信息交流与沟通管理制度
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信息交流与沟通管理制度
1．目的
1.1为使与质量、环境、职业健康安全管理相关的信息畅通、快速、准确地传递，建立高效、多层次的信息交流渠道，确保质量、环境与职业健康安全管理体系（以下简称“整合管理体系”）的有效运行。
2．范围
1.2本制度适用于水务物业内部和水务物业与外部各相关方的交流，包括：
（1）与上级主管部门、政府安全主管部门、集团总部的信息交流；
（2）内部管理层与部门的信息交流，管理层与管理层信息交流，部门与部门以及部门内部的信息交流；
（3）与供货商、承包方等相关方的信息交流；
（4）与职业健康安全事务代表的信息交流与沟通。
3．定义
无
4．职责
4.1 总经理、分管副总经理负责提出有关整合管理体系方面的指示，并与上级单位进行沟通和联络。
4.2 运营管理部负责外部认证机构的沟通和联络。
4.2 各部门负责与职责范围内的分包单位进行沟通。
4.3 管理者代表负责收集员工有关质量、环境与职业健康安全方面的意见和建议，并与公司领导进行协商。
5. 信息交流方式
5.1 内部信息以联系函、会议签到、会议纪要、通报、记录表格等多种形式，也可以通过会议、集团MIS系统等渠道交流。
5.2 外部信息通过会议、行文报告、电子邮件、传真等开展交流；
5.3相关方的信息交流采用书面征询、填报表格、口头调查等方式。 6. 内部信息交流内容
6.1 公司质量、环境与职业健康安全方针；
6.2 环境因素、重大环境因素、危险因素、不可接受风险及其控制措施的有关信息；
6.3 国家、地方质量、环境及职业健康安全法规的变化、上级、总部有关质量、环境及职业健康安全的要求；
6.4 质量、环境及职业健康安全目标、管理方案及完成情况和效果；
6.5 监视与测量结果、内部审核、管理评审、第三方审核的信息；
6.6 整合管理体系执行情况、不符合纠正与预防措施情况、应急准备与响应情况；
6.7 培训情况；
6.8 总经理、分管安全副总经理对整合管理体系的要求、指示，其它外部组织的环境保护、劳动安全卫生经验、教训；
6.9 管理者代表、员工对公司的建议和意见；公司在整合管理体系的建立、运行、实施取得的绩效等。
7. 外部信息交流内容
7.1 质量、环境及职业健康安全法规和其它要求的变化；
7.2 国家、地方政府劳动保护方面的特殊要求；
7.3 对供应商、承包商的质量、环境及职业健康安全要求等；
7.4 质量、环境及职业健康安全政策向外部传递的信息。
8. 正常信息交流内容
8.1 适用于本公司的质量、环境及职业健康安全法律、法规及其它要求
8.2 管理政策、目标，管理方案完成进度
8.3 整合管理体系文件发放、修改、回收
8.4 整合管理体系初始评审报告、内审报告、管理评审报告
8.5 整合管理体系运行、指令、报表、报告等
8.6 员工对质量、环境及职业健康安全的意见和建议
9. 异常信息交流内容
9.1 监测和测量日常检查发现不符合信息 9.2 内审、管理评审、第三方审核发现的不符合信息
9.3 目标管理方案不能按计划实现
9.4 环境事故、重大伤亡等应急情况及调查处理报告
10. 信息交流的途径与存档
10.1 定期召开办公会议、周例会、安全生产例会或临时召集专题会议，由分管副总经理在会议上传达管理体系的动态、信息、上级要求、环境保护、劳动保护知识等各种信息，公司安委会办公室、运营管理部负责收集、布置、传达、学习、检查、听取各部门参加会议人员的汇报、建议和意见。
10.2 部门应组织员工学习整合管理体系有关的知识、信息。
10.3 公司安委会办公室应在集团PMIS和日常培训中提供有关职业健康安全管理体系运行情况、劳动保护知识、伤亡事故教训等资料文章，并在集团PMIS水务物业模块中发布，供员工学习和了解。运营管理部组织服务质量、环境保护等方面的培训学习。
10.4 内部信息交流可以使用联系单、纪要、通知等。
10.5 对突发性环境事故或紧急伤亡事故，发现部门应采取应急措施，事故的应急处理、报告、事故调查、处理事项按《事件事故管理制度》执行。
10.6 员工对职业健康安全与食品健康安全有关的意见和建议可通过职业健康安全管理者代表向工会、安全主任、分管安全副总经理反映，对质量、环境管理有关的意见和建议可通过运营管理部向公司分管业务副总反映。上述意见和建议也可以通过总经理PMIS系统留言反映。
10.7 公司安委会办公室或运营管理部接到员工的意见或合理化建议后，及时做出答复或处理，正常情况在10个工作日内完成，最长不得超过一个月。
10.8 每季度定期召开安全生产例会，保证最新安全信息的有效传达。各相关部门也应定期召开部门或者管理处安全会议，对日常工作中遇到的急切性安全问题，征询员工的意见，使最新的安全信息更直接及有效地传送。有关安全会议的规定参见《生产例会规定》。
10.9 政府安全主管、上级主管部门、集团总部下发的环保或安全信息，由公司负责接受，经总经理传阅批示后，交由相关部门办理。
10.10 相关部门按照文件要求和批示负责传达、实施。对有反馈和时限要求的信息，应及时反馈和按时限要求完成。 10.11 需上报上级部门的信息，主管副总经理审定，并经总经理同意加盖公章后发出，并登记。
10.12 所有有关质量、环境及职业健康安全信息交流的书面材料、文件，由交流部门负责登记、存档。
10.13 公司各部门在部门职责范围内负责对各自供货商、承包商的信息交流，向供货商、承包商施加影响，提出环境及职业健康安全相关要求，相关信息交流记录于会议纪要中并保存归档。
10.14 需在供货商、承包商、参观访问者等相关方进入公司前，各相关方业务活动对接部门负责向相关方提出公司的环境及安全管理的详细要求。在与其签订协议时，提出环境及安全管理的相关内容，要求遵守，预防环境及安全事故。
10.15 安全检查、内审、管理评审、第三方审核的发现分别按《安全检查管理制度》、《内部审核管理制度》、《体系管理评审制度》要求执行。
11．相关文件
11.1 SWWY-OHS-G2.2生产例会规定
12．记录
序号 记录名称 编号 保存期限 保管部门
1 会议（培训）记录表 DDY-GT-55 3年 各部门
