担保有限公司客户档案管理办法

XX担保公司业务档案管理细则
一、总则
1、本管理细则实行统一管理，旨在形成担保业务统一管理制度，依
据《中华人民共和国担保法》及其他有关法规规定，制定本细则，以贯彻
落实担保业务统一管理制度。

2、本管理细则适用于XX担保公司的担保业务，所有担保业务档案应
遵循本管理细则，统一管理、利用与保管。

二、统一管理
1、担保档案的统一管理，包括档案的归档管理、资料管理、档案使
用管理、以及档案查询管理等。

2、归档管理：担保档案的归档管理，应按照担保分类归档，如果担
保业务分类很多，可以按照地域、担保对象、被担保的金额等不同条件进
行归档。

3、资料管理：担保档案的资料管理，应按照不同担保业务，保存不
同的担保档案资料，且担保档案资料应清晰完整，以方便安排使用及查询。

4、使用管理：担保档案的使用管理，除实行管理者控管外，还应实
行情况登记及报给申请使用者承担责任，使担保档案的使用高效有序。

5、档案查询管理：担保档案的查询管理，应实行档案查看及检索的
登记、登帐及统计，使担保档案资料的使用及查看更加高效安全。

三、档案保管
1、担保档案保管。

融资担保公司业务档案管理制度业务档案管理规程1.目的为了加强担保公司业务档案管理，确保公司资料的完整性，促进业务经营的合法性和公司担保资产的安全性。

依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国担保法》、《中华人民共和国物权法》以及《档案管理制度》等有关规定，并结合公司实际，特制定本规程。

2.适用范围本规程适用于担保公司业务类档案的管理、归档。

3.业务档案管理总则3.1档案管理遵循“明确职责、科学管理、有效利用、严禁损坏”的基本原则。

3.2档案管理的目标是“在收集中整理，在补充中完备”。

3.3档案管理将根据档案的移交、立卷、归档、调阅、提取、保管、人员交接等流程执行，做到及时移交、分类科学、方便查阅，严防毁损散失，确保档案完整与安全及相关法律手续完备、有效。

3.4档案按担保客户或项目建立，分类编序管理。

公司内部管理资料实行集中管理。

4.业务档案的分类业务档案按重要程度分为三级管理：4.1 一级档案权证类主要包括抵（质）押物的权属证书及相关抵（质）押反担保物的文件、清单、证明、保险单、评估书等，该类档案业务结清后需要退还给客户的，档案管理人员应留存复印件入档，以备日常查用。

4.2二级档案要件类：办理融资业务过程中产生的能够证明融资业务的合法性、合规性的基本要件，包括产品说明书、与客户签订的《委托担保合同》、《反担保合同》以及股东会决议、承诺函、公证书等补充性文本；与银行等金融机构签订的合作协议、《保证合同》、《保证金质押》等合同以及公司对外签订的各种业务类合同文本等。

4.3三级档案管理类：公司对客户基本情况、财务状况、生产经营情况、信用信誉等方面形成的基本资料，包括：客户身份证明、营业执照、公司章程、客户融资业务尽职调查报告、调查表、业务审批表、担保意向书、征信报告以及保后管理资料等。

5.业务档案的保管期限一级档案、二级档案要求永久保存，三级档案在项目结清之日起保存2年。

6.业务档案的管理部门6.1一级档案对融资业务的顺利履行起着至关重要的作用，在融资担保业务放款之日起10个工作日内，业务部门将项目的一级档案交由风险管理部进行保管。

第一章总则第一条为规范担保公司信息档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本公司实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于担保公司内部所有信息档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

第三条担保公司信息档案管理工作应遵循以下原则：（一）集中统一管理原则；（二）保密原则；（三）真实、准确、完整原则；（四）规范、高效原则。

第二章档案管理机构及职责第四条担保公司设立信息档案室，负责公司信息档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

第五条信息档案室的主要职责：（一）制定信息档案管理制度，并组织实施；（二）负责公司信息档案的收集、整理、归档工作；（三）负责信息档案的保管、维护和修复工作；（四）负责信息档案的利用、查阅和复制工作；（五）负责信息档案的销毁工作；（六）负责信息档案的保密工作。

第三章档案收集与整理第六条档案收集范围：（一）担保业务合同、协议、担保申请书等原始文件；（二）担保业务审批、调查、评估、审查、放款、回收、终止等环节的相关文件；（三）担保业务风险监控、预警、处置等相关文件；（四）担保业务统计、分析、报告等文件；（五）担保业务培训、研讨、会议等相关文件；（六）担保业务档案管理相关文件。

第七条档案整理要求：（一）档案分类应遵循科学、系统、便于查找的原则；（二）档案装订应规范、整齐、牢固；（三）档案编号应清晰、准确、连续；（四）档案目录应完整、准确、便于查阅。

第四章档案保管与利用第八条档案保管要求：（一）档案库房应保持通风、干燥、防潮、防虫、防火、防盗；（二）档案存放应按照分类、编号、时间顺序排列；（三）档案查阅、复制应办理相关手续，确保档案安全；（四）档案修复、复制应确保档案内容完整、准确。

第九条档案利用要求：（一）档案利用应遵循合法、合规、保密的原则；（二）档案查阅、复制应办理相关手续，登记备案；（三）档案利用不得损害档案内容、形式和完整性；（四）档案利用不得泄露公司商业秘密。

担保公司档案管理制度第一章总则第一条为规范担保公司档案管理工作，保证档案的完整性、真实性、可靠性和及时性，提高担保公司信息化管理水平，根据《中华人民共和国档案法》和有关规定，制定本制度。

第二条本制度适用于担保公司内各部门、各级工作人员在档案管理及相关服务中的活动。

第三条担保公司档案管理应坚持“依法管理、科学管理、规范管理”原则，确保档案利用价值的最大化。

第四条担保公司档案管理要与其经营活动相适应，服务经营目标，提供必要的经济、技术和管理支持。

第五条担保公司档案管理机构应定期进行档案管理制度、规章制度和部门管理制度的修订和更新工作。

第二章档案管理机构第六条担保公司设立档案管理机构，负责协调、管理和监督全公司档案管理工作。

第七条担保公司档案管理机构的设置应符合公司规模、业务需求，保证档案管理专门化、专业化、高效化。

第八条担保公司档案管理机构应配备专业的档案管理人员，他们应具备较强的档案管理理论和实践能力。

第九条担保公司档案管理机构应指导、监督全公司档案管理工作，负责档案管理规章制度的制定、修订和实施。

第十条担保公司档案管理机构应指导全公司档案管理工作的信息化建设和运行。

第三章档案管理制度第十一条担保公司应制定完善的档案管理制度，明确档案的分类、归档、借阅和报废等程序。

第十二条担保公司应建立档案管理规章制度和流程文件，规范和指导全公司档案管理工作。

第十三条担保公司档案管理制度应与国家的有关法律法规和国家标准相一致。

第十四条担保公司档案管理制度应包括档案管理的基本职责、权限、程序和措施等内容。

第十五条担保公司应根据业务的需要，不断完善档案管理制度，提高档案管理工作的效率和质量。

第四章档案管理工作程序第十六条担保公司档案管理工作程序包括档案的收集、整理、编目、传输和利用等工作内容。

第十七条担保公司应设置专门的档案室或档案库房，保管公司各类档案材料。

第十八条担保公司档案管理工作应建立档案管理信息系统，实现档案管理的电子化、网络化。

第一章总则第一条为规范融资担保公司档案管理工作，确保档案资料的安全、完整、准确和高效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国公司法》等法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有融资担保业务、内部管理、员工培训等方面的档案资料。

第三条公司档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案资料全面、系统、完整地反映公司业务和管理活动。

2. 安全性原则：采取有效措施，确保档案资料安全、保密，防止丢失、损坏和泄露。

3. 便捷性原则：简化档案查阅手续，提高档案利用效率。

4. 合规性原则：遵守国家法律法规，严格执行档案管理制度。

第二章档案分类与归档第四条公司档案分为以下类别：1. 融资担保业务档案：包括融资担保合同、评估报告、尽职调查报告、担保费收据等。

2. 内部管理档案：包括公司章程、股东会决议、董事会决议、监事会决议、规章制度等。

3. 员工培训档案：包括员工培训计划、培训记录、考核结果等。

第五条档案归档要求：1. 按照档案类别、时间顺序进行归档。

2. 归档文件应齐全、完整，符合档案管理规范。

3. 归档文件应按照规定的格式填写，包括文件名称、文号、日期、页数等。

4. 归档文件应进行编号，便于查阅和管理。

第三章档案保管与利用第六条档案保管：1. 档案柜应放置在安全、干燥、通风、防潮、防虫蛀、防霉变的场所。

2. 档案柜应配备防火、防盗、防潮、防虫蛀等设施。

3. 档案柜钥匙由专人保管，不得随意借阅。

4. 档案资料应定期检查，发现损坏、丢失等情况，应及时修复或补充。

第七条档案利用：1. 档案查阅需经公司领导批准，填写《档案查阅申请表》。

2. 查阅档案应遵守保密规定，不得泄露公司商业秘密。

3. 查阅档案后，应将档案归还原位，并做好记录。

4. 档案利用不得影响档案的保管和使用。

第四章档案销毁第八条档案销毁：1. 档案销毁应经公司领导批准，并填写《档案销毁申请表》。

2. 档案销毁前，应进行清点、核对，确保档案资料齐全。

融资担保公司业务档案管理办法一、前言融资担保公司作为一种新兴的金融机构，在推动企业融资发展和经济增长方面发挥了重要的作用。

然而，随着市场化和国际化步伐的加快，融资担保公司面临着更为复杂、多样化的业务和风险，必须加强档案管理，确保业务运营的可持续性和安全性。

本文旨在探讨融资担保公司业务档案管理的办法，为行业提供指导和建议。

二、融资担保公司业务档案的概念融资担保公司业务档案，是指记录公司业务活动的资料和文件，包括金融业务合同、合法有效的身份证明、贷款资料、抵押资料、财务报表、审计报告、监控报告、风险评级、业务审批记录、授信决策记录、业务实施记录、客户投诉处理记录等。

这些档案信息对于公司的经营管理和风险控制至关重要。

三、融资担保公司业务档案管理的意义1、保护公司合法权益：档案管理能够有效地保护公司的合法权益，防止因文件、资料等的丢失或篡改而导致的法律纠纷和经济损失。

2、提高业务透明度：规范的档案管理能够提高公司业务的透明度和可追溯性，让监管机构、合作伙伴和投资人更加信任公司的合规经营能力。

3、优化经营决策：建立健全的档案管理系统，对于制定企业的决策和发展规划有着重要的作用，为经营者提供决策参考和依据。

4、提升风险管理能力：档案管理的规范化和科学化，有助于公司加强风险管理，及时发现和预防风险问题，避免不良资产的积累。

四、融资担保公司业务档案管理的办法1、建立完善的档案管理制度。

制定明确的档案管理制度，包括档案登记、档案归档、档案借阅、档案销毁等具体流程和要求，确保档案的安全性、完整性、机密性和可追溯性。

2、落实档案管理责任。

公司应该明确档案管理的管理人员和具体责任人员，明确他们的管理职责和权限，确保档案管理的有效性和可操作性。

3、建立档案档案管理系统。

公司应该建立科学合理的档案管理系统，包括档案资料的分类和归档、档案信息的采集和保存、档案查询和检索、档案备份和恢复等功能，借助IT技术提高档案管理的智能化和自动化程度。

担保公司档案管理制度一、总则为规范担保公司档案管理工作，确保担保公司档案的安全、完整、准确、可靠和及时使用，提高档案利用效率和服务能力，特制定本担保公司档案管理制度。

二、档案管理的基本原则1. 法律合规原则：担保公司档案管理应当遵循国家有关行业法律法规的规定，确保档案管理活动合法合规。

2. 保密原则：担保公司档案管理应当遵守国家、行业和公司的保密规定，确保档案信息的保密性和安全性。

3. 审慎原则：担保公司档案管理应当审慎处理档案管理活动，确保档案的准确性和完整性。

4. 效率原则：担保公司档案管理应当通过合理有序的管理手段，提高档案的利用效率和服务能力。

5. 统筹协调原则：担保公司档案管理应当统筹协调各部门档案管理工作，实现档案信息的共享和互通。

三、档案管理的组织机构1. 担保公司设立档案管理部门，负责全面管理和协调档案管理工作。

2. 档案管理部门设立档案管理岗位，明确岗位职责和权限。

3. 档案管理部门负责担保公司档案管理制度的制定、实施、监督和评估。

四、档案管理的职责和要求1. 担保公司各部门应当主动配合档案管理部门的工作，及时准确地提供档案信息。

2. 担保公司档案管理部门应当制定档案管理计划，包括档案的整理、归档、借阅和销毁等工作。

3. 担保公司档案管理部门应当编制档案管理规范和操作规程，确保档案管理工作的规范和有序进行。

4. 担保公司档案管理部门应当建立档案管理系统，包括档案管理软件和档案管理流程，提高档案管理的自动化水平。

五、档案管理的具体措施1. 担保公司档案管理部门应当建立档案库房，保证档案的安全存放和保管。

2. 担保公司档案管理部门应当建立档案借阅制度，明确档案借阅的程序和责任。

3. 担保公司档案管理部门应当建立档案销毁制度，定期清点淘汰过期档案，保证档案管理的有效性。

4. 担保公司档案管理部门应当保持档案信息的更新和完善，确保档案信息的及时准确。

六、档案管理的监督和评估1. 担保公司档案管理部门应当定期对档案管理工作进行评估和检查。

一、总则第一条为规范担保公司信息档案管理，确保信息档案的完整、准确、安全，提高信息档案的利用率，特制定本制度。

第二条本制度适用于担保公司内部所有信息档案的管理，包括纸质档案、电子档案和影像档案等。

第三条信息档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保信息档案的完整性，不得遗失、损毁或篡改；2. 准确性原则：确保信息档案内容的准确性，及时更新和补充信息；3. 安全性原则：采取有效措施，确保信息档案的保密性、真实性和完整性；4. 可用性原则：提高信息档案的利用率，方便查阅、检索和利用。

二、信息档案管理组织第四条担保公司设立信息档案管理部门，负责公司信息档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。

第五条信息档案管理部门的主要职责：1. 制定信息档案管理制度，组织实施并监督执行；2. 组织开展信息档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作；3. 对信息档案进行分类、编目、检索、统计和分析；4. 负责信息档案的保密、安全工作；5. 定期向公司领导汇报信息档案管理工作情况。

三、信息档案的收集与整理第六条信息档案的收集：1. 公司各部门、各分支机构在业务活动中产生的具有保存价值的信息资料，均应按规定的程序及时报送信息档案管理部门；2. 信息档案管理部门根据工作需要，主动收集与公司业务相关的信息资料。

第七条信息档案的整理：1. 按照档案分类标准，对收集到的信息资料进行分类、编目；2. 对整理后的信息资料进行立卷、归档；3. 建立电子档案数据库，实现信息档案的电子化管理。

四、信息档案的保管与利用第八条信息档案的保管：1. 按照档案保管要求，选择合适的保管场所和设施；2. 对信息档案进行定期检查、清点和维护；3. 建立信息档案的借阅、归还制度，确保信息档案的安全。

第九条信息档案的利用：1. 公司内部人员因工作需要查阅信息档案时，应按照规定程序办理借阅手续；2. 信息档案管理部门应提供便捷的检索服务，方便用户查阅；3. 严格控制信息档案的对外提供，确保公司信息安全。

第一章总则第一条为加强担保公司档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及相关法律法规，结合我司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于担保公司所有档案的管理，包括纸质档案、电子档案、声像档案等。

第三条档案管理应遵循以下原则：（一）集中统一管理原则；（二）分级管理原则；（三）依法管理原则；（四）安全保管与有效利用相结合原则；（五）规范化、标准化原则。

第二章档案分类与编号第四条档案分类应按照档案的性质、内容、形式和形成过程进行分类，具体分为以下类别：（一）文书档案；（二）业务档案；（三）财务档案；（四）声像档案；（五）电子档案；（六）其他档案。

第五条档案编号应采用统一编码方式，编号由档案类别、年份、序号组成。

第三章档案收集与整理第六条档案收集应遵循以下要求：（一）全面收集，确保档案的完整性；（二）及时收集，确保档案的时效性；（三）规范收集，确保档案的质量；（四）依法收集，确保档案的合法性。

第七条档案整理应遵循以下要求：（一）按照档案分类、编号、整理顺序进行整理；（二）对档案进行鉴定，剔除失效、重复、无保存价值的档案；（三）对档案进行编目，编制档案目录；（四）对档案进行装订，确保档案的整洁、美观。

第八条档案收集与整理工作由档案管理部门负责，业务部门应积极配合。

第四章档案保管与维护第九条档案保管应遵循以下要求：（一）档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防霉等条件；（二）档案存放应按照档案类别、编号、时间顺序排列；（三）档案查阅应办理借阅手续，确保档案的安全；（四）档案修复应按照国家档案修复标准进行。

第十条档案维护应遵循以下要求：（一）定期检查档案库房设施，确保档案安全；（二）定期检查档案保管条件，确保档案质量；（三）定期对档案进行消毒、防霉处理；（四）定期对档案进行数字化处理，确保档案的长期保存。

第五章档案利用与保密第十一条档案利用应遵循以下要求：（一）档案利用应遵循国家档案法律法规，确保档案的合法利用；（二）档案利用应遵循保密原则，确保档案的秘密不被泄露；（三）档案利用应办理借阅手续，确保档案的安全；（四）档案利用应按时归还，确保档案的完整性。

山东XX担保有限公司客户档案管理及保密制度第一章：总则第一条：为规范公司业务档案管理、保证担保项目资料的安全完整，特制定本制度。

第二条：担保业务档案是指公司在办理担保业务过程中形成的记录并反映担保业务的重要凭据，包括:①未保项目的客户档案；②已保项目（含在保和脱保项目）的文书档案、经济档案、客户档案；③反担保标的物权利证书。

第三条：业务档案管理的目标是“在流程中完成，在收集中整理，在补充中完备” 。

第二章：档案管理第四条：公司档案管理将根据客户档案的移交、立卷、归档、调阅、提取、保管、销毁、人员交接等流程执行，做到分类科学、流程收集与补充、方便查阅、及时移交，严防毁损散失，确保业务档案完整与安全，确保相关法律手续完备与有效。

第五条：业务档案按担保客户或项目建立，做到一户一档，分类编序管理。

公司内部管理资料实行集中管理。

第六条：档案管理责任部门。

风险管理部是公司业务档案管理的责任部门，但不同性质的档案其保管责任分别对应相关部门。

第三章档案保密管理制度第七条：为加强本公司档案的保密管理，确保档案的绝对安全，特制定本制度。

第八条：主题内容与适用范围1.本制度规定了本公司档案保密工作的一般管理要求。

2.本制度适用于本公司档案保密管理。

第九条：引用标准和政策规定《中华人民共和国保密法》及其他密级具体范围的规定第十条：管理职能风险管理部是本公司档案保密管理的职能部门。

第十一条：管理内容与要求1.档案管理人员必须以身作则模范遵守和执行党和国家有关保密法规和制度，保证企业档案的绝对安全。

2. 严格掌握档案材料和资料的查（借）阅范围及审批手续，一般档案材料、资料查阅应办理查阅手续，由档案管理人员提供并登记备案。

3.已归档的文件材料和资料一般仅限于在档案阅档室内查阅，不得外借，任何部室和个人无权擅自扩大查阅范围和公布档案内容。

4.查阅档案材料一般不得摘抄、复制、拍照、翻印，特殊情况须经公司领导批准并作好记录。

5.外单位人员查阅一般档案应持有效介绍信并经领导同意。