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文件和资料控制程序

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5.8 各部门及人员文件分发受控代码： 总经理：01； 管理者代表：02； 顾客代表：03； 企划部：04； 技术部： 05；品质部：06 生产部：07； 财务部：08； 6.作业内容和流程 销售部：09； 采购组：10； 人事部： 11；体系室：12
XXXX 液压动力制造有限公司
文件名称 制订部门
XXXX 液压动力制造有限公司
文件名称 制订部门
作业流程 B NO 批 准 OK 6.5 文件分发、回收和销毁 A 分发： 质量手册和程序文件按企划部批准 的发放清单由档案室登记签发；技术文件、 作业指导书由档案室登记，分发给编制部门 批准的相关人员和部门， 并在所发放的文件 上加盖“受控”印章； 以确保文件的更改和现 行修订状态得到识别； 档案室应确保在使用 处可获得适用文件的最新有效版本， 同时相 关部门应确保所发放的文件保持清晰和易 于识别。试制、生产现场不准使用更改单。 更改单和更改后的技术文件原件， 必须保存 在更改单分发部门和持有该技术文件的部 门。 同时收回旧的或作废的技术文件， 并在 所回收的文件上加盖“作废”印章） ，确保更 改的有效实施。 外协、 外购用技术文件的发 放： 产品外协、 外购需用技术文件时， 由负责产 品外协、外购的主管人员提出申请， 经部 门负责人签字审核， 分管副总审批； 复制完 成的技术文件加盖 “ 订货用图 ” 或 “ 外协用 图”章后发申请部门，并登记。产品外协、 外购用技术文件涉及更改时， 如果需要， 由 外协、外购部门提出申请，档案室将“更改 单”和更改后的技术文件发“申请部门”，由 该部门将其发送给供应商。 B．回收：将回收的文件在《文件和资料分 发记录单》 的备注栏中注明回收日期和回收 人，并在所回收的文件上加盖“作废”印章。 C．销毁：将签收的作废文件销毁。对于作 废文件，回收后有查考或凭证作用加盖“作 废保留”/“作废”章保存外，其余销毁；对保 存到期的文件和资料在销毁前应重新鉴定， 对尚有保存价值的要延长一个保管期。 A 文件制、 修订/废 止申请表
XXXX 液压动力制造有限公司
文件名称 制订部门 文件和资料控制程序 企划部 文件编号 制订日期 HP/TSQP-QH-01 2012 年 12 月 25 日 页数 版本 1/6 A/5
1.目的：确保公司内所有内部文件、外部文件、图样与技术资料的准确性和统一性与保密性，公司所有与管理 体系有关的文件、图样与技术资料的流通、应用、处理等得到有效控制， 使所有持有文件、图样与 技术资料的相关部门、生产场所均能及时获得有效的最新的版本。 2.范围：本程序适用于本公司管理体系所涉及到的有关产品和原/辅材料的采购、制造（包括设计/开发、样件 生产、试生产、批量生产等） 、检验和试验及校准、仓储、包装到交付各阶段作业的所有文件、图样 与技术资料和顾客、供应商提供的相关文件、图样与技术资料及与国际/国家政府、安全和环保法规有 关的外部文件与资料的控制。 3.定义 3.1 质量管理体系文件：指与本公司质量管理体系有关的文件和资料，分为第一层次文件、第二层次文件、第 三层次文件和第四层次文件； 3.2 第一层次文件：指质量手册； 3.3 第二层次文件：指程序文件； 3.4 第三层次文件：指管理规定、作业指导书（包括：操作说明书、检验标准/检验规范、操作标准/操作规范、 在过程中所需使用的工艺通知单、工序卡片、图样与技术资料等） ； 3.5 第四层次文件：指表单/表格或记录； 3.6 外来文件：顾客或公司外所输入的与质量管理体系有关的图样、资料或书籍文件（包括政府、安全与环保 法规及国家/国际标准）等； 3.7 图纸和技术资料：指本公司内部编制的技术规范、产品标准、作业指导书、作业标准、检查基准、图样、 包装标准、工艺技术文件或顾客提供的图样、工程规范、工程标准/技术标准、技术条件/协议、 管理规范、检验规范、检验标准、电脑数据软盘/软件、样品或本公司与供应商签订的协议等。 4.权责 4.1 文件制作、修订、补发、废止之申请：相关部门。 4.2 文件之拟定、审查、批准： 4.2.1 第一层次文件：品质部主管拟定，管理者代表审核，总经理批准； 4.2.2 第二层次文件：各相关部门主管拟定，管理者代表审批，其中《管理评审程序》和《持续改进管理程序》 由管理者代表审核，总经理批准； 4.2.3 第三层次文件：各相关部门人员拟定，各部门主管审核，分管副总批准； 4.2.4 第四层次文件：随第二、第三层次文件一并审批； 4.3 文件发行、回收、销毁、归档：由档案室资料管理员执行； 4.4 图纸和技术资料，由档案室统一按照《文件和资料控制程序》和《图纸和技术资料管理规范》要求管理。 5.文件编号规定 5.1 第一层次文件（质量手册）编码： HP /TSQM —XX— 01 流水号（从 01 开始） 主导部门代码 质量手册代码 公司名称简称
XXXX 液压动力制造有限公司
文件名称 制部门
作业流程
文件和资料控制程序 企划部
责任部门 /人员
文件编号 制订日期
使用表单
HP/TSQP-QH-01 2012 年 12 月 25 日
页数 版本
流程说明
6/6 A/5
相关文件
外来文件控制
档案室 相关部门
文件管制 总览表
无
6.8 外来文件: 各部门接收到的外来文件由各部门自行进 行评审， 如需存档的注明接收日期和评审人 签名，统一交档案室管理,登记在《文件管 制总览表》 中。 外来标准的更新应由公司标 准化人员或技术人员根据顾客提供的有关 信息及时进行更新。 其他对影响公司产品管理的外来文件(如协 调图样等)的管理按 6.1～6.6 顾客之工程标 准/规格变更或其它外来图样与技术资料有 变更时，相关部门必须至少在 6 个工作日 内， 对公司内部与顾客或其它外来图样与技 术资料相对应的相关图样与技术文件、 工程 标准/规范、检验、标准/检验规范、相关作 业指导书、 程序文件等进行修订/变更作业。 为确保外来文件得到识别， 各部门使用的外 来文件由其自行建立管理台帐， 并控制其分 发。 同时每年一次对本部门所使用的外部文 件之最新版本进行评估、调查、申购，同时 将其最新版本之原稿交档案室， 由档案室对 其进行新旧版本对照， 并按 6.1～6.6 之规定 对外部文件进行发行、回收、销毁作业。
E
文件借阅
档案室 各部门
借阅记录 表
无
6.9 文件借阅 文件与技术资料借、调阅由需求部门填写 “借阅记录表”的形式提出申请， 经部门领导 批准通过后方可借阅。 6.9.1 文件的保密制度 不管是我司文件和外来文件， 严格按国家标 准 3D 保密制度执行， 借阅时不能向第三方 泄密。 6.10 借阅文件归档 借阅文件必须按时归档并按 《质量记录控制 程序》要求进行管理。
文件和资料控制程序 企划部
责任部门 /人员
文件编号 制订日期
使用表单
HP/TSQP-QH-01 2012 年 12 月 25 日
页数 版本
流程说明
4/6 A/5
相关文件
4.2 权责人员
无
6. 4 文件的批准：按 4.2 要求执行。
新文件分发/ 旧文件回收 档案室
文件收发 记录
无
C
XXXX 液压动力制造有限公司
XXXX 液压动力制造有限公司
文件名称 制订部门 文件和资料控制程序 企划部 文件编号 制订日期 HP/TSQP-QH-01 2012 年 12 月 25 日 页数 版本 2/6 A/5
5.2 第二层次文件（程序文件）编码： HP / TSQP — XX—XX 流水号（从 01 开始） 主导部门代码 TS 程序文件代码 公司名称简称 5.3 第三层次文件（作业指导书/操作说明书）编码： HP /TSWI — XX—XX 流水号（从 01 开始） 主导部门代码 第三层次文件代码 公司名称简称 5.4 图纸与技术资料编码见《图纸和技术资料管理规范》 ； 5.5 第四层次文件（表单/表格）编码 HP /QR — XX—XXX 流水号（从 01 开始） 主导部门代码 第四层次文件代码 公司名称简称 5.6 控制计划、FMEA 和内部审核—不符合报告等文件/资料编码由相关部门按《控制计划作业规范》 、 《FMEA 作业规范》 、 《内部质量审核程序》等之规定进行作业。 5.7 各部门名称代号： QH：企划部 XS：销售部 SC：生产部 CG：采购组 PZ：品质部 CW：财务部 JS：技术部 RS:人事部
NO 审 核 OK
4.2 权责人 员
文件制、修订 /废止申请表
无
6.2 文件的审批：按照 4.2 要求执行。
文件编号 档案室 A
文件制、修订 /废止申请表
无
6.3 文件的编号及发行受控编号： 体系 管理文件、技术文件的编号按 5.1～5.6 条规定执行，发行受控编号由档案室按 5.8 条规定执行。
B
作业流程
文件和资料控制程序 企划部
责任部门 /人员
文件编号 制订日期
使用表单
HP/TSQP-QH-01 2012 年 12 月 25 日
相关文件
页数 版本
流程说明
3/6 A/5
文件编制、 修 订/废止申请
品质部 企划部 相关部门 文件制、修订 /废止申请表
6.1 文件的编制、修订/废止申请： 6.1.1 质量手册由品质部组织编制； 程序 文件由品质部组织，与质量管理体系要 素有关的各职能部门分别负责编写；作 业指导书由各相关部门结合作业活动 的特点和程序文件的控制要求，负责组 织人员编制。技术文件由主管技术人员 编写。 6.1.2 质量手册和程序文件的修订/废止 由品质部负责， 作业指导书的修订/废止 由编写部门负责 , 技术文件的修订 / 更 改、废止由技术部负责；设计文件和工 《生产件 批准程序》 艺文件的更改分别按《生产件批准程 序》和《产品质量先期策划控制程序》 《产品质 执行，当影响顾客的装配、功能、耐久 量先期策 性或性能要求时，要办理顾客批准手 划控制程 续，必要时进行生产件批准。 序》 6.1.3 为确保能按顾客要求的时间表对 《质量记 其所有的工程规范得到有效管制，公司 录控制程 品技部门和相关部门必须在二周内对 序》 顾客所有的工程规范进行评审（评审结 果由相关部门将其记录于“设计和开发 评审记录表”内） 、分发和实施／执行及 其变更通知，并对在生产过程中实施日 期的每项记录按《质量记录控制程序》 进行保存、 归档等作业,包括对所有有关 文件的更新（如：当这些工程规范的更 改影响 PPAP 时，技术开发部应及时对 PPAP 相关资料和记录进行更新） 。

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TS16949文件和资料控制程序

TS16949文件和资料控制程序

德信诚培训网文件和资料控制程序龟形图过程识别：过程 区分顾客导向过程管理过程支持过程过程关联图使用什么方式？ （材料/设备/装置） 资料室、档案柜、电脑、打印机、 纸张 资料员由谁进行？ （能力/技能/知识/培训）输入 要求是什么？ 待管理的文件 文件控制过程 过程名称输出 （要交付的是什么？） 文件、文件和资料登记 帐 、更改单、借阅登记 台账 、发放记录表；资 料销毁登记表如何做？ （方法/程序/技术） 文件和资料控制程序使用的关键准则是什么？ （测量/评估） 外来文件评审及时率更多免费资料下载请进：好好学习社区德信诚培训网文件和资料控制程序1 目的 确保公司所有内部文件、外部文件、图样与技术资料的准确性和统一性，使 公司所有与质量管理体系有关的文件、图样与技术资料的流通、应用、处理等得 到有效控制， 以控制与本质量管理体系要求有关的所有文件与资料，使所有持有 文件、 图样与技术资料的相关部门、 生产场所能及时获得有效的最新版本的文件、 图样与技术资料。

2 范围 本程序适用于本公司质量管理体系所涉及到的有关产品和原/辅材料的采 购、制造（包括设计/开发、样件生产、试生产、批量生产等） 、检验和试验及校 准、仓储、包装到交付各层段作业的所有文件、图样与技术资料和顾客、供应商 提供的相关文件、图样与技术资料及与国际/国家政府、安全和环保法规有关的 相关外部文件与资料的控制。

3 引用文件 QP-4.2-02 QP-7.1-01 4 术语和定义 体系管理文件：一层文件、二层文件、三层文件和四层文件为操作说明书、 检验标准/检验规程、操作标准/操作规程等。

一层文件：质量手册； 二层文件：程序文件； 三层文件：作业指导书（包括：操作说明书、检验标准/检验规程、操作标 准/操作规程、在过程中所需使用的工艺文件、工序卡片、图样与技术资料等） ； 技术文件： 指本公司内部编制的工程规范、 工程标准、 工作规范、 作业标准、 检查基准、图样、包装标准、工艺技术文件/顾客提供的图样、工程规范、工程 标准/技术标准、技术条件/协议、质量规范、检验规范、检验标准、电脑数据软 盘/软件、样品等和/或本公司与供应商签订的协议等。

文件与资料控制程序

文件与资料控制程序

1.目的对与质量体系有关的文件及资料的编制、审核、批准、接收、分发、更改、处理的控制，确保各相关场所使用有效版本的文件，并从分发和使用场所及时收回失效的文件以防误用。

2.范围适用于本公司质量体系有关的文件(一、二、三、四级文件)和资料（包括外来文件）的控制（不包括技术文件）。

3.职责3.1 质量部负责文件的审核、编号、发放、更改、废止及保存的管理;确保各部门使用的文件都得到审核与核准；确保各部门目前使用的文件均为最新版的文件；确保所有过期失效文件都及时销毁。

3.2 总经理负责批准一级文件（质量手册）、二级文件（程序文件）及各部门特殊之三级文件。

3.3管理者代表负责审核一、二级文件以及批准各部门之三级文件，各部门技术性文件以及图纸的管理由设计部、制造中心负责人根据《技术文件和资料控制程序》批准发布。

3.4各职能部门是文件和资料控制的配合实施部门，负责各自工作范围内的专用文件和资料收集、编制、使用和保管本部门的文件和资料。

4.名词解释4.1质量手册：对质量体系作概括表述、阐述及指导质量体系实践的主要文件，是企业质量管理和质量保证活动应长期遵循的纲领性文件。

4.2 程序文件：程序是为完成某项活动所规定的方法，描述程序的文件称为程序文件。

4.3作业指导书：为求产品制造标准化，制定其内容作为制造(管理)之依据，定名为作业标准或作业规范，以作为工作人员作业时之依据。

4.4表单：用于记录生产、管理、服务等方面工作的资料格式。

4.5 受控文件：已纳入公司文件系统并盖有“受控文件”红色印章的文件为受控文件。

4.6非受控文件：质量文件的参考资料或与产品品质无直接关系的文件。

分发以及回收时办理登记手续，修订时可不作版本控制，废止后按规定回收销毁。

4.7 外来文件：取自公司外部的法律法规、规范、标准、或客户提供的图片、规定等，被本公司用来作为质量管理体系流程中引用的标准，尤其是与产品要求有关的法律法规、国际国标文件、客户标准文件等。

GM(JM)-0201文件与资料控制程序

GM(JM)-0201文件与资料控制程序

1.0目的:确保质量体系所使用之文件及资料处理迅速、正确发行，使应用程序得以控制，确保各相关部门能及时获得有效之最新版本文件。

2.0范围:适用于质量管理体系有关之质量手册、程序文件、作业标准、质量记录、其它相关文件及有关外来文件之控制。

3.0定义：文件类别区分：3.1质量手册：对质量体系全面的概略的描述。

3.2程序文件: 具体、详细地说明各项质量活动（如文件控制、内部审核、管理评审等）进行的方法、步骤的管理文件。

3.3作业标准：指导各项具体作业的作业指导书，工艺操作规程、检验规程、技术图纸等技术文件及其他制度、规定等。

3.4质量记录:生产记录、校验记录、检验记录（报告）、运行保养记录等。

3.5外来文件:客户提供之图样、标准，以及本公司程序文件或作业标准所依据并引用之有关国家或行业标准。

4.0 职责:4.1人事行政部文件管理人员负责文件之编号、分发、回收、销毁等综合管理。

4.2各单位负责相关文件之撰写、会审、使用和保管及增修申请。

5.0程序细则:5.1文件编号:5.1.1编号原则：各类文件顺序号：从01起依序编列文件类别代号：详见5.1.2公司代号5.1.2文件代号：5.1.2.1.质量手册：015.1.2.2.程序文件：025.1.2.3.作业标准：035.1.2.4.记录表单：04，(各种表单编号、版次及保存期限由文控统一确定）5.1.2.5外来文件:Ｗ-□□□序号，从001开始5.2版本/版次:5.2.1第一次制订之原版以A/0表示,A版第一次修订以A/1表示,第二次修订以 A/2表示，依此类推。

5.2.2为避免版次修订次数太多,影响文件之真实内容,凡版次经5次修订后, 原制订单位应变更版本,发行第B版、C版……5.3文件制订、修订、废止作业:5.3.1文件之制订作业：5.3.1.1制定部门指定专人完成提案后视需要召集相关单位会审,无异议后，送人事行政部文件管理人员依文件编号规则予以编号印刷,并依4.3之规定送相关主管审批发行。

文件与资料控制程序心得

文件与资料控制程序心得

文件与资料控制程序心得文件与资料控制程序心得一、前言在现代企业中，文件与资料的管理是非常重要的一项工作。

良好的文件与资料控制程序可以有效地提高企业的生产效率和管理水平，减少不必要的损失和浪费。

本文将从以下几个方面对文件与资料控制程序进行探讨。

二、文件与资料控制程序的定义文件与资料控制程序是指为了确保企业内部各种文件和资料能够被及时、正确地处理和使用而采取的一系列管理活动。

三、文件与资料控制程序的重要性1. 提高工作效率：良好的文件与资料控制程序可以帮助员工及时获取所需信息，从而提高工作效率。

2. 降低成本：通过合理安排存储空间和建立合适的档案系统，可以避免因为过多或过少储存空间而造成不必要的成本支出。

3. 保护机密信息：合理使用密码保护等技术手段可以有效地保护机密信息不被泄露。

4. 遵守法律法规：良好的文件与资料控制程序可以确保企业在遵守相关法律法规方面不出现问题。

四、建立文件与资料控制程序的步骤1. 制定文件与资料控制政策：企业应该根据自身情况制定适合自己的文件与资料控制政策，明确管理目标和管理要求。

2. 设立档案室：档案室是文件与资料控制程序的重要组成部分，应该根据实际需要设立合适大小的档案室。

3. 建立档案系统：建立合适的档案系统可以帮助员工快速准确地找到所需文件和资料。

4. 建立安全保障机制：采取密码保护、备份等技术手段可以有效地保护机密信息不被泄露或丢失。

5. 建立使用规范：建立使用规范可以规范员工对于文件和资料的使用，避免不必要的损失和浪费。

五、文件与资料控制程序的实施1. 文件分类归档：按照一定标准将各种文件进行分类，并且在归档时进行编号、标识等操作，以便于后续查找和管理。

2. 文件检索服务：提供针对各类文献资源的检索服务，让用户能够快速获取所需信息。

3. 文件传输服务：为用户提供文件传输服务，让用户能够在不同的终端设备上进行文件传输和使用。

4. 文件备份服务：对于重要的机密信息，需要进行定期的备份操作，以便于防止信息丢失或泄露。