福建省盛恒辉金属科技有限公司
文件编号 SHH-HR-02-002
版 本 A0
文件名称 文件管理控制程序 页码/页次 第1页 共6页
生效日期 2011年6 月22 日
1 目的
为了规范品质体系文件，使供方及客户之资料，以及其它外部文件得到有效控制，防止使用失效和作废的各类文件，以保证在需要的场合能及时获得最新最正确的文件。
2 适用范围
2.1 质量体系文件的编制、管制方法。
2.2 供方及客户文件（如技术图纸、测试报告、使用说明书等）的控制方法。
2.3 其它外来文件（如适用的法律、法规、行业标准等）。
2.4 确保对质量体系策划和运行所必要的外来文件得到识别，并控制其分发。
3 定义注释
3.1 受控文件：凡是直接影响产品质量的文件、资料、程序文件。
3.2 非受控文件：不影响产品质量的文件或资料，如各类参考资料。
3.3 体系文件：
3.3.1质量方针：由组织的最高管理者正式发布的该组织总的质量宗旨和方向
3.3.2质量目标：在质量方面所追求的目的。
3.3.3质量手册：质量管理体系的纲领性文件，它概括了本工厂质量管理体系的构成及要素（过程）。
3.3.4程序文件：直接支撑质量手册的主要体系文件，是对各部门运作过程及质量体系要求的具体说明。
3.3.5作业指导书：它从程序文件中引申出来，详细叙述各部门运作过程及操作规程，它是程序文件的支持性内容。
4 职责
4.1 总经理或董事长：批准工厂的质量方针/目标、质量手册、程序文件。
4.2 管理者代表：负责制定质量手册及相关程序文件。
4.3 各职能部门：负责编写相应的程序文件及作业指导书，及时签收和保存受控文件，并将已失效的受控文件退回文控中心。
4.4 行政人事部：负责本工厂受控文件的整体控制，即受控文件的打印、分发、原版文件的保存等。
福建省盛恒辉金属科技有限公司
文件编号 SHH-HR-02-002
编制人： 评审人： 批准人： 发放日期：
1． 目的：
为了保证所有与质量/环境体系运行有关的场所都使用相应文件的有效版本并防止失效/作废文件的误用，特制定本程序。
2． 范围：
本程序适应于与质量/环境体系运行有关的所有文件、资料的控制。
3． 职责：
3．1总经理负责体系的第一层次文件质量手册/环境手册的批准发布，管理者代表负责第二层次文件标准各要素的程序文件的批准和发布，各职能部门的主管经理负责第三层次文件作业指导书的批准发布。
3．2认证部门负责质量/环境体系文件、技术文件的统一管理。
3．3各职能部门负责相关文件的实施及本部门涉及到的文件、资料和记录的日常管理。
4． 程 序 内 容
流程图 程序描述 涉及部门
1．第一层次：质量手册/环境手册
（描述质量/环境管理体系的纲领性文件）
2．第二层次：程序文件
（描述为实施质量/环境体系要素所涉及到的各部门活动的文件）
3．第三层次：作业指导文件
（详细的作业文件、操作规程、规范、技术标准等）
5． 第四层次：质量/环境记录
（证实质量/环境体系有效运行的客观证据）
认 证
文件的层次分类
1．质量/环境手册、程序文件、作业指导书及记录的编号方法如下：
SHY（）□ -- □□ -- □□
企业代码 职能管理 文件顺序号
文件类别 部门代号
文件级别
2．文件的类别是指：
（Q）为质量管理体系文件
（E）为环境管理体系文件
3．文件级别即文件的层次分类；
4．管理部门代号：
01—市场管理部 02—资材部 03—生产部
04—品质管理部 05—物流部 06—信息部
07—财务部 08—人力资源部 09—认证
范文 范例 指导 参考
word版 整理
XXXX
文件管理控制程序
文件名称
版本号
文件编号 机密等级
发布日期 生效日期
拟制 日期
审核 日期
批准 日期 范文 范例 指导 参考
word版 整理 变化状态：新建，增加，修改,删除 文件修订履历
创建/变更人 变化状
态 变更摘要(章节/内
容) 版本 创建/变更时
间 批准人
范文 范例 指导 参考
word版 整理 目录
1目的 ......................................................................................................................................................... 4
2适用范围 .................................................................................................................................................. 4
3职责 ......................................................................................................................................................... 4
1 目的
为了规范品质体系文件，使供方及客户之资料，以及其它外部文件得到有效控制，防止使用失效和作废的各类文件，以保证在需要的场合能及时获得最新最正确的文件。
2 适用范围
2.1 质量体系文件的编制、管制方法。
2.2 供方及客户文件（如技术图纸、测试报告、使用说明书等）的控制方法。
2.3 其它外来文件（如适用的法律、法规、行业标准等）。
2.4 确保对质量体系策划和运行所必要的外来文件得到识别，并控制其分发。
3 定义注释
3.1 受控文件：凡是直接影响产品质量的文件、资料、程序文件。
3.2 非受控文件：不直接影响产品质量的文件或资料，如各类参考资料。
3.3 体系文件：
3.3.1质量方针：由组织的最高管理者正式发布的该组织总的质量宗旨和方向
3.3.2质量目标：在质量方面所追求的目的。
3.3.3质量手册：质量管理体系的纲领性文件，它概括了本工厂质量管理体系的构成及要素（过程）。
3.3.4程序文件：直接支撑质量手册的主要体系文件，是对各部门运作过程及质量体系要求的具体说明。
3.3.5作业指导书：它从程序文件中引申出来，详细叙述各部门运作过程及操作规程，它是程序文件的支持性内容。
4 职责
4.1 总经理或董事长：批准工厂的质量方针/目标、质量手册、程序文件。
4.2 管理者代表：负责制定质量手册及相关程序文件。
4.3 各职能部门：负责编写相应的程序文件及作业指导书，及时签收和保存受控文件，并将已失效的受控文件退回综合办。
4.4 综合办：负责本工厂受控文件的整体控制，即受控文件的打印、分发、原版文件的保存等。
4.5 文件控制职责表
文件级文件类别 编写 审核 批准 保存 层
一 质量手册 授权人员 管理者代表
总经理 综合办 二 程序文件 各部门主管 管理者代表
三 技术文件 相关部门 部门主管、总经理、管理者代表
四 记录表单 随相关二、三级文件一同审批
五 外来文件 相关部门收集
