文件管理控制程序文件

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1 / 13 榆树庄园房地产开发

文件管理控制程序

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版 本 号：颁布日期： . . . .

1 / 13 目录

1、目的1

2、适用围1

3、职责与权限1

4、工作程序1

4.1 文件的分类、分级及编号1

4.2 文件的编写3

4.3 文件的审核与批准3

4.4 文件的发放4

4.5 文件评审4

4.6 文件的更改5

4.7 文件的回收、作废、销毁5

4.8 文件的管理和归档5

4.9 外来文件的控制5

4.10 电子文件的管理6

4.11 工程档案文件的管理6

4.12公司公文的管理6

5、相关文件7

5.1《管理手册》7

5.2《记录管理控制程序》7

5.3《档案管理制度》7

5.4《业务体系档案管理制度》7

5.5《信息化管理制度》7

5.6《制度》7

6、记录7

6.1《文件发放回收登记表》7

6.2《文件借阅登记表》7

6.3《受控文件清单》7

6.4《文件更改记录》7 . . . .

1 / 13 1、目的

为保证公司管理文件及其他有关资料处于受控状态,明确管理文件的编写、审批、发放、评审、更改、使用、回收的控制方法和外部文件的接收、辨识、批准、发放、更新的控制方法,规体系文件的管理,确保管理文件的适宜性、有效性,以及在各个场所得到适用、有效的文件。

2、适用围

适用于对公司管理体系有关的文件,主要是管理手册、程序文件、管理流程和工作指引、管理制度、有关合同、工程文件、各类证件、国家颁布的法律、法规,公司接收的上级来文等的管理。

3、职责与权限

3.1 行政中心是文件和档案资料的主管部门,负责公司发文工作管理,上级和公司外来文的接收、登记、传阅等,同时负责公司管理体系文件的归档管理,以及电子信息系统的管理。

3.2 企业运营管理部负责组织管理手册、管理流程和工作指引、管理制度的编制、更改控制；各部门负责编制本部门管理办法、技术规、作业文件、计划方案和外来文件的收集、核准和编号控制。

3.3 行政中心负责组织管理手册、管理流程和工作指引、管理制度等文件资料的印刷、装订、发放。

3.4 各部门和工程管理部负责所有本部门归档前的文件管理、控制,并按要求做好归档工作。

4、工作程序

4.1 文件的分类、分级及编号

4.1.1 按照编制的主体、容和形式的不同,公司文件分为如下几种类型：

➢ 管理类文件：包括质量管理体系管理手册、程序文件、制度、流程、管理办法、指引；各种记录、表格等；

➢ 技术类文件：企业标准和设计文件、图纸、工艺文件、质量标准等；

➢ 外来文件：包括外来的标准、规,法律、法规、规章、通知等。

按照文件的重要程度、适用围,公司文件分为如下几级：

➢ 一级文件：公司运营层面的主要管理文件,包括人事管理制度、采购管理制度、质量 . . . .

2 / 13 管理手册、程序文件等；

➢ 二级文件：主要阐明的是如何操作及推进工作的先后顺序。是对一级文件的诠释和分解。包括：流程文件、管理规定、方法等；

➢ 三级文件：是针对具体工作中某一个操作步骤,进行细致的展开,主要阐明的是做的标准,以达到预期成果。包括：作业指导书、指引等。

4.1.3 文件编号规则

➢ 管理类文件编号

管理手册：Q/YK-M

手册

"榆开"缩写

管理

程序文件：Q/YK-P-xx

顺序号

程序文件

其他管理类文件：Q/YK-**-##-xx

顺序号

类别

部门

类别简写：

序号 类别 编号 序号 类别 编号

1 制度 ZD 5 指引 ZY

2 流程 LC 6 记录 JL

3 办法 BF 7 规定 GD

4 作业指导书 SOP 8 操作规程 GC

部门简写：

序号 部门 编号 序号 部门 编号

1 总经办 ZB 7 战略发展部 ZL . . . .

3 / 13 2 行政部 XZ 8 财务部 CW

3 企划部 QH 9 前期开发部 KF

4 后勤服务中心 HQ 10 规划设计部

SJ

5 企业运营管理部 QG 11 合约预算部 HY

6 人力资源部 YZ 12 工程管理部 GC

➢ 技术类文件编号：

J/YK-**-##-xx

顺序号

类别

部门

技术

➢ 外来文件不再进行编号,以其原有名称和序号为识别标识

4.2 文件的编写

4.2.1 管理手册、程序文件由企业运营管理部负责组织编写；

4.2.2 部门管理制度、流程、规定和记录表式等文件由各对口管理部门起草编制,发布或修订后的文件及电子文件报企业运营管理部备案；

各类文件的格式按统一标准制定。文件的容应符合国家有关标准、法律、法规要求,符合本公司实际情况。

4.3 文件的审核与批准

4.3.1 一级文件的审批

a管理手册、程序文件由管理者代表审核,公司总经理批准发布；

b其它一级文件：文件编制部门分管领导审核→企业运营管理部审核→总经理办公会审核→总经理批准发布；

4.3.2二级文件的审批

文件编制部门分管领导审核→企业运营管理部审核→总经理批准发布；

4.3.3三级文件的审批

文件编制部门经理审核→分管领导批准 . . . .

4 / 13 4.3.4 公司发文由行政中心初审,总经理批准发布。

4.4 文件的发放

4.4.1 管理手册、程序文件由管理者代表确定发放围和受控状态；

4.4.2 管理手册、程序文件、流程、管理制度、公司发文的发放由行政中心进行登记,按发放围发放文件；

4.4.3 其他文件由各部门根据文件性质确定发放围和受控状态,并予以发放,确保岗位、部门都能得到有关文件的有效版本；

4.4.5 文件领用人在《文件发放回收登记表》上签名领取注有分发号和加盖"受控"印章的文件。每份文件都有不同的分发号,便于追溯；

4.4.6 当需使用文件的人员未领到文件时,不得随意借用他人的文件复印。公司不得使用未盖"受控"印章的复印件,一经发现立即收回销毁；

4.4.7 当文件使用人的文件破损严重,影响使用时,应到文件管理部门办理更换手续,交回破损文件,补发新文件,新文件的分发号仍沿用原文件分发号,文件管理员将破损文件销毁；

4.4.8 当文件使用人将文件丢失后,应办理申请领用手续,但必须在领用申请中作出说明,文件管理员在补发文件时应给与新的分发号,并注明丢失文件的分发号作废,必要时将作废文件的分发号通知各部门；

4.4.9文件发放可采用印刷发布、公司部网发布等一种或多种形式。

4.5 文件评审

4.5.1 对质量管理体系的文件应组织评审,确保文件持续适宜；

4.5.2 文件的评审每年至少一次,特殊情况单独评审；

4.5.3 评审方式采用会议评审〔管理评审会、专题会等、表格传递、现场观测等；

4.5.4 在每年的管理评审会上,最高管理者组织对管理手册、程序文件、流程、制度进行一次评审。根据管理评审结果由管理者代表组织对手册、程序文件、流程、制度不适宜处进行修订；

4.5.5 各部门每年应根据法规的变化,组织机构、岗位的变化,文件使用中反馈的问题等等,组织对本部门文件进行评审。评审后对不适宜的文件进行修订。对失效文件加盖"作废"标识,同时更改受控文件清单,并报行政中心备案。 . . . .

5 / 13 4.6 文件的更改

4.6.1 在体系运行过程,审、管理评审、监测、纠正或预防措施的实施,外部审核,外部文件〔法规、标准等变化等情况下,发现现行文件确有不适宜时,应对相应文件进行更改；

4.6.2 凡需要更改的文件,由原起草部门提出修改意见,经原审批部门审批同意后执行。需要相关部门会签的,原部门需提供审批所依据的背景资料；

4.6.3 管理手册的修改由企业运营管理部组织进行,总经理批准；程序文件的修改,由执行部门提出意见并制定修改草案,企业运营管理部审核,管理者代表批准；其他文件的修改由原起草部门进行修改,报企业运营管理部备案；

4.6.4 文件更改时,与更改文件有关的所有文件必须同时修改并加以标识,在更改的条款或相应的附件下标明更改日期、生效时间、更改容等,并按《文件发放回收登记表》的发放修改后的文件,同时收回作废的旧文件交由责任部门销毁,以保证更改后文件的；

文件的更改状态的版次由字母和阿拉伯数字表示。初版为A/0,改版依次递增阿拉伯数字。文件经多次更改〔修改状态从0到3时或文件需要大幅度的更改时应进行字母换版,换发新字母版本,版号从A到Z。

4.7 文件的回收、作废、销毁

作废的受控文件,由文件归口管理部门按《文件发放回收登记表》的发放围收回并记录,作废文件应加盖"作废"章。需存档的应加盖"保留资料"章,以免误用。其它全部销毁。文件销毁按照《档案管理制度》执行有关规定执行。

4.8 文件的管理和归档

4.8.1各部门应编制受控文件清单,对受控文件进行控制。各部门接收到有效文件后,应及时将文件列入受控文件清单。各部门负责本部门使用的体系文件的保管,并有固定场所放置；

4.8.2文件管理、归档、移交按照《档案管理制度》有关规定执行。

4.8.3需临时借阅文件的人员,填写《文件借阅登记表》,经文件归口管理部门负责人按规定权限批准后,方可借阅。归档文件的借阅按照《档案管理制度》执行有关规定执行。

4.9 外来文件的控制

4.9.1 直接引用的各类外来文件,由文件归口管理部门主管经理批准后方可使用,文件发放管理参照4.4条和4.7条执行；