项目文档管理办法

ERP项目文档管理办法ERP项目文档管理办法一、引言本办法旨在规范ERP项目的文档管理，确保项目过程中的重要信息和数据得到妥善记录、整理和保存，以便项目成员之间进行有效的沟通和协作，提高项目成功率。

本办法适用于公司内部所有ERP项目的文档管理。

二、文档管理范围本办法所涉及的文档包括但不限于以下内容：1.项目计划：包括项目章程、项目计划书、需求规格说明书等；2.项目管理：包括项目进度计划、风险管理计划、质量管理计划等；3.项目需求：包括用户需求、功能需求、非功能需求等；4.设计文档：包括系统架构设计、数据库设计、界面设计等；5.开发文档：包括代码注释、代码审查记录、单元测试报告等；6.测试文档：包括测试计划、测试用例、测试报告等；7.实施文档：包括用户手册、操作指南、配置指南等；8.项目总结：包括项目验收报告、项目总结报告等。

三、文档管理职责1.项目经理负责制定项目文档管理制度，确保文档的完整性、准确性和可追溯性。

2.项目成员负责编写、审核和提交各自负责的文档，并确保文档的质量和准确性。

3.文档管理员负责统一管理项目文档，确保文档的安全性和保密性。

4.质量保证部门负责对项目文档进行审核和监督，确保文档的质量和合规性。

5.用户代表负责审核和确认项目文档中的用户需求和功能需求。

四、文档管理流程1.制定文档计划：在项目启动阶段，项目经理应制定详细的文档计划，明确各阶段需要编写的文档及责任人。

2.编写文档：根据文档计划，项目成员按照规定格式和内容编写各自负责的文档。

3.审核文档：项目成员在完成各自负责的文档后，需提交给项目经理进行审核。

项目经理应认真审核每个文档，确保其准确性和合规性。

4.提交文档：经项目经理审核通过的文档，应提交给质量保证部门进行进一步审核。

质量保证部门应对文档进行全面审核，确保其符合公司标准和质量要求。

5.归档文档：经质量保证部门审核通过的文档，应由文档管理员统一归档管理。

文档管理员应确保文档的安全性和保密性。

项目公文管理制度第一章总则第一条为规范项目公文管理工作，提高工作效率和管理水平，特制定本制度。

第二条本制度适用于项目单位内部公文的起草、审批、传阅、签发、归档和销毁工作。

第三条项目单位内部公文的管理应遵循依法、科学、规范、高效的原则，保证公文的真实、准确、完整、及时。

第四条项目公文应当体现政策性、法律性和决策性，具有指导性和约束性。

第五条项目单位应当建立健全公文管理制度，明确工作职责，加强组织领导，统一管理，完善流程，提高效率。

第六条项目公文的管理应当依照国家有关法律法规和项目单位的规章制度进行，保证合法、合规。

第七条项目公文的管理应当依据信息化管理需要，利用现代化的手段进行管理。

第二章公文的起草和审批第八条项目单位内部公文的起草应当明确主题、内容、格式和结构，语言简练、清晰、简洁明了。

第九条项目单位内部公文的起草应当根据文件的性质和重要性确定起草人和审稿人，并经过审定和签发。

第十条项目单位内部公文应当依据工作需要和依法用印的规定，报请公文管理机构封装盖章。

第十一条项目单位内部公文的审稿人应当认真审核文件的内容、格式和规范，确保文稿的规范、准确、完整。

第十二条项目单位内部公文的审稿人根据文件的性质和重要性，进行签署并报请相关领导审定。

第十三条项目单位内部公文起草和审定的过程应当及时、简便，并避免繁琐程序。

第十四条项目单位内部重要公文的审定应当严格执行领导审批制度。

第十五条项目单位内部公文的审定应当依法依规签发，必须由领导亲自签署，不得代签。

第十六条项目单位内部公文的审定应当保证文稿的真实、准确、合法、合规，确保文件的合法效力。

第三章公文的传阅和签发第十七条项目单位内部公文的传阅应当按照公文权限和程序进行，确保传阅的范围、顺序和及时性。

第十八条项目单位内部公文的传阅应当标注明确的传阅意见，并由负责人签署确认，杜绝漏传、乱传。

第十九条项目单位内部公文的签发应当根据文件的性质和重要性确定签发人员，并依法依规完成签章。

项目文档归档管理办法一、背景介绍在项目开展过程中，会产生大量的文档，包括项目计划、需求分析、设计文档、测试报告等。

为了保证项目的顺利进行和信息的有效管理，需要建立一套科学合理的项目文档归档管理办法。

二、管理目标1. 确保项目文档的完整性和准确性；2. 提高项目文档的可查阅性和可维护性；3. 保护项目文档的安全性和机密性。

三、归档管理流程1. 文档分类根据文档的性质和用途，将项目文档进行分类，如项目计划、需求分析、设计文档、测试报告等。

2. 文档命名规范为了方便查找和管理，需要对文档进行统一的命名规范，包括文档名称、版本号、作者、日期等信息。

3. 文档存储位置确定项目文档的存储位置，可以选择使用云存储或者本地服务器进行存储，确保文档的安全性和可访问性。

4. 文档版本管理对于时常修改的文档，需要建立版本管理机制，记录文档的修改历史和版本号，以便追踪和回溯。

5. 文档审批流程对于涉及重要决策和变更的文档，需要建立审批流程，确保文档的准确性和合规性。

6. 文档归档策略根据文档的重要性和使用频率，制定文档归档策略，包括归档时间、归档方式等，确保文档的及时归档和整理。

7. 文档访问权限管理对于涉及机密信息的文档，需要进行权限管理，确保惟独授权人员可以访问和修改。

四、具体操作方法1. 新建文档在开始编写新文档之前，根据文档分类和命名规范，选择合适的文档模板，并填写相关信息。

2. 文档修改在对文档进行修改时，需要记录修改的内容和修改的日期，并及时更新文档版本号。

3. 文档审批对于需要审批的文档，需要按照审批流程进行审批，并记录审批意见和结果。

4. 文档归档根据文档归档策略，及时将文档归档到指定位置，并更新文档的状态和归档日期。

5. 文档查阅通过访问权限管理，确保惟独授权人员可以查阅和下载文档，并记录查阅的人员和时间。

6. 文档备份定期对项目文档进行备份，确保文档的安全性和可恢复性。

五、风险控制措施1. 数据备份定期对项目文档进行备份，确保数据的安全性和可恢复性。

工程项目文件记录管理制度一、总则为规范工程项目文件记录管理工作，确保工程项目文件记录的完整、准确、及时、安全，提高工程项目文件记录利用效率和管理水平，保障工程项目各部门之间信息的流通和共享，特制定本制度。

二、适用范围适用于公司内所有工程项目文件记录的管理和使用。

三、文件记录归档管理1. 文件记录的归档工作由公司指定的专人负责。

负责归档工作的人员应具备相关资质。

2. 文件记录应按照工程项目的进度和分类顺序进行归档，并严格按照文件管理要求进行整理，以便随时检索和使用。

3. 归档文件应定期进行整理，清理过期、重复、无用的文件记录，并及时将处理结果上报给领导。

4. 归档文件的存放位置应设置密封、防潮、防火的文件柜或文件箱内，并定期进行检查和维护。

5. 对于有安全保密要求的文件记录，应特别注意加强保密措施，确保不泄露给非相关人员。

四、文件记录的保管期限1. 普通工程项目文件记录的保管期限为5年，特殊工程项目文件记录的保管期限应根据实际情况确定。

2. 文件记录的保管期限到期后，应根据公司规定进行处理，涉及公司机密的文件记录应进行销毁，不得外泄。

3. 对于有参考价值的文件记录，可以在保管期限到期后转存到长期存储档案中，以备日后研究参考。

五、文件记录的检索和利用1. 文件记录的检索应遵循“先查简表、再查明细表”的原则，便于快速准确找到所需文件记录。

2. 对于需要借阅的文件记录，应填写借阅申请表，并在规定时间内归还，不得私自擅取、更改、销毁文件记录。

3. 对于经常使用的文件记录，可以将其扫描保存在电子设备中，方便随时使用和查阅。

4. 对于外部部门或者相关单位需要的文件记录，应在经领导批准后进行提供，不得私自泄露。

六、文件记录的备份和保护1. 对于重要的文件记录，应定期进行备份，并保存在不同地点以防止数据丢失。

2. 对于电子文件记录，应设置密码和权限管理，防止被非法窃取或篡改。

3. 对于纸质文件记录，应做好防潮、防火等保护措施，确保文件记录的完整性。

单位项目资料规范管理制度第一章总则第一条为了规范单位项目资料管理工作，提高工作效率和信息安全级别，制定本制度。

第二条本制度适用于单位内部所有项目资料的管理工作。

第三条项目资料是指在项目实施过程中产生的各种文件、记录、报表、资料等，包括纸质文件和电子文件。

第四条项目资料管理工作应当遵循合法、规范、便捷、安全的原则。

第五条项目资料管理工作由单位项目管理部门负责，各部门、各项目组织单位负有配合和执行的责任。

第二章资料分类第六条项目资料应当按照内容、形式、保密性等特点进行分类管理。

第七条项目资料的分类包括按照文件类型、项目阶段、保密级别等进行分类。

第八条各部门、各项目组织单位应当根据实际情况制定详细的资料分类规定，并及时更新和完善。

第三章资料管理流程第九条项目资料管理应当遵循“申请、审核、使用、归档、销毁”的管理流程。

第十条项目资料的申请应当由项目管理人员提出，经部门负责人审核后方可进行。

第十一条项目资料的使用和存储应当严格按照规定的流程和标准进行，确保信息安全和便捷性。

第十二条项目资料的归档应当按照规定的时间和要求进行，确保资料的完整性和可查性。

第十三条项目资料的销毁应当严格按照规定的方法和程序进行，确保信息的安全和保密性。

第四章电子文件管理第十四条电子文件是指以电子形式存储的各种项目资料，包括文字、图片、音频、视频等。

第十五条项目电子文件管理应当遵循信息化管理原则，确保数据安全和可用性。

第十六条项目电子文件的存储、备份、检索等工作应当由专门的技术人员负责，确保数据的完整和安全。

第十七条项目电子文件的使用和传输应当严格控制，避免信息泄露和损坏。

第五章保密管理第十八条项目资料中涉及机密、重要商业秘密等信息的管理应当符合国家有关保密法律法规的规定。

第十九条具有保密级别的项目资料应当进行严格的管理和控制，包括存储、传输、使用等环节。

第二十条保密级别的项目资料的管理应当由专门的保密管理人员负责，确保信息的安全和保密性。

EPC工程项目信息文档管理与控制管理办法EPC工程项目信息文档管理与控制管理办法2.7.1 信息分类及一般要求根据国家档案管理规范规程，本总承包工程信息分类包括以下几个方面：1.按文件性质及类型分类为：可行性研究、任务书，设计基础材料，设计文件，工程管理文件，施工文件，监理文件，竣工文件，生产技术准备、试运行，机电设备，财务、器材管理，科研项目，共11类。

2.按文件来源分类为：发包人单位文件，勘测设计单位文件，监理单位文件，总承包单位文件，施工及安装单位文件，政府文件。

3.按目标及施工过程分为：进度、质量、合同及结算、安全环保及其它方面文件。

4.按文件表现形式分为：纸质文档，电子及声像文档。

除此之外，根据国家档案管理规范规程，本总承包工程信息管理还需要遵循以下一般要求：1.所有立卷文件材料应遵循文件材料形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，便于保管和利用。

2.建立联合体信息档案管理制度，设专职信息档案管理人员；明确收发文工作程序及预立卷要求，工程档案、资料借阅规定，工程文件材料管理职责。

3.建设项目分包单位负责收集、整理分包范围内勘测设计、监理、施工的档案资料一式二份，在分包项目完工时，竣工时交总包单位汇总、整理。

4.归档的文件材料应符合有关档案标准，字迹清楚，图面清晰，用耐久性好的碳素笔书写，传真件属不耐久的字迹材料，应在收文后复印一份归档。

2.7.2 计算机信息管理在信息管理方面，利用计算机项目管理信息系统可以实现以下内容：1.项目策划与合同管理2.资源管理3.费用管理4.进度管理5.质量管理6.设计管理7.招标采购管理8.验收和试运行管理9.财务管理10.环境保护管理11.安全生产与职业健康管理为了实现这些目标，需要成立专业部门，建立信息管理处数据中心，并配备熟悉计算机软硬件和能进行信息系统日常维护的计算机专职运行管理人员，负责支持与维护系统。

3、信息在工程施工过程中起着至关重要的作用，可以及时反馈施工进度、技术、质量、安全、成本控制等方面的情况，为决策层提供依据。

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 公司项目文档管理办法第一条为规范 XX 项目组文档归档工作，规范产品开辟过程项目文档的管理，更好地利用现有的技术文档资源，实现技术文档资源共享，确保各类项目的关键成果和实施经验得到及时总结和妥善保管，特制定本办法。

第二条为了更好地进行项目文档管理，项目组应指定一位文档管理员，专门规范文档的调阅、归档，并实施严格的文档分类控制和登记制度。

对于涉及公司机密或者技术机密的文档实施严格的控制和管理。

第三条所有重要文档集中管理，维护档案的安全与完整。

各项目小组人员在工作中形成的具有参考价值的文件、材料由个人或者项目负责人整理后报文档管理人员存档。

所有人员都有承担按时提交文档的义务和职责。

第四条文档版本管理1 文档状态变迁规则项目文档状态分为“草稿”、“正式”和“修改”三种。

文档刚建立时，其状态为“草稿”。

文档通过评审后，其状态变为“正式”。

此后若更改文档，其状态变为“修改”。

修改完毕重新通过评审时，其状态又变为“正式”。

2 文档版本号文档的版本号规则与文档的状态相关。

( 1 )处于“草稿”状态的文档版本号格式为 V0.YZ，YZ 的数字范围为 01~99，随着文档草稿的修正，YZ 的取值应递增。

YZ 的初值和增幅由文档创建人或者修改人自己把握。

( 2 )处于“正式”状态的文档版本号格式为VX.Y，X 为主版本号，取值范围为 1~9。

Y 为次版本号，取值范围为 0~9。

文档第一次成为“正式”文件时，版本号为 V1.0。

如果文档的升级幅度较小，版本号 Y 值可适量增加， Y 值增加一定程度， X 值将适量增加。

档文档升级幅度较大时，才允许直接增大 X 值。

( 3 )处于“修改”状态的文档版本号格式为 VX.YZ ，文档正在修改时，一般只增加 Z 值， X.Y 值保持不变。

当文档修改完毕通过评审，状态成为“正式” 时，将 Z 值设为 0 ，增加 X.Y 值。

参见上述规则( 2 )。

工程项目文档资料管理制度及实施措施在今天的工程项目中，咱们聊聊文档资料管理制度和实施措施，这可是个大事儿啊。

想想看，项目多了，资料自然也就多了。

就像家里的杂物间，东西堆得满满的，找个啥可费劲呢。

文档资料管理这块儿，就得好好抓紧，别让它变成“信息黑洞”，说不定哪天你想找个合同，翻了半天，最后发现被猫给藏起来了。

那可真是“心急如焚”，气得直想踢猫。

咱得有个明确的管理制度。

这个制度就像是家里的规矩，谁也不能随便打破。

大家得知道，什么资料该怎么处理，怎么存放，万一要查找的时候，能轻松搞定，不然到时候你就是“想破脑袋也没办法”。

得制定一些基本规则，谁负责收集、整理、存档，这样一来，人人都有责任感，工作也就顺利多了。

再说了，大家都知道这规矩，能省不少麻烦。

你想，干活的时候，谁都不想听见“找不到、没看到”这种话，听得让人心烦意乱。

要注意的就是资料的分类和存放。

这个可得认真对待，毕竟，资料就像调料，得分门别类，不然可就“乱成一锅粥”了。

工程项目的资料，往往包含合同、设计图纸、会议纪要等等，各种各样。

得给它们分门别类，搞个文件夹，像是给每个孩子起个好名字，才能让它们在文件柜里安安心心地待着。

要是让资料都混在一起，想找到某个图纸，简直就是“像大海捞针”，时间浪费得不可开交。

然后，咱还得定期审查这些资料。

就像是家里的冰箱，定期检查一下，过期的东西得扔掉，才能保持新鲜。

定期审查不仅能让咱知道哪些资料还需要保留，哪些可以处理掉，最重要的是可以发现一些潜在的问题。

比如，某些资料丢了、漏了，赶紧补救，不然一旦出现了问题，那可真是“赔了夫人又折兵”。

就像之前说的，资料管理得像打理花园，定期修剪，才能开出美丽的花。

此外，信息技术的运用也不可忽视。

现如今，科技这么发达，咱们得好好利用这些工具。

使用电子文档管理系统，云存储，甚至是一些专门的软件，能让资料管理变得简单多了。

这就像把文件从纸质转到电子，瞬间“轻松得多”。

电子化后，查找资料就像在手机上找歌那么方便。

项目组文档管理实施办法项目组文档是项目组在各项活动中直接形成并保存备查的各种文献载体形式的历史记录，是项目组在整个项目建设周期中形成的一种重要资源。

包括项目前期启动、采办、建造、完工、项目关闭各阶段中形成的全部文件资料（包括纸载体和电子版文件）。

1.文档模板根据公司统一要求，项目组对外联络主要使用备忘录。

2.文件编号规则1.1日常往来函件1.2合同采办文件3.确定文档归档X围在文档的处理工作中，正确划定项目文档的归档X围是保证项目文档齐全完整，符合质量标准要求的关键环节和重要措施，同时建立统一的归档制度，以便对项目的全部文档实行集中、统一管理。

1.1需要归档文件——记录项目建造周期、具有查考利用价值的文件；1.2需要归档文件——在项目运作过程中生成的文件、上级部门发来的需要贯彻执行的文件和其他机构涉与重要问题的文件等；1.3不需归档文件——相互抄送、无须办理归档和为参考利用而收集来的文件、重复文件以与其他一些不再具有查考利用价值的事务性、临时性文件。

4.文档分类办法1.1按部门——按控制部、合同采办部、HSE部对日常往来函件进行分类；1.2按名称——根据项目组文件不同名称分类，主要用于管理文件，如会议纪要、周月报、安全检查等；1.3按专业——按船体、电气、轮机专业对工程技术资料进行分类；1.4按性质——按预审、退审、详细设计等不同阶段性质对技术资料进行分类；1.5按接收机关——将项目组与采油公司机关（上级单位）的来往文件分类，如海油发展对项目组可研批复文件。

5.文件科学排列确定好文件分类后，需要对文件夹内的文件进行排序，使其条理化、系统化，方便日常的管理和利用。

上级机关文件在前，本项目组的文件在后，来文和复文，复文在前，来文在后；正文和附件，正文在前，附件中后，正文在前，原稿在后。

6.进行文件夹编目1.1编页（X）号——将文件夹内排列好的文件按照顺序编上页（X）号，以固定他们在案卷内的位置，明确案卷内文件的数量，便于保护和查找利用，通常在文件的右上角编著阿拉伯数字；1.2编制文件夹文件目录——文件夹目录相当于文件的明细表，放于文件夹首页，包括每件文件的排列序号、题目、编号（文件号或图号），责任人（直接编制人员或部门）、编制日期、备注等。

项目文件管理办法项目文件管理办法一、总则本办法旨在加强项目文件的管理，确保项目文件的完整性、准确性和安全性，为项目的顺利实施和后续工作提供可靠支持。

本办法适用于公司各部门的项目文件管理工作，包括但不限于项目立项、实施、验收等阶段。

二、管理职责1.项目管理部门负责项目文件的总体规划和监督实施，确保项目文件的及时收集、整理和归档。

2.项目负责人负责具体执行项目文件的管理工作，包括文件的分类、编码、存储、检索和使用等。

3.相关部门负责提供项目文件所需的资料和信息，并协助项目负责人完成文件管理工作。

三、管理流程1.项目立项阶段：项目管理部门根据项目实际情况制定项目文件管理制度，明确文件分类、编码规则、存储方式和使用权限等，并下发各部门执行。

2.项目实施阶段：项目负责人根据项目进度及时收集和整理项目文件，包括设计文件、施工方案、进度报告、验收记录等。

对于纸质文件，应做好分类和归档工作；对于电子文件，应建立电子文档管理系统，便于检索和使用。

3.项目验收阶段：项目负责人对项目文件进行汇总和整理，确保文件的完整性、准确性和合规性。

对不合格的文件进行整改和补充，确保项目文件的整体质量。

4.项目后评价阶段：项目管理部门组织项目后评价工作，对项目文件的质量和管理效果进行评估和总结，发现问题并及时改进。

四、管理措施1.制定完善的文件管理制度，包括文件的分类、编码、存储、使用等方面的规定。

2.建立统一的文件管理系统，实现文件的分类、编码、存储、检索和使用等功能，提高文件管理效率。

3.明确各部门的职责和分工，确保项目文件的及时收集、整理和归档。

4.加强电子文件的安全管理，建立电子文档备份系统，防止电子文件损坏或丢失。

5.对项目文件进行定期检查和审计，确保文件的完整性、准确性和合规性。

6.对项目文件管理工作进行定期评估和总结，发现问题并及时改进。

五、监督与考核1.项目管理部门负责对项目文件管理工作的监督和考核，发现问题及时提出整改意见。