操作手册
第 1 页，共 65 页 采购管理系统操作手册
文档控制
文档更新记录
日期 更新人 版本 备注
文档审核记录
日期 审核人 职务 备注
目录
1. 整体流程图 .................................................................................................................. 3
1.1. 采购管理流程图 ..................................................................................................... 3
操作手册
第 2 页，共 65 页 2. 功能 ........................................................................................................................... 4
3. 公共部分说明 .............................................................................................................. 4
目录
1. 手工创建采购申请……………………………………………………………………………….3
1.1 创建采购申请………………………………………………………………………………...3
1.2 创建采购申请表头…………………………………………………………………………...3
1.3 填写采购申请的物资和数量…………………………………………………………………4
1.3.1 有库存件的采购申请…………………………………………………………………...4
1.3.2 无库存件的采购申请…………………………………………………………………...4
1.4 采购申请的下达……………………………………………………………………………5
2. 再订货点物料的采购申请………………………………………………………………………6
2.1 手工产生采购申请……………………………………………………………………………..6
2.2 自动生成采购申请……………………………………………………………………………..7
2.3 查询已建立的建议订单………………………………………………………………………..8
3. 手工建立采购订单………………………………………………………………………………..9
3.1 建立采购订单表头……………………………………………………………………………..9
3.2 建立采购订单行………………………………………………………………………………10
3.2.1 建立有库存件物料采购订单…………………………………………………………..10
3.2.2 建立无库存件物料采购订单…………………………………………………………..10
3.3 无审批的采购订单下达……………………………………………………………………….11
4. 采购申请建立采购订单…………………………………………………………………………12
【药天下】医药管理软件操作手册
一、 采购入库
按新的GSP，采购和入库是两码事儿，采购实际上是采购计划或采购意向，是公司向上游订货报计划的过程。采购通常在入库前几天发生，因为上游需要组织货源，药品运输有在途时间。在企业的GSP流程中，采购在经历“收货”和“验收”后，才能到入库环节。如下图的红箭头：
【药天下】系统使用导航与单据自动流转的方式，让教条的GSP变得简单明了。所谓单据自动流转就是：一个环节处理完，单据自动退出该环节，进入下一个环节，以此类推，直到流程走完。如上图，“采购申请”确认后，单据自动到“收货通知”；“收货”后单据自动到“质量验收”；“质量验收”后自动到“入库凭证”。下面介绍各流程：
1、 采购申请
如下图标注的操作。
（1）输入助记码，回车，选择供货商，回车确认，如果供货商档案中【药天下】医药管理软件操作手册
设定了业务员会自动关联出业务员，如果有多个业务员可以选择相应的业务员。如果业务员有授权品种设定，那么在单据制作时仅能选择授权关联的商品，系统开关56默认按业务员授权；勾选开关成为按企业授权，可以忽略业务员，选择供货商已经授权到本企业的全部商品。
（1.1）如果需要经办管理的，需要在下面输入经办，如果设置的经办和货位关联管理的，系统会自动调出关联货位。
（2）输入品名的助记码，回车，选择具体的商品，回车，这时商品就会被添加到界面。
（3）商品选取后，光标自动跳转到数量，输入具体的数量，回车确认，输入价格，回车，（按新GSP要求批号、有效期等信息在验收时录入）光标跳转到下一行。用户可以继续录入其他的商品。
业务整体流程
采购合同是企业（供方）与分供方，经过双方谈判协商一致同意而签订的“供需关系”的法律性文件，合同双方都应遵守和履行，并且是双方联系的共同语言基础。签订合同的双方都有各自的经济目的，采购合同是经济合同，双方受“经济合同法”保护和承担责任。
新增采购合同
经过谈判，签订相应采购合同后，需将签订生效的合同输入系统。
进入供应链——合同管理——日常操作——合同导航，如下图：
点击按钮，弹出新增合同设置，如下图：
在编码处选择材料采购合同，右边选择对应采购员后点击，如下图：
按照实际合同内容，输入完成其他设置项后，点击，弹出合同工作台，如下图：
在合同概要栏目根据合同内容输入相应信息后，点击进入合同标的栏目，输入采购的具体内容，包括存货编码、数量、金额及折扣率等等，如下图：
输入完成后，点击，进入付款计划栏目，如下图：
按照合同中内容，输入相应收付款日期、收付金额、收付比例、结算方式、收付款条件和相应说明等等。输入完成后，点击，进入合同条款栏目，如下图：
根据实际合同，输入相应的合同条款，完成后，点击，进入大事记栏目，如下图：
按照实际情况输入大事记内容后，点击，进入附件栏，按照实际需要可上传附件，如对应合同的电子版本，纸质合同扫描文件，对应采购材料的说明书、检验资料，等等，如下图：
附件添加完成后，核对所有输入内容，保证所有输入内容与纸质合同一致，确认完毕后点击保存该合同。如果需要生效，点击。
采购合同需要被采购员根据合同标的生成相应的采购订单。相应参照《ERP系统操作手册-采购管理》内容。如下图：
