文件控制程序

××××文件控制程序

1.目的

为确保各部门管理体系文件正确沟通，应用及管制。确保各相关部门能够及时获得适当有效的最新版本文件。

2.范围

适用于公司所使有的管理体系文件（包括质量管理体系、安全管理体系、环境管理体系和职业健康安全管理体系等）以及外部文件的管制均适用之。

3.权责

3.1

文件的制订、修改管制权责表

文件名称 制订（申请） 审核 核准

手册 品控部 厂长 总经理

程序文件 职能部门经理 厂长 总经理

三级文件 职能部门 部门主管 部门经理

外部文件 外部 部门主管 部门经理

3.2 书面文件的发行，回收，销毁及管制由综合办负责。

3.3 电子文件的回收，销毁及管制由各职能部门负责，综合办每半年进行检查，核对其是否为最新有效的版本。

4.定义

4.1 三级文件：作业指导书、检验作业标准书，设备操作规程/规范。

4.2 外部文件：与本公司管理体系有关的国际/国家标准，法律法规，行业标准，地方标准等其他标准书。

4.3 参考文件：仪器、设备说明书

5.作业内容

5.1 文件制订/修订/废止流程图：见附件一；

5.2文件编写格式见附件二

5.2.1 各项新制订文件（包括外部文件）均由综合办进行编号作业，文件编号由综合办统一列表管制，编号不得有重复现象。

5.2.2文件编号管理。

5.2.2.1 文件编号办法

□□□□- □ - □ - □□□

5.2.2.2说明：公司：WHJZ；

5.2.2.3 部门代码

综合办——R； 生产调度科——P； 质量安全科——Q； 设备器材科——M； 采购供文件流水号

文件类别

职能部门

公司代码 应科——P 财经核算科——F；

5.2.2.4 文件类别

手册——1；程序文件——2；三级文件——3；外部文件——4

5.2.2.5文件版本规定

5.2.2.5.1 文件版本为A、B、C、……Z依次类推

5.2.2.5.2 修改状态为0、1、2、……9(指当前页)依次类推，当文件修改达到9次时，便将转版为下一版。

制度名称： 文件控制程序

文件编号：

拟制： 批准： 生效日期： 2017.5.30

适用范围: 资源: 版本号： A0

1 目的：本程序对与体系有关文件的编制、审核、批准、发放、使用、保管、修改、作废和归档等做出规定，以确保公司各相关场所使用的文件得到有效控制，防止使用失效和作废的文件，结合公司实际，特制定本程序。

2 范围：本程序适用于与公司管理体系有关的文件，包括外来文件的控制。

3 定义：

3.1 归档：文件履行审批手续后可以移交文控部门的过程。

3.2 发放：输出的文件由文控部门统一盖受控标识章后扫描为PDF版上传到公司电脑公共盘，各部门使用。

3.3 受控文件：体系文件、技术文件。

3.4 非受控文件：仅提供信息作为参考，变更时不须更换

4 职责：

4.1 QCI&EHS部（文控部门）

4.1.1 负责组织公司《管理手册》的编写、修订、发放和控制

4.1.2 负责各部门输出文件的接收、归档、发放、发布、更新、回收、作废等统一受控管理及台帐建立。

4.1.3 负责国家及政府行政主管部门颁发的有关质量、环保、安全生产方面的法律、法规的收集、归档。

4.2 HR部

4.2.1 负责国家及政府行政主管部门颁发的有关劳动保障方面的法律、法规的收集、归档。

4.3 技术部

4.3.1 负责将编制定型的工艺文件Bom表及电子档归档。

4.3.2 负责与公司产品技术相关的国家、行业标准以及国际、国内同类产品的相关技术文件和资料的收集，并输出到文控部门受控。

4.4 销售部

负责收集客户提供的文件和资料归档。

4.5 运营部

负责公司生产、能源、设备等方面文件控制

4.6总经办：负责原辅材料供应商材料的收集及归档。

公司科技项目、产品型号核准证、产品第三方检测报告、各类许可证、技术专利证书归档。

4.6 所有部门

4.6.1 负责本部门职能范围内的文件的编制、审核、归档、输出和使用有效性管理。

上海蔻林半导体照明有限公司

程序文件

文件控制程序

文件编号： ST-QP-Q01

文件版本： A.1

批 准 审 核 编 制

2017年 11月 23 日发布 2017年 11 月 23 日实施

上海蔻林半导体照明有限公司 文件编号 ST-QP-Q01

适用条款 4.2.3

文件控制程序 文件版本 A.1

第 2 页 共 11 页

修改履历

修订日期 修订版本 修订内容 修订者 审核 批准

上海蔻林半导体照明有限公司 文件编号 ST-QP-Q01

适用条款 4.2.3

文件控制程序 文件版本 A.1

第 3 页 共 11 页

1 目的

对质量管理体系文件进行控制，确保各使用场所所有文件为有效版本并防止误用。

2 适用范围

适用于公司质量管理体系内所有的文件的控制。

3 职责

3.1品质管理部负责本公司质量文件和资料的发放、回收、销毁、原稿的保存及作好相关记录；负责编制并及时更新《文件一览表》、《外来文件清单》、《文件分发回收登记表》。

3.2工程部负责本公司设计文件、技术工艺文件和资料的编制、修订、销毁的审核和控制。

3.3管理者代表负责本公司文件和资料发放范围及程序文件的审核；负责对现有体系文件的定期评审。

3.4各部门单位负责本公司相关文件的编制、更改和使用保管，部门主管负责相关文件的审核。

3.5总经理/管理者代表负责本公司质量文件和资料的批准。

3.6总经理负责本公司质量手册的批准。

3.7人事部负责非纸质文件的定期备份，文件备份服务器的管理。

参照职责按以下列表：

文件类别 编制、修订、废止 审 核 批 准 文件管理部门

质量手册 相关职能部门 管理者代表 总经理 文控

程序文件 相关职能部门 管理者代表 总经理 文控

管理规范 相关职能部门 部门负责人 管理者代表 文控

技术文件

（图纸除外） 技术部 部门负责人 管理者代表 文控

HBHZ-2103-2017

9 文件控制程序

1 范围

本文件规定了文件管理的职责、文件的发放、接收、更改、作废管理，检查与考核、报告与记录等要求。

本文件适用于XX有限公司文件管理。

2 规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

HBHZ-2105 法律法规和其他要求控制程序

HBHZ-2205 档案管理办法

HBHZ-2401 设计过程控制程序

3 术语和定义

下列术语和定义适用于本文件。

无

4 职责

4.1 总经理 HBHZ-2103-2017

10 技术标准采购的批准。

公司自行制定内部文件的批准。

4.2 主管副总经理

技术标准文件纳入体系的审核。

内部文件发布、更改、销毁的审核。

负责法律法规和其他要求管理的审核事项。

4.3 质量档案室

负责组织文件的编制和发放。

负责组织文件的适用性评价、更改和作废管理。

负责对归档文件的管理。

4.4 各室

负责编制、更改有关文件。

负责文件的接收和保管。

5 管理活动的内容与方法

5.1 文件的建立

质量档案室负责公司文件体系的建立、宣贯和组织实施，体系文件包括：

a) 法律法规和其他要求：法律、法规、上级下发规章制度；

b) 技术标准：国家、行业、地方、国家电网公司技术标准；

c) 内部文件：公司制定的技术标准、作业指导书、管理文件（包括管理手册）和细则；

d) 工程项目文件：设计输入文件，如合同、供方提供的有关产品质量的文件、技术资料等。

5.2 法律法规和其他要求的管理 HBHZ-2103-2017

11 公司适用的法律法规和其他要求的管理，执行HBHZ-2105《法律法规和其他要求控制程序》。

公司适用的法律法规和其他要求文件编号采用该文件原有编号。

5.3 技术标准的管理

由质量档案室组织各室，根据专业技术控制要求识别确认有关国家、行业、地方、国家电网公司、河北省电力公司技术标准，形成《技术标准清单》，报总经理批准。