深圳物业档案管理规范

最新物业公司档案管理制度一、总则为了规范物业公司的档案管理工作，提高档案管理效率和保护档案资料的安全性，特制定本管理制度。

二、档案管理系统物业公司应建立健全档案管理系统，包括电子档案和纸质档案两部分。

档案管理系统应包括档案的分类、编号、归档、借阅、销毁等环节。

三、档案分类和编号物业公司应将档案按照内容和用途进行分类，例如合同档案、人事档案、财务档案等。

每个档案应有唯一编号，并建立档案编号管理制度。

四、档案归档物业公司在收到新的文件或合同后，应及时进行归档。

归档前应对档案进行目录整理和资料整编，并记录归档时间和归档人员。

五、档案借阅员工需要查阅档案时，应向档案管理员提出申请。

申请包括借阅目的、借阅期限等。

档案管理员应根据申请情况进行审批并记录相关信息。

六、档案销毁物业公司应定期对档案进行清理和归档，将已过期或无效的档案进行销毁。

销毁过程应严格按照规定进行，记录销毁时间和销毁人员。

七、档案保管和安全物业公司应专门设立档案室进行档案保管，保证档案资料的安全性。

除授权人员外，禁止未经许可私自拿取档案，禁止私自复印和传阅档案。

八、电子档案管理物业公司应建立电子档案管理系统，确保重要档案能够进行电子存档和备份。

对电子档案进行加密和权限管理，防止非授权人员访问。

九、档案查找与借阅的申请程序1.员工需提出书面档案查找与借阅申请。

2.档案管理员审核申请，核对借阅目的、借阅期限等，以确定是否批准借阅。

3.档案管理员根据开放目录查找档案，如发现档案不在处则告知借阅人。

4.如档案可借阅，则由员工填写借阅登记表，并保证档案的安全和完好。

5.员工在借阅期限内查阅，过期需提前续借或归还档案。

6.查阅完毕后，员工交还档案给档案管理员，并由档案管理员核对、整理档案。

十、档案管理制度的宣贯和培训物业公司应定期组织档案管理制度的宣贯和培训，使员工了解和掌握档案管理的相关规定和要求，提高档案管理的意识和能力。

结论：物业公司的档案管理制度对于保护和管理公司的各项重要文件和资料至关重要。

物业管理处档案管理制度一、总则1. 为规范物业管理处档案管理工作，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。

2. 本制度适用于物业管理处所有档案的收集、整理、保管、利用和销毁等管理工作。

二、档案分类1. 档案分为行政管理档案、财务管理档案、工程管理档案、客户服务档案、合同协议档案等。

2. 各类档案应按照其性质和用途进行详细分类，并建立相应的档案目录。

三、档案收集1. 物业管理处应指定专人负责档案的收集工作，确保所有相关文件、资料的完整性。

2. 收集的档案资料应包括但不限于：物业管理合同、业主资料、设备设施档案、维修记录、安全事故记录等。

四、档案整理与归档1. 档案整理应按照分类进行，确保每份文件资料的系统性和逻辑性。

2. 归档时应编制档案索引，便于检索和查阅。

五、档案保管1. 档案保管应选择干燥、通风、防潮、防火的环境，确保档案的安全。

2. 定期对档案进行检查和维护，防止档案损坏或丢失。

六、档案利用1. 档案利用应遵循保密原则，未经授权不得随意查阅、复制或传播档案内容。

2. 需要查阅档案的人员应填写查阅申请表，并经物业管理处负责人批准后方可查阅。

七、档案更新与销毁1. 对于需要更新的档案，应及时进行更新，并做好更新记录。

2. 对于过时或无用的档案，应按照规定程序进行销毁，防止信息泄露。

八、档案责任1. 物业管理处负责人对档案管理工作负总责，确保档案管理工作的有效性。

2. 档案管理人员应对档案的收集、整理、保管等工作负责，确保档案的完整与安全。

九、附则1. 本制度自发布之日起实施，由物业管理处负责解释。

2. 对本制度的修改和补充，应由物业管理处提出，经批准后方可执行。

请根据实际情况调整上述内容，确保其符合具体物业管理处的需求和规定。

第一章总则第一条为规范物业管理公司档案管理工作，确保档案资料的安全、完整和有效利用，提高物业管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司各部门、各项目部及全体员工。

第三条公司档案管理工作遵循以下原则：1. 集中统一管理：公司档案实行集中统一管理，各部门、各项目部应将档案资料及时移交至公司档案室。

2. 完整准确：档案资料应完整、准确，确保其真实性和可靠性。

3. 安全保密：加强档案资料的安全保密工作，防止档案资料遗失、损毁和泄露。

4. 便于利用：提高档案资料的使用效率，为物业管理提供有力支持。

第二章档案管理范围第四条公司档案管理范围包括：1. 公司内部管理制度、规定、办法等文件。

2. 公司发展规划、年度计划、统计资料等。

3. 财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案等。

4. 会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

5. 物业管理服务过程中产生的各类文件、资料、图表等。

第三章档案管理职责第五条公司档案室负责公司档案的集中管理，具体职责如下：1. 制定档案管理制度，组织实施档案管理工作。

2. 负责档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。

3. 负责档案资料的保密工作，防止档案资料遗失、损毁和泄露。

4. 定期对档案资料进行鉴定、整理、销毁。

5. 为公司各部门、各项目部提供档案查询、利用服务。

第六条各部门、各项目部负责本部门、本项目的档案管理工作，具体职责如下：1. 负责收集、整理、归档本部门、本项目的档案资料。

2. 按照档案管理制度的要求，及时将档案资料移交至公司档案室。

3. 加强档案资料的安全保密工作，防止档案资料遗失、损毁和泄露。

4. 积极配合公司档案室开展档案管理工作。

第四章档案收集与整理第七条公司档案收集工作应遵循以下原则：1. 及时性：及时收集各类档案资料，确保档案资料的完整性。

2. 完整性：收集的档案资料应完整、准确，确保其真实性和可靠性。

深圳档案管理规范引言概述：深圳作为中国改革开放的前沿城市，档案管理规范是其现代化管理的重要组成部份。

规范的档案管理不仅可以保障政府机构和企业的合法权益，也有利于保护历史文化遗产，促进社会发展。

本文将从五个方面详细介绍深圳档案管理的规范要求。

一、档案管理的基本原则1.1 遵守法律法规：深圳档案管理应遵守《档案法》等相关法律法规，保障档案的安全性和完整性。

1.2 保密性原则：对于涉密档案，应严格按照国家保密法规进行管理，确保档案信息的安全性。

1.3 便民原则：档案管理应以便民为宗旨，方便公众查询和利用档案信息。

二、档案馆建设和设施设备要求2.1 建设规范：深圳档案馆应符合国家档案馆建设标准，保证档案存储环境的稳定性和安全性。

2.2 设施设备完备：档案馆应配备完善的防火、防水、防盗设施，保障档案的安全。

2.3 数字化建设：应加强档案数字化建设，提高档案信息的存储和检索效率。

三、档案整理和分类标准3.1 档案整理：深圳档案管理要求对档案进行分类整理，建立规范的档案目录和检索系统。

3.2 分类标准：应根据档案的内容和形式，制定统一的分类标准，方便档案的管理和利用。

3.3 保管期限：对于不同类别的档案，要根据规定的保管期限进行分类存放，确保档案的长期保存。

四、档案借阅和利用管理4.1 借阅规定：制定明确的档案借阅规定，规范档案的借阅流程和权限管理。

4.2 利用管理：对于档案的利用要求，应加强监管，防止档案信息被滥用或者泄露。

4.3 电子档案管理：对于电子档案的借阅和利用，也应建立规范的管理制度，保障信息安全。

五、档案销毁和转移管理5.1 销毁程序：对于已经过期或者无用的档案，应按照规定的程序进行销毁，确保档案信息的安全性。

5.2 转移管理：对于需要长期保存的档案，应及时进行转移，保证档案的长期保存和利用价值。

5.3 档案调档：对于需要调档的情况，应建立规范的调档程序，确保档案信息的准确性和完整性。

结语：深圳档案管理规范的实施对于城市管理和发展至关重要。

深圳档案管理规章制度目录第一章总则第一条为加强深圳市档案管理工作，规范档案管理行为，制定本规章。

第二条本规章适用于深圳市各级各类单位的档案管理工作。

第三条深圳市档案管理工作宗旨是：依法保护档案、合理利用档案、规范管理档案、服务社会。

第四条深圳市档案管理工作原则是：依法管理、分类保管、积极利用、加强教育。

第五条深圳市各级各类单位应当建立健全档案管理制度，明确档案管理职责，加强档案管理工作。

第二章档案管理原则第六条深圳市各级各类单位应当按照档案管理规定，合理分类保管档案。

第七条深圳市各级各类单位应当认真审核归档文件的真实性、完整性和可信度，做好档案管理工作。

第八条深圳市各级各类单位应当加强档案管理人员的培训，提高档案管理水平。

第九条深圳市各级各类单位应当积极利用档案，推动档案资源的共享。

第十条深圳市档案管理工作应当遵守国家相关法律法规，维护国家利益和社会公共利益。

第十一条深圳市各级各类单位档案管理工作要严格遵守机密档案保护法规。

第三章档案管理职责第十二条深圳市各级各类单位应当设立档案管理办公室或档案管理部门，明确档案管理工作职责。

第十三条深圳市各级各类单位应当设立档案管理工作岗位，配备专职档案管理人员。

第十四条深圳市各级各类单位应当明确档案管理人员的职责，做好档案管理工作。

第十五条深圳市各级各类单位应当加强档案管理人员的培训，提高档案管理水平。

第十六条深圳市各级各类单位应当建立档案管理纪检机制，加强档案管理监督。

第四章档案管理制度第十七条深圳市各级各类单位应当制定档案管理制度，明确档案管理流程和责任。

第十八条深圳市各级各类单位应当建立档案管理规范，规范档案管理行为。

第十九条深圳市各级各类单位应当加强档案管理制度的宣传，提高档案管理意识。

第二十条深圳市各级各类单位应当建立档案管理档案管理规章制度，规范档案管理工作。

第二十一条深圳市各级各类单位应当加强档案管理规章制度的宣传，提高档案管理水平。

第五章档案管理检查第二十二条深圳市各级各类单位应当定期进行档案管理检查，及时发现问题并整改。

第一章总则第一条为了加强物业管理中心档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本中心实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于物业管理中心所有档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。

第三条物业管理中心档案管理遵循以下原则：（一）集中统一管理原则：物业管理中心档案实行集中统一管理，各部门、各岗位应按照规定程序报送档案。

（二）分级管理原则：物业管理中心档案分为重要档案、一般档案和秘密档案，分别按照规定进行管理。

（三）规范管理原则：物业管理中心档案管理应遵循规范化、标准化、科学化的要求，确保档案的完整、准确、安全和有效利用。

（四）保密原则：物业管理中心档案管理应严格执行国家保密法律法规，确保档案的保密安全。

第二章档案收集与整理第四条物业管理中心档案收集范围：（一）物业管理合同、协议、规章制度等文件材料；（二）物业管理项目验收、验收合格证明、工程图纸等资料；（三）物业管理项目变更、维修、保养等记录；（四）物业管理服务、收费、投诉、纠纷等记录；（五）物业管理中心人事、财务、会议等内部资料；（六）物业管理中心与其他单位、个人往来函件、合同等。

第五条档案整理要求：（一）档案材料应分类、编目、立卷、归档；（二）档案材料应按照时间顺序排列，确保档案的完整性和连续性；（三）档案材料应使用规范用语，确保档案内容的准确性和可读性；（四）档案材料应妥善保管，防止损坏、丢失和泄密。

第三章档案保管与利用第六条档案保管要求：（一）档案保管场所应具备防火、防盗、防潮、防虫、防霉等条件；（二）档案保管设施设备应符合国家规定标准，确保档案安全；（三）档案管理人员应定期检查档案保管情况，发现问题及时处理。

第七条档案利用要求：（一）档案利用应遵循真实性、合法性、合规性原则；（二）档案利用应填写档案利用登记表，明确利用目的、范围和期限；（三）档案利用应尊重档案的保密性，未经批准不得擅自复制、摘抄、传播档案内容。

物业管理档案资料管理制度一、总则1. 为规范物业管理公司的档案资料管理工作，确保档案资料的完整性、安全性和可追溯性，特制定本制度。

2. 本制度适用于物业管理公司及其下属各部门和项目管理处。

二、档案资料分类1. 档案资料分为行政管理档案、财务管理档案、工程管理档案、客户服务档案、安全管理档案等类别。

2. 各类档案应按照其性质和用途进行详细分类，并设立相应的档案编号。

三、档案资料的收集与整理1. 各部门应指定专人负责档案资料的收集、整理和归档工作。

2. 档案资料应定期进行整理，确保资料的准确性和时效性。

四、档案资料的保管1. 档案资料应存放在干燥、通风、防火、防潮的环境中，避免阳光直射。

2. 档案室应配备必要的安全设施，如防盗门、报警系统等。

五、档案资料的借阅与使用1. 档案资料的借阅应遵循“谁借阅、谁负责”的原则，借阅人需填写借阅登记表。

2. 借阅期限一般不得超过一个月，如需延长，应提前办理续借手续。

六、档案资料的更新与维护1. 档案资料应定期进行更新，确保信息的准确性和有效性。

2. 对于过时或作废的档案资料，应及时进行标识、隔离，并按照规定程序进行销毁。

七、档案资料的保密1. 档案资料涉及公司机密和业主隐私，应严格保密，不得泄露给无关人员。

2. 对于涉及敏感信息的档案资料，应采取额外的安全措施。

八、档案资料的电子化管理1. 鼓励将纸质档案资料转化为电子档案，以提高管理效率和资料的可访问性。

2. 电子档案的存储和备份应符合信息安全的要求。

九、违规处理1. 对于违反档案资料管理制度的行为，物业管理公司应视情节轻重给予相应的处罚。

2. 造成档案资料丢失、损坏或泄露的，应追究相关人员的责任。

十、附则1. 本制度自发布之日起生效，由物业管理公司负责解释。

2. 对本制度的修改和补充，应经过物业管理公司的审议和批准。

请注意，这是一个简化的模板，具体内容应根据物业管理公司的实际情况和法律法规的要求进行调整和完善。

物业管理公司档案管理制度一、总则1. 为规范物业管理公司的档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。

2. 本制度适用于物业管理公司及其下属各部门的档案管理工作。

二、档案管理原则1. 档案管理应遵循合法、真实、完整、保密的原则。

2. 档案管理工作应与物业管理公司的业务流程同步，确保档案的及时更新。

三、档案分类1. 根据档案的性质和用途，将档案分为行政管理档案、财务管理档案、工程管理档案、客户服务档案等类别。

四、档案的收集与整理1. 各部门应指定专人负责档案的收集、整理和归档工作。

2. 档案收集应全面、系统，包括但不限于合同、协议、通知、会议记录、工作报告等。

五、档案的归档与保管1. 归档应按照档案的分类和编号顺序进行，确保档案的有序存放。

2. 档案保管应选择适宜的环境，防止档案受损。

六、档案的利用与借阅1. 档案的利用应严格遵守保密规定，未经许可不得擅自复制、传播档案内容。

2. 档案借阅应办理登记手续，明确借阅期限，并按时归还。

七、档案的更新与销毁1. 档案应及时更新，对于过时或失效的档案应及时进行标识和处理。

2. 对于需要销毁的档案，应按照相关法律法规和公司规定进行，确保档案信息的安全。

八、档案的安全管理1. 档案室应设置门禁系统，限制非授权人员进入。

2. 定期对档案安全管理措施进行检查和评估，确保档案安全。

九、档案管理人员的职责1. 档案管理人员负责档案的收集、整理、归档、保管、借阅、更新和销毁等工作。

2. 档案管理人员应定期接受档案管理培训，提高档案管理的专业能力。

十、附则1. 本制度自发布之日起实施，由物业管理公司负责解释。

2. 对于违反本制度的行为，物业管理公司将根据情节轻重采取相应的纪律处分。

请根据实际情况调整和完善上述内容，以确保其符合物业管理公司的具体情况和需求。

第一章总则第一条为加强物业企业档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高物业管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本企业实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于物业企业内部所有档案的管理工作，包括但不限于：文书档案、合同档案、财务档案、工程档案、物业档案等。

第三条物业企业档案管理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案的全面、完整，不留空白。

2. 准确性原则：档案内容真实、准确，无虚假、伪造。

3. 系统性原则：档案分类科学、有序，便于查阅。

4. 安全性原则：采取有效措施，确保档案安全。

5. 规范化原则：按照国家档案管理标准，规范档案管理工作。

第二章档案管理职责第四条物业企业应设立档案管理部门，负责企业档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

第五条档案管理部门的主要职责：1. 负责制定档案管理制度，组织实施档案管理工作。

2. 负责档案的收集、整理、归档、保管和销毁。

3. 负责档案的鉴定、统计、编目、检索和咨询服务。

4. 负责档案信息化建设，提高档案管理效率。

5. 负责对各部门、各项目的档案管理工作进行监督、检查和指导。

第三章档案收集与整理第六条档案收集：1. 物业企业各部门、各项目应按照档案管理制度，及时、全面地收集各类档案。

2. 收集的档案应真实、准确、完整，符合国家档案管理标准。

3. 档案收集应遵循以下原则：（1）归档范围：包括但不限于企业内部文件、合同、报表、凭证、照片、录音、录像等。

（2）归档时间：按年度、项目或业务类别进行归档。

（3）归档要求：档案材料应齐全、规范、清晰。

第七条档案整理：1. 档案整理应按照国家档案管理标准进行，包括分类、编号、编目、装订等。

2. 档案分类应科学、合理，便于查阅。

3. 档案编号应统一、规范，便于检索。

4. 档案装订应牢固、美观，便于保管。

第四章档案保管与利用第八条档案保管：1. 档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设施。

第一章总则第一条为加强物业管理公司档案管理，规范档案收集、整理、归档、保管和利用工作，确保档案资料完整、准确、安全，特制定本制度。

第二条本制度适用于物业管理公司所有档案资料的管理。

第三条档案管理工作应遵循以下原则：1. 完整性：确保档案资料齐全，不得遗失、损毁；2. 准确性：档案资料内容真实、准确；3. 安全性：确保档案资料安全，防止泄露、丢失；4. 便捷性：方便档案资料的查阅和利用。

第二章档案分类与归档第四条档案分类：1. 综合档案：包括公司组织机构、制度文件、会议记录、工作总结等；2. 业主档案：包括业主基本信息、合同、投诉、维修记录等；3. 物业档案：包括物业设施设备资料、维修保养记录、绿化养护记录等；4. 财务档案：包括财务报表、收支凭证、审计报告等。

第五条归档范围：1. 公司内部形成的各类文件、资料；2. 业主提交的各类文件、资料；3. 物业管理活动产生的各类文件、资料；4. 财务活动产生的各类文件、资料。

第六条归档时间：1. 综合档案：每月归档一次；2. 业主档案：每季度归档一次；3. 物业档案：每半年归档一次；4. 财务档案：每年归档一次。

第三章档案整理与保管第七条档案整理：1. 按照档案分类、归档范围、归档时间进行整理；2. 对档案资料进行编号、编目、编制索引；3. 对重要档案资料进行备份。

第八条档案保管：1. 档案资料应存放在安全、干燥、防潮、防尘、防盗的档案柜（室）内；2. 定期检查档案保管条件，确保档案资料安全；3. 档案资料不得擅自借阅、复制、泄露。

第四章档案利用第九条档案利用：1. 档案资料查阅：需填写查阅申请，经批准后方可查阅；2. 档案资料复制：需填写复制申请，经批准后方可复制；3. 档案资料借阅：需填写借阅申请，经批准后方可借阅。

第五章奖励与处罚第十条对在档案管理工作中表现突出的个人，给予表彰和奖励。

第十一条对违反档案管理制度，造成档案资料遗失、损毁、泄露等行为的，予以通报批评，并追究相关责任。