文控工作流程图

收文类----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------外来文件（含图纸、客诉等）处理流程图纸：1、由相应部门转来后，将此次来文情况登记在《外来知会清单》的“图纸”工作表中。

2、制作《外来文件知会表》，并将图纸以电子档或纸质方式发送给RD处。

3、之后追索图纸转换情况，发放图纸。

客诉：1、由市场部转来后，将此次来文情况登记在《外来知会清单》“品质&其他”工作表中。

2、制作《外来文件知会表》，并将投诉以电子档或纸质方式（有时是实物）发送给客服处。

3、之后追索客诉解决情况，完成后填写完整“品质&其他”工作表。

注：有时客诉涉及RD等其他部门，据情况找相应人签名并复印给负责人。

外来文件（行政等）处理流程行政来文：1、接受到后，在《外来文登记》中记录，并让转交人签名。

2、根据来文类别将此次来文情况登记在相应工作表中。

3、纸质文件存放至相应档案盒。

注：相应文件由对应分管总监审阅，具体划分参见其职能明细。

发文类----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------发文（含红头文件、通知等）处理流程发文：打印出草稿，粘贴上文件处理笺，相应领导签字确认后，打出，盖行政章注：相应文件由对应分管总监审阅，具体划分参见其职能明细。

文件编制、更改、销毁----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------文件编制流程体系文件：1、收电子档标准化后，打印交于责任部门，让其找相应部门会签。

文件和记录控制程序（IATF16949-2016/ISO9001-2015）1.0目的确保文件的编制、审核、审批、发布与更改的职责和程序规定，以及为提供符合要求及质量管理体系有效运行的证据而建立的记录的标识、储存、保护、检索、保留和处置所需的控制要求。

2.0范围适用于本公司质量管理有关的文件、记录，包括与本公司质量管理体系有关的外来文件和为提供符合要求及质量管理体系有效运行的所有证据记录（图面管理规定另定）。

3.0职责3.1各职能部门：提出文件制定、修订、废止申请，编辑文件内容；受控文件的规定、审核、批准、签收、保管、执行。

3.2文管中心：负责依本程序规定执行审校、制作、记录、发型、回收、销毁和节约等受控作业；受控文件的原稿及行管记录的保管。

负责记录、整理、编号、整理、借阅、维护和清理等工作。

3.3相关部门：参与文件制定、修订、废止作业中的会签工作。

受控文件的会签、签收、保管、执行。

4.0文件管理工作流程及说明单位文控中心4.10受控文件不得随意复印、涂改；文件若用电子版本发布时，有文控中心通过内部网络发放给个相关使用部门；发分单位：“√”代表发布纸质文件；“Δ”代表发布电子文件。

4.11文件丢失或严重损坏应说明原因再办理申领手续，文件管理人员应注明丢失或损坏文件的编号以备查考。

相关文控中心4.12受控文件发放到外部（例如顾客、审核方）不再加盖“受控”章，及时复印件显示“受控”印记也不再进行跟踪管理。

4.13文件变更废止是，有文控中心受旧版文件，回收是应该核对文件发放记录，若有遗失，则备注于发放记录，并由责任单位填写《文件申请单》注明遗失原因，交于文控中心存档。

4.14程序文件设计的表单附于相应的程序文件电子档后面，由各单位根据需求请文控打印后自行影印。

若表单版次变更，有文控中心根据文件发放记录通知相关部门更换新版表单。

4.15作业指导书的发放遵循“谁使用，谁保管”的原则。

4.16须发行的外来文件，其发放、回收须进行转换，屏蔽客户信息，转化成内部文件再进行发放、回收。

文控工作流程一、文控工作的定义和重要性随着企业规模和业务范围的扩大，文档量和种类日益增多，文档控制显得尤为重要。

文控工作是指企业在文档管理方面的规范化、标准化和系统化管理。

它是企业信息化建设的重要组成部分，对于保证企业信息的可靠性、完整性和安全性，提高企业运转效率、降低风险和成本，提升企业管理水平和核心竞争力，具有重要意义。

二、文控工作的目标文控工作的目标是建立一套制度化的文档管理流程，确保企业各类文档的质量、完整性、规范性和可追溯性，达到以下效果：1. 保证文档的规范性：确保企业各类文档的规范性，符合相关标准和管理要求，具有一致的格式和风格。

2. 确保文档的完整性：确保文档的准确性、真实性、完整性和保密性，避免文档被篡改或丢失。

3. 确保文档的可追溯性：确保每个文档有确切的版本号和变更记录，方便文档跟踪和历史查阅。

4. 提高文档的检索效率：通过建立文档索引、分类、归档等措施，提高文档的检索效率和利用价值。

5. 降低风险和成本：通过规范文档流程和防范文档泄露等措施，降低企业运营和管理风险，减少成本和人力投入。

三、文控工作的流程和步骤文控工作的具体流程和步骤可分为以下几个方面：1. 文档的制定：企业员工根据工作需要，制定相应的文档。

制定文档前，应明确文档类型、目的、内容、格式等要素，确保文档符合规范。

2. 文档的审批：完成文档制定后，应进行审批流程。

审批应根据文档类型、工作流程等因素，设置相应的审批流程和节点，确保审批过程中的透明度、公正性和及时性。

3. 文档的发布：完成审批后的文档，应进行发布工作。

发布工作应包括文档的传递、归档和记录，以确保文档的完整性、可追溯性和使用价值。

4. 文档的变更：随着企业和业务的不断变化，原有的文档可能需要进行变更。

变更应根据文档的重要性和变更影响，设置相应的程序和流程。

5. 文档的存档：随着时间的推移，部分文档可能会变成非常重要的历史证据或遗产。

因此，应建立相应的存档制度，将重要文档进行保留和备份。

1.0 目的对公司各类文件进行有效控制，保证文件得到合理使用、规范管理。

确保公司标准化管理有效实施，并持续改进。

2.0 适用范围适用于本公司内部文件及外来文件的控制和管理，本流程对文件的编制、审批、标识、发放、使用、更改、回收、作废、销毁和归档等做了具体规定。

3.0 定义：3.1管理类文件：作业流程的支持性文件或对公司特定的运作进行制度化、标准化规定的文件。

如办法、规定、制度、准则、流程、控制卡等。

3.2 技术类文件：描述产品信息或对生产作业、产品检验进行标准化规定的相关文件，如：产品设计图纸、工艺文件、作业指导书、产品标准、检验规范、验收准则、操作规范等。

3.3 行政类文件：公司行政管理中形成的相关文件，如：任命书、聘任书、军令状等4.0 职责4.1 总经理：负责公司一、二阶文件的核准。

4.2 管理者代表：负责公司质量手册的编写与审核，程序文件的审核及全公司标准文件的协调工作。

4.3 人事行政部文控员：负责全公司标准化文件的归口管理。

4.4 各职能部门：负责与本部门有关文件的编写、控制和管理。

5.0 作业规范5.1 文件结构：5.1.1 本公司文件结构分为四阶，如下图：品质手册一阶文件程序文件二阶文件作业指导书三阶文件四阶文件表单记录5.1.2 质量手册的编号原则年份文件类别公司代码5.1.3 作业流程5.1.3.1作业流程的编号原则5.1.3.2作业流程的编写格式首页为流程图1.目的：叙述制定该作业程序的目的。

2.范围：说明该作业程序的适用范围。

3.定义：解释程序内容中非通用词的含义，若没有则注明无。

4.职责：作业内容中所涉及到的主要部门及其职责。

5.作业流程：说明该程序的工作流程。

6.参考文件：列出该流程所引用的相关文件的名称。

7.应用表单：列出该流程所使用的表单名称及编号。

8.管理约定：说明违反该流程作业的相关处罚规定。

9.考核指标：列出该流程所产生的关键指标。

5.1.4 制度/规范/标准/控制卡/作业指导文件可分为管理类、技术类和行政类的文件，具体如下：5.1.4.1 管理类文件A.编号原则I……流水号管理类文件代码部门代码公司代码B.编写格式首页为流程图(必要时)1、目的：叙述制定该管理规定、制度的目的。