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01#-文件控制程序Q/YZB-CX01-2012文件控制程序页次： 2/71 目的为确保公司QHSE管理体系运行文件的适宜和有效，并对体系文件进行控制，包括对体系运行所需的外来文件进行识别和控制，特制定本程序。
2 适用范围本程序适用于对公司QHSE管理体系运行的文件控制，包括所需外来文件的控制。
3 术语和定义（无）4 职责4.1 总经理办公室是文件归口管理部门，负责公司QHSE管理体系一、二级文件的标识、组织评审、修订、发放、归档等管理。
4.2 各职能部门按照QHSE管理体系主要职责编制程序文件，起草、审核及修订职责范围内的第三层次文件，并做好管理控制。
4.3 各基层单位负责业务范围内的第三层次文件起草、审核、修订及管理。
4.4 总经理办公室负责公司外来文件的管理，各职能部门负责各自业务范围内外来文件的签收、登记、传阅和归档等管理。
4.5 所有单位应对体系涉及到的电子文件按规定进行管理。
5工作程序文件和资料控制工作程序流程图（见2/7页）5.1 文件的分类5.1.1 内部文件内部文件是公司为保证QHSE管理体系有效策划和运行而制定并必须执行的文件，主要包括：a）管理手册——一级文件；b）程序文件——二级文件；c）作业文件——三级文件（包括公司相关制度汇编；作业指导书汇编；操作规程；施工方案；技术标准；规范图纸；检验、检测、计量文件等）；d）记录（包括用于证实符合QHSE管理体系要求及产品实现过程和结果的各种记录表格、数据报告、过程活动记录等）。
5.1.2 外来文件Q/YZB-CX01-2012 文件控制程序 页 次： 3/7外来文件主要是体系运行所需的国家或上级主管部门下发的文件，主要包括： a ）法律法规及其它要求； b ）技术标准和规范；c）其他与QHSE 管理有关的文件。
文件和资料控制工作程序流程图Q/YZB-CX01-2012文件控制程序页次： 4/7Q/YZB-CX01-2012文件控制程序页次： 5/7例如：Q/YZB—GL—年份文件顺序号（均从01、02、03……）单位代码（如总经理办公室、检维修二车间……）管理文件（也可能为ZD、ZY或XM……）企业标准/公司代号上述编号表示，由总经理办公室2012年编制的08号管理类文件。
文件制修订记录1、目的为使本公司品质环境安全体系文件与资料能适时正确的发放到各相关部门，避免逾期失效的文件遭误用。
2、范围本程序适用于本公司内部制定的文件表格或外部客户提供的图纸与收集的国际标准。
3、职责权限3.1.内部文件权责面、工程图图纸、相关检查基准的归口管理；负责受控文件的新本发放旧本回收。
4、定义4.1.第一阶文件：品质环境安全手册：简要说明品质环境安全系统如何满足国际标准要求。
4.2.第二阶文件：程序书：规定何人于何时在什么地方做什么事情。
4.3.第三阶文件：指导书：工程图、设备维护、作业指导书、检验标准，相关规章制度，说明如何做的文件。
4.4.第四阶文件：表单格式：用以收集传递资讯，控制作业流程或证明作业已符合要求。
4.5.外来文件：客户、政府机关、社会团体等相关方发送的关于产品质量、环境有害物质、质量和环境管理体系等要求的文件、文书（包含图纸、图面、检查基准、作业指导书和法律法规等）。
5、工作内容：5.1.文件编写规则：（程序书规定框架，参见附件）5.1.1书写规定,文件内容统一使用“五号”字体：5.1.1.1.第二阶文件格式如下：（1）目的（2）范围（3）权责（4）定义[无定义时填写“无”]（5）作业内容（6）附属文件（7）表单（8）三阶文件5.1.1.2.文件页次格式：第页共页。
5.1.1.3.各标题内的小标题顺序如下格式：1→1.1→1.1.1→1.1.1.1 以此类推2→2.1→2.1.1→2.1.1.1 以此类推。
5.1.2.文件经3．1权责主管核准后即可制订。
5.2.内/外部文件编号系统5.2.1.一，二阶及外部文件编号(公司代码) (系统别) (文件阶层) （流水号）5.2.1.1.公司代码：以ABC代表惠州ABC精密技术有限公司；5.2.1.2.系统别：[Q]代表品质体系文件；[G]代表共用性文件；[E] 代表环境体系文件。
[S ] 代表职业健康安全体系文件[T] 代表IATF16949体系文件5.2.1.3.文件阶层：以A，B，C,分别代表一、二、三阶层文件，外部文件可直接使用已有的编号。
分放号：受控状态：版本号/修改状态：B/0 文件编号：LW-CX-01-2009文件控制程序编制：审核：批准：2009年07月01日发布 2009年9月01日实施黑龙江省农垦龙王食品有限责任公司文件控制程序1目的通过对管理体系运行有关文件的控制，确保各相关部门都能使用现行有效的文件。
2 范围适用于公司管理体系文件（包括相关的外来文件）的控制。
3 职责3.1企管部负责质量/环境/食品安全管理体系文件的归口管理，控制文件发放、收缴、借阅、销毁，并建立公司《受控文件清单》；办公室负责行政管理文件的归口管理，控制文件的发放、收缴、借阅、销毁；所有文件的原始版本由办公室负责统一存档。
3.2企管部负责编制、修订《质量手册》；3.3相关部门负责编制其相应的程序文件和作业指导书，并对文件进行识别和保管。
4 工作程序4.1文件控制流程图(省略)4.2文件分类4.2.1公司管理体系文件分为受控文件和非受控文件两大类。
a）受控文件：管理体系覆盖部门使用的与体系有关的文件以及与体系有关提供给第二方、第三方审核的文件均为受控文件。
b）非受控文件：不在管理体系覆盖部门现场使用，用于交流、参考或一次性发给顾客的文件为非受控文件，这些文件不受管理体系文件更改或换版的控制。
4.2.2公司文件分为三个层次管理。
第一层文件为《质量手册》（含质量方针、质量目标）；第二层为《程序文件》；第三层为《作业指导书》（包括：管理制度、工作制度、产品标准、涉及的法律法规、行业规范、相关记录表格等）。
第三层文件主要分为两类：a)支持性文件包括：相关管理制度、操作规程、作业指导书等。
b)策划性文件包括：前提方案（PRP(s)）、操作性前提方案（OPRP(s)）、HACCP计划（CCP）、、记录是一种特殊文件，对质量管理记录的管理，执行《记录控制程序》。
4.3文件的编写、批准和发布4.3.1所有文件发布前，应得到相关人员批准，以确保文件是充分适宜的。
4.3.2质量手册由企管部部负责组织编制，管理者代表审核，总经理批准。
文件控制程序1目的通过职责划分、明确工作程序及要求，确保公司质量管理体系所要求的文件得到有效控制。
2 适用范围本程序适用于与质量管理体系有关的文件的控制。
3 有关术语3.1 技术性文件：特指顾客工程标准/规范及其更改、产品图样及设计文件、工艺文件、检验作业指导书、技术标准、图样更改、工艺更改、工装模具图样等。
3.2管理性文件：质量管理体系除技术性文件以外的文件，如各种工作程序、工作规范等。
4 职责4.1行政人力资源部是管理性文件控制的归口行政人力资源部门。
负责检查监督各单位管理性文件的管理实施情况，适时安排文件修改的评审；负责建立公司范围内使用的各种与质量管理体系有关的管理性文件目录清单；负责公司范围内使用的管理性文件的发放。
4.2公司总经理负责制订颁布公司质量方针和质量目标，批准《质量手册》和第二层次程序文件的发布。
4.3主管各线的公司领导负责公司内使用的各线第三层次文件的批准发布。
4.4管理者代表负责组织编制、修改、并审核质量手册和第二层次程序文件，确认会签公司范围内使用的与质量管理体系有关的管理性文件。
4.5 各单位负责编制公司范围内使用的与质量管理体系有关的管理性文件及作业性文件，由各单位行政一把手审批。
4.6销售部负责外来技术性文件的接收、识别、转发。
4.7 技术部负责技术性文件的归口管理，负责检查监督各单位技术性文件的管理实施情况，适时安排文件修改的评审。
4.8各单位负责建立本单位使用的与质量管理体系有关的文件的清单，并进行管理。
5 工作流程图5.1.1公司《质量手册》和第二层次《程序文件》控制工作流程图5.1.2公司《质量手册》和第二层次《程序文件》控制工作流程标准5.2.1第三层次管理性文件控制流程图5.2.2第三层次管理性文件控制工作流程标准5.3技术性文件的管理按QG/XX《技术性文件管理规范》执行6 补充说明6.1 文件管理6.1.1编制人员应对发放的文件编制文件编号和发放号，要保证其唯一性。
文件控制程序编号：文件控制程序编制:审核:批准:×××××××××公司文件控制程序编号：修改页文件控制程序编号：前言文件控制程序是依据GB/T19001—2008《质量管理体系要求》和GJB9001B—2009《质量管理体系要求》，以及公司《质量手册》，并结合公司的实际编写的。
文件控制程序中的宋体为GB/T19001—2008的全部要求，楷体字为GJB9001B—2009所增加的要求。
本公司的民品执行以宋体表述的内容；军品执行两种字体表述的内容.本程序从文件控制的目的、范围、职责、工作程序等几个方面进行了编写，让公司质量管理体系有关文件得到控制.本程序最终解释权由本公司所有.文件控制程序编号：目录1. 目的 (1)2．范围 (1)3．职责 (1)4．要求和工作程序 (1)5．相关文件 (6)6．相关记录 (6)文件控制程序编号：1.目的对文件和资料进行控制，确保相关部门及时得到和使用的文件均为有效版本.2.范围适用于本公司与质量管理体系有关文件的控制.3.职责3.1 总经理负责质量手册和程序文件的批准、发布。
3.2 管理者代表负责质量手册和程序文件的审核.。
3.3 质量部负责实施质量手册、程序文件及相关管理文件的编写管理及所有受控文件的发放、回收、销毁及原稿的保存。
3.4 各部门负责相关文件和资料的编制及外来文件的使用管理保管。
4.要求和工作程序4.1 文件控制过程4.1.1 文件控制过程及输入是通过策划提出的体系文件编制计划和要求，其输出是经过批准发布使用的有效体系文件。
文件控制的活动是：策划、计划、编制、审批、归档、编目、发放、使用、管理、贮存、更改、再版、作废、回收、销毁等活动。
4.1.2 文件控制过程流程图见图4.2-1-1.4.2 文件的分类4.2.1 按文件性质分类a）质量手册（包括形成文件的质量方针和质量目标）；b）程序文件；c）公司为确保其过程有效策划、运行和控制所需的文件，包括记录，其中又可分为管理类、技术类和行政类文件，具体如下：——管理类文件：如质量策划形成的文件包括质量计划、岗位职责、规章制度等文件，以及标准和顾客要求而形成的其他管理性文件.——技术类文件：如产品设计图纸、工艺文件、作业指导书、产品标准、检验准则、试验规程，以及其他有关产品试验过程中的技术文件；——行政性文件：如与质量管理体系有关的聘任书、奖罚通报等.d）标准要求的记录；e）外来文件：法律法规、标准、顾客提供的图样及知识产权类资料和供方提供的有关资料.文件控制程序编号：4.2.2 按文件载体分类：文件控制程序编号：a）纸介质文件；b）非纸介质文件文件控制程序编号：文件控制程序编号：4.3 文件的编号4.3.1 质量手册、程序文件和其他体系文件的编号原则：以企业标准代号为分子、以公司代号为文件分类号、标准章节号、短横线、发布年号为分母，分子与分母之间以斜线隔开。
程序文件GB/T19001-2000
文件控制流程
FHC.JL.001 质量管理体系文件发放/回收登记表
注：文件丢失、作废及其时间等在备注栏中注明
FHC.JL.002 质量管理体系文件清单
内部□外来□
部门：第页
FHC.JL.003
申请表
更改文件□物业交接验收□
设计□
合同□固定资产购置□
经办人：申请日期：年月日
FHC.JL.004
通知单
更改文件□工程整改□审查意见□设计□交付使用□安全检查□
合同□
发出部门：年月日
FHC.JL.005 质量管理体系文件借阅/复制登记表
第页
FHC.JL.006 质量管理体系文件作废纪录
第页
FHC.JL.007
文件处理单
山东凤凰城发展有限公司年月日。
1.目的：对公司“一体化”管理体系有关的文件进行控制，确保所有质量、环境及职业健康安全活动的场所使用文件为有效版本，以防止使用失效或作废文件。
2.范围：适用于与“一体化”管理体系有关文件的控制。
3．职责3.1总经理负责批准发布“一体化”管理文件。
3.2管理者代表负责组织“一体化”管理文件的编制与审核。
3.3各部门负责相关文件的编制、使用和保管。
3.4综合管理部管理体系组负责公司所有体系管理文件的归档和管理。
3.5技术研发部负责技术、研发文件的编制、管理，部门总监负责文件审定。
相关技术文件由技术研发部整理备份，按年度归档，交综合管理部管理体系组统一编号保存。
3.6综合管理部管理体系组负责与体系相关文件的发放、日常管理，按年度定期归档，统一编号保存。
4.工作程序4.1文件分类4.1.1文件的分类a）管理手册、形成文件的方针和目标（可在“一体化”管理手册中声明）。
b）程序文件。
c）流程性文件，包含管理标准（包括各项管理制度）、工作标准（岗位责任制和任职要求等）、技术标准（国家标准、行业标准、作业指导书、检验规范等）。
d）记录。
4.1.2文件的编号（按文件编号导则执行）4.1.3文件发布前均需按文件编号规定统一编号。
4.2文件的编写、审核、批准、发放、回收文件发布前得到批准，以确保文件是充分的、适宜的。
4.2.1文件的编写、审核a）“一体化”管理手册由管理者代表组织编写，管理者代表审核，总经理批准。
b）程序文件及其他管理文件由综合管理部管理体系组组织各责任部门编写并由管理者代表审核后，总经理批准。
c）技术及研发文件由技术研发部项目负责人组织编写，技术研发部经理负责审核，总工程师负责批准。
4.2.2文件的发放、回收a）文件发放、回收由综合管理部管理体系组执行，发放或回收文件时，均应填写《文件发放、回收记录》，确定发放范围、时间，接收人员签收。
b）文件发放应确保使用处获得有效版本的适用文件。
c）采用电子文档发放体系管理文件时，电子版需应用总经理及管理者代表电子签名的PDF格式文件，由综合管理部管理体系组加使用部门受控章后发放,仅限各部门内部使用。
《不符合纠正与预防措施管理程序》1.目的为了纠正与预防公司在健康、安全方面实际存在和潜在的不符合，以防止不符合的重复发生或产生新的不符合，确保体系的有效运行，达到持续改进，特制定本程序。
2.适用范围本程序适用于铜板带厂ohs管理活动中对于不符合所采取的纠正和预防措施的制定、实施与验证的管理。
3.术语和定义3.1不符合。
任何能够直接或间接造成人员伤亡、疾病、财产损失或对环境产生不利影响的违背作业标准、惯例、程序、规章或管理体系要求的行为或偏差。
3.2纠正措施：为消除已发现的不符合或其它不期望情况的原因所采取的措施。
3.3预防措施：为消除潜在不符合或其它潜在不期望情况的原因所采取的措施。
3.4“三定四不推”。
针对查出的不符合项，“三定”是指定时间、定措施、定负责人；“四不推”是指个人不推给班组、班组不推给车间、车间不推给厂、厂不推给公司。
4.职责4.1管理者代表负责审批严重不符合及各单位或部门提出的纠正与预防措施。
4.2生产安保科4.2.1组织审核组对各单位ohs管理体系的不符合项发出通知，要求责任单位采取措施消除不符合项，防止事故的发生，并组织审核员对相关责任单位制定的纠正与预防措施的有效实施进行跟踪验证；4.2.2负责本程序的编制、修改和监督实施。
4.3各单位或部门负责对本单位或部门发生的不符合项分析原因，制定纠正与预防措施并有效实施。
5.工作程序5.1ohs管理体系不符合信息的来源a、生产安保科管理人员监督检查中发现的不符合；b、各单位专、兼职安全管理人员在日常检查中或有关领导巡查时发现的不符合；c、各车间、科室组织的定期安全检查中发现的不符合；d、自动化室组织的设备检查中查出的不符合；e、保卫部门组织的消防专项检查中查出的不符合；f、职工伤亡事故调查时发现的不符合；g、职业健康安全方面的法律、法规、标准变更引起的不符合；h、相关方的合理抱怨、投诉及职工在生产实践中发现的不符合；i、ohs 监测测量出的不符合；j、ohs内审及外部审核中发现的不符合。
