某中小学校档案分类编号办法解释

恩施市第一中学档案分类编号方案为了适应学校档案综合管理的需要，统一档案实体分类，实现分类、排列、管理、检索、编目的标准化和规范化，促进学校档案业务管理水平的提高，充分发挥档案的作用，更好地为学校管理和教育教学工作服务，根据国家档案局印发的《机关档案工作业务建设规范》和湖北省档案局、省教育厅印发的《湖北省中小学校档案管理暂行办法》（鄂档〔2006〕13号）的要求，结合学校的实际情况，特制定本办法。

一、主体内容和适用范围本分类办法规定了学校档案分类的依据、原则、分类方法及类目设置、编号办法。

适用于学校各项工作中形成的各种门类和不同载体档案的分类及编号。

二、分类原则（一）学校档案的分类，是以学校所形成的全部档案为对象，依据学校的教育、教学职能，结合档案的内容和载体形式特点，便于科学管理和开发利用为原则。

（二）分类后的档案，分别用汉语拼音声母按顺序编大类代字。

（三）本办法适用于学校档案进行实体分类、组卷和排架管理，有类设类、无类空类。

三、类别设置学校在各项活动中形成的全部档案，按其性质，载体分为八大类，用汉语拼音来标识，具体为：（一）党群工作类代字DQ（二）行政管理类代字XZ（三）教学档案类代字JX（四）教师业务类代字JS（五）基本建设类代字JJ（六）设备仪器类代字SB（七）会计档案类代字CK（八）电子档案类代字DZ（九）声像档案类代字SX（十）实物档案类代字SW四、分类方法A、党群工作类、行政管理类档案按“文书档案”进行整理。

按“年度—保管期限—问题”，永久、长期(30年)、短期(10年)分别按卷和“件”排列，不同期限按大流水号，前后保持一致，不可任意改动。

格式为：2004—DQ—永久—001。

B、教学档案类、基本建设类、设备仪器类档案按“科技档案”进行整理。

b1、教学档案按“年度—问题—保管期限”进行卷内排列；永久、长期卷按顺序可编一个大流水号，短期卷一个大流水号；b2、基建档案按建筑工程项目给予项目代号，然后在每一项目代号下排列案卷；b3、仪器设备档案按设备、仪器的种类给予种类代号，然后在每一种类下排列案卷。

档案实体分类大纲和分类编号办法一、编制目的为适应我校档案工作日益发展的需要，实现学校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，达到加强学校档案工作的科学管理，充分发挥档案的住处资源作用，为教学、科研、医疗、党政管理工作和社会主义建设事业服务。

根据国家教委编制的《高等学校档案实体分类法》的标准，结合我校的工作实际，特编制本法。

二、编制的原则本法的编制，以辨证唯物主义为指导，突出教学、科研档案在学校档案中的核心地位，党政管理档案统率全局的作用，充分反映学校职能活动的特点和规律。

以学校全部档案为对象，以各部门从事社会活动的职能分工为基础，根据档案的内容、特点和形式的规律，按照我校档案形成的领域范畴，把产生于同一活动领域有相同内容，在保持其不可分割的自然联系的情况下，把同一门类的管理性和业务性文件材料作为有机整体，归入相同的类别。

类目设置必须有相对稳定性。

不受偶然因素、短期行为的影响，在较长时间内不随意改变。

类目排列，档号结构的确定须符合逻辑原则。

严格按从总到分，从一般到具体的原则划分。

做到各类之间，各类相同级位之间划分标准一致。

类目名称、档号模式、标识符号等方面，力求做到准确、简明、易懂、好记。

三、实体分类大纲（一）一级类目的划分与标识一级类目是高校档案实体分类的最高层位。

根据我校档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，确定为十一个一级类目，其名称、标识符号和主要内容如下：DQ 党群类主要包括党组织、团组织、工会、民主党派及统战工作形成的文件材料。

上级机关与本校党务管理的文件材料。

XZ 行政类主要包括校办、人事、审计监察、武装、保卫、总务、医务、图书情报行政部门的工作总结及上级机关与本校行政管理的文件材料。

JX 教学类主要包括研究生、本科生、专科生、成人教育及继续教育的教学管理、教学实践及教学研究中形成的文件材料。

KY 科研类主要包括科研管理和科研实践活动中形成的文件材料，按其自然形成的规律分为科研准备阶段，研究实践阶段，课题鉴定阶段，成果申报和奖励及推广应用阶段的科技文件。

学校档案分类方案根据学校档案的性质、目的、组成部分，以及国家有关文件的规定，下面提出一套适用于学校档案的分类方案。

一、档案归档档案归档按照主体与事项分为两部分：1. 主体案例归档，包括：学校组织机构、管理部门、教学单位、科研科室、公共事务部门、实验中心、图书馆、校园网中心、医务室、餐厅等。

2. 事项归档，包括：校务、管理、教学、科研、行政、公共事务等。

二、类别归档类别归档按照实物与电子材料分为两部分：1. 实物类别，包括：(1) 主体案例实物材料归档：学校组织机构、管理部门、教学单位、科研科室、公共事务部门、实验中心、图书馆、校园网中心、医务室、餐厅等主体案例的实物材料。

(2) 非主体案例实物材料归档：校史、校园风景照片、重大会议宣传品、学校奖品、校友基金等非主体案例的实物材料。

2. 电子类别，包括：(1) 公文、报表、通知、表格、图纸等电子档案材料。

(2) 电子邮件、手写笔记、扫描件、音频、视频等非结构化电子档案材料。

三、保管期限归档保管期限归档按照档案归属单位分为七部分：1. 组织机构档案：永久保管。

2. 管理部门档案：10年以上保管。

3. 教学单位档案：10年以上保管。

4. 科研科室档案：10年以上保管。

5. 公共事务部门档案：5年以上保管。

6. 实验中心档案：5年以上保管。

7. 图书馆、校园网中心、医务室、餐厅等档案：3年以上保管。

以上保管期限仅供参考，实际保管期限要根据实际情况确定。

四、档案分类编号档案分类编号按照主体问题分类，采用数字字母组合表示，其中：1. 数字表示归档主体。

2. 英文字母表示具体事项。

以校史档案为例：1. 实物类别，主体案例实物材料归档采用数字：(1) 学校组织机构档案采用1开头编号。

(2) 校史档案采用19开头编号。

2. 英文字母表示具体事项，以校史档案为例：(1) A类：学校历史概况；(2) B类：学校著名人士、领导故事；(3) C类：学校建筑、文化活动、校庆等。

学生档案编号规则1. 规则目的学生档案编号的规则是为了确保学生档案管理的准确性和便捷性。

每个学生都会被分配一个独特的档案编号，用于识别和检索其相关档案信息。

2. 编号结构学生档案编号由以下几个部分组成：2.1 学校代码学校代码是一个唯一标识学校的数字或字母组合。

每个学校都有自己的特定代码。

例如，ABC学校的代码可以是ABC。

2.2 入学年份入学年份是一个四位数，表示学生的入学年份。

例如，2022年入学的学生的入学年份部分为2022。

2.3 班级代码班级代码是一个数字或字母组合，用于标识学生所在的班级。

例如，一年级一班的班级代码可以是1A。

2.4 流水号流水号是一个数字序列，从0001开始逐步递增，用于区分同一班级内的不同学生。

每个学生在班级内应有一个唯一的流水号。

例如，1A班的第一个学生的流水号可以是0001，第二个学生的流水号可以是0002，依此类推。

3. 示例以下是一个示例学生档案编号的结构：- 学校代码：ABC- 入学年份：2022- 班级代码：1A- 流水号：0001那么，该学生的学生档案编号为ABC-2022-1A-0001。

4. 使用和管理学生档案编号应在学生入学时进行分配，并在学生档案管理系统中进行记录。

每当有新的学生入学时，应根据规则生成新的学生档案编号，并将其与学生的个人信息关联起来。

在查询、存档或修改学生档案时，可以通过学生档案编号快速准确地定位到该学生的相关信息。

5. 结论学生档案编号规则的实施可以提高学生档案管理的准确性和便捷性，有助于学校更好地管理学生档案。

通过遵守规则并妥善管理学生档案编码系统，可以有效地维护学生档案的完整性和可追溯性。

中小学校各类档案的整理方法及要求第一节文书档案的整理一、一般管理类档案是指以下三大类：办学条件、学校管理、教育教学。

二、归档范围：凡是学校在建设、管理、教育、教学活动中形成的有保存价值的文件均需归档，基本按照《归档范围和保管期限表》执行。

开展收集工作时请注意：收集工作要求尽可能齐全完整：三、整理步骤及要求1、分年度：按教学年度归档，以文件内容所针对的教学年度为准；文件时间不清楚的要尽量考证清楚。

2、分类目：根据归档文件具体内容，对照《归档范围和保管期限表》，放入相应类目内；判定保管期限：按照归档文件所属类目，对照《归档范围和保管期限表》所列保管期限确定，表中未列明的部分新增文件材料类型可根据实际情况判定。

3、排列：将同一年度同一类目的文件放在一起，并将其排顺；排列时尽量将同一件事情或同一个活动形成的归档文件相对集中排在一起；4、装订：按件归档，单份装订。

用不锈钢订书针。

5、编页码：每份文件单独编页码，每件均从1开始对有文字的页面编连续页号，正面编在右上角，反面编在左上角。

如原文已编有连续正确页号或只有单页的可不用再编页号。

编页码时，所加白纸封面应计算在内，建议采用打码机编页码。

6、盖章编号：每份文件在其首页的左上角空白位置加盖归档章并填写相关内容。

如另全宗号：学校全部档案的代号，镇区属学校由本镇区党政办综合档案室确定，市属学校由市档案馆确定；如有合并进来的学校，则每个合并学校都要有独立全宗号；年度：文件所属的年度，一般指教学年度，用四位阿拉伯数字表示；件号：该归档文件在对应类目和对应年度中所排的顺序号；期限：对照《归档范围和保管期限表》，确定该归档文件的保管期限；7、著录：对照档案管理软件著录界面和《归档文件目录》填写要求，将文件有关信息著录进档案管理软件，用于打印《归档文件目录》和今后的档案检索利用。

《归档文件目录》各项目及填写要求：全宗号、类目号、年度、件号、页数、期限等项目与归档章的内容相一致；文号：文件制发单位的发文字号，要求照实抄录，填写完整齐全，没有文号的文件此栏可空；责任者：发布文件的署名者或盖章单位，责任者名称过长时可填写规范简称；题名：文件的标题，要求照实抄录。

档案室档案分类大纲和编号方法1、文书档案：1984年—2006年按年度—问题—保管期限划分，2007年始改按年度—机构—保管期限划分，文件排列是以文件的形成时间进行排列。

1984—2002年采用传统方法立卷，2003年立卷改革后，采用简化方法立卷，现我局已将1984年—2010年的文书档案录入档案系统软件，建立电子目录全文数据库。

编号方法：按永久、长期（30年）、短期（10年）三种保管期限各编保管单位顺序号（如全宗号—年度—机构（问题）—保管期限—件号，0111-2010-01-Y、30年、10年-0001）。

2、科技档案分类：基建档案按工程项目分类、设备档案按设备类型分类。

编号方法：以基建和设备的拼音字母为代字，（如：基建档案为J，设备档案为S），基建工程档案号编制：工程档案号=分类号+案卷顺序号（如：J.4-01）,设备档案档号编制：设备档案=设备+办公性大类+大类的第一项+件号(如:S.1.1-01)。

3、会计档案主要是由会计凭证、会计账簿、财务报告、其他材料构成，分类方法：全宗号—年度—形式（名称）—保管期限，目录号：永久K1，25年K2，15年K3，5年K4。

如：0111—2000—财务报告—永久。

立卷方法：分清年度、类别、保管期限后，根据每类材料数量情况进行立卷。

编号方法：会计档案档号由全宗号、年度、形式（名称）、保管期限组成，用“—”连接。

会计档案按年度分开，保管期限（从长到短）进行排列，承编案卷流水号。

例：0111—2006—财务报告（永久）—1、2。

4、专业档案按业务部门有关要求进行分类和编号（各单位不同）。

5、声像档案由照片档案和音像档案组成.照片档案按年度—问题—保管期限分类法分类。

编号方法:全宗号—年度—保管期限表—册号—张号(即：0111-2010-Y-18-001)音像档案的编号方法：全宗号—年度—像—序号（即：0111—2011—像—1）6、实物档案按行政类、业务类、党群类来划分（如：行政类SW1、业务类SW2、党群类SW3）。

中小学档案分类一、分类原则中小学校的档案分类是以学校全部档案为对象,从贯彻执行国家关于档案工作集中统一管理的原则出发,根据学校的职能,结合中小学文件材料形成的内容、特点,保持各类档案之间的有机联系,便于科学保管与开发利用,力求符合系统性、科学性、适用性原则。

二、一级类目的设置一级类目(大类)设:1、党群行政;2、教学档案;3、会计档案;4、基建档案;5、设备仪器;6、声像档案;7、荣誉实物档案。

三、二级类目的设置二级类目(属类)分别设:1.1.永久; 1.2长期; 1.3短期。

2.1.教务; 2.2学籍: 2.3政教。

3.1会计凭证; 3.2会计账簿; 3.3财务报告; 3.4其他类。

4.1教学楼; 4.2实验楼; 4.3宿舍楼。

5.1办公设备; 5.2教学设备仪器。

6.1照片; 6.2录音带; 6.3录像带; 6.4光盘。

7.1锦旗;7.2奖状;7.3奖杯;7.4证书;7.5其他四、类目标识符号档案类目标识符号统一用阿拉伯数字,上下级位的类号之间用间隔符号“·”分开。

例如:01-2013-1.1.2-05代表01全宗的2013年度党群行政类的长期卷中的第五卷。

五、案卷的排列与编号1、各类档案以末级类目为单位排列案卷。

2、党群行政、教学档案按年度结合重要程度排列,即先按年度排列,同一年度内案卷再按重要程度排列。

3、会计档案、声像档案、荣誉实物档案按时间先后顺序排列。

4、基建、设备仪器按项目排列六、中小学校各类档案归档范围及保管期限(一)确定归档文件材料与保管期限的原则凡是反映本校主要职能活动和基本历史面貌的,对本校教学管理和科学研究有长远利用价值的档案应永久保管;凡反映本校的一般工作活动,在较长时间内对本校工作有查考利用价值的文件材料应长期保管;凡在较短时间内对本校有参考利用价值的文件材料应短期保管。

(二)各类档案归档范围及保管期限表1.党群行政类1.1上级主管部门下达的指示、决定、批复、通知、规定及规章制度1.1.1针对本校的、重要的永久1.1.2需要长期执行的长期1.1.3短期内参考的短期1.2上级主管部门对本校人员编制、机构建立、撤销、合并及改变机构名称的批示、批复、通知永久1.3本校干部任免文件(包括上级批准的) 永久1.4上级部门针对教师考核的文件及登记表长期1.5本校职工的录用、聘用、转正、定级、调资、调动、退休、抚恤等文件材料长期1.6本校评定职称的文件材料永久1.7本校教职工转移行政、工资、党团组社关系介绍信存根长期1.8本校的工作计划、总结永久1.9本校制订的各种管理办法、规定、制度永久1.10本校的工作简报长期1.11本校年度工作会议材料永久1.12本校的各种统计报表(包括普九汇总表)1.12.1年度的或学年的永久1.12.2季度或学期长期1.12.3月份的短期1.13本校的会议记录永久1.14本校团支部批准入团、退团材料及名单长期1.15本校少先队工作材料及名单长期1.16本校职工劳保、福利、困难补助等规定、报表长期1.17本校的大事记、重大活动和反映教学情况的剪报及本校历史沿革、概况介绍、校史永久1.18本校校庆活动形成的材料长期1.19校日志长期1.20本校关于档案目标管理文件材料长期2、教学类2.1教务档案2.1.1上级主管部门下达的关于:教育改革、教学研究、教学计划、德育管理、课程设置、招生、学籍等方面的计划、指示、规定、办法2.1.1.1重要的永久或长期2.1.1.2一般的短期2.1.2 本校制订的教学计划、改革方案和教学大纲、总结2.1.2.1 年度的或学年的永久2.1.2.2 季度或学期长期2.1.2.3 月份的短期2.1.3对在校学生考试进行的试卷分析2.1.3.1上级部门长期2.1.3.2本校的永久2.1.4本校教师工作手册、计划、总结短期2.1.5本校德育先进典型、理论研究、教学论文、班主任经验材料2.1.5.1省、市以上公开发表的长期2.1.5.2县级或未发表的短期2.1.6、本校关于加强思想教育、德育管理的计划、总结、制度2.1.6.1重要的永久或长期2.1.6.2一般的短期2.1.7本校的课堂教学材料:课程安排表、进度表、教师任课安排、典型教案、期中期末试题会考成绩册永久或长期2.1.8本校关于教学质量检查、评估材料长期2.1.9本校的听课、教研活动记录长期2.1.10本校二课活动的计划、总结长期2.2 学籍档案2.2.1学生学籍卡永久2.2.2本校学生花名册、新生入学花名册长期2.2.3学生成绩总册短期2.2.4毕业生花名册永久2.2.5学生学籍变更材料(升级、留级、休学、复学、转学、退学)长期2.2.6学生奖励材料(包括三好学生、优秀学生、先进班集体)长期2.2.7学生处分材料长期2.2.8学生二课作品长期2.3政教档案2.3.1班务工作计划、总结永久2.3.2班主任工作手册短期2.3.3本班的升旗记录短期2.3.4学生二课活动记录长期2.3.5学生操行评定、考评汇总登记表(包括好人好事记录)长期2.3.6学生计划、总结永久2.3.7班主任家访记录长期3、会计档案3.1会计凭证3.1.1各种原始凭证和记账凭证,拨款凭证及其他会计凭证。

学校档案分类方案及档号编制规则模版1. 档案分类方案1.1 教育档案分类1.1.1 教学管理类档案该类档案主要记录学校的教学管理工作，包括教学计划、教案、教材、教学论文等。

具体分类如下：- A001 教学计划- A002 教学大纲- A003 教案- A004 教材- A005 教学论文1.1.2 学生管理类档案该类档案主要记录学生的管理工作，包括学生档案、学生考勤记录、学生成绩等。

具体分类如下：- B001 学生档案- B002 学生考勤记录- B003 学生成绩- B004 学生评价1.2 行政档案分类1.2.1 人事档案该类档案主要记录学校的人事管理工作，包括员工档案、聘任合同、任免文件等。

具体分类如下：- C001 员工档案- C002 聘任合同- C003 任免文件1.2.2 财务档案该类档案主要记录学校的财务管理工作，包括收入证明、支出凭证、会计报告等。

具体分类如下：- D001 收入证明- D002 支出凭证- D003 会计报告2. 档号编制规则为了保证档案的有序管理，我们需要制定统一的档号编制规则。

具体规则如下：- 档号由英文字母和数字组成，长度不得超过8位。

- 档号的第一位代表档案分类，使用大写字母A、B、C、D来表示教育档案、学生管理档案、行政档案、财务档案。

- 档号的第二位代表具体的子分类，使用三位数字来表示。

- 档号的后6位为流水号，使用自然数表示，从开始递增。

下面是一些示例档号：- A：教学计划档案- B：学生档案- C：员工档案- D：收入证明3. 其他事项档案管理部门需要定期对档案进行检查和整理，确保档案的完整性和准确性。

同时，还需要制定档案借阅和归还的规定，确保档案的安全性和保密性。

以上是学校档案分类方案及档号编制规则模版的内容，通过遵循该方案和规则，可以有效地管理和利用学校的档案资源。