第二节采购与应付款管理系统初始设置一、采购管理系统初始设置（一）采购管理系统参数设置系统参数是指在企业业务处理过程中所使用的各种控制参数，系统参数的设置将决定系统的业务流程、业务模式、数据流向。
由于有些选项在日常业务开始后不能随意更改，最好在业务开始前进行全盘考虑，尤其一些对其他系统有影响的选项设置更要考虑清楚。
采购管理系统的参数设置界面有三个页签：“业务及权限控制”页签、“公共及参照设置”页签、“采购预警和报警”页签。
如图7-3所示。
图7-3 采购系统参数设置主要参数说明1.必有订单业务模式以订单为中心的采购管理是标准、规范的采购管理模式，订单是整个采购业务的核心，整个业务流程的执行都回写到采购订单，通过采购订单可以跟踪采购的整个业务流程。
选项包括普通业务必有订单、直运业务必有订单、受托代销业务必有订单。
2.超单据控制包括“是否允许超订单到货及入库”和“是否允许超计划订货”两全选项，打勾选择，可随时修改。
3.入库单是否自动带入单价只有在采购管理系统不与库存管理系统集成使用，即采购入库单在采购管理系统填制时可设置。
4.订单\到货单\发票单价录入方式在“手工录入”、“取自供应商存货价格表价格”、“最新价格”三种方式中选择一种，可随时修改。
5.修改税额时是否改变税率税额一般不用修改，在特定情况下，如系统和手工计算的税额相差几分钱，用户可以调整税额尾差。
6.商业版费用是否分摊到入库成本根据商业企业的特殊需求，由用户来决定采购费用是否要分摊到存货成本中。
只有商业版可选，工业版置灰。
7.权限控制权限控制包括“检查存货权限”、“检查部门权限”、“检查操作员权限”、“检查供应商权限”、“检查业务员权限”等选项。
如检查，查询时只能显示有查询权限的有关项目及其记录；填制单据时只能参照录入有录入权限的。
友情提示：以上数据权限如果没有在“企业门户/控制台/基础信息/数据权限/数据权限控制设置”中进行设置，则相应的选项置灰，不可选择。
（二）收发类别收发类别设置，是为了用户对材料的出入库情况进行分类汇总统计而设置的，表示材料的出入库类型，可根据本单位的实际需要自由灵活地进行设置。
操作要点：在目录区树型列表中选择“设置/编码档案/收发类别”，进入收发类别设置界面；单击功能键中的〖增加〗按钮，屏幕上出现一空白行，在“类别编码”、“类别名称”栏目中输入适当内容，并选择收发标志“收”或者“发”，点击〖保存〗按钮F6键，增加的收发类别就会在屏幕左边的窗口中显示出来，如图7-4所示。
系统规定收发类别最多可分三级,最大位数5位。
必须逐级定义，即定义下级编码之前必须先定义上级编码。
图7-4收发类别设置（三）采购类型采购类型是企业对其采购业务的不同分类，主要是为了按照不同的采购类型进行统计的需要。
采购类型不分级次，企业可以根据实际需要进行设立。
例如：从国外购进、国内纯购进、从省外购进、从本地购进；从生产厂家购进，从批发企业购进；为生产采购、为委托加工采购、为在建工程采购等等。
操作要点：在目录区树型列表中选择“设置/其他设置/采购类型”，进入采购类型设置界面；单击功能键中的〖增加〗按钮，屏幕上出现一空白行，在“采购类型编码”、“采购类型名称”、“入库类别”、“是否默认值”等栏目中输入适当内容，点击〖保存〗按钮或回车键，屏幕上出现新的空白行即表示输入的采购类型已成功保存。
在输入入库类别时，双击入库类别栏目，会出现该收发类别参照，可根据参照选择录入即可。
对于最常发生的采购类型，可以设定该采购类型为默认的采购类型。
（四）仓库档案存货一般是用仓库来保管的，对存货进行核算管理，首先应对仓库进行管理，因此进行仓库设置是供销链管理系统的重要基础准备工作之一。
第一次使用本系统时，应先将本单位使用的仓库，预先输入到系统之中，即进行“仓库档案设置”。
在本系统中，可以对操作员管理仓库权限进行控制，包括查询、录入权限。
操作要点：在目录区树型列表中选择“设置/编码档案/仓库档案”，进入仓库档案设置界面；单击功能键中的〖增加〗按钮，按栏目说明输入相关内容后，单击〖保存〗按钮即可。
由于仓库记录在使用后，所属部门不可修改，因此应先输入部门档案后，方可输入仓库档案，以便所属部门的录入。
在仓库档案设置各栏目中，“仓库编码”、“仓库名称”栏目必须输入，当存货核算系统选择“按部门核算”时“所属部门”栏必须输入，“计价方式”栏目必须在预设的计价方式中选择一种。
系统提供六种计价方式。
工业有计划价法、全月平均法、移动平均法、先进先出法、后进先出法、个别计价法；商业有售价法、全月平均法、移动平均法、先进先出法、后进先出法、个别计价法。
仓库使用后，上述栏目不可修改。
（五）计量单位要设置计量单位，必须先增加计量单位组，然后再在该组下增加具体的计量单位内容。
计量单位组分无换算、浮动换算、固定换算三种类别。
无换算计量单位组的计量单位都以单独形式存在，即相互之间不需要输入换算率，而且全部缺省为主计量单位。
固定换算的计量单位组包括多个计量单位，一个主计量单位、多个辅计量单位。
浮动换算的计量单位组包括两个计量单位，一个主计量单位、一个辅计量单位。
可以设置主辅计量单位之间的换算率；如一箱啤酒为24听，则24就是辅计量单位箱和主计量单位听之间的换算比。
操作步骤：1.增加计量单位分组在目录区树型列表中选择“设置/编码档案/计量单位”，进入计量单位设置界面；按〖分组〗按钮，弹出计量单位分组窗口；按〖增加〗按钮，录入计量单位组编码和名称，并在“无换算”、“固定换算”、“浮动换算”三种计量单位组类别中选择一种；按〖保存〗按钮，保存添加的分组。
2.增加计量单位在计量单位设置界面左边的计量单位组别列表中，将光标移至要增加的计量单位组，按〖单位〗按钮，弹出计量单位设置窗口；按〖增加〗按钮，录入计量单位编码、名称、换算率等栏目；按〖保存〗按钮，保存添加的计量单位。
友情提示：1.存货档案中每一存货只能选择一个计量单位组，计量单位组保存后不可修改。
2.无换算计量单位组中不可输入换算率；固定换算的计量单位组，辅单位的换算率必须录入；浮动换算的计量单位组，可以录入，可以为空。
3.每个辅计量单位都是和主计量单位进行换算，数量（按主计量单位计量）＝件数（按辅计量单位计量）*换算率。
（六）存货档案存货主要用于设置企业在生产经营中使用到的各种存货信息，以便于对这些存货进行资料管理、实物管理和业务数据的统计、分析。
本功能完成对存货目录的设立和管理，随同发货单或发票一起开具的应税劳务等也应设置在存货档案中。
主要栏目说明：存货档案编辑界面通常有四个页签，即：基本页、成本页、控制页、其他页。
启用质量管理系统会显示“质量”页签；使用的账套为“医药行业账套”并在“企业门户/系统启用”中启用“GSP质量管理系统”的会显示“医药”页签；启用了物料需求计划系统，则会显示“计划”页签，在“基础设置”中的“自定义项”中定义了自定义项和自由项的显示自“定义项/自由项”页签。
这里主要介绍基本页的编辑。
1.“存货编码”、“存货名称”、“计量单位组”、“主计量单位”等四个栏目为必填项，且存货编码必须唯一。
2.库存（成本、销售、采购）系统默认单位：对应每个计量单位组均可以设置一个且最多设置一个库存（成本、销售、采购）系统缺省使用的辅计量单位。
3.税率：此税率为销售单据上该存货默认的销项税税率，默认为17，可修改。
4.是否折扣：即折让属性，若选择是，则在采购发票和销售发票中录入折扣额。
该属性的存货在开发票时可以没有数量，只有金额；或者在兰字发票中开成负数。
5.存货属性：系统为存货设置了六种属性。
具有“销售”属性的存货可用于销售；具有“外购”属性的存货可用于采购；具有“生产耗用”属性的存货可用于生产耗用；具有“自制”属性的存货可由企业生产自制；“在制”属性暂时不用；“劳务费用”属性指开具在采购发票上的运费费用、包装费等采购费用或开具在销售发票或发货单上的应税劳务。
若未正确设置存货属性，会导致相关业务开单或开票时无法参照该存货。
同一存货可以设置多个属性。
操作要点：在目录区树型列表中选择“设置/编码档案/存货档案”，进入存货档案设置界面；在左边的选择一个末级的存货分类，单击功能键中的〖增加〗按钮，系统弹出存货档案编辑界面，如图7-5所示。
在各页签输入有关信息后，单击〖保存〗按钮，则保存当前输入信息。
图7-5增加存货档案友情提示：1.系统提供自动复制功能。
点击拷贝按钮，则每增加一个存货时，自动复制上一个存货内容。
存货编号、代码、名称不复制。
2.保存存货记录时，若发现该条记录的存货名称+规格型号与别的记录相同，则应提示用户："该存货记录的名称+规格型号与×××记录重复，是否继续进行？",若选择继续进行，则保存该记录，否则不予保存档案记录，且将焦点停留在存货名称输入框中。
（七）采购期初录入及记账为保证账簿数据的连贯性，初次使用采购管理系统时，应先输入采购业务的期初数据，包括：没有取得供货单位的采购发票，不能进行采购结算的期初暂估入库；已取得供货单位的采购发票，但货物没有入库期初在途存货；没有与供货单位结算完的期初受托代销商品。
如果系统中已有上年的数据，在使用“结转上年”功能后，上年度采购数据自动结转本年。
期初记账是将采购期初数据记入有关采购账；期初记账后，期初数据不能增加、修改，除非取消期初记账。
期初记账后输入的入库单、发票都是启用月份及以后月份的单据，在“月末结账”功能中记入有关采购账。
操作步骤：1.期初单据录入期初暂估入库单可进入“业务/入库/入库单”或“业务/入库/红字入库单”功能录入；期初受托代销入库单可进入“业务/入库/受托代销入库单”或“业务/入库/红字受托代销入库单”功能录入；期初在途存货可进入“业务/发票/采购发票（蓝字、红字）”功能录入。
2.采购期初记账在目录区树型列表中选择“设置/采购期初记账”，进入采购期初记账界面，系统显示提示信息。
单击〖记账〗按钮，则系统开始记账。
记账后，如取消记账，则单击〖取消记账〗，系统将期初记账数据设置为未期初记账状态。
期初数据以系统启用日期为准，启用日期以前的数据为期初数据。
友情提示：若采购管理系统已进行月末结账、采购结算，或者存货核算系统已进行期初记账，不能取消期初记账。
二、应付款管理系统初始设置（一）应付款管理系统参数设置应付款管理系统参数设置分三部分：常规选项定义包括应付款核销方式、单据审核日期依据、汇兑损益方式、应付账款核算模型、是否自动计算现金折扣、是否进行远程应用、是否登记支票、改变税额是否反算税率等八项；凭证选项定义包括受控科目制单方式、非控科目制单方式、控制科目依据、采购科目依据、月末结账前是否全部生成凭证、核销是否生成凭证、预付冲应付是否生成凭证、红票对冲是否生成凭证等八项；权限与预警定义包括是否启用供应商权限、是否启用部门权限、是否根据单据自动报警、是否根据信用额度自动报警等四项。
