外贸单证操作流程

外贸单证流程全套奉献

1．客户询盘：一般在客户下purchase Order之前，都会有相关的OrderInquiry给业务部，做一些细节上的了解。

2．报价：业务部及时回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，proforma Invoice给客户做正式报价。

3．得到订单：经过洽谈，收到客户正式的订purchase Order。

4．下生产订单：得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。

5．业务审批：业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。合同审批之制成销售订单，交给部门进程员跟进。

6．下达生产通知：业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知,通知工厂按时生产：

6.1：如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。

6.2：如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。

6.3：如果是放帐客户，或通过D/A等方式收汇等，需经理确认。

7．验货：

7.1：在交货期前一周，要通知公司验货员验货。

7.2：如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知计划部。

7.3：如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。

外贸单证操作流程（详细版）

这几日逛论坛，发现有很多新手不知道如何开始着手单证。最近比较闲，闲来无事，分享个人的一些经验。仅仅个人的一些经验肯定会有一些不足，欢迎大家做补充。

以宁波口岸为例：

一，货物差不多好的时候，根据合同做托书（分自拉自报以及代拉代报待会会说明），跟货代确认船期。这时候要提前安排商检，因为商检最少要三天的时间。

确定好船期后，1）如果是散货，货代会传真进仓单过来，根据进仓单上的地址寄报关委托书和核销单，然后根据进仓单上的截数据日期做报关资料。注意：散货是自己安排运输公司货发港口的。另外如果是13号截数据，12号就一定要把货发掉。2）如果是整柜，问货代地址寄报关委托书及核销单，然后跟货代确认好装柜时间（发货时间同散货）并要司机的号码，在截ENS数据前做报关资料（合同，发票，装箱单），可以电子版的形式发给货代。

二，接着是确认提单，货代会联系你核对提单，仔细核对公司抬头，客户信息，箱数，毛重，体积等信息。如果有做L/C的还要根据L/C的要求做提单。

三，提单确认后，等开船三天左右向货代要提单的COPY件，这时候如果要做产地证的，FORM

A,FORM F的，就可以做了。主要是FORM A,FORM F等涉及船名航次以及开船日期，所以等copy件到手在做也不迟。

四，货代会发给你费用确认单，确认完费用后，告知对方贵司的发票抬头以及寄单地址。对方会安排寄发票过来。

五，把发票给财务，确认付款后可传水单给货代并让其安排寄单。一般货代钱到账后会马上安排寄单的。

六，看开船日差不多一个月左右核销单就会有了，这时候催核销单，空运的要两个月左右才能退回来。一般核销单的有效期是三个月，所以三个月前催回一般都没事。

好了，简单的一单单证就这样完成了。希望对于初学者会有帮忙。

之前提到传托书的时候涉及自拉自报以及代拉代报，在这里说明一下。一般如果是散货的话不存在这个问题。而代拉代报就是全部由指定货代订舱以及报关拖柜，上面的流程适合代拉代报，以及自己货代出货的情况。

外贸单证操作流程【论坛版本修改版】（详细版）

自己比较闲就准备将论坛里面的【外贸单证操作流程】资料在修改下上传！！

以宁波口岸为例：

一，货物差不多好的时候，根据合同做托书（分自拉自报以及代拉代报待会会说明），跟货代确认船期。这时候要提前安排商检，因为商检最少要三天的时间。

确定好船期后，1）如果是散货，货代会传真进仓单过来，根据进仓单上的地址寄报关委托书和核销单，然后根据进仓单上的截数据日期做报关资料。

报关资料一般有：核销单一份，检查下章盖了没有，两个公章，三个红色长条章

委托书上要盖公章和法人章

装箱单两份，都要盖法人章和长条章的

发票两份，法人章和长条章

报关单一份，报关专用章

合同一份，卖方部分盖法人章和长条章，买方签下客户英文名字，随便化几下就好了

申报要素一份，盖公章和法人章

除非货代有另外要求，不然都是按照这样操作的

注意：散货是自己安排运输公司货发港口的。另外如果是13号截数据，12号就一定要把货发掉。2）如果是整柜，问货代地址寄报关委托书及核销单，然后跟货代确认好装柜时间（发货时间同散货）并要司机的号码，在截ENS数据前做报关资料（合同，发票，装箱单），可以电子版的形式发给货代。

二，接着是确认提单，货代会联系你核对提单，仔细核对公司抬头，客户信息，箱数，毛重，体积等信息。【注意：如果是单证远的话，一定要业务员发给客户看下，以免提单不合客户的要求，产生改单费】如果有做L/C的还要根据L/C的要求做提单。

三，提单确认后，等开船三天左右向货代要提单的COPY件，这时候如果要做产地证的，FORM A,FORM F的，就可以做了。主要是FORM A,FORM F等涉及船名航次以及开船日期，所以等copy件到手在做也不迟。

开船后就可以着手清关资料的制作了 一般清关资料有：发票 装箱单 都是一式四份！【清关资料也要交业务员发给客户确认，以免客户有什么特殊要求，难以清关】

四，货代会发给你费用确认单，确认完费用后，告知对方贵司的发票抬头以及寄单地址。对方会安排寄发票过来。

外贸常识 单证流程 18 步：

1．客户询盘：一般在客户下 purchase Order 之前，都会有相关的

Order Inquiry 给业务 部，做一些细节上的了解。

2．报价：业务部及时回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，Performa Invoice给客户做正式报价。

3．得到订单：经过洽谈，收到客户正式的订单 purchase Order。

4．下生产订单：得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。

5．业务审批： 业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。审核表 要由业务员签名，部门经理 审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经 公司总经理审批才行。合同审批之后，制成销售订单，交给部门进程员跟进。

6．下达生产通知：

业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知,通知工厂按时生产：

6.1：如果是 L/C 付款的客户，通常是在交货期前 1 个月确认 L/C

已经收到，收到 L/C 后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的 问题，如有问题应立即请客人改证。 6.2：如果是 T/T付款的客户，要确认定金已经到账。

6.3：如果是放帐客户，或通过银行 D/A等方式收汇等，需经理确认。

7． 验货：

7.1：在交货期前一周，要通知公司验货员验货。

7.2：如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将 查货日期告知计划部。

7.3：如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。

8．制备基本文件:

工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱单等文件（应由业务跟单员制作，交给单证员）。