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外贸单证的工作流程

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外贸单证的工作流程

外贸单证是指在国际贸易中，为了证明货物的交易和运输过程而需要提供的各种文件。这些文件包括商业发票、装箱单、提单、保险单等，它们是国际贸易中不可或缺的重要文件。外贸单证的工作流程是指在国际贸易中，从货物订购到货物交付的全过程中，各种单证的申请、制作、审核、签发和交接等环节的整个流程。

1. 货物订购阶段。

在国际贸易中，首先是货物的订购阶段。买方和卖方双方达成一致意见后，买方向卖方发出订单，卖方接到订单后，会开始准备相应的单证。商业发票是最基本的单证，它包括了货物的名称、数量、价格、贸易条款、付款条件等信息。除此之外，还需要准备其他单证，如装箱单、提单、保险单等。

2. 单证申请阶段。

一般来说，买方和卖方都会委托各自的货代公司或物流公司来办理单证。在货物订购后，买方和卖方会向各自的货代公司提交相关的单证申请材料。货代公司会根据客户提供的信息，向相应的相关部门提交申请，以便开始制作单证。

3. 单证制作阶段。

在收到单证申请后，货代公司会开始制作单证。首先是商业发票的制作，根据客户提供的货物信息和价格，货代公司会制作商业发票。同时，还需要制作其他单证，如装箱单、提单、保险单等。这些单证都需要按照国际贸易的相关规定和标准来制作，以确保其合法有效。

4. 单证审核阶段。

在单证制作完成后，货代公司会对单证进行审核。审核的目的是确保单证的准确性和完整性。货代公司会仔细核对每份单证的内容，确保其中的信息与实际货物的情况一致。如果发现有错误或不完整的地方，会及时通知客户进行修改。

5. 单证签发阶段。

经过审核后，单证就可以进行签发了。货代公司会将单证提交给相关部门进行签发，签发的部门根据单证的性质不同而有所不同。比如，装箱单需要由装箱公司签发，提单需要由船公司签发，保险单需要由保险公司签发等。签发完成后，单证就可以正式使用了。

6. 单证交接阶段。

在货物运输过程中，单证的交接也是非常重要的环节。买方和卖方双方都需要在货物装运前，将相应的单证交给货代公司或物流公司。货代公司会将单证交给相应的运输公司，以便货物的运输和清关。在货物到达目的地后，买方需要凭借相应的单证来提取货物。

总结来说，外贸单证的工作流程涉及到货物订购、单证申请、单证制作、单证审核、单证签发和单证交接等多个环节。在整个流程中，各方需要密切合作，确保单证的准确性和及时性，以便货物能够顺利进行运输和交付。只有在各个环节都严格执行流程，才能确保国际贸易的顺利进行。

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外贸单证流程全套奉献

外贸单证流程全套奉献

外贸单证流程全套奉献

1．客户询盘：一般在客户下purchase Order之前，都会有相关的OrderInquiry给业务部，做一些细节上的了解。

2．报价：业务部及时回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，proforma Invoice给客户做正式报价。

3．得到订单：经过洽谈，收到客户正式的订purchase Order。

4．下生产订单：得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。

5．业务审批：业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。合同审批之制成销售订单，交给部门进程员跟进。

6．下达生产通知：业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知,通知工厂按时生产：

6.1：如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。

6.2：如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。

6.3：如果是放帐客户，或通过D/A等方式收汇等，需经理确认。

7．验货：

7.1：在交货期前一周，要通知公司验货员验货。

7.2：如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知计划部。

7.3：如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。

外贸单证流程

外贸单证流程

外贸常识 单证流程 18 步：

1．客户询盘：一般在客户下 purchase Order 之前，都会有相关的

Order Inquiry 给业务 部，做一些细节上的了解。

2．报价：业务部及时回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，Performa Invoice给客户做正式报价。

3．得到订单：经过洽谈，收到客户正式的订单 purchase Order。

4．下生产订单：得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。

5．业务审批： 业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。审核表 要由业务员签名，部门经理 审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经 公司总经理审批才行。合同审批之后，制成销售订单，交给部门进程员跟进。

6．下达生产通知：

业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知,通知工厂按时生产：

6.1：如果是 L/C 付款的客户，通常是在交货期前 1 个月确认 L/C

已经收到，收到 L/C 后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的 问题，如有问题应立即请客人改证。 6.2：如果是 T/T付款的客户，要确认定金已经到账。

6.3：如果是放帐客户，或通过银行 D/A等方式收汇等，需经理确认。

7． 验货：

7.1：在交货期前一周，要通知公司验货员验货。

7.2：如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将 查货日期告知计划部。

7.3：如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。

8．制备基本文件:

工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱单等文件（应由业务跟单员制作，交给单证员）。

外贸出口单证流程

外贸出口单证流程

外贸出口单证流程

1． 客户询盘：一般在客户下purchase Order之前，都会有相关的Order Inquiry给业务部，做一些细节上的了解。

2． 报价：业务部及时回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，Proformal Invoice 给客户做正式报价。

3． 得到订单：经过洽谈，收到客户正式的订單,即purchase Order。

4． 下生产订单：得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。

5． 业务审批：业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。合同审批之

制成销售订单，交给部门进程员跟进。

6． 下达生产通知：业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生产：

6.1：如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。

6.2：如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。

6.3：如果是放帐客户，或通过银行D/A等方式收汇等，需经理确认。

7． 验货：

7.1：在交货期前一周，要通知公司验货员验货。

7.2：如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知计划部。

7.3：如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。

8． 制备基本文件

，及工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱单等文件（应由业务跟单员制作，交给单证员）。

外贸单证员工作流程图表

外贸单证员工作流程图表

工作流程图

岗位名称：单证操作员 所属部门：单证部 p1

序列 流程 处理时间 经办人 相关文件 注意事项

1、 根据跟单所给出货清单需要做商检产品做商检资料给跟单 出货清单拿到后当天 合同、发票、箱单、报关单 注意商检金额（报关金额or议付金额）

2、 根据出货清单和货好时间向货代订舱 出货清单拿到后当天 托单 有些需要用货代提供格式的托书

3、 跟货代确认好船期拿到进仓单后给跟单交予工厂及时进仓 订舱后三天内（正常情况下） 进仓单 及时跟跟单确认时间是否来不及以便推航次

4、 进仓单拿到后及时制作报关资料给货代 根据进仓单上规定时间 合同、发票、箱单、报关单、报关委托书 数据品名HS编码要准确

5、 根据准确出货数据向货代确认提单 船开前两至三天 提单确认件 数据要准确；新客人的要让业务给客人确认

6、 制作清关文件给业务确认 船开后一至两天 议付发票、箱单、提单、产地证

7、 跟货代确认费用及时开出发票寄过来 船开前一两天 费用确认单 费用超出预期标准要提前跟业务确认

8、 收到货代寄来的正本发票先登记后交业务签字再交给财务付款 收到正本发票后当天 费用发票正本或扫描件

9、 整理预录单给财务 船开后七天内 报关发票、预录报关单、议付发票、提单复印件 要及时

10、 收到财务发来的费用水单后及时发给货代让其尽早寄出正本提单 水单收到后当天 水单

11、 收到正本提单后整理好清关文件交财务处理 正本提单收到后当天 议付发票、箱单、提单、产地证 要及时

12、 提单需要电放的等客人货款到了安排电放 货款到帐后当天 电放保函、提单电子版

13、 货出运并清关文件交单后整理单据留底存档 交单后一至两星期 全套的出货单据

14、 退单收到后及时登记交财务 报关后一个月左右 报关单退单、场站收据 要及时