电子项目文件归档管理制度

１８０　内蒙古水利　２０１５年第４期（总第１５８期）　【大家谈】　水利工程电子文件的归档与管理　贾红霞　（内蒙古自治区水利规划设计研究院，内蒙古呼和浩特０１００２０）　［摘要］　文章对水利工程档案的重要性，转变观念，加深对水利工程电子文件归档工作的认识，制定电子文件归档的　范围和责任，电子文件的特点、主要内容和格式，电子文件移交、备份与保管，加强档案管理人员培训做了详细的阐述。　［关键词］　水利工程；电子文件；特点；范围；责任；归档；管理　中图分类号：Ｇ　２７１　文章标识码：Ｂ　文章编号：１００９—００８８（２０１５）０４—０１８０一Ｏ１　１转变观念，加深对水利工程电子文件归档工作的认　识　在现代档案管理中，水利工程项目建设所产生的可研、设　计、招（投）标、施工等技术性电子文件所占比重越来越大，而且　已经显示出了现有档案无法比拟的优势，因此，水利工程电子　文件是工程档案的重要组成部分，作为档案管理人员应该充分　认识到水利工程电子文件的重要性，彻底转变长期以来以纸质　档案管理利用为基础的传统思维模式，建立以形成水利工程电　子文件为基础的新型思维模式，加强形成电子文件归档专业知　识的学习，与有关技术人员和形成水利工程电子文件的部门　加强联系。　２制定电子文件归档的范围和责任　首先明确电子文件归档范围。各机关部门正式发文的文　件及各类工程项目在规划、咨询、勘察、设计、招标投标过程中　形成的电子文件应纳人归档范围，如项目建议书、可行性研究　报告、环境影响评估报告、水土保持报告、工程地质勘察报告、　试验报告、总体规划、方案设计、初步设计、施工图设计、招标投　标文件、施工图阶段、设计修改等有关文件。二是明确各部门　兼职档案管理员对电子文件管理职责和归档时间，保证电子文　件及时归档及完整性。　３　电子文件的特点、主要内容和格式　３．１电子文件的特点　（１）所依赖的软硬件不稳定性。现在计算机软、硬件系统　更新换代快，尤其是软件系统。几年的时间就出现新的电子文　件存储的数据结构变化而需要转换的问题。　（２）载体的不稳定性。从磁带到磁盘、光盘电子文件的载　体也在发生变化，有的载体寿命短，不易长久保存。　（３）电子文件具有可改性。经更改后除与原文对照，否则　不能确定是否更改，其真实可靠性远不如纸质档案。　（４）容易被损坏性。如碰撞、电磁干扰等都容易造成全部　数据的不可用。　３．２电子文件的主要内容和格式　水利水电工程的电子档案包括文书文件、工程文件、音像文　件、照片文件、设备文件等。文书文件主要有来往文函、会议、简　报、经营管理、人劳、审计、技术、监察、党群、工会等，工程文件为　立项审批、勘察设计、工程管理、施工管理、竣工验收、科研试验、　设备等文件，所形成的文件为微软办公系统的ｗｏｒｄ、ＥＸＣＥＬ文　件，图像文件主要为以前实物照片的扫描文件及数码相机所拍　摄的照片，形成文件为ＪＰＥＧ格式，图形文件主要为工程的设计　图纸、竣工图纸等，为ＡｕｔｏＣＡＤ软件所产生的ＤＷＧ文件格式，影　像文件记录工程开工到完工所产生的所有影像资料，有国家领　导人、上级部门、国际友人的视察、工程建设的重要施工过程等。　数据文件为工程项目的内外观变形监测、地震观测数据等，其保　存格式有ＳＱＬＳＥＲＶＥ、ＯＲＡＣＬ、ＡＣＣＥＳＳ、ＤＢＦ等数据文件。实物　电子文件档案为对实物照相后形成ＪＰＥＧ格式文件。　４　电子文件移交、备份与保管　４．１　电子文件按时移交　在电子文件归档过程中，各归档单位要按电子文件移交目　录及有关说明移交，填写电子文件登记表、电子文件元数据表，　存储归档电子文件的载体中除存有归档的电子文件外，还应同　时存有相应的说明文件和电子文件目录，说明文件为纯文本文　件，其内容包括对工程概况和电子文件归档说明等。说明文件　内容包括案卷名称、档号、形成时间、电子档案份数、归档时间　等。正式的纸质发文定稿要在规定的时间内向档案室移交，以　便对有关的电子文件进行核对，防止电子文件的错乱现象或　被人为的删改。对于观测等数据资料，我们要求移交单位对重　要的数据资料转化为ＤＢＦ数据文件，并使用纯文本文件对　ＤＢＦ文件的格式进行说明并保存在同一目录下。　４．２电子文件的备份与保管　我们采用一档三存的办法管理电子文件，即一种电子文件　三种保存办法，即保存了原始文件的原始性，又使使用者能正　常使用，要求归档单位交两套光盘保存。由于所移交的文件材　料都是原始形成的文件，需要相应的软件才能打开，尤其是专　业性强的软件，价格昂贵，软件不可能保存在档案室，有些软件　因其他原因造成原格式不再支持等，为避免这种情况，因此我　们使用了第二个移动硬盘，对第一个移动硬盘数据的进行转　化，使其在没有专门软件的情况下能被所有的人察看。光盘的　转录复制工作一般以２０年为宜。应定期检查已归档光盘的保　存情况，尤其是温、湿度和防尘情况。　（编校：郭宝丽）　收稿日期：２０１５—０８—２０　作者简介：贾红霞，主要从事档案管理工作。

电子文件归档管理制度

一、重要文件的电子文件与纸质文件同时保存，保证电子文件与纸质文件相符，并建立相互关联的标识；

二、电子文件一旦定稿后，要即时将电子文件集中保存在符合安全要求的电子存储器中；

三、电子文件积累工作要随时进行，并由各部门兼职档案人员负责收集；

四、对于在网络系统中处于流转状态、对本单位有利用价值的电子文件要及时捕获，集中存储在存储器中；

五、各部门形成和收集的电子文件于次年的三月份以前移交单位档案人员集中整理，并建立数据库，于六月低前完成归档工作；

六、采取有效措施保证电子文件存储安全、可靠、防止失散；

七、保证电子文件的真实性、完整性和有效性；

八、电子文件要制作备份，脱机保存，防止因各种故障丢失电子文件；

九、归档时要收集与电子文件有关的数据、软件等条件一同归档保存；

十、定期检查电子文件管理情况，发现的问题要及时处理，避免造成档案损失； 十一、为了便于档案人员管理，电子文件数据归档时不加密。

十二、电子文件要经过严格检测，经过杀毒处理才能归档保存。

十三、用于档案管理的电脑不能上网，并要建立防火墙，一般情况下不能使用其实磁盘，以免感染病毒。

25电子政务 E-GOVERNMENT　2012年第01期（总第109期）

地方电子文件归档管理制度分析——《电子文件归档与管理规范》本地化研究*

周文泓①②①数据工程与知识工程教育部重点实验室　北京　100872②中国人民大学信息资源管理学院　北京　100872摘　要:

关键词：概述了国家标准GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》本地化的基本情况及本地化成果的共同特性；归纳、分析了本地化的四种方式及其制度内容：先于该标准出台而起了示范作用的“先锋型”，仅做部分修整的“修订型”，大刀阔斧修整的 “创新型”，以及借鉴国家标准和相关办法的“融合型”；评析了规范本地化的发展趋势，并对如何推动地方制度建设提出了展望和建议。电子政务；电子文件；档案管理；标准规范；本地化

* 基金项目：中国人民大学科学研究基金（中央高校基本科研业务费专项资金资助）项目“电子文件管理发展与前沿年度报告”（项目批准号：10XNI019）的阶段性成果。自2003年5月1日起实施的国家标准GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》（以下简称《规范》）为中国电子文件归档管理工作提供了方法依据，有效地促进了电子文件归档管理的规范化和有序化。在此前后，各地陆续颁布了本地的电子文件归档管理制度，本文将这些举措视为《规范》的本地化。对《规范》本地化情况进行研究，一方面，可以从一个侧面了解中国电子文件归档管理制度建设的基本情况；另一方面也有助于吸收地方的先进成果，为今后《规范》的修订提供支持和参考。

一、《规范》本地化的基本情况《规范》出台前，一些地方已经制定并发布了电子文件归档管理制度。如，1998年吉林省白城市档案馆制定了《白城市直机关电子文件管理暂行办法》，1999年上海市档案局颁布了《上海市电子文件归档管理暂行办法》。[1]严格而言，这些地方电子文件归档管理制度并不是《规范》直接的本地化成果，然而这些地方制度为《规范》的编制提供了直接的支持，其内容和《规范》有着千丝万缕的联系，因此，本文也将这些制度纳入研究范围。《规范》出台后，各地将《规范》作为电子文件管理工作指南，并不同程度地结合地方具体情况与实际工作需要制定出本地的电子文件归档管理制度。至2011年11月7日，笔者在各省、自治区、直辖市的政府信息公开中心、档案信息网、制度数据库，以及Google、百度等搜索引擎处检索出17个省级地方政府颁布的21份电子文件归档管理制度，覆盖了省级行政区的53%（参见表1）。本文即以此21份制度为研究对象。专题报告·电子文件标准与管理26电子政务 E-GOVERNMENT　2012年第01期（总第109期）

电子文件归档与电子档案管理制度 文件编号

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公司受控文件，未经允许，不得复印或泄露

一.目的

为加强公司数据资料的备份管理，方便各部门做好数据集中备份工作，特制订本制度。

二、适用范围

本制度适用于XX有限公司电子文档的管理。

三. 负责部门

本制度由行政部负责信息收集、归档，各部门协助实施。

四. 制度内容

3.1总 则

(1)对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，由行政部统一协调，指定专人负责，保证管理工作的连续性。

(2)电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管、整理和上传工作，行政部档案管理员要进行指导与监督。

(3)电子文件的管理由行政部负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。

(4)为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就要严格的按照此管理制度和技术实施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。

(5)归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，在内容、相关说明及描述上保持一致。

(6)具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬件拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬件拷贝一并归档。

(7)电子文档管理分软件电子文档管理与普通电子文档管理。

3.2电子文件的收集与积累

(1)收集范围。电子文件的收集范围：草稿性电子文件；非正式电子文件；正式电子文件；无纸电子文件；文本文件；图象文件；图形文件；影像文件；声音文件；多媒体文件；计算机程序；数据文件；公司业务所需的各种文件。

(2)收集、积累要求

1、记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，相关人员须向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件进行保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。

2、保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。