担保公司业务档案管理制度

担保业务档案管理实施细则为加强担保业务管理，规范担保业务行为，提高担保业务工作质量，控制担保业务风险，根据《XX担保有限公司担保业务操作规程》，特制定本实施细则。

第一章总则第一条担保业务档案管理担保业务档案管理，是指担保公司对在担保业务的受理、调查评价、审批、发放和保后管理过程中形成的具有法律意义或具有史料价值及查考利用价值的担保经营管理专业技术资料，包括合同、文件、帐表、函电、记录、图表、声像、磁盘等进行收集、整理、立卷归档和保管的过程。

第二条担保业务档案分类为便于管理和利用，担保业务档案可按以下三个部分内容进行分类：（一）客户基本情况档案资料。

即担保公司在担保业务经营管理过程中形成的对客户基本情况、市场竞争能力、财务状况、发展潜力、生产经营活动、信用信誉等方面的档案资料。

（二）担保业务和反担保档案资料。

即担保公司在经营管理各类具体担保业务以及接受客户为申请该担保业务所提供的反担保过程中形成的档案资料，包括融资担保、履约担保等业务。

（三）担保业务保后管理档案资料。

即担保公司在经营管理各类具体担保业务过程中形成的保后监督、检查以及担保代偿、追偿、解除等方面的档案资料。

第三条担保业务档案管理部门公司担保业务档案由担保业务部、综合管理部分段分工共同管理。

即：在担保项目立项到审批实施阶段，由担保业务部负责管理；从保后管理到担保解除后阶段，由综合管理部负责管理，其中，担保期间形成的权利证书，由综合管理部入保险柜保管。

第四条担保业务档案管理人员担保业务部应指定专（兼）职人员，即担保档案管理人员，负责担保档案资料的收集、整理、立卷归档工作，并按规定期限向综合管理部移交。

第五条担保业务档案管理要求（一）保密性要求。

任何人对涉及公司商业机密的担保档案资料均不得泄密。

（二）专门性要求。

担保业务资料必须由专人、专柜、专门用具进行保管。

（三）完整性要求。

档案资料要求内容完整，要素齐全。

（四）规范性要求。

建立担保档案要求科学、合理、规范、易于查找。

第一章总则第一条为规范担保公司人事档案管理工作，确保人事档案的真实性、完整性、准确性和安全性，维护公司合法权益，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国劳动法》等法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司全体员工的人事档案管理。

第三条人事档案管理工作应遵循以下原则：（一）依法管理：严格按照国家有关法律法规和公司规章制度执行；（二）真实完整：保证人事档案内容的真实性、完整性；（三）安全保密：加强人事档案的保密工作，防止档案泄露；（四）及时准确：及时更新人事档案，确保档案信息的准确性；（五）方便利用：提高人事档案的利用率，为员工和公司提供便利。

第二章管理职责第四条公司人力资源部负责公司人事档案的管理工作，具体职责如下：（一）制定、修改和完善公司人事档案管理制度；（二）组织实施人事档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作；（三）监督、检查各部门人事档案管理工作；（四）负责人事档案的鉴定、销毁等工作；（五）处理人事档案相关的咨询、投诉等事项。

第五条各部门负责人对本部门人事档案管理工作负总责，具体职责如下：（一）建立健全本部门人事档案管理制度；（二）组织实施本部门人事档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作；（三）定期向人力资源部汇报本部门人事档案管理工作情况；（四）对违反人事档案管理制度的行为进行纠正。

第三章人事档案管理第六条人事档案的收集：（一）新员工入职时，收集其身份证、学历证书、资格证书、劳动合同等相关资料；（二）员工晋升、调动、辞职、退休等情形，及时收集相关资料；（三）其他需要收集的资料。

第七条人事档案的整理：（一）按照档案分类标准对收集到的资料进行分类；（二）对资料进行整理、归档；（三）确保档案的整洁、有序。

第八条人事档案的保管：（一）设置专门的人事档案库房，配备防火、防盗、防潮、防虫等设施；（二）按照档案保管要求，对档案进行定期的检查、维护；（三）对破损、丢失的档案及时进行修复、补办。

第一章总则第一条为确保担保公司档案的完整、安全、有效，维护公司合法权益，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国信息安全法》等相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于担保公司内部所有档案的收集、整理、保管、利用、销毁等环节。

第三条档案安全管理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案的完整、准确、系统；2. 安全性原则：确保档案在物理、技术、管理等方面不受侵害；3. 保密性原则：严格保护档案中的国家秘密、商业秘密和个人隐私；4. 利用性原则：方便档案的查阅、利用和交流。

第二章档案收集与整理第四条档案收集应遵循以下要求：1. 按照档案分类、归档范围和保管期限，及时、全面地收集各类档案；2. 档案收集应保证档案的真实性、完整性和准确性；3. 对电子档案，应按照电子档案收集规范进行收集。

第五条档案整理应遵循以下要求：1. 按照档案分类、归档范围和保管期限，对收集到的档案进行分类、编目、归档；2. 对档案进行编号、登记，确保档案的有序性和可追溯性；3. 对电子档案，应按照电子档案整理规范进行整理。

第三章档案保管与维护第六条档案保管应遵循以下要求：1. 选择符合国家标准的档案保管设施，确保档案的物理安全；2. 档案库房应保持适宜的温度、湿度、通风等条件，防止档案霉变、虫蛀、老化；3. 档案库房应配备防火、防盗、防潮、防虫等设施，确保档案的安全；4. 档案保管人员应定期检查档案保管情况，及时发现并处理安全隐患。

第七条档案维护应遵循以下要求：1. 定期对档案进行消毒、防霉处理，确保档案的卫生；2. 对破损、褪色的档案进行修复、复制，确保档案的完整性；3. 对电子档案，应定期备份，防止数据丢失。

第四章档案利用与保密第八条档案利用应遵循以下要求：1. 档案查阅者应遵守档案保密规定，不得泄露档案内容；2. 档案查阅者应按照档案利用程序进行查阅，不得擅自复制、摘抄、传播档案内容；3. 档案查阅者应爱护档案，不得损坏、涂改、撕毁档案。

第一章总则第一条为规范担保业务档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本机构实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于本机构所有担保业务档案的管理，包括担保合同、担保评估报告、担保凭证、担保登记证明、担保业务审批文件等。

第三条担保业务档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案的全面、系统、连续。

2. 准确性原则：确保档案内容的真实、准确、可靠。

3. 安全性原则：确保档案的保密性、安全性、耐久性。

4. 可用性原则：确保档案的检索、利用方便快捷。

第二章档案收集与整理第四条档案收集1. 担保业务档案的收集应从业务发生之日起开始，直至担保期限届满。

2. 收集档案应确保其完整性和准确性，不得遗漏、损毁或篡改。

3. 档案收集应遵循以下程序：a. 业务部门在业务办理过程中，应按照规定收集相关档案材料。

b. 业务办理完成后，应及时将档案材料报送档案管理部门。

第五条档案整理1. 档案整理应按照档案分类、编目、归档等要求进行。

2. 档案分类应遵循以下标准：a. 按照担保业务类型分类。

b. 按照担保期限分类。

c. 按照担保金额分类。

3. 档案编目应包括以下内容：a. 档案编号。

b. 档案名称。

c. 档案形成时间。

d. 档案页数。

e. 档案保管期限。

4. 档案归档应按照档案分类、编目结果进行。

第三章档案保管第六条档案保管场所1. 档案保管场所应具备防火、防盗、防潮、防尘、防虫蛀等条件。

2. 档案保管场所应配备必要的档案保管设备，如档案柜、温湿度控制设备等。

第七条档案保管要求1. 档案应按照分类、编目结果进行存放，确保档案的有序性。

2. 档案应定期检查，发现破损、霉变等情况应及时修复或采取相应措施。

3. 档案应按照规定的保管期限进行保管，不得随意销毁。

4. 档案保管人员应定期对档案进行清点，确保档案的完整性和安全性。

第四章档案利用第八条档案利用范围1. 担保业务档案的利用应限于内部工作需要，未经批准，不得对外提供。

担保有限公司档案管理制度一、制度目的本管理制度的目的在于规范担保有限公司的档案管理工作，确保公司各项业务活动的档案信息科学、稳定、准确地保存，同时提高工作效率，避免因档案管理不规范而带来的风险和不良影响。

二、适用范围本制度适用于担保有限公司的一切档案管理工作。

三、档案管理职责1、档案主管单位：公司总经理办公室为本公司档案管理的主管单位，负责制定档案管理制度，并参与档案的阅读、审批和签订等工作。

2、档案管理人员：公司人事部门负责确定和“从事档案管理工作的人员”的具体职责，并为其制定相应的管理制度和标准，确保档案管理的高效性和安全性。

3、档案管理领导：公司管理层为档案管理工作的领导，负责制定档案管理的总体规划及其目标、任务、职责，确保档案管理工作展开顺利，达成并超越管理目标。

4、各部门相关人员：公司各部门相关人员需对其部门的档案进行管理；在档案移交、使用、销毁等环节时，需遵循总档案管理制度及相应规定，否则必须承担相应的责任。

四、档案的种类及保存期限1、公司的档案种类包括：公司章程、各类工商、税务、财务和审计报表、人事和劳资管理文件、重要会议文件、重大投资文件和项目文件、合同和协议、标准和规程、涉诉档案、安全生产档案，以及其他与公司经营和管理活动有关的文件和资料等。

2、公司的档案保存期限遵循国家规定，如以下表格所示：序号档案种类保存期限1 公司章程永久保存2 合同/协议 3年3 报表 5年4 人事档案 30年5 安全生产档案长期保管5、涉及保密等特殊性质的档案保存期限须根据具体情况进行研究和制定。

6、门户电子存储的档案应备份存储，以确保其安全。

五、档案管理步骤1、档案采集：各部门负责人根据业务需要，及时收集、鉴定和提取档案。

2、档案整理：对采集来的文件、资料进行归类、装订、编码、整理、鉴定和标注，以便于日后的检索和使用。

3、档案传递：在公司内部需要使用档案的情况下，需填写相应的申请表，并由上级领导签署，然后经公司档案管理人员许可后方可使用，使用后应及时归档，并登记相应档案的借阅记录。

担保公司档案管理制度第一章总则第一条为规范担保公司档案管理工作，保证档案的完整性、真实性、可靠性和及时性，提高担保公司信息化管理水平，根据《中华人民共和国档案法》和有关规定，制定本制度。

第二条本制度适用于担保公司内各部门、各级工作人员在档案管理及相关服务中的活动。

第三条担保公司档案管理应坚持“依法管理、科学管理、规范管理”原则，确保档案利用价值的最大化。

第四条担保公司档案管理要与其经营活动相适应，服务经营目标，提供必要的经济、技术和管理支持。

第五条担保公司档案管理机构应定期进行档案管理制度、规章制度和部门管理制度的修订和更新工作。

第二章档案管理机构第六条担保公司设立档案管理机构，负责协调、管理和监督全公司档案管理工作。

第七条担保公司档案管理机构的设置应符合公司规模、业务需求，保证档案管理专门化、专业化、高效化。

第八条担保公司档案管理机构应配备专业的档案管理人员，他们应具备较强的档案管理理论和实践能力。

第九条担保公司档案管理机构应指导、监督全公司档案管理工作，负责档案管理规章制度的制定、修订和实施。

第十条担保公司档案管理机构应指导全公司档案管理工作的信息化建设和运行。

第三章档案管理制度第十一条担保公司应制定完善的档案管理制度，明确档案的分类、归档、借阅和报废等程序。

第十二条担保公司应建立档案管理规章制度和流程文件，规范和指导全公司档案管理工作。

第十三条担保公司档案管理制度应与国家的有关法律法规和国家标准相一致。

第十四条担保公司档案管理制度应包括档案管理的基本职责、权限、程序和措施等内容。

第十五条担保公司应根据业务的需要，不断完善档案管理制度，提高档案管理工作的效率和质量。

第四章档案管理工作程序第十六条担保公司档案管理工作程序包括档案的收集、整理、编目、传输和利用等工作内容。

第十七条担保公司应设置专门的档案室或档案库房，保管公司各类档案材料。

第十八条担保公司档案管理工作应建立档案管理信息系统，实现档案管理的电子化、网络化。

第一章总则第一条为加强担保公司档案管理，确保档案安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于担保公司所有档案的收集、整理、保管、利用、鉴定和销毁等工作。

第三条档案管理工作应遵循真实性、完整性、保密性、便捷性的原则。

第二章档案收集与整理第四条档案收集范围包括公司内部产生的各类文件、资料、数据等，以及与公司业务相关的各类合同、协议、函件等。

第五条档案收集应确保档案材料的齐全、完整，保证档案内容的真实、准确。

第六条档案整理应按照档案分类、编目、编号、装订等要求进行，确保档案排列有序、检索方便。

第三章档案保管第七条档案保管应遵守国家档案管理的有关法规和标准，确保档案实体安全和信息安全。

第八条档案库房应保持干燥、通风、清洁，温度和湿度应控制在适宜范围内。

第九条档案保管应采用防火、防盗、防潮、防虫、防霉等措施，确保档案实体安全。

第十条档案保管人员应严格执行档案出入库手续，做好档案的清点、核对、登记工作。

第十一条档案保管人员应定期对档案进行检查，发现问题及时处理。

第四章档案利用第十二条档案利用应遵循合法、合理、高效的原则，确保档案信息安全。

第十三条查阅档案应办理登记手续，明确查阅目的、范围和期限。

第十四条查阅档案应遵守保密规定，不得擅自复制、泄露档案内容。

第十五条档案利用人员应爱护档案，不得随意折叠、涂改、损坏档案。

第五章档案鉴定与销毁第十六条档案鉴定应根据档案的实际保存价值、保存状况、利用情况等因素，定期进行。

第十七条档案销毁应严格按照国家档案管理的有关规定执行，确保档案信息安全。

第十八条档案销毁前，应编制销毁清单，经公司领导批准后进行销毁。

第六章责任与奖惩第十九条档案管理人员应严格遵守本制度，履行职责，确保档案安全。

第二十条对违反本制度，造成档案损坏、丢失、泄密等后果的，将依法追究责任。

第二十一条对在档案管理工作中表现突出的个人和集体，给予表彰和奖励。

第一章总则第一条为加强融资担保档案管理，确保融资担保业务档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《融资担保公司监督管理条例》等相关法律法规，结合我单位实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于我单位所有融资担保业务档案的管理，包括但不限于担保合同、担保业务申请、评估报告、担保风险分析报告、担保项目审批文件、担保项目跟踪记录、担保项目还款记录、担保项目违约处理记录等。

第三条融资担保档案管理应遵循以下原则：（一）统一管理原则：融资担保档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和安全性。

（二）分类管理原则：按照档案的类型、内容、形成时间等因素，对档案进行分类管理。

（三）保密原则：严格按照国家保密法律法规，对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案实行保密管理。

（四）规范操作原则：严格按照档案管理的各项规定和程序，确保档案管理的规范化、标准化。

第二章档案管理组织与职责第四条我单位成立融资担保档案管理领导小组，负责统筹协调融资担保档案管理工作。

第五条融资担保档案管理领导小组职责：（一）制定融资担保档案管理制度，并组织实施。

（二）监督、检查融资担保档案管理工作，确保档案管理的规范性。

（三）组织档案管理人员的培训、考核。

（四）协调解决融资担保档案管理中的重大问题。

第六条融资担保档案管理办公室（以下简称“档案室”）负责具体实施融资担保档案管理工作。

第七条档案室职责：（一）负责融资担保档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。

（二）负责档案库房的安全管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用。

（三）负责档案的鉴定、销毁、修复等工作。

（四）负责档案信息的查询、统计、分析等工作。

第三章档案收集与整理第八条融资担保档案的收集应遵循以下原则：（一）全面性原则：收集与融资担保业务相关的各类档案，确保档案的完整性。

（二）及时性原则：及时收集、整理档案，确保档案的时效性。

（三）准确性原则：确保档案内容的真实、准确。

融资担保公司档案管理制度制度的核心在于确保档案的完整性与准确性。

为此，融资担保公司需建立一套标准化的档案收集流程。

从业务开展初期，就要对各类合同文本、客户资料、审批文件等进行严格分类，并实时更新归档。

这不仅有助于减少后续整理的工作量，也避免了因信息不全而引发的风险问题。

电子化管理已成为现代档案管理的必然趋势。

因此，融资担保公司应投入相应的技术资源，建设电子档案管理系统。

该系统应具备强大的搜索功能、多级权限设置以及数据备份机制。

通过电子化手段，不仅提高了检索效率，也为远程办公提供了可能，极大提升了工作效率。

对于敏感信息的保护措施不可忽视。

融资担保公司涉及的财务数据、个人隐私等均属高度敏感信息，需要通过加密技术、访问控制等手段来确保其安全性。

同时，定期对系统进行安全审计，及时发现并修补潜在的安全漏洞，也是维护信息安全的关键步骤。

员工培训同样重要。

一份完善的制度若无法得到有效执行，则形同虚设。

因此，融资担保公司需定期对员工进行档案管理相关的培训，提升员工的档案意识和操作技能，确保每一位员工都能严格遵守档案管理规范。

制度的完善是一个动态的过程。

随着业务发展和技术进步，档案管理制度也需要不断更新以适应新的需求。

融资担保公司应设立专门机构或指定专人负责监督制度的执行情况，并收集反馈信息，以便及时调整和完善管理措施。

融资担保公司的档案管理制度应当围绕档案的完整准确、电子化管理、信息安全保护、员工培训以及持续改进等方面展开。

通过建立健全的档案管理体系，不仅可以为公司带来更高效的业务处理能力，还能大幅度降低运营中的风险，从而在激烈的市场竞争中占据有利地位。

第一章总则第一条为规范融资担保业务档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国证券法》等相关法律法规，结合本公司的实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于本公司融资担保业务过程中产生的各类档案资料的管理，包括但不限于担保合同、担保评估报告、担保申请资料、担保审批文件、担保履行记录、担保解除文件等。

第三条本制度旨在通过建立健全档案管理制度，提高融资担保业务管理水平，保障公司合法权益，促进公司稳健发展。

第二章档案分类与归档第四条档案分类：1. 按业务类别分类：分为贷款担保、信用证担保、保函担保、其他担保等；2. 按时间顺序分类：分为年度档案、季度档案、月度档案等；3. 按保管期限分类：分为永久、长期、短期档案。

第五条归档要求：1. 档案资料应齐全、真实、准确、完整，符合国家档案管理要求；2. 档案资料应按照分类标准进行整理、编目，并建立目录索引；3. 档案资料归档前，应由业务部门进行审核，确保档案质量。

第三章档案保管与利用第六条保管要求：1. 档案资料应存放在通风、干燥、防火、防盗、防潮、防虫、防尘的专用档案柜（室）内；2. 档案资料应按照分类标准存放，不得随意堆放、损坏或丢失；3. 档案柜（室）应定期进行清理、消毒，确保档案安全。

第七条利用要求：1. 档案资料借阅需填写借阅单，经部门负责人批准后方可借阅；2. 借阅人应爱护档案资料，不得擅自涂改、损毁、遗失；3. 档案资料借阅期限一般为一个月，特殊情况需延长期限的，应重新办理借阅手续。

第四章档案销毁与移交第八条档案销毁：1. 档案保管期限届满或因业务调整等原因需销毁档案的，应按国家档案管理要求办理；2. 档案销毁前，应由业务部门进行审核，并报公司领导批准；3. 档案销毁应采用无害化处理方式，确保档案资料不被泄露。

第九条档案移交：1. 公司合并、分立、撤销或破产时，应将档案资料移交给有权接收单位或个人；2. 档案移交应办理移交手续，明确档案资料的数量、质量、保管要求等。