文控管理办法88280

公司文控中心管理办法1. 引言本文档旨在规范和管理公司文控中心的运作和管理，确保公司各类文档的准确、完整和及时性，提高工作效率和信息管理水平。

2. 文控中心职责公司文控中心是负责管理和控制公司各类文档的部门，其职责包括但不限于：•制定和完善公司文控制度和管理办法；•管理公司各类文档的创建、发布、变更和废止流程；•确保公司文档的合规性、准确性和一致性；•组织编制文档模板和标准规范，确保文档的格式统一和规范化；•提供文档管理系统的技术支持和维护；•协助各部门进行文档存档、分类和检索工作；•培训新员工有关文档管理的知识和技能。

3. 文控中心的组织结构公司文控中心设有主任和多名文控专员，主要职责如下：3.1 主任•负责文控中心的日常管理和运作；•组织制定和改进文控中心的管理制度和工作流程；•监督和指导文控工作，确保文档管理的有效性和高效性；•汇报工作给上级领导，并提供决策依据。

3.2 文控专员•负责文档的创建、修改、审核和发布；•管理文档的版本控制，确保文档的更新和追踪；•组织文档的分类、存储和检索，确保文档的有效管理和利用；•培训员工使用文档管理系统以及遵守相关文控规范；•协助主任进行文控工作的分配和协调。

4. 文档的创建和发布流程为了保证文档的质量和效率，公司制定了以下文档的创建和发布流程：1.提出文档需求：任何部门需要新的文档或对现有文档进行修改、废止的，需向文控中心提出文档需求。

2.文档编写：文控专员根据需求进行文档的编写或修改，确保文档的准确性和规范性。

3.文档审核：编写完成后，文档需提交给相关部门经理或专业人员进行审核，确保文档内容的合规性和专业性。

4.文档发布：审核通过后，文档由文控中心发布，通知相关人员并确保文档的正确传达和使用。

5.文档更新：针对文档的变更或废止，需进行相应的修改和更新，并由文控中心记录和跟踪变更历史。

5. 文档模板与规范为了提高文档的一致性和美观度，文控中心制定了文档模板和规范，包括但不限于以下方面：•文档格式规范：规定了文档的字体、字号、行距、标题等格式要求，确保文档的统一和易读性。

文控管理办法第一篇：文控管理办法文控管理办法1、编制目的为确XXXXX项目部文件、资料控制和管理的标准化、规范化，以及与竣工资料的有效对接，规范工程文件管理。

2、适用范围适用于XXXXX项目部和下属各机组施工全过程，包括施工、验收、试运投产各阶段。

体现于文件、信息资料的收集—整理—分类—分发传递及存档全过程。

3、职责3.1工程参建各机组根据工程实际情况成立相应的文件控制管理部门，负责本机组所有文件书写、打印、印制、审核、收发及管理工作,认真执行监理、业主制定并下发的各项文控管理制度，记录并保管所有质量、安全、施工管理、环境保护的施工资料。

资料记录必须真实、完整、齐全，填写及时、准确、字迹清晰，符合标准要求，不得随意涂改。

3.2 项目部各专业负责人负责对接收文件及资料审核，拟定处理计划并报项目经理审批后，交项目部文控统一处理。

4、工作内容 4.1 文件分类方法4.1.1各机组按文件来源单位编制目录；根据各自的实际情况编制一级目录、二级目录、三级目录。

4.1.2电子版文件按文件亦应建立一、二、三级文件目录.4.1.3纸制版文件按一级目录分类建立文件柜，按二级目录进行分区，按三级文件目录建文件夹。

4.2文件控制编码4.2.1为了规范文件编码，便于文件索引、查阅和分类归档、规范文件管理，各机组的文件编码应遵守项目部编制的《文件控制编码细则》。

4.2.2 所有收到和发出的文件，必须进行编码和登记，并录入电子表格和电子数据库，以方便查询。

4.3 文件控制和管理 4.3.1 文件发放管理 4.3.1.1 发文登记 1）待发文件需经文控核稿并登入台帐，登记时，应注明文件标题、密级、文件编码、拟稿部门、分发情况、份数、发文时间。

2）文控人员应按发文所列收件人进行发文，做好发文记录，并跟踪文件办理状态。

4.3.1.2 文件盖印文件盖印表明文件的严肃性，对于涉及投资、质量、设计变更等重要事件的文件须加盖印章后发送，否则视为无效文件。

文控管理办法文控管理办法一、引言文控（文档控制）是指对企业内部的各类文档进行管理和控制，确保文档的准确性、完整性、及时性和可审查性。

文控管理办法是为了规范和指导企业内部文控工作，提高文控水平，保障企业正常运营和业务的顺利进行而制定的。

二、文控管理的目的文控管理的目的是确保企业内部文档的质量和效率，实现以下目标：1. 保证文档的准确性和一致性，防止错误信息的传播和使用；2. 确保文档的完整性和可追溯性，便于查阅和审查；3. 提高文档的可控性和可管理性，方便后续的文档更新和审查；4. 提高文档的发布效率，确保及时更新和传播。

三、文控管理的内容文控管理包括以下内容：3.1 文档编制与修订- 所有文档的编制和修订应该由专门的负责人进行，并进行严格的版本控制；- 在编制和修订文档时，应该按照预定的规范和格式进行，确保文档的一致性和协调性；- 所有修订后的文档都需要经过审核和批准，并及时更新到相关的文档库中。

3.2 文档存储和管理- 所有文档都需要存储到专门的文档库中，并进行分类和归档，方便查找和管理；- 文档库需要采用合适的命名规则和目录结构，以便快速定位和检索文档；- 文档库应该设置权限管理，保护重要文档的安全性和机密性。

3.3 文档发布与传播- 在文档修订完成后，需要及时将修订后的文档发布到适当的渠道，如公司内部网站、邮件等；- 对于重要文档的发布，应该使用正式的发布流程，并将发布记录进行备份，以备以后审查和追溯；- 文档的传播应该尽量使用电子化的方式，减少纸质文档的使用和传递，提高效率和环保意识。

四、文控管理的责任与权限文控管理需要明确相关人员的责任与权限，以保证文控工作的正常进行和落地。

- 领导层应该确定文控管理的重要性，并提供足够的资源和支持；- 文控管理员负责具体的文控工作，包括文档编制、修订、存储、发布等；- 各部门和岗位要明确文控的职责和要求，并按照规定执行；- 所有员工都有义务遵守文控管理办法，并积极参与文控工作。

某公司文控中心管理办法某公司文控中心管理办法第一条：总则为保障某公司文件管理的科学化、规范化、便利化及信息安全，加快工作效率，特制定本管理办法。

第二条：职责1.文控中心为全公司所有部门提供文件信息的咨询和查询服务，并对公司内部及外部文件进行收发、分类、归档和保管。

2.文控中心对公司制定、修改的所有文件作逐一审查、审核、校对和归档，并为相关人员提供参考和使用。

3.文控中心要做好文件流转记录和管理，规范文件处理流程，确保公司文件的安全和机密性。

第三条：文控中心管理制度1.责任制：文控中心应该建立确切的岗位职责、工作流程和操作规范，并严格落实到岗位上，保证文控工作的全面、精细、高效。

2.纪律制：文控中心应建立文明办公、服务意识、保密意识、纪律意识等各方面的制度，对违反相关规定行为的，要及时进行纠正或者处罚。

3.培训制：文控中心应该定期对文控工作人员进行培训，了解新法规、新规定和技术要求，增强专业能力。

第四条：收发文管理1.公司与外界的文件往来：文控中心负责对公司发出的和接收到外部和内部的各类文件进行收、发、传递、备案，并保证收发文过程中保密、安全准确。

2.文件流转：文件送交单位送交文控中心办理，文控中心负责收妥后进行分发，逐级审批，确定处理流程、处理程序和处理意见，最终反馈给送交单位。

3.收发存取记录：文控中心应该对所有的文件往来进行登记，并留下收发存取记录，便于对文件的存储和追溯。

第五条：文件组织和归档管理1.文件分类：公司文件应按照文件类型、级别、流转程序等进行分类，方便文员寻档和归档。

2.文件摆放和标注：文控中心应按照规定的程序进行文件的存放和整理，同时加上正确的标注和编号使得文件的查找和使用变得更加简单明了。

3.文档保密：公司内部及外部的机密文件应建立保密档案，文控中心应建立出入保密文件的登记制度，确保机密文件不被泄漏出去。

第六条：其他1.文控中心应做好好记录解读，随时备查。

2.七年内所归档文件文控中心应妥善保存，超出七年的文件可以进行存储，也可以予以销毁。

【精选】文控中心管理办法文控中心管理办法第一章总则一、为规范公司资料管理，加强资料的收集和管理工作，有效地保护和利用资料,为公司各项工作服务，增强公司资料的实用性和有效性,结合公司的实际，制定本办法.二、资料范围公司建档范围确定为：公司章程、股东名薄、组织规程及办事细则、董事会及股东会纪录、财务报表、会计凭证、政府机关核准文件、不动产所有权及其他债券凭证、工程设计图及各种技术管理方面的文件材料、仪器设备方面的文件材料；教育培训、信息、情报方面的文件材料；预算决算书类、事业计划资料、期满或解除之合约、在职及离职人员的档案；各类会议文件、重要纪录、工作计划、工作规划、工作总结、经营情况、人事文件资料、决定、委托书、协议、合同、项目方案及其他各种方案、通知、厂商资料等具有参考价值的文件资料.三、约束范围公司内部各部门和个人应当遵守本办法,并应承担收集、整理、立卷、归档和保护文件、资料的义务。

第二章管理体制及其机构职责四、实行集中与分散管理相结合的体制。

由公司文控中心负责主体文件资料的管理，并对其他部门的文件资料工作进行督促和指导。

公司设立文控中心，配备文控中心管理员管理公司主体文件资料工作,由直属上级直接领导。

文控中心管理员的职责是保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便.文控中心即是公司文件、文件资料工作的行政职能管理部门，又是永久保存和保护文件资料的机构，同时又是开发利用文件资料资源的信息交流中心。

五、文控中心的主要职责：1、负责规划、协调全公司文件、资料工作,对各部门文件、资料工作进行监督、指导和检查。

2、制定和组织实施公司关于文件、资料工作的规章制度.3、负责公司文件和有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作.4、严格执行保密制度，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。

5、开展文件、资料宣传、咨询活动,做好文件、资料开放和利用工作,主动为公司各项工作和员工服务。

文控管理办法1、文件的接收1）办公室文控员负责文件的接收并负责登记，记录应注明文件的来源、主题、编号、版本号、接收日期等信息。

2）呈送项目经理或其指派人批示，批示处理意见和文件的分发意见。

3）根据批示建立文件分发矩阵，分发矩阵包含应分发的部门（单位）和份数。

4）按照分发矩阵分发文件并做好记录，记录必须有接收人的签字。

2 、文件的发送1）项目部所有向外呈送的文件全部交由文控员处理。

2）文控员将文件呈送项目经理或其指派人审阅并签发，如有不妥，则将文件返回制作部门，修改再送或作废处理。

3）对签发的文件，及时发送到有关单位，并做好发送记录。

4）项目内部文件的发送可以不通过文控员，直接由各职能部门制发，基层的报告，资料也可以直接呈送各职能部门。

3、文件的存档1)文件存档以书面文字形式为主，辅以电子版本或其它形式。

2)经过文控员的所有接收、发送文件全部要留一份（或拷贝件）存档。

3)各部门的文件自行建立存档。

4、作废文件的处理各文件和资料发放部门，对已作废文件，应及时从发放单位收回，并填写作废文件回收记录。

5、文件的更改1）内部文件的更改由原文件的审批人更改。

2）对于外部文件，无权进行任何更改。

任何变更只能是来自原发文单位。

6、文控管理措施1）由文控员统一管理收发各种文档并分类归档，建立收发制度。

按要求对文件资料进行分类，建立信息查询系统，保证文件可方便查阅。

2）定期向业主报送各种报表，并接收业主下达的各种计划、指令、文件。

汇总工程进度日、周、月报，按时报送EPC、监理、项目部相关人员。

3）做好与业主、监理、分包商等外部单位的往来信函管理。

4）项目部向外呈送的文件、报表及信函，必须由项目经理签发才能生效。

5）做好工程文件和相关信息的保密工作，严格执行文件借阅规定。

6）文控管理人员明要确责任及时传递文件，以免延误时间。

7）负责项目部发文的打印、校对、送批、发送和存档工作。

8）完成项目领导交办的其它工作。

文控管理办法文控管理办法1. 引言文控管理办法是指为了管理和控制文档的创建、修改、分发、存储和销毁等过程，确保企业文档的合规性和准确性而制定的一系列管理措施和规定。

本文档旨在明确文控管理的目标、职责、流程和具体要求，以提高文档管理的效率和质量。

2. 目标文控管理办法的目标是确保企业文档的准确性、完整性、一致性和可追溯性，以提供正确的信息支持和参考，保证业务流程的规范性和高效性。

3. 职责3.1 文控管理员负责制定和维护文控管理制度、规范和流程；管理文档的创建、修改、分发和存储等环节，确保符合相关要求；跟踪文档使用情况和变更情况，进行文档版本控制；协调各部门间的文档协作，确保文档的一致性和完整性；定期进行文档安全备份和巡检，确保文档安全可靠。

3.2 部门负责人确保本部门文档的准确性和完整性，协助文控管理员完成文档管理任务；指定专人负责本部门文档的创建、修改和审核等环节；提供及时有效的文档变更和更新通知，确保相关人员能够及时获取最新版本的文档；定期检查本部门文档的合规性和更新情况。

4. 流程4.1 文档创建和修改流程1. 收集需求：相关部门提出文档需求，并填写文档申请表；2. 创建初稿：文档负责人根据需求，编写文档初稿；3. 审核修改：文档负责人将初稿提交给相关部门进行审核和修改；4. 定稿发布：经过审核和修改后的文档由文控管理员进行定稿，并分发给相关人员。

4.2 文档分发和存储流程1. 文档分发：文控管理员根据相关部门的需求，将定稿文档发送给相关人员；2. 文档存储：文控管理员负责将定稿文档存储在指定的文档管理系统中，并进行版本控制；3. 文档提取：需要查阅或使用文档的人员向文控管理员提出申请，并经过审核后方可提取；4. 文档归档：文档归档时限由文控管理员根据业务需求进行规定，归档后的文档不得再进行修改。

4.3 文档销毁流程1. 文档报废申请：相关部门提出文档报废申请，并填写相关报废表；2. 审核销毁：文控管理员对报废申请进行审核，并查实后报废；3. 文档销毁：文控管理员对报废的文档进行销毁，并记录销毁情况。

山东凯源木业有限公司管理文件文件编号：KY-MTRX-B001 版次：A/1文控管理办法1 总则1.1 目的为进一步规范山东凯源木业有限公司（以下简称公司）文件控制管理，完善文件的编订、修改、收发、分类标准，对公司管理、业务、合同等文件的排版、打印格式、输出的格式等进行统一，确保其规范性和协调性，特制订本办法。

1.2 适用范围本办法适用于公司各部门及分公司各部门体系文件及外来文件。

1.3 职责权限1.3.1 人事行政部负责本办法编制、修订、废止的起草。

1.3.2 总经办负责本管理办法编制、修订、废止的校对。

1.3.3 董事长负责本管理办法编制、修订、废止的审核批准。

1.3.4 人事行政部负责本管理办法的发放及存档管理。

1.4 文件定义1.4.1 管理文件：指为规范公司管理而形成的有效指导日常运作的文件，包括管理制度、组织机构、流程、规定、规范、办法、程序、标准、红头文件、表单等。

1.4.2 业务文件：指各业务项目部门针对营销业务编写的对外相关文件。

1.5 分类及定义1.5.1 管理工具类：指为公司各类管理文件、业务文件、各类标准、程序等体系内文件的编订、修改、废止等所有文件控制的指导性文件。

1.5.2 管理程序类：指为公司各类管理、业务、生产、采购等全运营过程的工作/作业流程确定性文件。

1.5.3 管理标准类：指为公司各类管理、业务、生产、采购所有工作/作业活动过程中的执行标准性文件。

1.6 分级标准1.6.1 管理文件共分三级，对应层级分别为：一级管理文件：为公司层面所编订、控制的管理文件二级管理文件：为部门层面所编订、控制的管理文件三级管理文件：为基层层面所编订、控制的管理文件2 文件结构及编写标准2.1 页眉：公司logo和公司全称，公司全称用“五号”“宋体”“左对齐”编写。

2.2 文件头：公司全称加管理文件，“一号”“黑体”“加粗”“居中”编写，换行文件编号和版次，“四号”“仿宋体”“不加粗”“左对齐”编写，换行下划线。

文控管理制度1总则1.1文控工作虽作为制作业公司辅助性工作；但直接影响着公司生产、运营的成效。

为规范本公司的文控工作，特制定文控工作，特制定本制度。

1.2本制度适用于本公司的文件制、修订、审批、受控、发行、回收、归档及销毁等个环节。

1.3文控工作管理原则：使用文件唯一性，系统性，易于识别，集中管理与分散管理相结合。

1.4公司各职能部门应明确一位负责人分管文档工作；并指定兼职文控员统一管理本部门相关文件材料，定期整理归档并控期向公司文控移交。

1.5文控负责对全公司的文件管控：其他公司成员有义务和职责对文控工作进行监督和支持。

2文件属性及分类根据公司的实际情况，文件可以按以下标准进行分类（详见附件：文件分类表）2.1按业条活动可为分：销售文件，研发文件，供应商文件，制造生产文件，工程工艺文件，质量管理文件，行政（后勤）管理文件，人事管理文件，财务文件等。

2.2按管控方式可分为：受控文件和非受控文件。

受控文件是指大概涉及公司的商业机密或对公司日常运行有规范指导作用的文件，需按照公司的成长对文件举行订正的文件，如体系文件，技术文件、条约和谈等；非受控文件是指外部单位发放的文件，本公司无法控制，或由本公司公布的通知、公告等公布后无需订正，不必要对其控制的文件，如法规、标准、通知等。

2.3按文件载体可分为：纸质文件和电子文件。

2.4按管理方法可分为：集中管理和分散管理。

2.5按失密等可分为：绝密、机密、秘密、公布。

绝密是最重要的公司秘密，泄露会使公司安全和好处遭受特别严重的损害；机密是重要的公司秘密，泄露会使公司安全和好处严重损害；秘密是指一般公司秘密，泄露会使公司安全和好处遭损害。

2.8按保存时间可分为：永世（30年以上）、历久（15-30年）、短时间（15年以下）。

2.9按文件的生命周期可分为：“制作、受控发行、归档、废止”四个阶段。

3权责3.1文控的工作职责3.1.1公司文件的模板、格式、版本、权限、密级的规范：3.1.2对公司文件的模板、格式、版本、权限、密级、字体等方面的审审核；3.1.3受控、发行、纸档的发放、回收、烧毁；3.1.4协调质量管理部及相关部门对体系文件的监督、管控及对其提供审核利用；3.1.5对外来文件如法规、标准、公文、证书等受控和管制；3.1.6对除以上文件以外的其它文件的管制；3.1.7对归档的文件集中管理。

文控工作管理制度一、总则为规范和统一文控工作的管理，提高文档管理的效率和质量，制订本制度。

二、组织架构1. 文控中心：负责整个文控工作的统筹规划、协调和监督，负责文档的制定、审批、印制和发布等工作。

2. 文控组：各个部门设立文控组，负责本部门文档的整理、归档和管理等工作。

3. 文控管理员：由各部门任命一名文控管理员负责文档管理工作，包括文档的整理、传输、存档等。

三、工作职责1. 文控中心的职责：（1）制订文控工作规范，明确文档管理流程和标准。

（2）协调各部门文控工作，解决文档管理中的问题和矛盾。

（3）负责文档的制定、审批、印制和发布等工作。

（4）定期对文控工作进行检查和评估，提出改进建议。

2. 文控组的职责：（1）负责本部门文档的整理、分类、归档等工作。

（2）定期对本部门文档进行清查和整理，确保文档的及时更新和完整性。

（3）协助文控中心对文控工作进行监督和协调。

3. 文控管理员的职责：（1）负责本部门文档的管理和维护工作，确保文档的及时更新和准确性。

（2）接收、传输和存档相关文档，保证文档的完整性和保密性。

（3）协助文控中心对文控工作进行检查和评估。

四、文档管理流程1. 文档的制定：由相应的部门按照规定的格式和标准进行制定，经过审核和审批后由文控中心备案。

2. 文档的传输：由文控管理员按照规定的程序将文档传输到相关部门或人员，确保文档的及时传达。

3. 文档的存档：由文控管理员按照规定的要求将文档进行分类、整理和归档，确保文档的安全和完整性。

4. 文档的发布：由文控中心按照规定的程序将文档进行印制和发布，确保文档的有效传达和使用。

五、文档管理标准1. 文档的命名：文档应当按照规定的命名规范进行命名，清晰明了，便于查找和管理。

2. 文档的保存：文档应当按照规定的保管期限进行保存，过期的文档应当及时销毁，保证文档的及时更新和清晰度。

3. 文档的传输：文档传输时应当注明传输日期、传输人员和传输目的，确保文档的完整性和安全性。