档案收集及归档程序(0601修改)

第1篇一、前言档案整理是档案管理工作中的一项重要内容，它关系到档案的保存、利用和传承。

为了提高档案整理工作的效率和质量，特制定本操作指南，供相关人员参考。

二、档案整理的原则1. 完整性原则：确保档案的完整性，不得遗漏任何一份档案。

2. 系统性原则：按照档案的类别、年代、重要性等进行分类整理。

3. 可靠性原则：确保档案的真实性、准确性和完整性。

4. 保密性原则：对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案进行严格保密。

5. 简便性原则：方便档案的查找、利用和归档。

三、档案整理的步骤1. 收集档案（1）收集档案时，要按照档案的类别、年代、重要性等进行分类。

（2）对收集到的档案进行初步检查，剔除破损、褪色、霉变等无法保存的档案。

（3）对收集到的档案进行登记，包括档案名称、编号、数量、来源、时间等信息。

2. 分类整理（1）根据档案的类别、年代、重要性等进行分类。

（2）按照分类结果，对档案进行编号、上架。

（3）对分类后的档案进行登记，包括档案名称、编号、数量、来源、时间等信息。

3. 立卷（1）将同一类别、同一时期、同一事件的相关档案组成一个卷。

（2）对每个卷进行编号，并填写卷内目录。

（3）对每个卷进行封存，确保档案的安全。

4. 归档（1）将立好的卷按照分类结果进行归档。

（2）对归档的档案进行登记，包括档案名称、编号、数量、来源、时间等信息。

（3）对归档的档案进行定期检查，确保档案的完好。

5. 档案数字化（1）对重要的、具有历史价值的档案进行数字化处理。

（2）按照档案的类别、年代、重要性等进行分类。

（3）对数字化后的档案进行备份，确保数据的安全。

四、档案整理的注意事项1. 严格遵守档案整理的原则，确保档案的完整、准确、可靠。

2. 在整理档案过程中，注意保护档案，避免损坏。

3. 对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案进行严格保密。

4. 定期对档案进行清理、归档，确保档案的有序管理。

5. 加强与相关部门的沟通，确保档案整理工作的顺利进行。

档案收集及归档程序(0601修改)(总61页)--本页仅作为文档封面，使用时请直接删除即可----内页可以根据需求调整合适字体及大小--1 范围本程序适用于对档案在收集和归档活动中全过程的控制。

本程序适用于重庆长安汽车股份有限公司（以下简称“公司”）本部、全资及控股子公司。

2 目的统一、规范公司在档案收集和归档的流程和要求，及时发现在档案的收集和归档活动中出现的问题，有效地维护档案的完整、准确、系统和安全。

3 术语和定义企业档案：企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。

档案管理：档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。

收集：档案馆、档案室接收及征集档案和其他有关文献的活动。

科学技术档案（以下简称科技档案）：企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。

文书档案：是反映党务、行政管理等活动的档案。

通常是记录企业所从事的党群管理、生产管理、行政管理等各类管理活动办理完毕的有保存价值的具有完整体式和处理程序的文件材料。

照片档案：企业在各项活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。

照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。

会计档案：对记录和反映公司经济业务的重要史料和证据，包括会计凭证、会计账簿、财务报告、查账报告、验资报告以及与经营管理和投资者权益有关的其它重要文件，如合同、章程、董事会资料等各种会计资料。

人事档案：是组织、人事、劳动等部门在了解人、使用人过程中形成的，记述和反映个人经历、德才状况的，以个人为单位由组织统一整理、保存起来以备查考的人事材料。

归档：办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室（馆）保存的过程。

4 职责企业档案工作是企业各项业务和活动的有机组成,应纳入企业领导工作议事日程，纳入企业规章制度及工作流程，纳入企业部门和有关人员的经济责任制或岗位责任制，即“三纳入”。

档案归档流程
档案归档流程是指将文件或资料按照规定的标准和程序进行整理、分类、编目、装订、存储和管理的过程。

下面是档案归档流程的详细介绍：
一、整理资料
档案归档前，需要对文件或资料进行整理。

首先要对文件或资料进行分类，将同一类别的文件或资料放在一起。

然后对每个文件或资料进行检查，确保文件或资料的完整性和准确性。

二、编制档案目录
编制档案目录是档案归档的重要环节。

档案目录应当按照规定的标准进行编制，包括档案名称、档案编号、档案时间、档案责任人等信息。

档案目录的编制应当准确无误，便于查找和管理。

三、装订档案
档案归档后，需要对文件或资料进行装订。

装订应当按照规定的标准进行，包括装订方式、装订材料等。

装订后，应当对档案进行标识，包括档案编号、档案名称等信息。

四、存储档案
存储档案是档案归档的最后一步。

档案应当按照规定的标准进行存储，包括存储位置、存储环境等。

存储环境应当保持干燥、通风、防潮、防火等条件，以保证档案的安全性和完整性。

五、管理档案
档案归档后，需要进行档案管理。

档案管理应当按照规定的标准进行，包括档案借阅、档案调阅、档案销毁等。

档案管理应当严格遵守规定，确保档案的安全性和完整性。

以上就是档案归档流程的详细介绍。

在档案归档过程中，需要严格按照规定的标准进行操作，确保档案的安全性和完整性。

文件档案的分类整理及归档流程文件和档案的分类整理及归档流程是组织和管理文件和档案的重要工作，它能够确保文件和档案的有序整理，方便查找和使用。

下面是一个较为详细的文件和档案的分类整理及归档流程。

一、文件和档案的分类整理1.首先，对于新收到的文件和档案，需要进行初步筛选，判定其是否需要归档。

一些常见的归档文件和档案包括合同、协议、报告、会议纪要等重要的商务文件。

3.接下来，对于每一类文件和档案，可以进行细化分类。

可以根据具体的子主题或具体的业务内容进行细分，以方便查找和使用。

4.在进行分类整理时，还需注意保持分类的一致性和统一性，确保同一类别的文件和档案都归属于相同的分类。

二、文件和档案的归档流程2.根据文件和档案的分类，按照一定的顺序将其归档。

可以根据一定的编号或字母进行归档，以方便查找和检索。

4.对于归档的文件和档案，最好编制一份目录或索引，以便于查找和使用。

可以根据分类和归档位置编制目录，也可以根据关键词编制索引。

5.定期检查归档文件和档案的完整性和准确性，及时更新或重新整理归档，确保文件和档案的有序性和可用性。

三、文件和档案的保存和保护1.确保文件和档案的存储环境符合要求，避免受潮、受热和受火灾等因素的影响。

2.对于重要的文件和档案，最好进行备份，以防丢失或损坏。

3.定期对文件和档案进行检查和整理，清理不必要的文件和档案，保持存储空间的合理利用。

4.对于不再需要的文件和档案，按照规定的程序进行销毁和处理，确保信息的安全性和保密性。

总结起来，文件和档案的分类整理及归档流程包括文件和档案的初步筛选、分类整理、归档存储和保护等环节。

通过科学合理的整理和归档流程，可以确保文件和档案的有序整理和管理，提高工作效率和便捷性。

同时，在整理和归档的过程中，还需注意保护文件和档案的安全和隐私，以确保信息的完整性和保密性。

档案归档流程档案归档流程第一步：收集文件材料; 第二步：分年度; 第三步：确定归档范围; 第四步：整理单位"件'的确定; 第五步：第六步：划分保管期限; 第七步：归档文件的排列; 第八步：盖归档章和编号; 第九步：归档文件的编目; 第十步：装盒、填写备考表与上架。

"件'的装订;会计档案整理流程(会计凭证档案整理流程)第一步：收集会计凭证档案材料; 第二步：分年度;档案归档流程第三步：组卷并装订(含包角) 第四步：案卷的'排列;第五步：加盖归档章。

在每本凭证封面上方加盖归档章和保管期限章;第六步：编案卷号。

依据分类编号方案编制案卷号，并填入归档章。

第七步：编制案卷名目; 第八步：装盒并上架。

会计档案整理流程(会计账簿、报表、其它档案整理流程)第一步：收集会计账簿、报表、其它档案材料; 第二步：分年度。

将每类材料按年度分开。

第三步：组卷1、每本自然形成的表、账、册为一卷;2、编页码。

以每卷为单位，在有效页面上从1开始编写流水号，直至一卷编写结束。

3、填写案卷封面和卷内备考表;4、装订，以案卷为单位，将案卷封面、档案实体、卷内备考表合在一起进行装订。

第四步：案卷的排列;按总分或保管期限类型相对集中进行排列。

第六步：编案卷号。

依据分类编号方案编制案卷号。

第七步：编制案卷名目; 第八步：装盒并上架。

业务档案整理流程第一步：收集业务资料;第二步：分业务档案类型; 第三步：分年度; 第四步：确定归档范围; 第五步：划分保管期限;第六步：编页码。

以每卷为单位，在有效页面上从1开始编写流水号，直至一卷编写结束。

第七步：编卷内名目;第八步：填写案卷封面和备考表;第九步：装订，以案卷为单位，将案卷封面、档案实体、卷内备考表合在一起进行装订。

第十步：归档上架。

声像档案整理流程第一步：收集照片(录音录像)材料; 第二步：分年度;第三步：确定归档范围;第四步：划分保管期限;第五步：照片(录音录像)的排列;第六步：将照片(录音录像)装入照片夹(光盘盒)第七步：编写照片(录音录像)说明;第八步：照片(录音录像)的编号;第九步：照片档案的编目;第十步：上架。

档案整理的基本流程档案整理是指根据档案的分类、归档和保管要求，对档案进行规范化的整理工作。

它是档案管理中的重要环节，能够有效保障档案的完整性、可读性和可利用性，同时也有助于提高档案工作效率。

下面将介绍档案整理的基本流程。

一、准备工作档案整理之前需要做好一些准备工作，包括确定整理的范围、制定整理计划、准备必要的工具和材料等。

在确定整理范围时，要根据档案的种类、存储位置和使用需求进行选择。

制定整理计划时，要考虑整理的时间、人员、方法和过程，确保整理工作的顺利进行。

准备必要的工具和材料包括文件夹、标签、笔记本、电脑等。

二、分类归档分类归档是档案整理的第一步，它是将档案按照一定的标准进行分类，形成分类目录或者分类清单。

在进行分类归档时，要根据档案的内容、形式、来源等方面进行分类，同时要注意遵循档案分类的原则，如主题原则、时间原则、机构原则等。

分类归档完成后，需要对档案进行编号或者标记，以便于后续的查找和利用。

三、整理清理整理清理是档案整理的重要环节，它是对档案进行物理清理和内容整理的过程。

在进行整理清理时，需要对档案进行检查和鉴定，将无用或者重复的档案进行淘汰或者合并。

同时，还需要对档案的内容进行整理和补充，如补充缺失的资料、修改错误的信息等。

整理清理完成后，需要对档案进行重新编号或者重新标记，以便于后续的存储和利用。

四、保管存储保管存储是档案整理的最后一步，它是将整理好的档案进行安全、便捷的存储和管理的过程。

在进行保管存储时，需要对档案进行包装和标识，以便于识别和查找。

同时，还需要对档案进行定期的保养和维护，以确保档案的完整性和可读性。

在存储档案时，要注意防火、防潮、防盗等安全措施，确保档案的安全。

档案整理的基本流程包括准备工作、分类归档、整理清理和保管存储四个环节。

在进行档案整理时，需要遵循档案管理的原则和要求，做好档案的分类、整理和保管工作，以确保档案的完整性、可读性和可利用性。

档案管理规定的操作流程档案管理是企业、机构以及政府部门日常工作中必不可少的一项重要工作。

为了保证档案的安全、完整和准确性，制定一套科学合理的操作流程是非常必要的。

本文将为您介绍档案管理规定的操作流程，以帮助您更好地进行档案管理工作。

一、档案收集与整理1.收集档案材料收集档案材料是档案管理的首要步骤。

根据工作范围和需求，确定需要收集的档案材料内容，并向相关部门或人员进行申请、索取。

2.整理与分类在收集到档案材料后，需要进行整理与分类工作。

首先对档案进行初步整理，将档案按照一定的标准进行分类，如按照文件类型、部门或时间顺序等。

3.建立档案目录建立档案目录是为了更好地管理档案，方便查找和使用。

在整理完成后，根据档案的分类建立档案目录，并编制档案编号，方便后续的管理工作。

二、档案的存储与保管1.确定存储位置档案的存储位置应该选择干燥、通风、防火和安全的地方，避免受到湿气、高温或者其他有害因素的侵害。

2.建立档案库房根据档案的数量和种类，建立相应的档案库房。

库房的设置要符合消防安全要求，同时要有防盗措施，并配备合适的温湿度控制设备。

3.制定存储标准在档案库房中，应制定存储标准，确保档案的有序存放和易于查找。

可以使用标签、文件夹、柜子等存储工具，确保档案的整齐。

4.访问与借阅档案管理需要遵守一定的访问与借阅规定。

建立访问与借阅制度，明确档案的访问权限和借阅手续，以确保档案的安全和合法使用。

三、档案的维护与更新1.定期检查与整理为了保证档案的完整性和准确性，需要定期对档案进行检查与整理。

发现档案存在问题时，及时予以修复或更新，确保档案的可用性。

2.制定档案保护措施出于保护档案的目的，需要制定相应的档案保护措施。

可以采用防潮、防尘、防虫等方式，确保档案的安全和长久保存。

3.备份与归档在进行档案管理过程中，备份与归档是非常重要的环节。

定期进行档案的备份工作，确保档案的安全性；同时，根据档案的保存期限，及时进行档案的归档工作，避免占用过多的存储空间。

归档文件整理流程和方法按照国家档案局行业标准《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015）的规定，结合工作实际，我将归档文件整理工作总结为收集、组件、分类、排列、编页、编号、编目、装订、装盒、排架十步。

第一步：收集文件收集，即每年年初由档案员将上年度处理完毕的文件材料统一收集到档案室。

收集中应掌握的原则是：“以我为主，突出重点”，即重点收集反映本单位职能活动的文件材料和重大活动事件材料。

这部分文件材料分为对外发文和内部发文。

对外发文一般都有发文字号，这部分发文一定要收集齐全，另外根据省、市档案局的要求，必须实行二套制，也就是带底稿的文件收集一套（按保管期限划分），不带底稿的文件收集一套按字号排列（即二套也叫发文汇集）。

内部发文即未经登记编号的文件材料，主要包括：①本单位领导和有关部门负责人参加上级机关召开的会议带回的文件材料，尤其是本单位领导在会议上的讲话、发言及会议上印发本单位的典型材料；②上级机关批转、转发本单位的文件，以及本单位代上级机关拟稿并被采用的文件定稿和印本；③国家、省、市和上级机关领导视察、检查本单位或本系统工作时的指示、讲话、题词和声像等材料，以及本单位及其领导检查下级单位的工作、调查研究时形成的文字材料；④本单位召开的党代会、职代会、团代会、党组（党委、总支、支部）会、行政领导（如局长）办公会、工作会议、专业会议等各种会议形成的会议记录、纪要、简报、领导讲话等文件材料还有领导班子民主生活会报告；⑤本单位目标管理、文明建设、廉政建设、纪检监察、综合治理、计划生育等工作以及突发事件、重大活动中形成的文件材料；⑥本单位干部、职工定级、晋级、任免、调动、奖惩、考核、录聘、离退、职称评定等劳动人事方面的审批材料及本单位各级党组织在工作活动中形成的文件材料；⑦本单位领导干部个人重大事项情况报告、个人收入申报情况报告及领导班子及其成员的述职述廉报告；⑧本单位制定的规章制度、管理办法、规定、工作条例、岗位职责等材料，以及各种基础数字统计报表和分析材料；⑨本单位财产、档案交接凭证，以及本单位与外单位签订的各种合同、协议书等及政府部门在采购过程中所形成的与本单位有关的报告、标书、合同等；⑩本单位编印的简报、出版物（包括机构沿革、大事记、年鉴、组织史、志书等）定稿、样本，以及新闻媒体（包括报社、电台、电视台、杂志社等）报道、转载本单位工作活动的文章、图片、采播通知单等。

档案收集和归档工作规范第一条应纳入归档范围的材料包括但不限于在日常经营管理活动中形成的档案；设立临时机构处理专项工作、处置突发事件、举办重要活动等形成的档案；承担重大项目、重大课题等形成的档案；其它需要归档的材料。

第二条归档文件包括纸质文件、电子文件，光盘、照片、实物等各种形式的资料。

第三条归档文件时间（一）归档文件应在次年三月前完成，由XXX各部门档案归档人员编制移交清册。

电子文件归档与纸质文件归档同步完成。

（二）光盘、照片、实物等形式的资料应在工作结束后及时归档。

（三）对于专业性文件、特殊载体文件、机M性强的文件、分散的文件、形成规律较为特殊的文件及每年归档不利于工作查考利用的文件应与档案管理部门沟通，根据实际工作需求，可适当延长归档时间。

第十二条归档文件质量要求（一）归档文件能够全面、系统地反映XXX的工作面貌，能够完整记录XXX工作历史，有效维护各方面的合法权益。

（二）归档文件应尊重全宗原则。

形成的档案具有内在联系，作为一个全宗完整保存起来，保证档案内容的连续性和完整性。

（三）其他载体文件（照片、声像、实物等），要符合相关类别的国家标准或行业规则。

（四）归档文件必须完整、准确。

按照归档范围应归档的文件材料原件全部归档，文件材料的正文与附件、正文与定稿、请示件与批复件、转发件与被转发件完整，归档文件材料内容真实准确，签署和用印符合文书工作规范，纸质文件与电子件内容相符。

（五）对不符合上述要求，档案管理部门不予归档，有关部门重新整理后移交。

第十三条XXX各部门向档案管理部门报送归档文件时需编制移交清册，交接双方核对清册并签字确认。

移交清册一式两份。

不属于归档范围的文件材料，档案管理部门不予归档。

第十四条归档的文件材料原则上应为正本，正本缺失的可保存具有凭证价值的复制件，并在卷内文件目录中标明。

照片、图纸等档案须有拷贝件，拷贝件与原件应异地保存。

电子档案要与原数据一同留存。

第十五条归档文件材料的载体和字迹须符合耐久性要求。

文件、档案的分类整理与归档流程一、文件、档案归档的基本定义（一）归档文件定义“单位在职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档保存的各种纸质文件材料。

”（二）归档文件的整理“将需要归档文件，以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的一个过程。

”（三）“事由”“一件具体的事、一个具体问题，或一段较紧密的工作过程等。

如职务任免、晋升检察官等级或召开一次会议。

”（四）“件”“件”是指归档文件的整理单位，一般以每份文件为一“件”。

一般来说，文件正本与定稿为一件。

正文与附件为一件。

转发文与被转发文为一件；来文与复文为一件，本单位复文与外单位来文为一件，本单位去文与外单位复文各为一件。

文件处理单有实质内容的有批示或办理情况的与文件为一件；原件与复制件为一件；报表、名册、图册等每册为一件。

会议记录一份为一件，可以装订成册来保存。

二、文件、档案的整理原则文件、档案的整理，要遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，以便于保管利用。

三、文件、档案的整理要求需要归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。

归档的文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护的相关要求。

四、文件、档案的整理方法（一）文件、档案的装订需要归档的文件材料，要去除金属物，按件采用专用缝纫机装订或专用包角粘连装订。

专用缝纫机装订位置在左侧，装订专用包角粘连装订位置在每份文件材料的左上角。

文件材料过厚可采用“三孔一线”左侧装订方法进行装订。

一般来说，装订时正本在前、定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；文件处理单在前，文件在后。

此外，对重要文件历次修改稿都需要留存的，定稿在前，历次修改稿按时间顺序依次在后。

（二）文件、档案的分类、排列归档文件一般采用“年度一保管期限”方法分类，即每个年度的文件按照其价值不同划分永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。