管理沟通第5讲：书面沟通技能(2015)

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要点总结（略）
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1 书面沟通的作用与特点
引题：口说无凭，落笔为准 作用
信息容易记录并永久保存 使不在场的受众能够得到真实信息 信息传递速度快 关注细节，可以对细节进行设计 比口头更准确的用词 • 太麻烦了；还欠黄某工程款28800元
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2、语言组织技能：三种层次
• 最高层次：整个文章前后逻辑性强，要融为一体，一气呵成 • 中间层次：论证的展开过程中，每一个论点要有其系统逻辑结构 • 基础层次：每个完整的句子，也要有逻辑性
3、写作过程的管理
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利用聚类法形成观点、不同文章的构思指南 构思文稿时要注意上司给出的信号和企业文化等因素
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利用聚类法形成观点
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何解决销售业绩不良的问题。 讯息的准确性取决于它所表达的内容、对内容的表达方式以及那些未 表达的内容。 5W原则：who、what、when、where、why
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• 避免使用不必要的行话
短而简单的词 语言要生动
明确而具体：运输工具最近坏了几次小火车上周坏了三次 避免使用陈词滥调、俚语和流行语
数据的解释
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电子信息的质量评估
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3、数据的收集和分析
数据收集
获取电子信息 • 电子数据库、互联网：关注电子信息的质量问题 通过问卷来收集数据 • 问卷设计原则 通过访谈获取数据 • 准备好访谈指南
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数据分析
制表：将原始数据转化为信息，除了叙述的方式，关键在于准备一些视觉
辅助——图、表、照片或其它图片资料，帮助读者把握内容和增加兴趣
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书面沟通的关键要素
1、受众导向的文字组织原则
受众对信息的第一反映是什么？ 受众到底需要多少信息？ • 受众对于讨论主题知道多少？ • 受众的认知风格：阅读还是个人经验 • 哪些信息促使受众支持你的观点 以何种方式编辑信息以激发受众兴趣？
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商务作者应该努力追求一种自信、礼貌和真诚的总体语气。
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总结：使文章浅显易懂的10种技巧
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附上一份申请表格，请尽快填写后寄回请于5月15日寄回随信附寄的申请表格。
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避免使用不必要的行话
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•
关注和熟悉文体方面的基本原则，有助于提高写作效率
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不同程度的风格
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管理沟通 • 第5讲
书面沟通技能
郑 才 林 浙江工业大学经贸管理学院
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本讲内容
主题讨论
一、书面沟通的作用和特点 二、书面沟通基础 • 1、管理写作风格 • 2、构思、写作和修改 • 3、数据的收集和分析 • 4、有效的页面设计 三、书面沟通专题 四、有效书面沟通的基本策略
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2、构思、写作和修改（续）
获取并运用反馈信息
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样板公文的运用
是否优秀；沟通情景、意图上是否有差异；确保文风、语 气与细节方面的一致性
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有效写作风格的步骤
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1.1 选择合适的词语
清晰
确保内容准确 • 例：东风财务公司的执行委员会于4月8日星期四举行了会议，决定如 •
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1.2 写出有效的句子
多使用主动语态
• 采用“某人做某事”会使文章更有说服力 使用被动语态的弊端： • 可能使句子变长，理解起来更化时间 • 施动者的省略，那么动作的执行者就不太明确 • 多次使用被动语态并用到一些生僻词汇，会给人以压抑、华而不
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4、有效的页面设计
文件外观影响可读性：页面上的任何内容选择都涉 及吸引读者注意力的问题。 设计的层次性
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1.4 使用恰当的语气
语气是作者对读者及其所写讯息主题的态度 显示自信 礼貌和真诚 强调主次 使用非歧视性语言 以对方为中心
一个例子：对比前后的不同表达
•
在刚刚过去的前一年里，东风公司一直处于亏损状态。它关闭了三个工厂 。它裁掉了许多员工。该公司总裁最近被提名为“浙江省年度最佳小型企 业管理人”。东风公司现在正致力于检查其财政紧张的原因。该公司总裁 表示…… 去年东风公司出现了亏损，并因此关闭了三个工厂，裁员200余人。现在 公司正努力找出问题的根源。最近被提名为“浙江省年度最佳小型企业管 理人”的东风公司总裁向该公司股东解释称……
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标点符号使用规则
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书面沟通是指以书面或电子作为载体，运用文字、 图式进行的信息传递过程。
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书面沟通与口头沟通的比较
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解释数据的三个阶段
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用数据说话
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1.3 段落的逻辑性
逻辑的内在要求
• 最高层次：整个文章前后逻辑性强，要融为一体，一气呵成 • 中间层次：在整个论证的展开过程中，每一个论点要有其系统逻 •
辑结构 基础层次：每个完整的句子，也要有逻辑性
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实现段落性的技巧
大多数情况下，将主题句置于段首：好的段落应具有统一 性，即段落只有一个主题或观点。 运用过渡词使意思连贯。 • 连接词、代词、重复关键词 平行结构 段落长度