文件控制程序

XXX汽车部件有限公司 标题：文件控制程序

页 码 1/5 编 号 XX-24-01

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1．目的

为确保质量体系文件和技术资料在各场所都处于受控状态，使所有程序文件、图样与技术资料的相关部门、生产场所能及时获得有效的最新版本的文件与技术资料。

2．范围

本程序适用于本公司质量体系文件和技术资料的管理。

3．引用文件

无

4．术语

本程序引用ISO9000：2005以及ISO/IATF16949：2016中的有关术语。

5．职责

5.1总经理负责质量手册、程序文件的批准。

5.2管理者代表负责质量手册、程序文件的审核和三级文件的批准。

5.3办公室是体系文件和外来管理文件的归口管理部门，负责体系有关文件的发放、更改与回收和废止。

5.4技质部是技术文件和外来技术文件的归口管理部门，负责技术有关文件的发放、更改与回收和废止。

5.5各部门负责相关文件的编制和审核。

6．工作流程和内容

工作流程 工作内容说明 使用表单

体系要求、顾客要求、法规要求、ISO/IATF16949：2016、

内外部文件

6.1文件分类：

6.1.1体系文件：包括质量手册、程序文件、管理规定和经营计划等，由办公室编写《文件汇总表》。

6.1.2技术文件：包括特殊特性清单、流程图、FMEA、

控制计划、技术标准、作业指导书、工艺卡片、检验卡片等；技术文件视为公司的三级文件进行管理，由技质部编写《文件汇总表》。

6.1.3外来文件：分为外来管理文件和外来技术文件。

管理性外来文件包括行政性法律法规。客户图纸和产品有关的国家标准和行业标准视为外来技术文件进行管理。

文件汇总表

XX-44-01-01

输入

文件分类

A XXX汽车部件有限公司 标题：文件控制程序

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工作流程 工作内容说明 使用表单

6.2文件编号原则：各类文件的制订、修订均须按以下规定进行编码。

6.2.1一级文件（质量手册）编码：

XX - 1 0 - XXXX

质量手册开始实施年份

指涵盖全部质量系统

一级文件

公司名称简称

6.2.2二级文件（程序文件）编码：

XX - 2 口 - 口口

程序文件流水编号

分类号（标准的模块号）

二级文件

公司名称简称

6.2.3三级文件（管理文件）编码：

XX – 3 口–口口

三级文件流水编号

分类号(标准的模块号)

三级文件代号

公司名称简称

6.2.4 四级文件(记录、表单)编码：

XX - 4 - -

四级文件流水编号

四级文件所属程序文件的流水号

分类号(标准模块号)

四级文件代号

公司名称简称

6.2.5外来文件直接引用原有的文件编码。

6.2.6技术文件的编号原则为：前面两位大写英文字母与一位字符表示公司代码与产品类别（或过程、设备代号），中间二至三位大写英文字母表示文件代号，后面三位数字表示序号。

各类技术文件的代号如下：

控制计划：CP 进货检验工艺卡：JYW 终检工艺卡：JYZ 作业指导书：ZP 流程图：LCT FMEAS：FM 保养规范：BY

另生产过程检验工艺卡的编号为：前面两位大写英文字母表示公司代码，中间数个字符表示相应产品图号，后面 文件编码规定 A

文件编码规定

B XXX汽车部件有限公司 标题：文件控制程序

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三位数字表示序号。

各类产品代号为：

环箍：H 线束夹：X 金属冲压件：C 弹性螺母：T

例如：某环箍控制计划的文件编号为：XXH-CP-001。

6.2.7产品图纸的编号为相应产品的编号。

6.2.8企业标准

QB/XX ×-××××-××

月份

年份

产品代号（参照6.2.6中的各类产品代号）

红阳公司代码

企业标准代号

6.3文件的编制、审核、批准与发放

6.3.1质量手册由办公室负责编制，管理者代表审核，总经理批准。

6.3.2程序文件按要素职责分配表的要求，由相关部门负责编写，管理者代表审核，总经理批准。

6.3.3三级文件由各部门结合作业活动的特点，依据程序文件的控制要求编制，由管理者代表审批。

6.3.4办公室编制体系文件的《文件分发清册》，由总经理批准，办公室按此表进行发放；技质部编制技术文件的《文件分发清册》，由总经理批准，技质部按此表进行发放。

6.3.5文件发放时，领用部门在《文件签发、回收记录》

上签字领取。

文件签发/回收记录

XX-44-01-03

文件分发清册

XX-44-01-02

6.4文件的控制：

6.4.1分发到有关部门和使用部门的文件均需盖红色“受控”印章进行标识，无此标识的文件为无效版本。

6.4.2作废的管理文件由办公室负责按《文件签发/回收记录》所分发的去向和数量回收（技术文件由技质部执行）。文件回收后，填写《作废文件处理单》，由管理者代表批准销毁，销毁时须由两人监督操作，需要时留一份作为保留资料保存。留底资料保存二年。

6.4.3为法律和积累知识的目的而作为资料保留的作废文件加盖“保留”印章，并隔离存放。

6.4.4顾客提供的图纸/协议/技术规范，由技质部组织相关部门进行评审，评审周期不超过两个工作周。

6.5文件的更改

作废文件处理单

XX-44-01-04

文件控制 编、审、

批、发 B

文件编码规定

C XXX汽车部件有限公司 标题：文件控制程序

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6.5.1文件更改要由原审批部门审批，若指定其他部门审批时，该部门应获得审批所依据的背景资料。

6.5.2文件更改时，提出部门填写《更改申请及实施记录单》，经原审批部门审批后，由文件归口管理部门实施统一更改。文件更改处用斜体表示，第二次更改时将第一次斜体恢复正体，以后以此类推，同时变更当页的修改状态（由原0变1，以此类推）。

6.5.3当公司内外部发生重大变化或文件更改达5次以上时，体系文件应换版（由A版变为B版、C版……依次类推），同时旧版作废。

6.5.4当新产品试制结束，进入量产阶段，工艺卡和检验卡由临时文件换版为正式文件，原临时文件作废。

文件更改申请及实施记录单XX-44-01-05

6.5.5文件的更改内容应由文件归口管理部门在《文件更改申请及实施记录单》中予以记录。 文件更改申请及实施记录单XX-44-01-05

6.6文件管理

6.6.1体系文件及技术文件的管理

6.6.1.1办公室、技质部应每年一次对各部门现场的体系文件和技术文件的受控情况进行检查，确保各部门使用最新有效版本文件。

6.6.1.3文件使用人员应保持文件清晰、完整，因遗失、文件破损或缺失等原因需补发新的文件时，由文件持有人填写《文件补发单》，经主管领导审核，管理者代表批准后，由相应的文件管理人员给予补发。

文件检查记录表

XX-44-01-09

文件补发单

XX-44-01-06

6.6.1.4文件和资料控制所产生的记录按《质量记录控制程序》规定予以保存。

6.6.2电子媒体文件的管理

6.6.2.1为避免公司文件的意外丢失和因工作所需，文件归口部门对所管文件进行电子媒体备份件拷贝作业。

A） 一级文件：质量手册

B） 二级文件：程序文件

C） 三级文件：作业指导书、技术文件

D） 四级文件：记录、表单

E） 公司应用的电脑软件

6.6.2.2文件归口部门对所管理的电子媒体备份件要作登记，并且每三个月作一次查核并做好记录。如发现内容丢失，须重新补上；如内容有更改时，归口部门应及时更改电子媒体文件并备份，旧的电子媒体备份件立即删除。

电子媒体文件查核记录XX-44-01-07

文件的控制

文件管理

D 文件控制 C

文件管理 XXX汽车部件有限公司 标题：文件控制程序

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6.7文件借阅：

如果借阅人借阅的文件带出文件所归口部门阅览，必须在《文件借阅记录》签字，文件归还时办理人员给予注销。

文件借阅记录

XX-44-01-08

6.8文件贮存：

6.8.1各部门对文件的保存要有专柜，且能防潮、防晒、防火等，有适宜的环境。

6.8.2资料管理人员必须将备份的电子媒体统一贮存在一个干净、干燥的适宜地方。

6.9受控的有效文件、文件管理记录

7．附件：

一、文件修改记录表

附件一、 本文修改记录表

序号 更改日期 更改条款 更 改 内 容 更改标记 更改申请表号 更改人

1

2

3

文件借阅

文件贮存

输出 D