部门信息传递与沟通管理制度

内部信息传递管理办法

【B-106-006】

第一章 总 则

第一条 为了促进公司经营管理过程中信息在内部各管理层级之间的有效传递和充分利用，提高管理水平，确保各类信息传递的真实准确性、及时有效性、安全保密性，根据国家及控股公司的有关规定和要求，结合公司实际，特制定本办法。

第二条 内部信息传递范围：部门向公司相关职能部门报送的经营、管理信息；公司及公司各职能部门向控股公司以及上级主管部门报送的经营管理信息。

第三条 本办法旨在对公司业务和管理活动中各类内部信息的传递事项进行监督、控制与管理。

第二章 基本原则

第四条 公司在信息传递过程中应严格遵循真实准确性原则、及时有效性原则、安全保密性原则。

1．真实准确性原则：信息传递应当与所要表达的现象和状况保持一致，真实反映信息的相关事项。

2．及时有效性原则：内部信息传递必须及时有效，确保内部信息传递的通畅。

3．安全保密性原则：严格按照公司相关规定进行信息披露，防止发生泄露企业的商业机密，杜绝发生内幕交易现象，做好安全保密工作。

第三章 内部信息传递

第五条 业务部门应根据经营业务对口原则，指定专人负责与公司各职能部门的信息传递；各职能部门应指定专人负责信息传递工作。

第六条 各职能部门应当根据公司发展战略、风险控制、经营业务考核和经济指标要求，科学规范信息传递内容，并应随着宏观经济政策、市场环境等外部信息变化对经营管理的信息传递内容不断进行修订、完善，将相关信息及时报送总经理室，作为管理决策的依据。

第七条 内部信息传递内容： 1．经营管理信息。包括公司根据年初计划下达的经济指标完成情况、重大合同签订和补充、重大项目建设情况、重大诉讼与仲裁事项、经营快报等信息以及重大经营政策或经营范围的调整。

2．财务管理信息。包括公司年度财务预算、资金预算、财务和资产状况、权益变动、关联交易等信息。

3．网站管理信息。包括公司介绍、组织架构、经营品种、价格、荣誉等宣传信息；问题回访与整改、经济数据分析等信息。

信息交流与沟通管理制度

1．目的

1.1为使与质量、环境、职业健康安全管理相关的信息畅通、快速、准确地传递，建立高效、多层次的信息交流渠道，确保质量、环境与职业健康安全管理体系（以下简称“整合管理体系”）的有效运行。

2．范围

1.2本制度适用于水务物业内部和水务物业与外部各相关方的交流，包括：

（1）与上级主管部门、政府安全主管部门、集团总部的信息交流；

（2）内部管理层与部门的信息交流，管理层与管理层信息交流，部门与部门以及部门内部的信息交流；

（3）与供货商、承包方等相关方的信息交流；

（4）与职业健康安全事务代表的信息交流与沟通。

3．定义

无

4．职责

4.1 总经理、分管副总经理负责提出有关整合管理体系方面的指示，并与上级单位进行沟通和联络。

4.2 运营管理部负责外部认证机构的沟通和联络。

4.2 各部门负责与职责范围内的分包单位进行沟通。

4.3 管理者代表负责收集员工有关质量、环境与职业健康安全方面的意见和建议，并与公司领导进行协商。

5. 信息交流方式

5.1 内部信息以联系函、会议签到、会议纪要、通报、记录表格等多种形式，也可以通过会议、集团MIS系统等渠道交流。

5.2 外部信息通过会议、行文报告、电子邮件、传真等开展交流；

5.3相关方的信息交流采用书面征询、填报表格、口头调查等方式。 6. 内部信息交流内容

6.1 公司质量、环境与职业健康安全方针；

6.2 环境因素、重大环境因素、危险因素、不可接受风险及其控制措施的有关信息；

6.3 国家、地方质量、环境及职业健康安全法规的变化、上级、总部有关质量、环境及职业健康安全的要求；

6.4 质量、环境及职业健康安全目标、管理方案及完成情况和效果；

6.5 监视与测量结果、内部审核、管理评审、第三方审核的信息；

6.6 整合管理体系执行情况、不符合纠正与预防措施情况、应急准备与响应情况；

单位内部沟通管理制度

一、总则

为了加强单位内部沟通，提高工作效率，推动单位发展，制定本管理制度。

二、沟通原则

1. 及时沟通：单位内部沟通应做到信息的及时传递，避免信息滞后，确保及时回应。

2. 真实沟通：沟通过程中要坚持真实、客观、扎实，避免虚假信息。

3. 尊重沟通：要尊重每位员工的意见和建议，不得随意忽略或否定。

4. 开放沟通：鼓励员工开放交流，畅所欲言，建立良好的沟通氛围。

5. 有效沟通：要提倡有效沟通方式，避免无效的重复沟通，提高沟通效率。

三、沟通渠道

1. 会议：定期召开各级会议，交流工作情况、解决问题、制定计划等。

2. 通讯录：建立完善的通讯录，确保及时联系到所有员工。

3. 通讯工具：推广使用企业微信、邮件、电话等通讯工具，方便快捷地沟通。

4. 反馈机制：建立员工反馈机制，及时了解员工的想法和需求，并给予回应。

5. 部门协作：鼓励各部门之间的交流与合作，共同完成任务。

四、沟通内容

1. 工作安排：及时告知员工工作任务、目标及完成期限。

2. 工作进展：定期报告工作进展情况，及时解决问题。

3. 员工培训：组织培训并邀请员工参加，提高员工的专业水平。

4. 制度政策：向员工介绍并解释单位的各项制度政策，确保员工遵守。

5. 员工关怀：定期关心员工的工作与生活情况，提供必要支持。

五、沟通管理

1. 落实沟通责任：明确各级领导的沟通责任，并定期检查执行情况。

2. 定期沟通评估：定期评估单位内部沟通情况，及时调整改进。

3. 沟通培训：定期开展沟通培训，提高员工的沟通技巧。 4. 沟通记录：建立完善的沟通记录，对重要信息进行保存备查。

5. 沟通奖惩：对于沟通工作表现优秀的员工进行奖励，对于不履行沟通责任的员工进行惩罚。

六、附则

本制度由单位内部沟通小组负责起草并不断完善，经单位领导审定后执行，如有变动须及时通知所有员工。

沟通联络管理制度

一、制度目的

沟通是组织运作的重要环节，良好的沟通可以促进团队合作、增进员工之间的信任、减少冲突和误解，提高工作效率和员工满意度。因此，制定一套科学合理的沟通联络管理制度，对于保障组织内部沟通的顺畅、有效具有重要意义。本制度的目的在于规范组织内部的沟通行为，促进信息共享，提高工作效率，确保组织目标的顺利实现。

二、组织范围

本制度适用于本组织内的所有员工、管理人员及其他有组织内部联系和沟通行为的人员。

三、沟通渠道

1、内部沟通：

（1）会议：包括日常例会、部门会议、项目组会议等形式。会议由组织领导人员或有关部门负责召集，会议主题应当明确，会议纪要应当及时记录，会议决议应当及时执行。

（2）内部通知：使用电子邮件、通讯软件等方式发布内部通知，确保员工及时了解组织的重要事项和通知。

（3）内部公告：在组织内部设置公告栏、电子公告板等形式，发布组织内部重要信息、活动安排等内容。

2、外部沟通：

（1）外部公关：由专门的公关部门或负责人员负责处理组织与外部单位或个人的联系和沟通。

（2）客户沟通：由营销部门或业务人员负责处理与客户的沟通和联络，确保客户的需求得到及时满足。

（3）合作伙伴沟通：与组织合作伙伴之间的联络和沟通由负责合作关系的部门负责人员负责。

四、沟通原则

1、透明原则：沟通应当及时、真实、客观、准确，不得故意隐瞒或歪曲事实。

2、尊重原则：沟通双方应当相互尊重，不得恶语相向、言语暴力。

3、主动原则：鼓励积极主动地进行沟通和联络，主动向他人提供信息和帮助。

4、保密原则：在保护组织机密和个人隐私的前提下，合理控制信息的流通范围和内容。 5、文明原则：沟通双方应当以友好、礼貌、善意的态度进行交流，不得使用粗言秽语或挑衅性言辞。

五、沟通管理

1、信息采集和传递：组织应当建立完善的信息采集和传递机制，确保信息的准确性和及时性。

2、信息共享：鼓励组织内部各部门之间、员工之间进行信息共享，避免信息孤岛现象的发生。