K3采购业务操作手册

K3业务操作流程

一、采购流程：

【销售订单】→【采购申请单】→【采购订单】→【付款申请单】（应付款模块）→【付款单】（应付款模块）→【外购入库单】→【采购发票】

单据类型 制单人 一级审核 二级审核 三级审核 四级审核

采购申请单 业务员 业务员

采购订单 业务员 营销部长 任捷营销部长 财务部长 总经理

付款申请单 业务员 计划员 财务部长 总经理

付款单 出纳 计划员 会计

外购入库单 库管 计划员

采购发票 计划员 会计

1、业务员填制【采购订单】时，需填写拟采购供应商外的另两家供应商的报价信息，特殊情况不能提供另两家报价信息的，需在备注栏注明原因；

2、钢厂采购以外的其他采购，业务员根据【销售订单】生成【采购申请单】，【采购申请单】审核完成后，再根据【采购申请单】生成【采购订单】，业务员提货后次日下班前需提供供应商开具的提货单据给仓库库管，昆明五区以外次日下班前取得供应商的提货单据有困难的，可以先取得供应商提货单据的传真件，10个工作日内必须取得供应商开具的提货单据原件，库管根据审核完全的【采购订单】及供应商开具的提货单据原件及时生成【外购入库单】并将供应商开具的提货单据原件交由计划员做数据修正。修正后计划员打印出【外购入库单】将【外购入库单】财务联附上供应商开具的提货单据原件一并交由会计入账。

3、供应商采购发票收回时，计划员需根据【外购入库单】生成对应的【采购发票】，计划员将收回的发票交由会计，会计据此审核【采购发票】无误后入账。

4、支付购货款时业务员根据【采购订单】生成【付款申请单】，出纳根据审批完全的【付款申请单】并打印出来后生成【付款单】，【付款单】需修改成实际付款金额，付款完成后将【付款单】打印出来并附上银行回单等对应原始单据交会计入账。

5、钢厂采购直接根据仓库入库单生成【外购入库单】，【外购入库单】中的单价为结算单价，不为调整单价即不包括运费及承现比加价或减价部分；钢厂的运费及承现比加价或减价部分在“应付模块”的其他应付单中填具，运费及承现比加价金额填正数，承现比减价金额填负数。计划员打印出【外购入库单】将【外购入库单】财务联附上钢厂结算单据原件一并交由会计入账。支付钢厂货款时，计划员可以不根据【采购订单】而是直接填制【付款申请单】；

K3软件用户手册

一、采购付款业务

1、采购付款业务流程

采购订单

外购入库单 采购发票 付款单

2、采购订单相关操作

责任部门：物料部 岗位：采购员

⑴进入路径：

供应链——采购管理——采购订单——采购订单新增

⑵需录入字段：

单据头部分——供应商、日期

单据体部分——物料代码、数量、单价、含税单价

单据尾部分——主管、部门、业务员

下图红框所圈内容：

⑶采购订单查看、修改、审核： “采购订单维护”界面，可以过滤并查看做过的采购订单，过滤条件注意点如下图红框所圈内容：

“采购订单维护”界面上方”修改”功能，如下图所示：

⑷订单审核：

责任部门：物料部 岗位：物料部相关领导

3. 外购入库单相关操作

责任部门：物料部 岗位：仓库保管

⑴进入路径：

供应链——仓存管理——验收入库——外购入库新增 ⑵需录入字段：

单据头部分——供应商、日期、收料仓库

单据体部分——物料代码、数量、单价、含税单价

单据尾部分——保管、部门、业务员、验收

下图红框所圈内容：

⑶外购入库单查看、修改、审核：

“外购入库单维护”界面面，可以过滤并查看做过的外购入库单，过滤条件注意点如下图红框所圈内容：

“外购入库维护”界面上方”修改”功能，如下图所示：

⑷外购入库单审核：

责任部门：物料部 岗位：物料部相关领导

（5）退货处理：

做红字外购入库单。

4．采购发票相关操作

责任部门：物料部 岗位：仓库保管

⑴进入路径：

供应链——采购管理——采购发票——采购发票新增

⑵需录入字段：

单据头部分——供应商、日期

单据体部分——物料代码、数量、单价、含税单价、税额、价税合计

单据尾部分——主管、部门、业务员

下图红框所圈内容：

⑶采购发票的查看、修改、审核：

“采购发票单维护”界面面，可以过滤并查看做过的采购发票，过滤条件注意点如下图红框所圈内容：

K3采购业务操作手册

金蝶K3

K/3采购业务操作手册

***采购订单的建立

操作路径：

【供应链】→【采购管理】→【订单处理】→【采购订单—录入】

单据必须录入项：

1、供应商：供应商名称

2、物料代码：物料的数字代码

3、数量：需求的数量

4、交货日期：物料回厂的日期

6、部门：这里指采购部

7、业务员：采购人员

8、源单类型：选择采购申请单 （可选）

9、选单号：选择采购申请单的单号 （可选）

输入完以上数据后，按【保存】键以保存单据；

最后，确认单据无误后，按【审核】键和【打印】键打印出采购订单。

***采购订单执行情况查询

操作路径：

【供应链】→【采购管理】→【订单处理】→【采购订单执行情况明细表】 过滤条件：

1、 起始日期 截止日期

2、 单据状态

按【确定】后显示明细表，还可以打印和引出为excel表。

***库存查询：

操作路径：【供应链】→【仓库管理】→【库存查询】→【即时库存查询】/【库存状态查询】 在查询库存时，我们可按仓库查询和按物料查询。 方式：

1、 搜索

2、 过滤

3、 查找

k3工业采购入库业务处理的思路与方法

在工业企业的日常业务处理中，采购入库业务根据开票情况通常大致可分三种情况，通俗的说就是：货票一起到，票到货未到，货到票未到。

在K/3的采购入库业务的核算处理中，可以将这三种情况分别处理，下面详细说明在K/3中的具体做法。

一、票到货到

票到货未到就是当期货到当期发票也到的情况，也就是当期采购入库，并且供应商开出的发票财务部门已收到的情况。这也是最简单的一种情况。

采购入库单可以通过相关的采购订单、收货通知单或采购发票关联生成，也可以不通过关联手工录入。

采购发票可以通过相关的采购订单、采购合同或采购入库单关联生成，也可以不通过关联手工录入。

费用发票是采购过程中发生的费用，费用发票和采购发票属于连属单据，可以通过关联相关的发票关联生成，但发票必须是已审核的才可以关联，也可以通过手工录入。

首先要审核外购入库单，费用发票不能单独审核，必须与相应的票据连属审核，采购发票的审核比较复杂，在采购发票的审核界面，上半部分会分页面提供采购发票和费用发票筛选的界面，下半部分提供外购入库单的筛选界面，三种单据都可以双击鼠标查看，点击鼠标右键重现筛选等功能，选择相应的外购入库单和费用发票就可以审核该张发票，系统不允许一次审核多张采购发票，如果采购发票上的数量和外购入库单上的数量不一致，审核时会有提示是否继续审核，这往往会被用户忽视，但无论数量是否一致，审核后相关的报表都会正确反映发票的数量和金额以及外购入库的数量和金额。

采购发票审核成功后，在存货核算模块中对其进行入库成本核算，首先，进行费用发票上的金额分配。费用分配有按数量和金额分配两种方式，在核算菜单中可以选择。费用核算完成后，再进行金额核算，也就是把发票上的不含税金额更新外购入库单上的金额。核算完成后对此采购业务生成相关的凭证，处理完毕。

上述情况还包括票到货部分到，这种情况在采购发票审核之前，需要对采购发票进行拆分处理，与外购入库对应部分进行审核、核算、生成凭证处理。余下的部分，待以后期间货到再做相应处理，处理方法同第二种情况。另外，还包括货到票部分到的情况。这种情况可以对已审核且未与发票钩稽的外购入库单做拆单处理，对应部分与发票进行钩稽审核、核算、生成凭证处理。余下部分做暂估入库处理，方法同第三种情况。