电子传真管理系统解决方案

XX有限公司文件编号： ___________________ 版本版次： ___________________ 制定部门：___________________ 制定日期： ___________________ 总页次：_____________________会签:1. 目的为加强对公司各种通讯工具使用的管理，确保企业通讯资源得到合理运用，节约企业经营管理费用，特制订本制度。

2. 范围本管理办法仅适用于XX 集团总部、中山总部的各分公司，其他下属公司或外驻机构，可根据本管理制度和公司的实际情况制订相应的通讯管理制度，并报集团人力资源部备案。

3. 定义本管理办法中的通讯工具包括：电话总机、直线电话、电话分机、传真机及电子传真系统。

4. 管理要求4.1. 电话的开通管理4.1.1.公司根据员工工作需要和电话分机的资源情况，将为审批通过的员工提供一部电话分机或者多人共用一个分机。

4.1.2.员工因工作需要使用公司通讯工具，必须在CPC 系统提交IT 系统用户权限申请流程，经过相应审批后，由信息管理部确认后给予开通。

4.1.3.通讯工具开通审批管理流程分机内线申请：启动—部门经理审核—部门总监审批—IT 通讯系统管理员维护市话/国内长途申请：启动—部门经理审核—部门总监审批—IT 通讯系统管理员维护国际长途申请：启动—部门经理审核—部门总监审批—总经理批准—IT 通讯系统管理员维护直线电话申请：启动—部门经理审核—部门总监审批—到IT 管理部拿电信公司的电话安装申请表填写—总经理批准—盖公司公章—IT 通讯系统管理员受理统一到电信运营商处办理4.1.4.电话功能开通原则4.1.5.因工作需要临时开通电话外线功能，必须在CPC系统走IT系统用户权限申请流程，注明临时开通外线功能的使用时间段，经部门经理审核、部门总监审批后，由信息管理部确认后，在规定时间段给与开通和关闭电话外线拨打功能。

4.1.6.离职人员按公司离职流程办理交接手续时，信息管理部的通讯系统管理员将关闭该离职人员所有通讯工具的外线联系功能，并做好备案。

1、什么是电脑传真？（或者说网络传真，电子传真）现在所说的电脑收发传真一般有两种形式。

一是登录某个网站，也就是传真服务平台，直接在网上收发传真。

这种方式不需安装MODEM和其他软件，只要你能上网，就能用，不管你是ADSL还是其他上网方式都可以。

传真资费由传真平台提供商确定，如果要接收一般需要付月租费。

如果只是发送，不需要接收，则没有月租费，只是收取发送是产生的费用。

二是用传真软件收发传真。

这种方式不上网也可以收发传真的。

但需要配置一个支持传真功能的MODEM和一条电话线。

ADSL装宽带时会有一个猫，但这个猫是不支持传真功能的，装好MODEM后下载安装相关的传真软件，插上电话线，就可以用电脑收发传真了。

2、关于电脑传真用MODEM的选择与安装为了使传真服务器能正常工作并充分发挥传真软件的各项功能，必须选择具有传真（Fax)功能的Modem，如果要使用语音提示与分机功能，您选择的Modem还必须支持语音（V oice）功能，我们建议您选择支持Data/Fax/V oice 功能的Modem。

注意：A、ADSL宽带猫、路由器等网络设备不支持传真功能，本软件不支持这些设备。

B、软件使用的Modem并不是用来拨号上网的，而是利用Modem连接电话线收发传真，只有在收发传真时才会占用线路，平时并不使用线路。

只有发送传真才会产生费用。

（1）、推荐使用采用以下芯片的Modem：Smartlink(SL2800/SL2801)Rockwell/Conexant(HSFi-CX11252-1、RH56D-PCI)（2）、推荐使用以下型号的Modem：具体Modem型号由于不能一一考察测试，故推荐市场上较易买到的产品：□ 阿尔法2800/2801(Alpha)系列内置式Modem；□ 腾达2800/2801(tenda)系列内置式Modem；□ GVC全系列使用Rockwell/Conexant芯片的支持语音的外置式Modem；□ 其它一些使用Rockwell/Conexant芯片的支持语音的Modem□ TP-Link TM-EC5658V 外置式Modem （该型号分机识别不太准确，建议使用在发送线路上）；购置好Modem后，您还必须正确安装Modem的驱动程序，最好使用网上下载的最新版驱动。

电子传真EastFax系统使用手册中信证券股份有限公司信息技术中心2011年10月目录前言 (2)一、客户端程序的安装 (2)二、客户端登录 (3)2.1 客户端登录 (3)三、传真收发 (4)3.1 发送传真 (4)3.1.1 在应用程序发送传真方式 (4)3.1.2 在客户端发送传真方式 (5)3.1.3 传真号码填写方式 (6)3.1.4“新建传真”窗口说明 (6)3.1.5 群发传真 (7)3.1.6 传真转发 (7)3.1.7 查看发送结果 (8)3.2 接收传真 (9)四、发送功能扩展 (10)4.1 传真页眉页脚 (10)4.2 传真封面 (13)4.2.1 调用封面模板 (13)4.2.2 编辑封面模板 (14)4.2.3 增加自定义的封面模板 (14)五、传真代处理选项 (15)六、获取历史传真 (15)七、客户端数据备份 (16)前言EastFax是传真服务软件，实现了每个员工在自己办公电脑上通过电子传真软件进行传真收发。

接收到的传真将通过传真服务器指定员工的邮箱中，所有可打印的文件均可通过传真服务器进行传真发送。

传真全面备份，可方便地分类管理、查询统计，异地远程传真收发、集团分支机构间的免费传真等，实现了传真的全程无纸化处理。

一、客户端程序的安装首先下载“EastFaxClient_Professional.exe”程序。

下载地址：\\fserver\Tool\EastFax电子传真\ EastFaxClient_Professional.exe下载完成后，双击运行。

●选择“安装传真系统的客户端”。

按照提示，下一步继续。

●输入用户信息：●选择客户端程序安装的路径(win7系统,须装入D盘)，按照提示，下一步继续：客户端程序安装完成。

二、客户端登录2.1 客户端登录客户端安装完毕，在桌面上生成快捷图标。

使用本机账户登录，界面如下：使用用域帐号登录计算机时，界面如下（选择活动目录登陆）：注意:当用域账号登录计算机时，请选择“活动目录登录”选项，只需在“传真服务器”处填写EastFax服务器的IP地址或计算机名，系统会自动识别登录所需的域账号信息，无需手动填写，直接点击“登录服务器”选项即可登录。

网络化管理方案1. 简介网络化管理方案是指利用计算机网络技术来进行管理和协调工作的一种方式。

随着信息技术的不断发展，网络化管理在各个领域得到广泛应用，减少了传统管理方式的时间和空间限制，提高了工作的效率和质量。

本文将介绍网络化管理的概念、优势以及如何实施网络化管理方案。

2. 网络化管理的优势网络化管理相比传统管理方式具有许多优势：2.1 提高工作效率通过网络化管理，可以实现信息的快速传递和共享，解决了传统管理方式中信息传递不及时、工作难以协调等问题。

各个部门之间可以通过网络进行沟通和协作，提高了工作效率。

2.2 降低沟通成本传统管理方式中，人们需要通过电话、传真等方式进行沟通，不仅耗费时间，还存在沟通信息不清晰、传达错误等问题。

而网络化管理可以通过即时通讯工具、电子邮件等方式进行沟通，避免了传统沟通过程中的许多问题，降低了沟通成本。

2.3 提高决策质量网络化管理可以提供更多的信息和数据支持，通过数据分析和决策支持系统等技术手段，可以对各个方面的情况进行深入分析，提高决策的准确性和科学性。

2.4 便于监控和评估通过网络化管理，可以对各个环节进行实时监控和评估，及时发现问题并采取措施，提高工作效率和质量。

3. 实施网络化管理方案的步骤实施网络化管理方案需要经过以下几个步骤：3.1 确定需求在实施网络化管理方案之前，需要明确管理的目标和需求。

不同的组织和部门有不同的管理需求，需要根据需求确定具体的管理方案。

3.2 网络规划网络规划是网络化管理方案的关键一步，需要确定网络的拓扑结构、硬件设备和软件系统的选择等。

网络规划需根据具体情况进行调研和分析，确保网络能够满足管理的需求。

3.3 系统实施在网络规划确定后，需要进行系统实施。

系统实施包括网络设备的安装和配置、软件系统的部署等。

实施过程需要注意各个环节的协调和沟通，确保系统能够正常运行。

3.4 培训与推广系统实施完成后，需要对相关人员进行培训，使其熟悉系统的操作和使用方法。

电子政务信息采集系统方案目录第一章项目概述 (4)1.1 项目概述 (4)1.2 建设目标 (4)1.3 建设原则 (5)第二章需求描述 (8)第三章总体设计方案 (11)3.1 概述 (11)3.2 总体架构设计 (11)3.3 关键技术分析与技术路线 (21)第四章系统功能设计 (24)4.1 系统概述 (24)4.2 系统界面设计 (26)4.3 信息报送 (28)4.4 信息审核 (32)4.5 信息审批功能 (33)4.6 信息流程管理 (34)4.7 文件发布 (34)4.8 文件浏览 (35)4.9 信息浏览 (36)4.10 统计分析 (37)4.11 系统管理 (40)4.12 后台管理 (42)4.13 系统安全设计 (56)第一章项目概述1.1项目概述政务信息管理系统是用电子化手段代替传统的传真、电话、纸质信函等介质，实现各级单位之间的新闻、简报、专报、文件等信息的下发与上报，进行信息采编与发布，提高工作效率、加强各级部门之间(横向和纵向)的业务交流与信息共享。

实现信息报送、信息采编、发布审批、信息管理等功能的信息管理与服务的平台。

下属信息报送单位通过本系统实时报送各类信息，上级单位的信息采编人员通过此系统进行信息采集、信息处理、刊物采编、刊物编辑、刊物发行等工作。

并自动对政务信息的采用情况进行汇总，形成通报。

通报内容可以与刊物一起发布到网上，供各类用户浏览查询。

1.2建设目标政务信息管理系统建设目标为：◆建成一个覆盖整个省政府单位的、技术先进的、运行稳定的、实用的、统一的信息报送管理系统，达到国内领先的技术水平。

◆建成一套集成部署在省政府门户网站，与省政府门户网站的架构、语言环境相匹配、相适应，实现各级单位之间的信息报送、采集、处理、共享、文件发送、统计分析等功能。

因此，我们的系统应该是这样一个系统：采用国际最新的科技成果，保持在国内领先的技术水平；同时结合用户的实际需要，充分利用现有的系统、网络资源，建立高性能、低成本的系统。

DreamFax 7.0系统管理员手册（企业版）索享（北京）科技有限公司Sosano (Beijing) Science&Technology Co.，Ltd目录手册概述DreamFax7.0系统管理员手册，属于索享（北京）科技有限公司自主研发的DreamFax 传真服务器产品的组成部分。

本手册主要内容包括DreamFax7.0产品概述、功能介绍、产品安装、系统配置、系统管理、系统维护、用户管理等内容。

DreamFax7.0系统管理员手册主要适用于DreamFax7.0产品的正式或潜在用户的系统管理员，本手册的编制是使用相对专业性的软件操作术语，充分的解释该软件系统的配置和管理，使系统管理员通过本手册能够了解该软件的原理及用途，并且能够对系统进行设置与系统维护。

DreamFax7.0系统管理员手册仅限于DreamFax7.0版本。

其的版权所有者科技有限公司具有最终解释权。

产品概述系统概述DreamFax采用B/S与C/S两种方式协调统一的传真系统，无论哪种方式都能够充分的利用企业网络资源使用户可以直接在自己的电脑桌面上完成收发传真的工作，两种方式应用于不同的工作方式或者同时应用，DreamFax还提供和企业邮件服务器连接的接口，员工通过电子邮件同样可以完成传真收发的工作。

DreamFax传真服务器系统，能够有效的帮助企业员工提高工作效率，使发送传真不再需要排队等候打印机、复印机或传真机，节省大量工作时间，提高工作效率；集中式管理传真设备及传真文件，使企业大大降低设备管理及文件管理成本，促进企业信息化建设；使用电子文档直接发送及接收传真电子存储，使企业节省耗材，同时节约国家资源，有利于国家环保事业。

系统结构DreamFax7.0传真服务器架设在企业局域网或广域网中间，与企业各种服务器（Email服务器、OA服务器等）、网络终端设备共同组成了DreamFax7.0传真服务器系统，网络终端设备可以直接访问DreamFax7.0传真服务器完成传真收发工作。

企业信息门户EIP(Enterprise Information Portal)解决方案解决方案全称：企业信息门户EIP(Enterprise Information Portal)解决方案开发商：JXC软件一、开发背景国较新的企业级综合办公平台整合了国大中企业在办公自动化、知识管理、项目管理等方面的实际需求，将现代管理理念与.Net国际标准架构融合在一起的跨行业解决方案，是传统OA软件的换代产品。

二、方案详细介绍以“知识管理”为核心思想开发的企业信息门户（Enterprise Information Portal）EIP系统，是基于微软.Net平台的模块化整体解决方案。

为企业整合外部文档系统、数据库及各类应用，及进一步信息化建设提供了开放的、具有国际标准的架构平台。

基于EIP基础平台，公司还开发了如下应用子系统：1.知识管理（KM）子系统：对企业部知识资源的高效访问、共享、协作；2.办公自动化（OA）子系统：具有管理、公文流程与档案管理、个人工具等功能，实现“无纸化”办公；3.实时协作（RC）子系统：基于音、视频与及时消息技术，提高企业员工间及与客户、合作伙伴的协作效率4.项目管理（PM）子系统：基于微软Project 2000 Central开发项目管理门户方案，使项目组全体成员可以通过Web方式，对项目进行整体规划与跟踪。

5.数据分析与商业智能（BI）子系统：提供诸如数据监控、分析、统计直至辅助决策的数据仓库管理模块6.企业应用集成（EAI）子系统：除上述标准功能的子系统外，我们还提供针对企业原有应用系统的个性化集成服务，包括财务，进销存。

我公司是华南地区最有影响力的商业应用软件供应商。

以上功能子系统，按照.Net架构“模块化”设计，即可以独立安装运行，也可以以“组装”的形式不断扩展，满足企业分步骤信息化建设的需要。

主要功能和性能概述:系统除了提供基本的办公模块：如公文管理、流程管理、档案管理、公共信息、个人事务、会议管理等，还提供了更多的强大的可供选择的公共模块，如领导查询、信息上报、电子刊物、大事记、政策法规、人事管理等。

Efax电子传真系统使用说明
EFAX端：(EFAX 传真机)
一．发送传真：
1、象发送一般邮件一样，先建立新邮件。

2、在“收件人”一栏，填写服务邮箱。

“标题”一栏填写客户的传真机号码(非上海的地区填写17951+区号+传真号码)。

其余栏目不要填写。

请注意，这两项一定不能填错，否则客户将不能收到传真。

3、将要发给客户的文档，添加为邮件的附件。

文档所支持的格式，可以通过系统管理人员配置，可以支持Word、Excel、文本文件以及除jpg外的所有图片文件等一些通用文件。

如果需要发送较为特殊的文本或图片文件，请先询问系统管理人员。

不能发送非文本图片类型的文件，例如视频、音乐等文件。

如图：
4、发送该邮件。

二．接收传真
1、客户来的传真将会自动投递到相关人员的邮箱中，无需做更多的操作。

2、邮件的附件是客户传真的内容，后缀为tif的文件。

目前的电脑缺省安装情况下都能打开该类型的文件，如果不能打开，可以安装类似“照片编辑器”的看图软件即可。

如图：
传真机:(传真机发送到EFAX)
首先，拨传真号码：
63906560，按启动键，听到语音提示后，拨对方的传真分机号，然后拨#号键，将传真文件放入传真机，然后按启动键。

(注意：如果拨号后没有应答则是可能efax服务器线路被占满了，请等待5秒后重拨)
如何告诉对方，印名片？
对方来电的号码？。

Bossmail目录1 项目背景 ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 32 Bossmail邮件系统概述------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 32.1 您看到的---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 42.2 您未看到的------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 42.3 无限空间超大附件网络硬盘------------------------------------------------------------------------------------------------ 42.4 Bossmail邮件系统主要功能 -------------------------------------------------------------------------------------------------- 52.5 预览缩略---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 63 系统架构说明 ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 74 Bossmail服务器解决方案--------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 84.1 为什么选择DELL服务器-------------------------------------------------------------------------------------------------------- 84.2 为什么选择DELL PowerEdge R710 ------------------------------------------------------------------------------------------ 85 Bossmail网络通信解决方案 ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- 95.1 国内------互联互通 ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 95.2 国际------多点海外转发 ------------------------------------------------------------------------------------------------------ 96 Bossmail邮件安全解决方案 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- 116.1 邮件存储安全--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 116.2 登录及收发安全 ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 116.3 企业数据安全（邮件管家）-------------------------------------------------------------------------------------------------- 126.4 邮件应用服务中断风险安全-------------------------------------------------------------------------------------------------- 137 Bossmail邮件备份解决方案 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- 138 Bossmail反垃圾解决方案-------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 148.1 第一层垃圾邮件网关拦截层---Cisco IronPort---------------------------------------------------------------------- 148.2 第二层系统智能垃圾邮件拦截层 ------------------------------------------------------------------------------------------ 159 Bossmail病毒防范与处理解决方案 ------------------------------------------------------------------------------------------------- 1610 Bossmail稳定、快速、高效解决方案 -------------------------------------------------------------------------------------------- 1611 Bossmail电子传真解决方案--------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1712 Bossmail邮件短信提醒解决方案--------------------------------------------------------------------------------------------------- 1813 Bossmail 桌面办公解决方案--专业邮件客户端 ------------------------------------------------------------------------------- 1914 Bossmail 企业沟通解决方案---即时通 ------------------------------------------------------------------------------------------ 2015 完善售后服务 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 21中资源服务承诺：--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2116 综合说明----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2117 企业简介----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2218 典型案例----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 251项目背景深圳市精欣隆五金制品有限公司是一家集五金模具设计制造、五金冲压成型加工及产品表面处理的综合性加工企业，以综合加工能力提高品质并降低成本，辖下有两家加工厂。

Eastfax电子传真系统使用手册电子传真系统客户端操作手册和美信息技术有限公司根据公司发展需要部署了EatFa某电子传真系统，电子传真系统的优点有很多，比如它可以方便的进行全公司电子传真分类管理，查询统计，电子备档，异地远程收发传真，实现传真全程无纸化处理(用户根据需要选择是否打印传真)，同时电子传真系统可与互联网，短信，邮件等平台有效结合，可为公司节省大量的传真开支，改变传真收发的无序状况，大幅度提高工作效率。

EatFa某电子传真系统采C/S模式，服务端电脑安装modem连接传真线路。

客户端需要安装EatFa某Client客户端程序。

使用时双击桌面客户端程序图标打开登陆窗口。

在登陆窗口输入服务器IP，用户名和密码即可登陆到服务器。

如果服务端和客户端装在同一台电脑上，服务器IP填写本机IP或者空白不填也可实现登陆。

登陆后的界面如下图所示：二：发送传真填写相应的信息，传真文件可以通过选择电脑本地文件，也可以通过扫描仪扫描直接读取，需要说明的是传真文件一般支持的格式是图形图像，文本，Word/E某ecl，PDF文件等格式。

传真发送成功后，可以在“发送成功的传真”里查看。

三：接收传真客户端传真程序启动后，可将程序最小化到电脑右下方的任务栏中，随时可向用户报告新的传真信息。

当有新的传真到达时，传真信使会从右下角弹出一个提示界面，提示有新的传真到达，同时电脑会发出提示声音。

我们选择“查看传真”可打开传真内容。

我们也可以在系统界面查看，点击“我接收的传真”，即可查看接收到的传真内容。

同时根据需要我们可以打印传真，传真转发，移动传真到相应位置做归档，删除等操作。

四：传真转发到邮件当出差在外的员工在没有传真机的情况下，要实现收发传真时有以下办法：1.在电脑安装了客户端程序的情况下，打开客户端程序，输入服务器远程登录IP即可实现远程登录（远程登录IP由管理员设置映射关系，传真软件开放远程端口号为13724）2.出差在外可通过邮件发式实现传真发送与接收。