6第六章书面商务文件-内部沟通文件

建筑工程施工项目商务管理手册第一章绪论建筑工程施工项目商务管理是指在建筑工程施工过程中，通过有效的商务管理手段，保证项目的顺利进行、质量安全、合同履行等各项目标的实现。

本手册旨在为相关工程项目提供一个有效的商务管理指南，以提高施工项目的效率和绩效。

第二章项目商务管理组织体系2.1 项目商务管理组织机构设置项目商务管理组织机构设置是建立一个完整的商务管理体系的基础，确保项目上下一级的有效沟通和协调。

包括商务总监、商务经理、商务主管等职位的设立，明确各层级的责任和权限。

2.2 商务管理人员职责商务管理人员在项目中扮演着重要的角色，他们负责项目相关的商务事宜，包括招投标、合同管理、成本控制、商务谈判等。

他们需要具备一定的专业知识和管理能力，以确保项目按时按质完成。

2.3 项目商务管理流程商务管理流程是项目商务管理的核心内容，包括招投标流程、合同管理流程、项目成本控制流程等。

项目商务管理流程需要明确各个环节的责任和时间节点，以及相关的文档管理和信息流转方式。

第三章招投标管理3.1 招投标文件准备招投标文件准备是项目商务管理的首要工作，需要做好招标公告、投标文件、开标记录等相关文件的制定和准备工作。

招投标文件准备要符合法律法规和项目要求，确保公平、公正、透明。

3.2 招标文件发布和宣传招标文件发布和宣传是确保项目能够吸引到合适的投标人参与的重要环节。

需要选择适合的宣传渠道，提高招标文件的知晓度，吸引有实力、信誉的投标人参与项目。

3.3 投标评标和合同签订投标评标和合同签订是招投标管理的最后一步，需要根据预定的评标标准进行投标评标，选出中标人，并与其签订合同。

评标和合同签订要遵循公正、透明的原则，确保项目的合法性和有效性。

第四章合同管理4.1 合同文件管理合同文件管理是保证项目商务管理正常运行的重要环节，需要建立合同档案，妥善保存合同文件，并及时更新合同变更等相关信息。

4.2 合同履行控制合同履行控制是确保承包商按照合同要求履行合同义务的关键控制环节。

公司内部沟通管理制度第一章总则第一条为促进树立全员沟通理念，创造人人能沟通、时时能沟通、事事能沟通的良好氛围，建立和谐的工作关系，提高工作效率，避免出现因内部沟通不及时或不顺畅导致的工作脱节，制定本制度。

第二条适合范围：本制度适用于公司本部及子公司全体员工。

第二章沟通方式第三条沟通时应选用与沟通内容、重要性、时效性相符的沟通方式：(一)面谈：主要指一对一的面对面谈话。

(二)会议：包括公司周例会、月例会、季度例会、职工代表大会、专题会议、部门例会项目会、问题讨论会、工作协调会、员工座谈会等方式。

(三)书面沟通：包括工作报告、文件、内部刊物等方式。

(四)网络沟通：包括电话、电子邮件与网络即时通讯工具等方式。

第三章沟通原则第四条沟通时应基于以下原则进行：（一）坚持以维护公司利益为出发点的原则。

沟通在基于工作本身，通过沟通帮助整个团队提高工作准确度及效率；在工作中要保持积极畅通的沟通交流，发现问题时通过正确的渠道反映，而不是背后议论与传播；在谈工作中的问题时，要就问题谈问题，不要包含太多个人情感倾向；在他人向自己反映工作中存在的问题时，要乐于接受，积极改善。

（二）坚持沟通方式应以效率为重点的原则。

鼓励尽可能选择面谈、会议方式进行沟通，特别是涉及到多个部门的工作讨论时，应及时组织多方召开问题讨论会议。

电子邮件沟通的事项主要为点对点的告知性（不需讨论、不需回复）事项或者有明确对象的需要指导意见的事项，禁止通过电子邮件对一项工作进行反复讨论、多人讨论、多层次讨论，禁止将请示、征求公司领导意见的事项进行邮件群发。

文件上OA前应与文件内容涉及的有关部门及负责审批的上级领导应达成一致意见，避免无效工作。

（三）坚持层级管理的原则。

公司各级员工要按照层级管理的原则，逐级上报沟通事项，原则上禁止越级上报。

（四）坚持实事求是的原则。

沟通时要注重基于事实。

公司各级管理人员要养成倾听来自一线声音的习惯，无论是逐级的工作上报，还是员工通过正确的沟通方式进行越级上报，只要是基于事实的、有益于推进工作的沟通内容，一律要引起重视，与员工进行坦诚的沟通，并积极改进。

【常用模板】商务信函模板：打造正式商务沟通的标配引言在商务交际中，商务信函是一种常见而重要的沟通工具。

它不仅体现了个人或企业的专业素养，还能有效传达信息、增强合作关系和建立商业信用。

本文将为您介绍商务信函的重要性，以及如何使用商务信函模板来打造正式商务沟通的标配。

让我们一起学习吧！理解商务信函的重要性商务信函是商业活动中的重要一环，它能够以书面形式传达信息、表达意见、尽职责任、建立商业合作关系，以及保持良好的客户关系。

商务信函通常用于以下情况：1. 正式沟通商务信函可以传递正式的商业信息，如邀请参加会议、提供产品或服务的说明、协商合作细节等。

与口头沟通相比，书面信函更加正式、明确，并且可以作为一份备份记录。

2. 创建商业信用商务信函也可以帮助建立和维护商业信用。

通过及时回应、专业的表达和良好的沟通，可以在合作伙伴和客户中建立良好的信誉，从而促进长期合作关系的发展。

3. 解决问题和争议当出现问题、争议或误解时，商务信函可以帮助明确问题的核心，并提出解决方案。

通过书面形式的表达，可以更准确地传达观点，并避免口头沟通中的混淆和误解。

4. 表达感谢和赞扬商务信函还可以用来表达感谢和赞扬。

对于客户的支持和关注、合作伙伴的努力和专业素养，写一封个人化的信函可以增强关系、展示诚意，并在商业领域中树立自己的良好形象。

5. 其他用途商务信函还可以用于各种其他情况，如请求延期、申请合同、要求付款等。

合理使用商务信函能够提高沟通效率、降低纠纷风险，并且在商业谈判中起到重要的辅助作用。

使用商务信函模板的优势针对不同的商务信函需求，有许多专业的商务信函模板可供使用。

使用商务信函模板有以下优势：1. 提高效率商务信函模板可以帮助您省去设计信头、布局和格式的繁琐过程。

您只需要根据具体情况填写相关内容，就能轻松地生成一份专业的商务信函。

这大大提高了信函撰写的效率。

2. 准确传达信息商务信函模板通常设计精细，拥有清晰的结构和专业的行文方式。

商务沟通方法与技能第一章学生成长档案1时间日志:是对我们每天所做事情及花费时间的详细记录,用来比较任务的预定完成时间和实际完成时间2时间大盗:指各种干扰工作过程并导致人物延期完成的情况3任务的ABC分类法:根据任务的重要性和紧急程度对任务的优先顺序进行分类的方法4”要做的事”的列表:一个列明应该完成任务清单的简单日志表5学习日志:关于一次学习经历和学习感受的详细记录第二章商务沟通的重要性沟通：通过语言、符号和行为传递或者交换信息、想法和情感。

沟通的重要性或用途：1、作出有效的决策，需要获得最准确和最新的可用信息。

2、向员工发出指令，以便他们根据要求完成任务。

3、使组织内同一级别的同事能相互交流。

4、和外部联系。

5、通知员工正在发生的事。

6、提供给员工关于薪酬、养老金、休假、其他福利和总体工作条件等方面的必要信息。

沟通障碍发送者想要经接收和理解的形式发送信息，而这个沟通过程中却存在很多的阻碍因素。

叫沟通障碍。

造成沟通障碍的因素：一、物理障碍：包括：干扰、距离、不良设备、员工短缺、不良的工作环境。

二、内部系统：距离、无效的沟通系统、不清晰的组织结构、缺乏培训、监管不足、角色不明、缺乏积极性。

三、员工：个人背景（宗教、所接受的教育、家庭、法律系统、经济系统、政治系统、口头语言和非语言、文化）语言障碍、行业术语的使用、受教育的差异、个人观点、超负荷、误解、意外或故意歪曲、。

克服沟通障碍（应对策略）：（1）考虑接收者的需要和理解能力。

（2）确保清晰的报告（3）简明扼要地表达信息（4）避免使用行业术语（5）使用不只一个沟通系统（6）鼓励对话（7）缩短沟通链（8）确保反馈第三章沟通的方法和路径一、名词理解单向沟通：信息向一个方向流动，而且不要求接收者的回应。

双向沟通：信息在发送者和接收者之间双向流动，包括反馈以及对话中持续进行过程的某部分。

正式沟通：它与组织的正式结构相联系，包括发送与组织经营相关的信息。

非正式沟通：它可以和组织的经营相关，但是也可以和工作绩效无关。

企业内部沟通一个组织的沟通效果决定了组织管理效率，在企业的经营管理过程中，如果能做好组织沟通，对促进企业绩效目标的实现起到事半功倍的效果。

畅通而有效的组织沟通，有利于信息在组织内部的充分流动和共享，有利于提高组织工作效率，有利于增强民主管理，促进组织决策的科学性与合理性。

沟通目的1．促进企业目标实现2．促进组织企业文化的建设有效的企业文化沟通，利于全员了解组织目标、价值观、管理制度等，统一全员思想和行动，做到矢量一致。

3．促进员工关系沟通风格组织沟通风格受组织文化的影响，一般有三种表现形式：强势沟通如果组织的最高领导者是个强势的、独断专行的人，则组织的沟通风格表现为领导者集权于一身，独裁的个性，很少与组织成员进行交流，基本上是自上而下命令式的沟通，不太顾及组织成员的情感和精神需求。

民主沟通如果组织的最高领导者是个民主的人，则组织的沟通风格表现为上情下达，下情上达的民主式双向有序的沟通。

民主型的领导通过部分授权给组织成员，鼓励组织成员参与管理与决策，注重调动组织成员工作积极性。

自由沟通如果组织的最高领导者是个缺少管理经验但注重沟通的人，则组织的沟通风格表现为鼓励组织成员自由言论，但组织沟通缺少有序的管理，导致沟通效果不佳，组织效率低，影响组织目标的实现。

知名猎头公司烽火猎聘资深顾问认为有效的沟通只是一个开始。

沟通形式正式沟通（1）会议包括董事会、中高层管理者例会、管理质询会、部门或项目例会、全员年会、跨部门或部门内业务专项讨论会、定期的员工沟通会、演讲会或辩论会等。

（2）报告包括年、季、月、周的工作计划与总结、各项工作报表（年、季、月、周、天的业绩结果工作报表）、各项工作记录（用于工作分析或知识积累）等。

（3）调查包括客户满意度调查、市场调查、员工满意度调查等，用于了解需求，分析不足。

（4）培训包括新员工培训、领导者及管理者培训、专业培训、通用技能培训等，多以体验式、课堂式、交流研讨会、读书会等形式，须注重培训效果的巩固与应用。

沟通的定义：指为达到一定的目的，将信息，思想和情感在个人或群体间进行传递，理解与交流的过程。

它具有目的性，信息传递性和双向交流性等特点。

沟通的类型：按信息流向划分：上行沟通，下行沟通，即在不同系统的不同管理层次之间的进行的沟通。

按信息传递的途径划分：正式沟通，分、非正式沟通。

按信息传递的媒介划分：口头沟通，书面沟通和非语言沟通按信息传递的范围划分：组织内部沟通和组织外部沟通沟通的基本要素：发言者，听众，信息，渠道，噪音，反馈和环境有效沟通的原则：1，明确沟通的目标。

2 具备科学的思维 3 管制信息流 4 讲究语言艺术5 了解沟通对象，增强沟通针对性什么是商务活动：任何组织和个人为了生存和发展，都必然参加社会活动，并且从这些社会活动中获取各种物质，能量，直接或间接的通过交换为社会提供产品或服务，这些与市场相关的活动，就是商务活动。

自我沟通过程：自我沟通也称内向沟通，即信息发送者和信息接受者为同一个行为主体，自行发出信息。

自行传递，自行接收和理解。

自我沟通的特点：1 主体和客体的同一性2 自我沟通的目的在于说服自己3 沟通过程反馈来自“自我”本身4 沟通媒体也是自我本身5 信息组织策略，如何通过学习寻找依据进行自我说服。

认识自我：1 在别人的比较中认识自我2 从别人的态度中了解自我3 通过个人成就了解自我4 与自己比较中了解自我自我沟通的误区：1 自卑心理，缺乏自信，无法发挥自己的优势和特长2 怯懦心理，阻碍自己计划与设想的实现3 猜疑心理4 逆反心理5 自我设限，人际关系：人际关系式指人与人之间一切直接或间接的通过动态的相互作用形成的情感联系。

·影响人及关系的因素:情商情商：主要是指人在情感，意志，耐受挫折等方面的品质。

情商的构成：自我认识，社会认知，自我调节和影响力人际关系的三种基本需要及六种取向：1 包容需要2 支配需要3 情感需要六种基本人际关系取向：1 主动包容式。

主动与他人交往，积极参与社会生活2 被动包容式。

《商务沟通方法与技能》复习资料（★代表重要知识点）第一部分基本概念梳理第2章商务沟通的重要性1.沟通过程：信息由发送者到接收者的传递过程。

2.沟通的对象：指利益相关者，包括员工、股东、顾客、供应商、当地社区、政府。

3.沟通的类型：内部沟通——与组织内部成员之间的信息传递；外部沟通——与组织外部利益相关者的信息传递没有进行有效沟通会导致严重问题。

4.沟通障碍★★★：任何阻碍信息流动的因素（P27-P36）5.克服沟通障碍★★★：（P36-P38）1)考虑接收者的需要和理解能力2)确保清晰地报告3)简明扼要的表达信息4)避免使用行业术语5)使用不止一个沟通系统6)鼓励对话7)缩短沟通链8)确保反馈第3章沟通方法和路径1．单向沟通★：信息向一个方向流动，而且不要求接收者的回应。

这通常发生在下行沟通中，如向员工下达指令。

2．双向沟通★：信息在发送者和接收者之间双向流动，包括反馈以及对话中持续进行过程的某部分。

3．正式沟通：它与组织正式结构相联系，包括发送与组织经营相关的信息，例如会议通知和员工指令。

4．非正式沟通：它可以和组织经营相关，但也可以和工作绩效无关。

例如一名经理和员工的非正式交谈或者不同部门员工之间的谈话。

5．沟通的方向★：1)下行沟通——信息从组织顶端向末端的流动。

通常与单向沟通有关，如向工人传达指令。

2)上行沟通——信息从组织末端向顶端的流动。

通常与双向沟通有关，如通过反馈来关注工作运行的方式。

3)横向沟通——信息在组织内从部门到部门横向流动，这是一种能够有效地处理一体化问题的较为理性的，容易控制的处理方法。

6. 沟通网络：信息从发送者到接收者的传递系统。

第4章口头沟通：1．口头沟通的方式——面对面交流、电话沟通、非正式会面、面谈和其他正式会议、半正式会议2．影响口头沟通的因素★★★——说话的语气、语言、倾听技巧、提问方式、有效阐述观点、辅助语言、元信息沟通、暂缓判断（P66-P72）第5章非语言沟通1．个体外表：是指个人的外貌和他们想展示给对方的形象。

员工与公司来往沟通的文件材料
员工与公司之间的沟通文件材料可以包括多种形式，例如书面
文件、电子邮件、会议记录、备忘录、通知、报告等。

书面文件可
以是雇佣合同、工作职责说明、员工手册、培训资料等。

电子邮件
是员工和公司之间常见的沟通方式，可以涉及工作安排、项目进展、请假申请等内容。

会议记录记录了员工参加的会议内容，包括讨论
结果、行动计划等。

备忘录通常用于公司内部沟通，用于提醒员工
重要事项或者传达管理层的决策。

通知可以是关于公司政策变化、
活动安排、奖惩通告等。

报告则涉及到员工的工作成果、绩效评估、项目进展等方面的信息。

总的来说，员工与公司之间的沟通文件材
料涵盖了各种形式，是保证信息传递和工作协调顺畅进行的重要工具。