浅谈档案安全保密与利用的关系

学术探讨　浅谈如何做好档案保密管理与利用工作　文／马艳　摘　要：随着社会的发展进步，档案资源的巨大社会价值日益为公众所认知，这就涉及档案保密管理与利用　工作的重要性，这项工作做得好与坏，将直接影响党和国家及单位的安全和利益。档案又是一种重要的社会信息　资源，对于档案信息资源，既要重视其载体的保管保护，更要重视其所舍信息的开发利用，以实现信息资源共　享。本文针对档案密级调整，档案利用监督、档案保密，档案保管人员职责等方面，提出了具体措施和办法。　关键词：档案管理；档案利用；措施办法　中图分类号：Ｇ２７１．４　文献标识码：　一、做好档案密级的调整工作　（一）档案在保管过程中，其密级不是一成不变的，　是随着时间的推移和文件贯彻的情况而变化的。基本变　化是升密、降密、解密。要贯彻落实《保密法》，在广　泛宣传、提高认识、大力协调的基础上，重点解决好两　个问题：一要严格执行解密划控的时间标准、有关涉密　内容标准及保密规范标准，做到有法必依，执法必严，　违法必纠。二要主动接受保密部门对调密工作的监督指　导，齐心协力搞好档案涉密文件的清查鉴定。严格划清　密与非密的界限，确定哪些档案能开放利用，哪些限制　在一定范围内利用，哪些还不能提供利用，为今后进一　步搞好规范化、标准化和涉密档案建设奠定基础。　（二）要建立起法制的新秩序。对涉密档案的变化调　整，不仅要立足于当前的实际工作，还要着眼于长远。　历史的经验教训告诉我们，以往关于档案保密的制度还　不健全，适应不了　保密法　的要求，需要完善增加新　的内容。为了适应涉密档案调密工作制度化、正规化的　需要，应建立以下三个制度：建立划定密期制度，以便　届满自行解密；建调密通知单制度，对保密期问提前解　密或发生升降变化的密级文件，要下发通知单告知档案　室，以便衔接工作，及时掌握，适时变动；建涉密档案　接收标准制度，加强涉密档案的规范化建设。　（三）要加强涉密档案的科学管理。在调密工作中　我们发现，过去经常把密和非密文件混合组卷、混合保　管、混合提供，造成了扩散机密的漏洞。对此，可以采　取分段治理的办法。对以前大量混订在卷内的密级文件　可以原封不动，但在今后一般查档中只提供所查内容，　不提供含涉密文件的原卷；外供卷时，可采取对与所查　档案无关的涉密文件进行密封等措施。　二、档案利用监督　档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项　重要措施，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中　不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用档　案，又能保证档案的完整与安全。具体说来，档案利用　监督可以从以下几个方面实施：　（一）制度建设。档案利用规章制度一般有阅览制　度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，对不同层　次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手　续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工　作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各　项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，　并在实践中认真加以总结，不断充实和完善。　（二）监督措施。在利用中，要根据不同的利用对象　和不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护。　做好利用监督，仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件，　发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。对于　Ｂ　文章编号：１００９－９１６６（２０１０）０２９（ｃ）一Ｏ２ｏ６—０ｌ　损毁档案较为严重的违法行为，应及时报告有关领导，　以便及时查处，挽回损失。　（三）正确处理好档案保密与管理利用的关系　保守　国家机密是每个公民应尽的义务，更是档案管理工作人　员的神圣职责。日常工作中，档案管理人员十分重视档　案保密，工作尽心尽职，在严格做好保密工作的同时，　切实完善工作职能，为领导决策服务势在必行。　三．进一步做好档案开放中的保密工作　一成不变地看待档案的秘密性，无视其秘密性的时　效和范围，是不对的；但如果缺乏保密观念，对涉密档　案无视其秘密性，无限地扩大开放利用范围，也是错误　的。因此，在开放档案为社会各界所利用的同时，应当　做好相应的保密工作。　（一）做好档案的审查工作。审查工作是档案开放前　的一项重要工作，也是开放档案工作的一个重要环节，　其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放与控　制使用范围。　（二）做好档案的解密工作。保密档案是有等级的，　其划分等级是根据（（保密法　规定，划分为“绝密”、　“机密”、　“秘密”三级。确定档案的密级，就是为了　让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施，　最大限度地提供利用档案。　四　档案管理人员的职责　（一）档案管理人员的职责，就是要维护档案的完　整与安全。这既是档案保管工作的基本任务，也是档案　保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到不　坏、不丢、不散、不乱。档案保管工作的任务是艰巨　的，也是光荣的，这是一项重要的基础工作，档案保管　人员要持之以恒，时刻警惕，防止档案的损坏，确保档　案的安全，为档案工作提供物质基础。　（二）提高绝密档案管理人员的素质。绝密档案管理　人员具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密　深的特点。他们对保守党和国家的秘密负有比一般工作　人员更为重大的责任，因此，档案保密工作好与坏，档　案管理人员的素质是个关键。　（三）加强绝密档案的日常管理。绝密档案的调阅、　移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须经指定领导　人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调　阅。绝密档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失　密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救，确保绝密　档案安全。　作者单位：宁夏电力公司宁东供电局办公室　参考文献：　［１】《中华人民共和国保密法》．　［２】尚丹梅．　保密法律法规汇编》．金城出版社．　［３】姜之茂．Ⅸ档案干部岗位培训教材》．中国档案出版社．

对档案安全保密工作的几点思考

档案是国家、社会发展的宝贵资源，是国家宝贵的财富，在信息技术飞快发展的今天，档案信息安全尤为重要。本文主要讲述对档案安全保密工作的研究及相应对策。

标签：档案 安全保密 思考 信息技术

档案是信息技术储备的一种形式，是重要的信息资源，是国家的宝贵财富。档案安全是档案工作的生命线，尤其是在信息技术飞速发展的今天，档案实体安全与档案信息安全并重，更是档案事业可持续发展的坚实基础。笔者就基层单位档案安全保密工作的现状及对策，谈点自己的看法。

一、档案安全保密工作现状

1.思想上的弱视 许多单位的领导和工作人员档案安全保密意识淡薄，一些人员对《档案法》、《保密法》知悉甚少，对经手的大量的国家秘密见密不知密，习以为常。有些人员认为只要单位按照国家的相关法律规定管理档案，就能杜绝科技信息的泄密。因此放松了自身对安全隐患的警惕，放弃了对档案安全保密问题的应对挑战。

2.基础设施落后 目前在通信和计算机网络的泄密隐患很多，一是信息与网络安全的防护能力很弱，许多档案应用系统处于不设防状态，具有极大的风险性和危险性；二是对引进的档案信息技术和设备缺乏保护信息安全所必需的有效管理和技术改造；三是网络管理滞后，制度不健全，责任不到位，保密技术防范设施落后。

3.法律法规滞后 我国关于档案保密方面的法律法规体系还不健全，档案保密工作欠缺法制规定，涉密计算机的管理规定落后于现代计算机和网络的发展。这就给档案管理部门制定相应的保密规章带来一定的难度，也给档案工作人员依法办事带来了困难，同样也对档案的安全保密工作十分不利。

二、档案安全保密工作的对策

在新形势下，档案安全保密工作必须迎难而上，增强法制、服务意识，为经济建设工作保驾护航。

1.加强档案安全保密制度建设，加大档案安全保密行政执法和法制监督的力度。档案管理部门要按照《档案法》和《保密法》，严格制定各类档案安全保密规章制度。档案行政管理部门应负起监督和管理的职责，要进一步确立各级档案安全保密工作行政执法的主体地位；要进一步完善档案安全保密行政执法手段；要进一步提高专兼职档案干部的执法能力和执法水平。

浅谈档案安全保密与利用的关系

档案安全保密与利用之间存在着紧密的关系。档案安全保密是指对档案内容进行保护和限制，防止未经授权的访问和使用，确保档案的完整性、可信性和保密性。而档案利用则是指将档案材料应用于教育、研究、文化传承等领域，发挥其历史和知识价值。

档案安全保密是档案利用的基础和前提。只有档案得到妥善的保护和保密，才能保证档案内容的完整和真实性，使得利用者能够从中获取可信的信息。在档案利用之前，必须进行严格的安全保密措施，包括建立安全的存储设施、制定完善的安全管理制度、严格控制档案的访问和使用权限等。只有这样，才能防止档案被非法利用、篡改或泄露，保证档案的安全性和信任度。

档案安全保密与利用的关系也体现在合法合规的档案利用中。档案利用必须遵守相关的法律法规和规范性文件，确保档案的合法性和合规性。在档案利用过程中，利用者必须严格遵守档案利用规定，不得超越档案的利用范围和权限，不得对档案内容进行任意修改或者私自传播。对于特定档案的利用，必须经过相关部门的审批和许可。只有这样，才能保证档案利用的合法性和规范性。

档案安全保密和利用的关系还体现在档案的长期保存和使用过程中。档案长期保存需要采取一系列的措施保证档案的安全和完整性，包括档案存储设备的维护、环境的控制、定期的检查和修复等。档案的使用和利用也需要确保档案的安全。在档案利用过程中，必须使用专业的档案设备和工具，避免对档案材料的损坏和破坏。只有对档案进行有效的保护和利用，才能使得档案在长期保存和使用过程中能够发挥其价值。

1 浅论档案管理和利用中的保密工作

徐慧春

随着社会的发展进步，档案资源的社会价值日益为公众所认知，它的功能是其他信息资源无法替代的，所以利用档案为人类社会实践服务具有极强的现实性。但在大量档案信息被挖掘利用的同时，也有一些因利用不当而造成失泄密问题。出现这样问题所占比例虽然极小，但其负面影晌是不容忽视的。因此，在加大档案利用力度的同时，还要注意档案的保密工作，这已经成为档案部门必须高度重视的问题。

一、当前保密工作中容易出现的问题

㈠思想认识上的麻痹。一些人保密观念淡薄，认为市场经济无密可保，在当前高科技发展的时代有密难保。档案工作人员、涉密工作人员忙于具体业务，对经手的大量国家秘密见密不知密，习以为常，麻痹大意，对国家秘密的安全造成了严重的威胁。

㈡通信和办公自动化程度不断提高，对保密工作提出新的挑战。随着先进的通信工具和办公自动化系统与设备被广泛应用于办公活动中，在极大地提高了工作效率的同时，秘密传递渠道的拓宽和秘密载体的多样化，也使泄密的可能性大大增加。特别是无线电技术、红外、蓝牙、激光、计算机等高科技手段的普及，使保密与窃密之间的斗争更加尖锐复杂，涉密档案文件的保密工作面临严峻挑战。

㈢保密制度不健全，措施不落实。《档案法》、《保密法》及其〈实施办法〉为我们做好各项保密工作提供了法律依据和行为准则，保密单位根据各自的情况也制定了相应的保密法规、制度。 2 但是仍存在领导不重视、措施不落实、制度执行力欠缺等情况，使档案保密工作出现空档，失密情况时有发生，给国家、集体和个人带来不可估量的损失。

㈣定密上的随意性。定密工作是档案保密工作的基础，《保密法》规定国家秘密需要“依据法定程序确定”。但一些单位为了保险，随意扩大定密范围，把不是国家秘密的档案定为秘密级，把应定为秘密的档案定为机密级。还有的单位为了省事，对该定密的不定密，或为了外出携带方便，怕遗失后承担保密责任而不定密级。

㈤密与非密文件资料混合组卷。《档案法》第十四条规定：“保密档案的管理和利用，密级的变更和解密，必须按照国家有关保密的法律和行政法规的规定办理”。它明确规定了标有密级的文件资料必须单独立卷。但在调查中发现，有的单位在文书立卷时不按照档案法规定进行立卷，在文件分类时，没有把密级的文件单独立卷，把密与非密文件混合组卷，给档案的管理和开发利用造成了严重的影响。