操作手册
第 1 页，共 65 页 采购管理系统操作手册
文档控制
文档更新记录
日期 更新人 版本 备注
文档审核记录
日期 审核人 职务 备注
目录
1. 整体流程图 .................................................................................................................. 3
1.1. 采购管理流程图 ..................................................................................................... 3
操作手册
第 2 页，共 65 页 2. 功能 ........................................................................................................................... 4
3. 公共部分说明 .............................................................................................................. 4
“ 采购管理 ” 操作手册
采购业务的操作流程如下:
1、 请购单录入
2、 采购订单(根据请购单生成
3、 采购订单(根据 MRP 计划生成
4、 采购订单审核
5、 到货单(参照生产订单生成生成及报检
6、 到货单(手工录入录入及报检
7、 月末结帐。
1、 请购单录入
对于一些非生产性物料,如工具、劳保用品,在库存量不足需要采购时,由各部门的请 购申请汇总到材料仓管员处,由材料仓管员同一在 ERP 系统里录入“请购单” 。
如上图,点左上角的“增加”按钮,表头、表体信息维护好后,进行“保存、审核” 。
如果要修改,则要弃审,再“修改、保存、审核” 。
2、 采购订单(根据请购单生成
采购部:采购员
在采购订单界面,根据请购单参照生成“采购订单“。
具体操作见上图,点“增加”后,点“生单”下拉镜头下的“请购单” 。
点上面的“保存”按钮。
保存好的采购订单,传递到“钱总”处进行采购订单的“审核” 。
3、 采购订单(根据 MRP 计划生成
采购部:采购员
根据“请购单”生成“采购订单” ,
除了以上 2类物料,其他物料的采购,均是根据 MRP 计划的结果生成“采购订单” 。
点上面的“保存”即可。
4:采购订单审核
采购所完成的采购订单,均汇总进行审核“。 路径:采购管理 /采购订货 /采购订单类表
在下表的订单列表里,双击表体里的“审核人”三个字,进行排序,即可排列出未审核 的“采购订单” 。双击需要审核的订单行。
对上采购订单进行“审核”即可。
将对应需要生成采购订单的计划行选中, 相同的供应商提供的物料可以一起选中, 点上 面的“ OK 确定”按钮,如上图:
5 、到货单(参照生产订单生成生成及报检
供应商货到公司后,仓库管理员参照“采购订单”生成“到货单”并“报检” 。
到货单生成后,对到货单进行“保存、审核、报检” ,如上图:
6、 “到货单”手工录入
在上图中,点“增加”按钮,维护表头表体栏目后,再“报检” 。如下图:
浙江虹达特种橡胶制品有限公司
编制： 审核： 批准：
- 2 - 总则
第一条 采购部门的划分
1．生产原材料采购：由采购部门负责办理批准然后采购员购买。
2．日常办公用品采购：由采购部门负责办理批准然后采购员购买。
3．对于重要材料的采购，必要时由总经理指派专人或指定部门办理采购作业。
第二条 采购作业方式
一般情况，采购部门依材料使用及采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购：
1．集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利，采购前，先通知请购部门依计划提出请购，采购部门集中办理采购。
2．长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大的材料，采购部门应事先选定供应厂商，议定长期供应价格，批准后通知请购部门依需要提出请购。
3.未经公司主管领导书面同意，不得私自变更、替换现有材料供应商；如有更适合供应商而需要替换原供应商的，采购部必须提交书面变更供应商陈述材料，获得书面批准后方可变更。
4.询价、议价结束后，需公司主管领导书面同意方可定价，否则公司不予认可价格；由此引起后果由责任人负全责。
5.采购作业合同签订由公司指定或授权委派专人负责，否则视为无效。
6.工程等大额材料合同签订由分管采购副总经理以上级别人员办理。
第三条 采购作业处理期限
采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需，分类制定材料采购作业处理期限，通知有关部门以便参考，如果有变更时，应立即修正。
第四条 询价、比价、议价
(一)经办人员应对厂商的报价资料进行整理并经过深入调查分析后，以电话或
- 3 - 其他联络方式向供应厂商议价。
(二)凡是最低采购量超过请购量的，采购经办人员在议价后，应在请购单中注明，经主管签字确认后上报。
(三)采购经办人员接到“材料采购单”后应依采购材料使用时间的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，需精选三家以上的供应商进行产品的书面比价，经分析后进行议价，议价结果书面上报主管领导。
XXXX液压动力制造有限公司
文件名称 采购管理程序 文件编号 HP/TSQP-SC-06 页数 1/3
制订部门 生 产 部 制订日期 2012年12月25日 版本 A/5
1.目的：对产品采购的过程进行有效控制，防止因采购文件/资料出现失误而影响产品质量，并对供应商提供的产品质量、交期或服务进行评估和考核，确保采购产品的质量符合和满足本公司的各项生产需求。
2.范围：为满足公司最终产品所需要的各种原材料、辅助材料、外购件及外协件、机器设备,包括服务采购，如：委外加工、委托运输（邮政快递、船/海运、空运、陆运）、委外检验和试验、仪器校正等采购均适用之。
3.定义
3.1产品：过程的结果。产品包括硬件、软件、服务、流程性材料等四种类别的通用产品，它可以是有形的（如组件或流程性材料），也可以是无形的（如知识或概念），它可以单独存在或与其中几种类别的组合。
3.2本公司采购的产品：指适用于期望提交给顾客的各类产品所需要的各种原材料、辅助材料、零组件、外购件及外协件、机器设备易损件。
3.3采购：指从供应商处购买物料及选择合适的供应商将合同的部分转包供应商的行为。
4.职责：
4.1技术部负责技术支持，制订新产品开发计划，新品供应商选择。
4.2生产部负责采购任务的下达、分工。
4.3各需求部门负责采购产品的申请。
4.4生产部部长采购产品资料审查和批准。
4.5采购员负责产品采购、采购过程的监控及其供应商的资料建档、保存与列管。
4.5品质部负责供应商的质量体系及产品质量验证、监控。
5.作业内容和流程
作业流程 责任部门/人员 使用表单 相关文件 流程说明
各相关部门
采购部 《采购申请单》 5.1采购需求提出
5.1.1各个部门根据本部门生产或各种活动的需要填写《采购申请单》提出采购物资需求申请；
5.1.2销售部制定产品销售计划单及预测
部门主管
生产部部长
