秘书实务第十章接待工作

现代秘书学与秘书实务上编现代秘书学原理第一章秘书学概说第一节秘书学的基本概念——秘书“秘书”一词最早出现在汉代《汉书·叙传》古代秘书有三种解释:1、指封建帝王宫禁内收藏的各类经典文献2、指谶纬图箓。

这类图书以隐语、咒语预决吉凶,占卦未来,推算气数,带有浓厚的迷信色彩。

3、掌管图书,著书立说的“秘书监”(汉)现代秘书的含义:秘书是以全面处理信息和事务的方式直接辅助领导在实施管理的人员。

1、秘书活动的根本对象是领导者。

2、秘书活动的根本职能是辅助管理。

3、秘书活动的根本方式是处理信息和事务。

4、秘书的根本性质是辅助性。

第二节秘书活动的起源起源的两个必要条件是:文字的出现和国家的出现1、起源:原始时代2、萌芽:商朝3、保存完整:《尚书》第三节秘书学的研究对象、学科架构、学科特点和研究方法秘书学的概念:秘书学是一门以秘书活动为研究对象的学科。

秘书学的学科特点:综合性和应用性中国秘书学的发展:1951年第一次全国秘书长办公厅工作会议的展开1981年第二次全国秘书长办公厅工作会议的展开(北京)(会议总结了30年秘书工作的经验,重申并完善过去实施的有效秘书工作制度,使秘书工作重新走向现代化、科学的轨道)1985年第三次全国秘书长办公厅工作会议的展开(重要)(着重研究在新形势下如何更好地发挥秘书部门的参谋助手作用)“四转变”1,偏重办文办事——既办文办事又出谋献策2,从收发传递信息——综合处理信息(收发信息和信息反馈)3,单凭老经验办事——实行科学化管理4,被动服务——争取主动服务“三服务”1,为中央服务2,为中央各部和各省各自治区服务3,为人民服务第二章秘书系统及其组织形态第一节秘书系统的基本要素一、主体要素二、手段要素三、对象要素第三章秘书系统的职能(重点)(特征和原则是重点)秘书系统的职能:辅助决策、处理信息、督促检查、协调关系、办理事务第一节辅助决策含义:在决策的全过程中,给予决策主体全面的信息支持和经验、能力和精力等方面的补偿,以提高决策的科学性和时效性。

等（即是没有，也不要离会客室太远）。
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• 做到办公室里的文件、文具、电脑、电话等物 品各归其位，摆设美观、整洁。常用的、不常 用的及私人用品应该放到合适、固定的地方， 需要时能马上找到。
• 会客室要及时清理，勤换空气。客人走后，清 洗烟灰缸、茶具，为下一批客人的到来做好准 备。每天下班前整理好所有的办公用品，上班 提前到达，清洁、整理、检查接待环境，做到 有备不乱。
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一、接待工作的内容和种类
• 接待是指对来访者给于相应的服务的活动。 • 它涉及面广，对象多而复杂。根据不同的对
象，不同的来访目的，接待的内容各不相同。 根据不同标准，分类方式也就不同，具体的 有:
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• 1.按照来宾的来访意图可以将接待分为公务接待、 会议接待、视察与检查接待、参观接待、经营活动 接待、技术考察接待和其他接待。
1、诚恳热情的态度
3、服饰仪态的要求
仪容
仪态
仪表
2、行为举止的姿势
4、团结协作的精神
站立姿势 走路姿势 坐下姿势
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➢心理准备
秘书应具备良好的待客心理，其核心就是 要求秘书事事处处有强烈的“角色意识”、 “服务意识”，体现出一个“诚”字，即 秘书人员应站在对方的立场上，将心比心， 以诚相待。具体表现在待人接物上应该热 情开朗、温存有礼、和蔼可亲、举止大方， 这样有助于赢得对方的好感，缩短彼此的 心理距离。
秘书的接待工作
教学目的：掌握接待工作的内容、种类 和要求；熟悉交往群体的礼仪要求；区分 接待对象，确认接待规格；按照行动规范 做好接待的准备工作；从容应付已预约和 未预约的客人。

❖ 小文告知对方秘书，但对方秘书说下午王某与别人约好
了，建议后天上午行吗？小文没办法又去问主管。几经
折腾，终于定在后天下午。可是，小文一下午的时间过 去了，小文不禁纳闷了:对于约会时间自己要反复问，而 对方秘书为什么不用问，难道她未卜先知吗？
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面试例题：如何有效安排活动
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（二）会见的类型
❖ 1. 礼节性会见（一般时间较短，通常在 半小时以内，属于礼貌性的应酬）
❖ 2. 实质性会见
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（三）会谈的组织和安排
❖ 1. 明确会谈目的 ❖ 2. 确定会谈议题 ❖ 3. 收集和分析信息 ❖ 4. 统一口径 ❖ 5. 确定参加人员（主谈人、其他谈判人员） ❖ 6. 确定会谈时间、地点 ❖ 7. 通知对方 ❖ 8.会谈现场布置 会谈现场布置 ❖ 9.会谈结束
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❖ 【点评】拜访应该事先约定，不应该作不 速之客，让主人猝不及防。当外国人穿着 睡衣的时候，他们是不能接待来访者的。 宾馆的房间虽然是主人方面替他们订的但 是当客人入住之后，房间就是他们的私人 领地，一般不会在房间里接待访客。更不 会穿着睡衣接待访客，所以在拜访前应该 预约地点和时间。
❖ 我市的××大学是世界名校，今年恰逢百年校 庆。市教委很重视，特意安排你协助学校领导进行 活动安排，而且现在知道有50个港澳校友会参加活 动，请问你将如何接待?
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❖ 【参考答案】
❖ 接待工作要既能让他们有重回故里、重 温学生时代美好时光的感觉，又能让他们感 受到以前就读的学校乃至整个大陆的发展变 化。工作计划分为以下几步骤：

《秘书实务》董继超主编（实践考试内容整理）第三章文字工作1、案例：“5万为何变成35万”（书102页）考点：书写规范和审核制度文稿撰拟的要求：一是符合必须行文的原则；二是符合国家现行的法律、法规；三是符合党合国家的方针、政策；四是符合实际情况；五是符合领导意图；六是所提措施和办法要切实可行；七是涉及其他部门或地区的问题要协调一致；八是文字表达要合乎语法、修辞、逻辑；九是格式、标点符号、数字和计量单位要符合现行规定。

文稿审核制度：初审、复审、终审案例讲解原因：（1）数字书写不规范（2）校对工作马虎（3）不遵守文字的复核程序教训：（1）涉及数字要书写规范（2）认真审核（3）思想上要高度重视，树立质量意识2、案例：“用文学手法撰写工作总结”（书69页）考点：思维特点和表达特点秘书文字工作的特点：一、写作活动的受动性二、思维形式的抽象性三、表达方式的综合性四、成文过程的程序性案例讲解从秘书文字工作的思维特点和表达特点的角度分析错误。

（1）秘书写作要用抽象思维，而非形象思维。

（2）秘书写作的表达方式以记叙为主，兼说明。

（3）数字上从15万夸大到50万，违背事实。

第四章文书工作3、案例：“拟成立‘江苏省公务员素质教育培训中心’”考点：发文处理（书81页）发文处理：一、交拟与拟稿二、审核与签发三、印制与校对四、用印与登记五、封发与传递案例讲解请将该文稿在南师大的办理程序写出来。

（1）文学院领导交拟秘书拟稿；（2）校长办公室秘书初审后，交资深秘书或办公室主任核稿；（3）分管副校长或校长签发；（4）交由校长办公室编号、打印、校对；（5）加盖“南京师范大学”印章；（6）登记、封发，进入传递渠道。

4、案例：某县教育局设立再就业培育基地和20层教育培训大楼……考点：请示的行文制度（书80页）行文制度：相互行文制度；联合行文制度；逐级行文制度；文稿代拟制度；一文一事制度；（特别是请示类公文）公开行文制度。

案例讲解原因：（1）文种应用“请示”，应当一文一事，且只主送一个机关单位；（2）文稿必须由领导或分管领导签发；据此我们应该：（1）涉及两件事，应当用两个请示；（2）应当送市教育局，不应送劳动局；（3）应当送机关单位，不能送局长家里；（4）不能由办公室签发，须由局长或分管副局长签发。