部十分必要，不容忽视。经常修剪指甲，保持清洁；指甲油应选择较淡或不太抢眼的颜色。
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3）仪态仪态是指人的举止行为，它是个人形象的重要内容。作为现代职业人员，应做到
如下要求：站姿
基本站姿：头正、颈直，两眼平视前方，嘴微闭，肩平，收腰挺胸，两臂自然下垂，。要注意从整体上产生一种精神饱满的体态。应注意避免的是头下垂或上仰，收胸含腰，背曲腰松，臂部后突，手插在衣裤口袋里或搓脸，弄头发，脚打拍子，身靠柱子、餐桌、柜台或墙歪斜站立。
相握。决不能伸出左手与人相握，应该伸出右手用手掌相握，不能只用手指头刚碰上对
方的手就把手缩回，也不能只握对方几个手指。不论是作客还是待客，都应该把手清洗干净，伸出脏手相握，是不礼貌的。握手时要脱掉手套，因故不能脱手套时，要向对方说明并表示歉意。握手时不要毫无力气，也不要过分用力。握手时间应长短适宜，一般三五秒钟为

办公文员岗位实训PPT

七、办公室文员岗位任职资格
模块2 WORD办公应用实例
实训简介
我们经常看到的报纸、杂志、书籍上的文章，一般都是经过文字处理的，这样的文章有利于阅读，更能突出注意、引人入胜。计算机中的文字处理软件已经在很大程度上取代了纸、笔、橡皮，成为人们学习和工作中处理文字的重要工具。
Office 2016是微软公司推出的办公软件包，包括 Word2016、Excel2016、PowerPoint2016等组件。 Word2016在众多的文本处理软件中，是一个易学、易用、功能强大的文本处理软件。它即适合一般办公人员使用，又适合专业排版人员使用。
任务2 制作个人简历表
实训目标： 1．掌握表格的创建方法； 2．学会对表格的美化。实训任务： 1．按图2-5创建表格。 2．按图2-6所示填写表格内容，并美化个人简历表。
任务2（拓展）
美化个人简历
制作费用报销单
任务3 制作个人简历封面
实训目标： 1．掌握艺术字和图片的插入与编辑方法； 2．学会文本框和图形的插入与编辑方法。实训任务：制作个人简历封面，完成图文混排，效果如图所示。
3、筛选
4、分类汇总（1/1）
4、分类汇总（1/2）
任务三常用函数
1、AND函数
使用格式：AND(logical1,logical2, ...)
参数说明：Logical1,Logical2,Logical3……
函数名称：AND
：表示待测试的条件值或表达式，最多这30个。
主要功能：返回逻
辑值：如果所有参数
任务10 制作招聘海报
实训目标：综合运用所学知识，实现文混排
任务10 （拓展）
帮助旅行社进行旅行线路版式设计

现代秘书工作实训项目教程教学课件ppt作者陆璐01

二、项目实施能够准确、熟练运用实训技能点项目实施过程完整、到位
标准分值 30 分 10 分 10 分 10 分 60 分 40 分 20 分
小组编号得分
考核评语
三、项目总结学生自我总结小组互评教师评价
10 分 2分 3分 5分
K知识拓展
1．电话记录参考样式 1
来电单位来电时间内容摘要：领导批示处理结果
年月日时分
2．电话记录参考样式 2
来电单位主要内容：
通话人通话时间
来电人电话号码
记录人
接话人年月日时
备注或处理意见：
项目四印信管理
T项目情境
（1）玉兰化妆品公司业务员小李拿着一份业务合同找公司总经理秘书小王盖章，请你模拟用印申请，演练正确用印的方法。
（2）利托化工厂下月初拟派主管生产的章副厂长及技术骨干一行 6 人到安立化工厂参观学习，厂办主任让作为秘书的你开具一封介绍信。
交通工具出租车民航班机分公司接机车午餐和午休
14:30～16:30 17:00～18:30
19:00～19:30 21:00～22:30
出租车民航班机
地点
事项
备注
广州
从家出发到白云机场
飞机上
从广州飞往××
与分公司人员在车上
了解分公司业务
地接公司安排的××饭店
准备下午会议
××饭店会议厅
召开分公司有关人员会议
请模拟万红周一的电话处理工作。
P实训目标
（1）熟练掌握正确的电话接听、拨打程序。
（2）掌握电话接打的基本礼仪及通话艺术。（3）掌握特殊电话的处理技巧。
P实训任务
（1）接听电话的程序和技巧。（2）拨打电话的程序和技巧。（3）使用电话的基本礼仪。（4）电话通话艺术。

办公室文员培训教材PPT(共 90张)

ü 鞋跟以4~6公分为宜,不应穿露脚趾的皮鞋或凉鞋。
穿着:男性
ü 西装:上下身同一色系,与衬衣、领带匹配,整洁笔挺，不过分华丽;西装口袋盖放在外面;与人谈话时及打招呼时,西装第一个钮扣要扣住;上口袋不要插笔两侧口袋不要因放东西鼓起来.
ü 衬衣：领口与袖口保持洁净。扣上风纪扣，不要挽袖子。质地、款式与颜色与其他服饰相匹配;以单色为主，白色和浅蓝色衬衫显得比较正规.
ü 嘴：牙齿整齐洁白，口中无异味，嘴角无泡沫，会客时不嚼口香糖等食物。女性不用深色或艳丽口红。
ü 脖子：不戴项链或其他饰物。 ü 手：洁净。指甲整齐，不留长指甲。不涂指甲油， ü 帽子：整洁、端正，颜色与形状符合己的年龄与身份。
穿着:女性
ü 以庄重、大方、得体的职业套装为主,不宜穿大衣、过分雍肿、紧身、暴露、过分华丽的服装.
脸部表情
Ø 做几种笑的演习：微笑、偷笑、嘲笑、苦笑、真诚的笑、开怀大笑、生气的笑
Ø 应常常恰到好处地微笑，让人感到平易近人，和蔼可亲。不可老板着面，对人不理不睬。
Ø 走出自信。避免做作。切忌八字步。
手势
Ø 指引：需要用手指引某样物品或接引顾客和客人时，食指以下靠拢，拇指向内侧轻轻弯曲，指示方向。（不可用手指或两个指头，手指向下表示向动物指引或介绍，手指向上表示尊敬。）
Ø 招手：向远距离的人打招呼时，伸出右手，右胳膊伸直高举，掌心朝着对方，轻轻摆动。不可向上级和长辈招手.
ü 上衣应带袖，衬衫会更显庄重正规，下配及膝西服裙或长西裤.
ü 如穿无袖连衣裙，应外套长袖或短袖的上衣
穿着:女性
ü 穿西服裙必须穿连裤袜，颜色以浅灰色或浅黑色为宜; 穿西裤时袜子的长度使你不至于在坐下时，或是一条腿搭在另一条腿上时露出腿部的皮肤为合适.

文秘实务培训ppt课件

THANK YOU
2019/6/13
2 急件(卷宗封面蓝色) 交人资课代为递送,特別緊急可自行
呈送
3 密件(卷宗封面橙色)
密件(如调薪,间接人员报聘,各部门机密文件)须由副课长级以上干部直接送入相关主管办公室签核.若相关主管不在,人资课宁玉可给予协助,无须等待.
八.遞件作業---送件的禮節
1.按文件类别(密件/急件/普件)递送. 2.分清轻重缓急,尽量减少急件数量. 3.急件須當面呈送時之禮節:
快!
四文職工作實務之二：檔案管理
分門別類標識清楚一目了然便于調閱
完整無缺借閱登記隨時更換保持新版
四文職工作實務之三：事務處理
依據一:
輕重緩急
依據三:
膽大心細
依據二:
有條不紊
四文職工作實務之三事務處理 A
SUCCESS
THANK YOU
2019/6/13
四文職工作實務之三事務處理 B(自學)
文職實務--文職人員上崗培訓教材
目的
對文職職業形成一定的認識.
案例
案例1:A員從作業員晉升為文員后,經過在試用期內和平時認真,深受上級欣賞,從而再次晉升為技術員或事務員.
案例2:B員從作業員晉升為文員后,經過不斷學習與實踐,感到自己的能力可以適應市場競爭,申請離職后,在某家公司任文職, 工資翻了三翻.
一、秘書的定義-----歷史
“秘書”一詞最早出現在漢代,當時是指宮中密藏之書.
到了漢代後期,演變成一種官職,主要負責奏章及掌管國家典籍等工作.
在西方Secretary一詞意指可靠的職員
定義
掌管文書並輔助領導全面處理事務的工作人員;他們掌管有關辦公室工作的特殊技巧;能在沒有上級過問的情況下表現自己的責任感,以實際行動顯示出自己的主動和正確的判斷力並能在所給的權力範圍內提出意見或做出決定. (國際秘書聯合會)

秘书实务与实训培训课件(PPT30页)

秘书实务与实训培训课件(PPT30页)
•
（三）走姿
• 最能体现出一个人精神面貌的姿态就是走姿。正确走姿有助于健美。
• 1、正确走姿
• （1）目光平视，头正颈直，挺胸收腹，两臂自然下垂，前后自然摆动，前摆稍向里折，身体要平稳，两肩不要左右晃动或不动，或一只手摆动一只手不动。
• （2）姿态优雅、自然而简洁。女士穿裙子或旗袍要走成一条直线：穿裤装时，宜走成两直线。
秘书实务与实训培训课件(PPT30页)
秘书实务与实训培训课件(PPT30页)
• （2）两腿挺直，膝盖相碰，脚跟并拢，两脚尖张开呈45 度到60度角，身体重心落在两脚正中。也可以保持两脚分开15厘米，与肩膀同宽。
• （3）整体上给人以精神饱满的感觉。 • 2、正确站姿训练 • （1）背靠墙站，要求头部、双肩、臀部、小腿和脚后跟
• 微笑的训练
• （1）不爱微笑的人，面部肌肉比较僵硬，眼睛不够灵活。要先嘴里含一口气，然后眼睛开始顺时针转，嘴里的气也跟着转，使两腮肌肉轮流鼓起，再变成逆时针旋转，如此反复练习。
• （2）随身带一面镜子，时常对着镜பைடு நூலகம்念英文字母"E",同时有意识的把嘴角向耳后垂咧，咧到最大，然后稍稍放松，练习微笑，看笑到什么程度表现最自然、最真诚。
•
秘书实务与实训培训课件(PPT30页)
秘书实务与实训培训课件(PPT30页)
课程定位
• • 结合文秘专业人才培养的定位和社会人
才需求情况，《秘书实务》从现代秘书办文、办事、办会三大技能切入，以必需、够用为量，以精当、扎实为度，兼顾与秘书专业其他课程内容的交叉关系，是专业核心主干课程。其理论教学内容与实践教学环节均应围绕秘书工作实务的基本要求来实施。

秘书学 -学好实务技能.ppt

第二，预订机、车票也有一定的讲究。要根据航班的具体时间安排领导乘哪班比较合适，而如果是火车，要尽量做到不换乘，因为在异地换乘很容易换错。秘书在把日程表交给领导的时候，一定要在日程表上注明交通工具如飞机起飞、轮船起航的时间，以防意外发生。秘书在平时就要注意学习预订和购买车票、机票、船票的办法以及如何兑换外币等，这样，才能保证工作的顺利进行。
资料组负责各种会议文件的印刷、保管、发放、回收以及文件的汇集、归档等；组织组负责与会人员的编组、签到以及代表选举和代表资格审理等事宜；保卫组负责会议的安全与保密工作。
❖ 第三，会议文件的准备。会议文件包括开幕词、闭幕词、工作报告、交流材料以及领导人讲话等。
❖ 第四，会场布置工作。首先，要确定会场桌椅的摆放形式，明确划分会场的区域，落实主席台和其他与会者的座位。其次，要保证会议室里的照明、通风、录音、录像、麦克风、空调等设备是否齐全和有效。最后，可以适当地摆放些花卉装点会场。
会议通知
会议名称：临时董事会日期：10月22日下午2点~5点地点：远洋天地宾馆五层502会议室内容：商讨在京津杭设立分公司的事宜与会者：各部门负责人联系人：总裁办公室丁聪电话：87652314转886 截止日期：10月21日
2、做好会议期间的服务工作
❖ 第一，接待与会人员。要事先熟悉有关与会人员的单位、职位等情况，才能使接待工作更加顺畅。
1、日程安排内容
领导的出差安排、会议安排、约会安排等都是要上日程表的内容，秘书对这些事情要做到心中有数，才不会在安排的时候出错。近期计划要尽量做到越细越好，而中长期的计划只要把重要的事情不遗漏即可。
2、日程安排的注意事项
第一，事先征得领导的意见。第二，再次确认，及时提醒。第三，既要做安排，还要顾体力。秘书在为领导做安排的时候，一定要考虑劳逸结合。第四，做好日程安排的保密工作。第五，不私自为领导预约。

文员办公技巧培训

Excel操作技巧
详细描述熟练掌握工作簿、工作表和单元格的基本操作。
熟悉数据的输入、格式化、筛选、排序和汇总等操作。
Excel操作技巧
掌握公式和函数的使用方法，进行数据计算和分析。
了解Excel中的数据保护、共享和协作等功能。
学会使用图表、数据透视表等工具，可视化呈现数据。
PowerPoint操作技巧
熟悉文本的输入、复制、粘贴、删除和移动等基本编辑操作。
Word操作技巧
掌握字体、字号、颜色等文本格式的设置方法。
了解Word中的表格、图片、图表等元素的插入和编辑方法。
学会使用查找、替换功能，快速定位和修改文本内容。
Excel操作技巧
• 总结词：掌握Excel的基本操作，提高数据处理和分析能力。
总结与反思
在一段时间后，总结时间管理方面的经验教训，不断优化和改进时间管理技巧。
办公设备使用技巧
05
打印机使用技巧
01
02
03
04
打印机连接
掌握如何正确连接打印机，包括有线和无线连接，确保打印
机能够正常工作。
打印设置
了解如何设置打印参数，如纸张大小、打印质量、双面打印等，以获得最佳打印效果。
等。
利用云存储和共享
使用云服务共享文件和资料，方便团队成员之间协作和沟通。
学习高效办公软件
掌握常用的办公软件技巧，如快捷键、批量处理等，提高工作效
率。
THANKS.
。
减少干扰因素
设定专注工作时间
在一段时间内集中精力完成重要任务，避免频繁切换工作和被打扰。
关闭不必要的通知和提醒
减少电子邮件、社交媒体等应用程序的通知，避免分心。

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各种各样的“文员”
跟单文员人事文员
行政文员销售文员

文控文员
一、现代文员工作的基本概念
Ø广义：凡是办公室的工作人员，均称为“文员” 。
1.现代文员的职业定位 a)从事文书制作与管理的工作 b)特点：工作程序简单化、工作手段事务化、工作
内容扩大化 c)与秘书的区别：有私人秘书，但无私人文员
2.现代文员工作的特点 Ø工作方式：处理信息和事务 Ø特点 a)服务性：服务领导、服务企业/组织、服务公众 b)专业性 c)主动性 d)繁杂性：各个方面、各个层次、八面玲珑
小结：兼具专业与独立的疯狂“打杂”
。普通文员是迈向高级白领的必经之路。
二、现代文员工作的内容
简而言之：处理事务、操作实务 1.现代文员工作的范围和内容（1）我国文员涉及或部分涉及的工作 Ø文书撰写 Ø文书制作 Ø文书处理 Ø档案管理 Ø会议服务
Ø信息资料 Ø信访工作 Ø接待工作 Ø日程安排 Ø日常事务 Ø办公室管理 Ø领导临时交办的其他事项
现代文员实务技巧培训课件(30张)PPT
现代文员实务技巧培训课件(30张)PPT
2.文员的心理素质心理素质：非智力结构，在社会环境和社会时间中
形成和发展的人自身表现出来的稳定的、经常性的心理特征。
适应文员职业所必须具备的心理特征，就是文员的心理素质。
现代文员实务技巧培训课件(30张)PPT
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学科知识
现代文员实务技巧培训课件(30张)PPT
Ø能力结构：一般能力、专业能力 a)观察能力：善于观察，做有心人 b)记忆能力 c)分析判断能力 d)应变能力
现代文员实务技巧培训课件(30张)PPT
现代文员实务技巧培训课件(30张)PPT
a)表达能力 b)办事能力 c)公关社交能力 d)处理信息能力 e)办公设备操作能力
现代文员实务技巧
第一章现代文员的工作
现代文员工作的基本概念
1 文员是做什么的？ 2 举出几个你所能想到的“文员”
文员（会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发）工作职责： 1. 接听、转接电话；接待来访人员。 2. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作 3. 负责办公室的清洁卫生。 4. 做好会议纪要。 5. 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。 6. 负责传真件的收发工作。 7. 负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。 8. 做好公司宣传专栏的组稿。 9. 按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。 10. 做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。 11. 每月环保报表的邮寄及社保的打表。 12. 管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。 13 社会保险的投保、申领。 14 统计每月考勤并交财务做帐，留底。 15 管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。 16. 接受其他临时工作
Tips
好记性不如烂笔头切忌自作聪明，以免弄巧成拙
3）请示与汇报方法 u 重大事，政策事、需授权之事，要书面请示，以
备日后查证。 u 一般事、事务性的事、疑难事，用口头请示 u 紧急事，先作口头请示，及时办理，再补上书面
请示，留档备查 u 请示要对口 u 请示要单一，一文一事
u 汇报，要简明扼要 u 汇报，要让领导及时了解下情，随时作出指导 u 主动汇报要分轻重缓急 u 汇报可以口头也可以书面
a)完善的人格 b)坚强的意志 c)平衡的心态 d)随和的性格 e)广泛的兴趣 f) 良好的动机
现代文员实务技巧培训课件(30张)PPT
现代文员实务技巧培训课件(30张)PPT
3.现代文员的职业道德 Ø道德的概念社会意识型态，是人们调整自身及相互关系的思想
意识和行为准则。
Ø职业道德人们在一定的职业活动范围内所遵守的行为规范的
（2）我国外资企业、合资企业文员的工作 Ø办公室环境的布置与整理 Ø通讯事务、电话、信函与邮件处理 Ø执行领导交办事项 Ø照料领导身边的琐事 Ø接待宾客和员工来访 Ø记录领导指令及会谈、会议内容 Ø打印文稿及表格 Ø收集和整理各种信息 Ø保管办公室设备及用品 Ø外出办事
2.现代文员的职业权限（1）正确认知、摆正位置（2）在职务许可的范围内，充分发挥自己的权力（3）防止和克服“越位” Ø决策越位 Ø表态越位 Ø工作越位 Ø答复越位 Ø社交越位
小结：不该说的话，不要说；不该问的问题，不要问；不该你知道的事情，不要好奇！
做好本职工作，安分守己。
三、现代文员工作的原则和方法
1.现代文员工作的指导原则 ü准确：工作质量 ü高效：工作效率 ü保密：工作要求；守口如瓶 ü实事求是：工作准则
2.现代文员的工作方法 Ø优先顺序方法 Ø接受委派方法 Ø请示与汇报方法 Ø计划与总结方法 Ø变通与挡驾方法 Ø分工与协作方法
1）优先顺序方法 u 以工作的重要程度来划分 u 以紧急程度和重要程度来划分（应该做的事）重要且紧急的事紧急但不重要的重要但不紧急虽然有价值，但既不重要也不紧急的
2）接受委派方法 u 了解任务的重要性 u 了解任务的要求 u 确认职权范围：什么可以做，什么不可以做 u 了解完成任务的期限 u 确认理解 u 过程中的检查
4）计划与总结方法 u 计划，要制定得科学、明确 u 工作次序，要分清轻重缓急，有条理地进行，留
有余地 u 做好时间管理 u 总结要肯定成绩，得出经验，找出不足，吸取教
训
5）变通与挡驾方法变通？要灵活挡驾？要注意方式方法前提与基础：了解你为谁而工作？
6）分工与协作方法 u 明确分工 u 服从安排，做好本职 u 善于合作 u 谦虚谨慎－－态度
分工合作要领：不要犯错时，只懂明哲保身；出成果时，分一杯羹。要与同事“有福同享，有难同当”
四、现代文员的职业素养
素养的概念知识结构、能力结构、心理素质、职业道德
1.文员的知识与能力结构 Ø知识结构 a)基础知识：人文社科基础、自然科学基础 b)专业知识：文员专业知识、所在行业专业知识 c)相关知识：社会背景知识、管理学科知识、新兴