高级秘书究竟“高”在何处

高级秘书究竟“高”在何处[摘要]随着社会经济快速的发展变化、互联网技术迅速普及，作为辅助领导决策、管理的秘书工作，其角色及所从事的工作也出现了新情况，这导致区别与传统意义上的“秘书”——高级秘书的大量涌现。

高级秘书在工作层面、素质层面、品行修养层面等各方面起点高、要求高，无论是从理论层面分析还是从工作实践层面考察，都充分体现了其“高人之处”。

高级秘书工作的综合性、高层次性决定了高级秘书素质提高的复杂性、艰巨性和长远性，决定了大力培养高级秘书，提高秘书工作者整体素质成为一个永恒而深刻的命题。

[关键词] 高级秘书工作特点综合素质品性修养Senior Secretary whether the "high" where[Abstract]With the rapid development of social economy and the rapid popularization of Internet technology, secretarial work ,as the work of the auxiliary leadership decision-making and management , the role of which and itself also appeared in the new situation, led to increasing senior secretaries that were different from the traditional secretaries. Senior secretary was required high starting point in work, quality and moral and all other aspects, which fully reflected the level of the "master" whether from theoretical analysis aspect or from the work practice side. Its comprehensiveness and high level decided the complexity, difficulty and insufficiency of its quality improvement, and made the development of senior secretary with great effort and the enhancement of its overall qualities as an eternal and profound subject. [Key words] Senior Secretary the feature of the work omprehensive quality moral character引言随着社会经济快速的发展变化、互联网技术迅速普及，我国政府、企事业单位、团体的管理和经营发生了全面深刻的影响。

作为辅助领导决策、管理的秘书工作，其角色及所从事的工作也出现了新情况，主要体现在工作范围更加扩大、工作内容更加丰富、对领导工作介入更加全面、对秘书素质要求更加严格等，这导致区别与传统意义上的“秘书”——高级秘书的大量涌现。

在一般人眼中，秘书，尤其是中小企业、乡镇机关中“秘书”，主要是从事收发信件、办理杂事等简单、枯燥、机械的工作，毫无技术含量可言。

然而有一些秘书却在单位起着极为重要的作用，一举一动关乎全局，吸引了无数人的目光，这些人就是“高级秘书”。

随着高级秘书在各行各业中所起的作用越来越大，研究高级秘书究竟“高”在何处成为了一项具有研究价值的工作。

而研究其“高人之处”，并不是意味着“普通秘书”应该退出历史舞台，而是告诉秘书工作者，应该不断提高自己，适应新形势，不断完成自身角色的转变和素质的提高。

为领导提供及时有效的服务，在自身素质上有所提升，适应快速多变的工作节奏和工作方式，适应高级秘书工作的多样化和复杂性。

一、工作层面上的高层次高级秘书工作层面上的高层次是时代发展进步的必然，也是秘书工作发展规律的必然。

主要体现在工作范围的扩大，内容的深化，工作性质的综合化趋势，角色的转变。

(一) 工作范围、内容的扩大与普通秘书相比，高级秘书从事的工作面更广阔、内容更为丰富，涉及单位工作的方方面面。

不仅包括文书拟写、档案管理及利用、大中型会务工作、调研工作与信息管理、信访工作、协调工作、督查工作、大型活动的策划等方面，，还介入决策，参与管理。

“他们的工作不再停留在被动地为领导工作服务、单纯的办文办事和收发传递上，而更加注重辅助决策、信息服务、主动服务和科学管理。

”【1】高级秘书职能侧重于信息、管理和领导事务辅助。

“据调查，高级秘书更多承担了高层次的信息辅助工作：76%的单位高级秘书承担重要文稿起草的职责；56%的单位高级秘书承担调研和信息分析的职责；59%的单位高级秘书承担辅助决策的职责。

高级秘书在管理活动中还发挥着重要作用：57%的单位高级秘书承担着内部管理和协调工作，85%的单位高级秘书承担着会议筹备和组织工作。

另外，帮助领导处理各种事务也成为高级秘书的一项基本职责：58%的单位高级秘书要帮助领导进行对外联络，63%的单位高级秘书要帮助领导处理日常事务。

”（丁宁，《职业需求成热点，综合素质成关键》，《秘书》2006年第8期，第18页）(二) 工作性质的不同普通秘书更多地是从事事务性的工作，与领导的关系并不是非常密切，身份上也一般只是普通工作人员，地位也较高级秘书低，其最主要的功能是积极提供专项服务，保障领导工作及整个管理工作正常运行，最显著的素质特征是熟练的专业技术能力。

专业技术性、服务性、单一性是普通秘书的显著特征。

而高级秘书主要是在单位中从事文字、组织、协调甚至是决策工作。

其不仅包括文字、行政秘书，还包括办公厅(室)主任、秘书长等具有领导职责的人员。

他们参政议政，深入到决策全过程，是领导的重要助手，有的本身就是领导成员。

而文字、行政秘书在日常工作中，需要准确领会上级、领导的意图，把握上级、领导思路，在办文、办事、调研过程中，起到领导“代言人”的作用，他们的工作，对领导决策起到重要的参考作用。

因此，高级秘书与领导层最为贴近，辅助领导决策、实施综合管理是他们最主要的功能。

高级秘书在从事秘书工作时，主要是运用自身的相关技能为领导决策提供参考、意见、建议，起到辅助决策的作用。

其对领导工作的参与度大，也更为深入。

在日常工作中，高级秘书不仅是领导工作的助手，为领导处理各类事务，更是领导的参谋，参与到领导决策的过程中，为领导决策提供参考。

高级秘书的工作具有参与性、辅助性、综合性的特点。

(三)扮演角色的转变决策是领导的基本职能。

作为在领导身边工作的高级秘书，最接近领导，是领导的助手，责无旁贷地承担着辅助决策的任务，对领导施以非权力的影响。

在辅助决策方面，高级秘书的主要职责是为领导提建议、当参谋、出点子、做助手。

在领导身边工作、学习，领会上级文件精神比较多，提出意见、建议的机会、被采纳的可能性也更大一些。

从这个意义上讲，无论是高级秘书提出的意见、建议被采纳，或者在起草文件时把自己的意见、看法、观点融入文稿而被领导认可，实际上高级秘书就已经发挥了辅助决策的作用。

另外，高级秘书在工作过程中，作为领导的代表，会直接接触相关的工作及工作人员，掌握第一手的资料和信息，高级秘书把收集的资料、信息加以整理汇总，并提出建议，提供给领导作为参考，为领导决策服务。

参谋，从字面上理解，是参与谋划之意，即是提出处理问题、解决矛盾的建议。

任何一个领导者，都需要参谋人员为其出谋划策，领导管理的是一个大系统，所要解决的问题几乎都是综合性的，需要经常就政治、经济、文化、科技、教育等方面和重大问题作出决策。

“一个领导者，无论其智能素质有多高，他的知识面总是有限的，任何领导者的个人智慧，都不足以应付现代社会面临的极其复杂的问题，加上个人的能力和活动范围毕竟有限，这就需要依靠参谋这个‘思想库’来弥补个人的不足，以求实现正确科学的领导，最大限度地减少和避免失误。

”【2】能给领导发挥参谋作用的部门和人员很多，而在领导身边工作的秘书人员却独占鳌头。

在实际工作中，领导决策的每个阶段乃至每个环节都与秘书工作密切相关，相互融为一体。

同时，高级秘书也是领导的助手。

“‘助手’指‘不能独立承担任务，只协助别人进行工作的人’。

它的重要作用体现在协助领导实现领导意图。

”【3】高级秘书工作的辅助性是从他和领导工作的关系产生的。

“辅助”即辅佐、协助、从旁帮助。

领导活动过程中，有许多繁杂而具体的行政事务工作，领导不可能也没有必要事事都去解决和处理。

因此，大量日常事务的管理与承办，就自然地落在作为领导助手的高级秘书身上。

而高级秘书可以在领导授权的范围内，处理相应事宜，把领导的精力从日常事务中解脱出来，集中精力想大事、顾全局。

二、综合素质层面上的高要求高级秘书的综合素质层面上的高要求是由高级秘书更加扩大的工作范围、更加深化的内容、更为细化的职能，趋向于综合的工作性质以及侧重于参谋角色的新变化所决定的。

（一)知识层次上的高要求高级秘书必须具有丰富的知识结构。

“高级秘书工作的综合性决定了高级秘书的知识结构构成必须多样性。

”【4】“随着社会组织的‘扁平化’趋势，将使2/3的中间层管理人员快速消失，取而代之的是介于领导与普通秘书(文员)之间的高级秘书（办公室主管等)，秘书将因其职能的扩大，而在工作中扮演复合型管理人员的角色。

”【5】高级秘书作为领导的参谋与助手，必须有丰富的知识结构，高级秘书工作的综合性决定了高级秘书的知识构成必须多样性。

高级秘书是具备多种技能的复合型人才。

高级秘书的发展将会出现五种模式，即信息管理型复合秘书人才模式，外向型、国际通用型复合秘书人才模式、经济商务型复合秘书人才模式、法制型复合秘书人才模式、人力资源管理型复合秘书人才模式。

可以说，无论是怎样的培养模式，高级秘书都不能只依靠单纯秘书的技能即办文、办事、办会的能力就可以胜任这一工作。

作为高级秘书，还要懂得管理、经济、外贸、财会、法律，在知识层面上要求全面发展。

(二)能力层次上的高要求高级秘书必须具备综合能力。

许多用人单位选聘高级秘书时明确提出了多种不同于普通秘书的更高的要求，包括能够从事商务谈判、商务活动的要求，有效沟通的要求，能够进行团队管理的要求，进行办公效率和目标管理的要求等。

具体来说，就是能够运用商务谈判常识协助主谈者准备谈判、提出有效建议、能够运用谈判技巧、避免陷入误区；能够组织和引导团队进行有效沟通，解决跨文化沟通中的实际问题；能够管理团队，激发效能；能够根据组织目标，提出行政部门的工作计划，并监督推进各项目标的完成等。