试论档案保密与利用

学术探讨　浅谈如何做好档案保密管理与利用工作　文／马艳　摘　要：随着社会的发展进步，档案资源的巨大社会价值日益为公众所认知，这就涉及档案保密管理与利用　工作的重要性，这项工作做得好与坏，将直接影响党和国家及单位的安全和利益。档案又是一种重要的社会信息　资源，对于档案信息资源，既要重视其载体的保管保护，更要重视其所舍信息的开发利用，以实现信息资源共　享。本文针对档案密级调整，档案利用监督、档案保密，档案保管人员职责等方面，提出了具体措施和办法。　关键词：档案管理；档案利用；措施办法　中图分类号：Ｇ２７１．４　文献标识码：　一、做好档案密级的调整工作　（一）档案在保管过程中，其密级不是一成不变的，　是随着时间的推移和文件贯彻的情况而变化的。基本变　化是升密、降密、解密。要贯彻落实《保密法》，在广　泛宣传、提高认识、大力协调的基础上，重点解决好两　个问题：一要严格执行解密划控的时间标准、有关涉密　内容标准及保密规范标准，做到有法必依，执法必严，　违法必纠。二要主动接受保密部门对调密工作的监督指　导，齐心协力搞好档案涉密文件的清查鉴定。严格划清　密与非密的界限，确定哪些档案能开放利用，哪些限制　在一定范围内利用，哪些还不能提供利用，为今后进一　步搞好规范化、标准化和涉密档案建设奠定基础。　（二）要建立起法制的新秩序。对涉密档案的变化调　整，不仅要立足于当前的实际工作，还要着眼于长远。　历史的经验教训告诉我们，以往关于档案保密的制度还　不健全，适应不了　保密法　的要求，需要完善增加新　的内容。为了适应涉密档案调密工作制度化、正规化的　需要，应建立以下三个制度：建立划定密期制度，以便　届满自行解密；建调密通知单制度，对保密期问提前解　密或发生升降变化的密级文件，要下发通知单告知档案　室，以便衔接工作，及时掌握，适时变动；建涉密档案　接收标准制度，加强涉密档案的规范化建设。　（三）要加强涉密档案的科学管理。在调密工作中　我们发现，过去经常把密和非密文件混合组卷、混合保　管、混合提供，造成了扩散机密的漏洞。对此，可以采　取分段治理的办法。对以前大量混订在卷内的密级文件　可以原封不动，但在今后一般查档中只提供所查内容，　不提供含涉密文件的原卷；外供卷时，可采取对与所查　档案无关的涉密文件进行密封等措施。　二、档案利用监督　档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项　重要措施，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中　不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用档　案，又能保证档案的完整与安全。具体说来，档案利用　监督可以从以下几个方面实施：　（一）制度建设。档案利用规章制度一般有阅览制　度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，对不同层　次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手　续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工　作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各　项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，　并在实践中认真加以总结，不断充实和完善。　（二）监督措施。在利用中，要根据不同的利用对象　和不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护。　做好利用监督，仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件，　发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。对于　Ｂ　文章编号：１００９－９１６６（２０１０）０２９（ｃ）一Ｏ２ｏ６—０ｌ　损毁档案较为严重的违法行为，应及时报告有关领导，　以便及时查处，挽回损失。　（三）正确处理好档案保密与管理利用的关系　保守　国家机密是每个公民应尽的义务，更是档案管理工作人　员的神圣职责。日常工作中，档案管理人员十分重视档　案保密，工作尽心尽职，在严格做好保密工作的同时，　切实完善工作职能，为领导决策服务势在必行。　三．进一步做好档案开放中的保密工作　一成不变地看待档案的秘密性，无视其秘密性的时　效和范围，是不对的；但如果缺乏保密观念，对涉密档　案无视其秘密性，无限地扩大开放利用范围，也是错误　的。因此，在开放档案为社会各界所利用的同时，应当　做好相应的保密工作。　（一）做好档案的审查工作。审查工作是档案开放前　的一项重要工作，也是开放档案工作的一个重要环节，　其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放与控　制使用范围。　（二）做好档案的解密工作。保密档案是有等级的，　其划分等级是根据（（保密法　规定，划分为“绝密”、　“机密”、　“秘密”三级。确定档案的密级，就是为了　让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施，　最大限度地提供利用档案。　四　档案管理人员的职责　（一）档案管理人员的职责，就是要维护档案的完　整与安全。这既是档案保管工作的基本任务，也是档案　保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到不　坏、不丢、不散、不乱。档案保管工作的任务是艰巨　的，也是光荣的，这是一项重要的基础工作，档案保管　人员要持之以恒，时刻警惕，防止档案的损坏，确保档　案的安全，为档案工作提供物质基础。　（二）提高绝密档案管理人员的素质。绝密档案管理　人员具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密　深的特点。他们对保守党和国家的秘密负有比一般工作　人员更为重大的责任，因此，档案保密工作好与坏，档　案管理人员的素质是个关键。　（三）加强绝密档案的日常管理。绝密档案的调阅、　移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须经指定领导　人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调　阅。绝密档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失　密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救，确保绝密　档案安全。　作者单位：宁夏电力公司宁东供电局办公室　参考文献：　［１】《中华人民共和国保密法》．　［２】尚丹梅．　保密法律法规汇编》．金城出版社．　［３】姜之茂．Ⅸ档案干部岗位培训教材》．中国档案出版社．

摘 要：本文阐述了在档案保管利用过程中做好保密工作的重要意义，指出档案的库房管理和档案利用中的监督工作是做好档案保密工作的前提条件，掌握和遵循档案保管利用过程中的保密原则和方法是做好档案管理的根本所在，正确处理好档案保密与利用的关系是充分利用档案的关键环节，积极做好档案保密工作是保证档案在保管利用过程中完整、安全的根本目的。 关键词：档案保管利用；档案保密工作；原则；方法 保密工作是档案保管利用工作的重要环节，是保证档案在利用过程中安全的必要手段，二者具有相辅相成、良性互动的关系，笔者从事过较长时间的机要文书档案工作，现就档案保管利用过程中的保密工作谈一点自己的粗浅认识。 一、做好档案保管过程中的保密工作 （一）档案库房管理中的保密工作档案的库房管理是档案保密的重点。从总体上讲，档案库房应按照国家有关规定单独兴建，但是有一些不具备条件的单位，往往将库房附设在机关办公楼内。应注意的是，不是任何一间办公室都可以用作库房的，从档案保密的角度来看，不宜将库房设在办公楼的最底层，库房门窗等应专门加固，以防盗窃。还应尽量做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。实践证明，档案库房的科学管理，是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。 （二）绝密档案的管理和保密绝密档案是党和国家的核心秘密，它关系到党和国家的安全，关系到国家的政治活动、军事活动和经济发展的成败，关系到社会主义建设的进程。因此，为确保国家核心秘密的安全，必须管理好绝密档案。 １、绝密档案应与非绝密档案分别保管。要设保险柜、保险锁、防盗器，从保管条件上确保绝密档案的安全。 ２、提高绝密档案管理人员的素质。绝密档案管理人员具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特点。他们对保守党和国家的秘密负有比一般工作人员更为重大的责任，因此，档案保密工作好与坏，档案管理人员的素质是个关键。绝密档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，不仅要有严谨的工作作风，经手的事情件件有头有尾，手续清楚，而且要防止“无形”储存在头脑中 秘密的泄露。由于档案管理人员经常接触党和国家大量的秘密，这些秘密随着主人的社会活动被带到各个复杂的场合，往往一句话，说者无意，听者有心，在不知不觉中就泄露了秘密。所以档案人员无论在什么场合，都应做到守口如瓶，万无一失，把保守国家秘密做为自己的神圣职责和应尽的义务。 ３、加强绝密档案的日常管理。绝密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。绝密档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救。 （三）做好档案的保管期限与保密期限的区分工作 确定保管期限的原则是，正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，根据本机关工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。而保密期限是根据国家秘密事项在一定时间内，如被泄露，将对国家的安全和利益造成的危害来确定的，它表示该国家秘密事项在其确定的期限内，受国家有关保密法律、法规的保护，产生法律效力的时限。《国家秘密保密期限的规定》中规定：除有特殊规定外，绝密级事项不超过３０年，机密级事项不超过２０年，秘密级事项不超过１０年。保密期限在一年及一年以上的以年计，在一年以内的以月计。这里所说的“特殊规定”是指制定保密范围的中央、国家机关可以规定有关保密范围中某类事项的保密期限为“长期”。对规定为“长期”的国家秘密事项，在授权机关作出解密前，其他机关、单位应当对其采取长期的保密措施，不得擅自决定解密和随意对外提供。 （四）档案涉密情况的变化档案在保管过程中，其密级不是一成不变的，而是随着时间的推移和文件贯彻的情况变化的。基本变化是升密、降密、解密。其中升密是极少数的，也是暂时的；大多数的，总的趋势是降密，直至解密。其变化原因有三：一是保密范围的变化；二是密级文件作用的变化，原来的密级文件指导作用与现在工作不相适应，已失去了指导作用，为此立档单位废掉了此类文件，密级自然消除了；三是保密时限的变化。原馆（室）所存档案涉密文件，只标有密级而没有保密时限，多数都是超期服役，例如，５０年代的绝密文件大都需要按照《保密法》关于划定密级和保密期限届满自行解密的要求去做，这既反映了历史上划密工作的不足，也说明进行档案解密划控工作的迫切，因此应依据档案涉密内容的变化掌握划密标准，严防密级偏高或偏低，密期偏长或偏短。

2018.4兰台内外如何做好档案的保密工作

文/陈婷

档案作为一种重要的社会信息资源，涉及国家利益，

因此档案保密工作尤为重要。如何在档案管理利用过程中

既能确保档案的安全不泄密，又能充分发挥档案的利用价

值，是我们档案管理人员所面临的课题。1档案管理中的保密工作1.1档案库房管理的保密工作。档案的库房管理是指

库房内档案科学管理的日常工作，基本要求是不断改善档案的贮藏环境和保管条件，最大限度地延长档案的寿命。

所以档案的库房管理是档案保密的重点。我院严抓库房安全设施建设，采取远红外对射加强档案库房监控，同时安

装防护栏和防盗门，以防盗窃，并落实防火、防潮、防

鼠、防虫等措施，做到库房与办公室、借阅室分开，并指

定专人对档案库房负责管理。制定严格的库房管理制度和

档案的保密制度，非专职档案人员未经许可不得进入，确

保了档案的安全。1.2密级档案的管理和保密。

1.2.1密级同非密级档案分别保管。设专门的库房和

带锁的密集架、磁盘柜等档案装具进行保管，从保管条件

上确保密级档案的安全。同时提高密级档案管理人员的自身素质，自觉遵守有关保密规定，使其做到无论在什么场

合都守口如瓶，同时要防止档案的损坏，确保档案的安

全，把保守本职工作所涉及的秘密作为自己的神圣职责和

应尽的义务。1.2.2加强密级档案的日常管理。由专人负责密级档

案的收集、整编、借阅和库房管理工作，同时严格按规定

手续办理密级档案的调阅、移出、销毁等工作，认真履行

档案借阅的审批手续。档案利用完毕后应及时清对、检

查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救。1.2.3做好档案密级的调整工作。依据档案涉密内容

的变化，掌握划分密级的标准，防止密级过高或偏低，保

密期限偏长或偏短。严格执行解密划控的时间标准、有关

涉密内容标准及保密规范标准，主动接受保密部门的监督

指导。2档案利用过程中的保密工作2.1档案利用监督。这是做好档案利用过程中保密工

作的一项重要措施，它能有效制止档案利用过程中不利于

对当前档案管理利用中的保密工作的探讨

【摘要】本文主要是通过对“当前档案管理利用中的保密工作”这一重心进行分析，给出了做好这一工作的几点举措。

【关键词】档案；管理利用；保密工作；探讨

【分类号】：g271

管理是做好档案工作的一大重要环节，要落实好档案管理保密工作前提条件就是要科学管理、定期审查，才能够从本质上做好档案管理利用中的保密工作。

一、加大举措落实档案保管保密工作

（一）不断强化档案库房管理

应该依照我国的相关法律法规规定成立具有独立性的档案库房，而不是与其它办公室一起混用，对于库房来讲，也是需要按照国家的规定严格执行的，就当前的档案保密这一话题来讲，最好不要将库房设立在办公楼的最底层与顶层的位置，库房门窗等则需要安装防盗网来对其进行加固保密，以防止步伐人员入室盗窃。所以，应该将库房、办公室与阅档室三者分别设置，对于档案库房的管理还应该让指定的专业工作人员来对其进行审查与管理，制定出相应的档案管理制度，并根据档案管理制度内容依法办事，其他闲杂人等一律禁止入内。

（二）分别保管

绝密档案与非绝密档案不应该搁置在同一地点进行保管，对于绝密文件而言，一定要在档案保管室内安装防盗门窗、保险柜、保

险锁、防盗器等，并将绝密文件置于其中，以保证其的安全性与绝密性。

（三）增强绝密档案管理人员的综合素质

应确立绝密档案管理人员的独立性，不受其他部门人员的限制和约束还应确立绝密档案管理人员地位的特殊性，因为这类人员与领导不断长时间接触，他们具备着较强的知密早、知密多的特征，对于党和国家的秘密而言有着更加艰巨的任务、更加重大的责任。所以，档案保密工作落实的好坏程度，就直接受到档案管理人员素质的影响，绝密档案管理人员还应该拥有较强的工作责任意识和保密意识，他们在工作过程中，还应该做到涉及到档案上的问题就守口如瓶，并将国家秘密的保守等作为当前国家的主要职责与义务之一。