公文写作与处理讲座(中)
一般公文格式
一般公文格式是指平行文或下行文的格式，又称通用型公文格式。根据国务院新《办法》规定，公文格式一般由份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、印章、成文日期、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关、印发日期等要素组成，平行文和下行文格式一般由除签发人以外的上述其他各要素组成。一份完整的公文分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线(又称“间隔线”)以上的各要素统称公文眉首；置于红色反线以下至主题词之间的各要素统称公文主体；置于主题词以下的各要素统称公文版记。一般公文格式各部分的要素及其编排顺序、标识规则如下：
一、眉首部分
眉首部分又称文头和版头，包括份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号等要素。
份数序号。“绝密”或“机密”公文应当标明公文份数序号。份数序号即该份文件印制份数的顺序编号，以阿拉伯数字标识在公文版心的左上角第一行。份数序号总位数根据公文印数确定。如公文总印数100件，其第1份文件份数序号即为“001”。“绝密”或“机密”公文分发给收件人时，均要按数序号登记。非密级公文不偏份数序号，必要时可在版记最后的印发日期前标明印发份数。
秘密等级和保密期限。秘密等级是指公文内容涉及秘密程度的等级。按《保密法》规定，秘密等级分为“秘密”、“机密”、“绝密”三级。保密期限即对公文保密期的规定，至保密期限之后公文自行解密。保密期限标识一般以日、月、半年、年为时间段。秘密等级和保密期限标示在首页版心右上角第一行位置，右边顶格，秘密等级和保密期之间加★。如秘密等级为机密、保密期限1年，则标识为“机密★1年”。如为“秘密”等级无保密期限，则只标“秘 密”2字，两字之间空1字。
紧急程度。紧急程度是指送达和办理公文的时限要求。紧急文件应根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”，标在版心右上角第一行，右边顶格，两字之间空1字。公文如需同时标识秘密等级与紧急程度，“紧急程度”应标在“秘密等级”下1行。
1 第六讲 报告
一、适用范围
◆党政机关报告适用范围的异同
《办法》：“适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问”。新《办法》中删去了“提出意见和建议”。建议性报告不再使用，改由“意见”行文，“意见”是新《办法》中新增的文种，它适用于对重要问题提出见解和处理办法。有的单位不了解这一变化，仍在使用建议报告。
但党的机关“提出建议”的职能仍可由报告来完成，《条例》：“用于向上级机关汇报工作，反映情况、提出建议，答复上级机关的询问”。
二、特点
1、汇报性（禀报性）。
报告是下级向上级汇报工作或汇报情况、或汇报对开展工作的建议与设想，事前、事中、事后都可行文，主要目的是要上级了解情况，所以具有汇报性特点。
2、客观性（真实性）。
报告所反映的情况、提供的信息、作出的分析，必须客观、真实、合理。根据真实的情况不一定能作出正确的决策，但根据虚假的、错误的情况所作出的决策必然是错误的。所以，制发报告一定要注重内容的真实、材料的客观。
3、陈述性。
报告内容既然是向上级机关汇报情况，这就决定了它的表达方式主要是叙述说明。如果运用议论，也多限于夹叙夹议。无论是用叙述还是说明，都要把事情的来龙去脉、时间、地点、人物、原因、经过、结果陈述清楚，充分显示内容的真实性，材料的客观性。 2 4、概括性。不能事无巨细，记流水帐，应突出重点，以确保主题集中，让上级机关迅速把握报告的要领。
三、分类
1、按内容性质分为：（1）随同性报告(报送性报告)（2）回复性报告(答复报告)（3）汇报性报告(工作报告)（4）反映性报告(情况报告)
2、按内容的范围分为：
（1）综合性报告(汇报全面工作或工作的全面情况，内容全面)
（2）专题性报告(汇报某一项工作、某一个问题或某一方面情况，内容单一)
3、按报告时限分为：
（1）例行报告（即定期向上级机关所作的工作报告，如周报、旬报、月报、季报、年度报告等。有严格的期限规定，必须按时完成。）
公文写作的作用与意义
人类之所以能够不断创造、不断前进,得益于对于前人知识和经验的积累 和继承。 与动物世界不同的是, 人类除了口耳相传外, 还有文字这一特殊的手段。 文字属于第二信号系统, 是人类区别于动物的标志。 人类凭文字而传承历史, 传 播知识,
交流信息, 脱离野蛮而进入文明。 文字的最大优点是可以突破时空界限, 使信息的交流可以跨越时空, 在互联网普及的今天, 甚至可以瞬间到达世界的每 一个房间。虽然,现在已经是读图时代,但文字由于其独有的精确表述功能,并 没有被冷落和淘汰,
而且也不可能被淘汰。 因为这是人类的杰作, 是人类之所以 成为地球主宰的一柄无往而不胜的利器。
人类社会是一个群居的社会,其最大特点便是组织性,而最强大和最正规 的组织非国家莫属。人类的发展非但没有消灭国家,而且使世界成为一个整体。 经过千万年的发展,在经历了原始社会、农业社会、工业社会后,现在已经步入 了信息社会。信息社会的最大特点,便是信息与能源、原材料一样,成为一种资 源,可以开发利用。而政府机关无疑是最大的信息来源地和集散地。这是因为, 政府承担了社会管理的责任, 享有获得各类信息的特权和便利, 通过对信息的综 合分析、科学判断、合理利用,来调控经济、管理社会、服务民众。信息的处理 和运用,主要是通过文字表达来实现的,在机关里,则是通过公文来实现的。正 是鉴于这一特点, 各级各类机关对公文都是十分重视的。 可以说, 公文是机关工 作的一个工具,没有了这个工具,机关的运转也就成了问题。
说到机关公文,有许多人对此是有误解的。有人认为,写公文是秘书人员 的事情;有人认为,写公文是雕虫小技,没有什么花头;也有人怕写公文,怕吃 苦,怕出丑;甚至还有人认为,现在机关“文山会海”泛滥成灾,都是公文惹的 祸。凡此种种,都妨碍了公文的写作。因此,有必要来探讨一下公文写作的作用 与意义。粗粗分析一下,有那么几点:
其一,公文写作是机关干部的基本功。 机关干部有三大基本功,即办事、 办会、办文。不管是办什么,最后都离不开公文写作。你笔头不行,办事能力再 强,办会水平再高,办文速度再快,也无法胜任工作,因为你无法正确地表达出 自己的想法, 不能使个人的智慧变成集体的智慧, 最后, 你只能帮别人跑跑龙套、 打打下手。这样的机关干部,在机关里混已经不容易了,要提拔就更难了。也有 人说, 我看到一些人不会写, 不是官当得比我还大吗?有这种情况, 但大都是过 去上来的, 而且是上了年纪的人, 现在的一些领导都是能写的, 只不过当了领导 不用写罢了。
【公文写作】公文写作基础知识
一、公文的主要文种：
国务院颁布的《国家行政机关公文处理办法》第二章“公文种类”共确定了“命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要”共13类、14个文种。
公文文种的选择根据：一是行文目的，二是发文机关的职权，三是与主送机关的行文关系。
经常出现的错误有：文种选择不当，混用文种，生造文种等。
几种常用文种的区别：
（一）请示与报告
“请示”和“报告”都是上行文，是行政机关公文使用频率较高且容易混淆的文种。常见的问题主要有：将“请示”文种用“报告”文种呈送上级机关，请求上级机关批复（答复），这样就容易贻误工作。因此，在撰写“请示”和“报告”时，要特别注意二者之间八个方面的区别。
一是作用不同。“请示”是向上级机关请求指示、批准；“报告”是向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见和建议，答复上级讯问，报送文件、物品等。 二是内容不同。“请示”是本单位无力无权解决或按规定须上级批准之后才能实施的事项；“报告”是本单位职责范围内比较重大的工作或向上级机关建议，须上级机关知道的事项。
三是容量不同。“请示”应一文一事；“报告”可多事一报，但不得夹带请示的事项。
四是时间不同。“请示”应事前行文；“报告”可在事前、事中、事后行文。
五是范围不同。“请示”一般只主送一个上级机关，不得多头主送或越级主送；“报告”可以主送几个相关的上级机关，其他上级机关也可以抄送。
六是处理不同。上级机关收到下级的请示后，应及时批准、批复（答复），是办理件，下级应在收到上级批复（答复）后才能实施；上级机关收到下级的报告后，主要是了解情况，可以不答复，下级不用等待上级答复。
七是篇幅不同。“请示”的篇幅比较短，一般不超过1500字；“报告”的篇幅相对较长，但一般不超过3000字。
八是结束语不同。“请示”在结束时用“特此请示”、“特此请示，请批示”、“请审示”等；“报告”用“专此报告”、“特此报告”。
