**学校文件材料归档范围及保管期限表
一、管理类（党政管理类）
序号 归档范围 责任部门 保管期限
上级党组织的决议、决定、条例、办法、规定及针对本校党、团、工会工作的文件材料
（） 重要的 永久
（） 一般的 年
本校党、团组织的年度工作计划、总结、统计报表
永久
本校党、团组织的会议记录、纪要 永久
本校召开的教代会、团代会及有关会议的文件材料
（） 重要的 永久
（） 其他的 年
本校党、团组织关系介绍信及存根 年 本校工会、妇女、老干部工作等方面的文件材料
年
党组织关于理论学习的决定、通知、计划、总结
年
学生、党员、新团员的名单及有关文件 永久
序号 归档范围 责任部门 保管期限
表彰和奖励先进党、团支部、优秀党、团员的文件材料
年
党、团员名册 年
学校党团组织成员名单 年
学生会文件材料 年
本校关于廉政建设、表彰、违纪等文件材料 年
本校关于处理来信来访的文件材料
（） 重要的 永久 （） 一般的 年
团组织、学生会各种活动的情况总结 年
国旗下的讲话 年
少先队组织的有关文件材料 年
本校校长会议记录、行政办公会会议记录、纪要和全体教职工大会会议记录
永久
本校及各部门年度工作计划、总结、大事记、校务日志及行政管理的规定、办法、通知
永久
本校机构设置、撤并、名称更改、人员编制、干部任免、启用印章的通知
永久
本校教职工录用、转正、定级、调资的报告、请示、通知
永久
序号 归档范围 责任部门 保管期限
本校教职工退休、离休、伤亡、抚恤、劳保福利、困难补助的报告、请示、通知
永久 学校综合年报、老干部情况年报 永久
称职评定的有关文件材料 永久
专业技术人员年度考核文件材料 永久
教职工花名册 永久
学校关于表彰和奖励先进集体、先进教职工的文件材料
永久
学校的请示、报告和批复 永久
档案馆归档资料立卷装订要求
市城建档案馆对归档文件
质量、立卷、排列、编目、装订的要求（2011）
1、归档的工程文件应为原件，因为只有原件才具备法律依据。例如：天富房地 产开发公司 51＃小区天富康城静园 1＃2＃3＃4＃5＃6＃六栋楼同时开工，工程准备 阶段文件（开工前）只有一份原件,原件应放在 1#楼内，其它五栋楼必须在备考表里 写明原件在 1＃楼内(这一点对若干年以后查档案十分重要)。
2、工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。 3、工程文件应采用打印或者耐久性的书写材料，不得使用易褪色的书写材料。 4、工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。 5、工程文件中文字材料幅面尺寸规格应为 A4 幅面。 6、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般 采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图，有些图（如公路竣工图）是计算机出图，但必须 清晰，但不得交计算机出图的复印件。 7、所有竣工图均应加盖竣工图章。 竣工图章的基本内容应包括：“竣工图”字样，施工单位、编制人、审核人、 技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。 竣工图章示例如下
80
竣工图
15 50
施工单位
7
编制人
审核人
7
技术负责
编制日期
7 人
监理单位
7
总监
现场监理
7
20
20
20
20
竣工图章尺寸为：50mm×80mm 竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。
利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据，有重大改变的，应当重新绘
制竣工图。
不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》统一折叠成 A4 幅面，
图标栏必须露在外面。
立卷的原则和方法
1、立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案
的保管和利用。
2、一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。建设工
程项目：经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独
1 【归档文件整理规则
2015】归档文件整理规则
《归档文件整理规则》实施细则 2004-4-5 17:42:00 1 范围 本细则规定了归档文件整理的原则和方法。 本细则适用于各级机关、团体和其他社会组织。 2 定义 本细则采用下列定义。 2．1 归档文件 立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
2 2．2 归档文件整理 将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 2．3 件 归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件。文件正本与定稿为—件，定稿过厚不宜装订的也可单独作为一件；重要文件需保留不同稿本(包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿、定稿等)的，可将正本与历次稿本各为一件。正文与附件为一件，如附件数量较多或者太厚不宜装订的也可各为一件。正文与重要的文件处理单、发文稿头纸、签批条等为一个。原件与复制件为一件。转发文与被转发文作为一件。报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册(本)为一件。同一问题的来文与复文(包括请示与批复、报告与批示、函与复函等)可为一件。会议记录应以每次会议为一件。 3 整理原则 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
3 4 质量要求 4．1 归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。 4．2 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。 5 整理方法 5．1 装订 归档文件应按件装订：装订时，正本在前，定稿在后：正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。 方式与用材的选择：保管期限为永久或长期的归档文件，可根据件内文件的厚薄而定，件内文件较厚的，可用三孔一线的装订方式；
4 件内文件较薄的，可采用缝纫机轧边等方式。装订时以文件的左侧为装订边。保管期限为短期的归档文件，不拆钉，保持原貌。 5．2 分类 归档文件的分类采用年度——机构(问题)——保管期限的方法进行，如单位较小，形成文件数量较少，可采用年度——保管期限的方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。 5．2．1 按年度分类 将文件按其形成年度分类。跨年度时，一般应以文件签发日期(即落款日期)为准。对于计划、总结、预决算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件的签发日期判定所属年度。跨年度形成的会议文件归入闭幕年；跨年度处理案件形成的文件归入结案年；跨年度办理的文件归入办结年。某项工作时间跨度比较长，形成的文件材料多，也可以分年度归档。 几份文件作为一件时，“件”的日期以装订时排在前面的文
档案归档制度
为加强我处档案管理工作，提高科学管理水平，使档案工作适应工作需要，特制定本制度：
一、文书归档应当遵循文件的自然形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体要求是：
（一）应当归档的文件材料，必须齐全完整。
（二）归档的文件材料，按照保管期限——年度——机构分类法归档立卷。
（三）在归档的文件材料中，应当将相应的正文与附件、正本与定稿、请示与批复、原件与复制件、转发文与被转发文等作为一件。
（四）不同年度的文件和不同保管期限的归档文件均不得放入同一个档案盒内，但跨年度的请示与批复放在复文年立卷，没有复文的放在请示年立卷；跨年度的计划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；如果计划、总结在同一文件中，应当视文件内容的主次确定归卷年度；跨年度的会议文件放在开幕年立卷；合同性文件放在签字年度立卷；各类案件材料放在结案年立卷。
（五）卷内文件材料应当按照其内部联系、重要程度、问题或者时间顺序科学排列，正本在前，定稿在后；批复、批示在前，请示、报告在后；正件在前，附件在后；批转文件在前；被批转文件在后；法规性文件和其他重要文件的定稿在前，历次修改稿在后；案件材料，结论性材料在前，依据性材料在后。再按照排列顺序，用铅笔认真编写页码。
（六）认真填写文件目录。文件没有标题或者标题不明确的，要另拟标题；文件责任者、时间不清楚的，要查清楚后填入，并备注说明。
（七）案卷封皮应当按照规定逐项填写清楚。案卷题名要简明、准确地反映卷内文件材料的内容（一般包括内容、名称等），体式一致，文字简练，使用简称应当通用易懂，并用毛笔或者钢笔书写，字迹要工整、清晰。
（八）有关归档文件材料情况说明应当逐项填写在备考表内；若无情况或说明，也应当将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责。备考表应当臵于卷尾。
（九）卷内文件材料要去掉金属物，破损的文件应当裱糊，字迹扩散的应当复制与原件一并立卷。
