文件修订、废止申请单

文控中心文件管理办法文件编号：版本/次：发布：实施：1、目的：确保质量/环境/安全管理体系的所有文件、资料均能保持其有效性和适用性,并且能够安全有效地被管理与使用。

2、适用范围：凡本公司质量、环境、职业健康安全管理体系文件、技术文件、作业指导书,外来资料与文件均适用。

3、职责：4.1品质部负责文控室及文控资料的管理工作。

4.2各部门负责人负责本部门受控文件的草拟、审核、修订和提报工作。

4.3管理部负责各部门文件的复核工作，总经理、管理者代表负责审批工作。

4、定义公司各部门受控文件集中保管、集中管理和使用。

5、管理规定5.1文控中心的主要职责：a.制订和组织实施公司有关于文件、资料工作的规章制度。

b.负责公司文件和有关资料的收集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作。

c.严格执行保密，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。

d.开展文件、资料宣传、咨询活动，做好文件、资料开发和利用工作，主动为公司各项工作和员工服务。

e.开展文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件资料的信息源作用。

f.发挥文件资料的教育功能，将文控中心办成公司培训、教育基地之一。

g.每年对文件资料进行一次清理，清除不必要保存的材料；对破损和褪色的材料进行修补和复制。

h.资料外借需填写《文件资料借阅登记表》，并办理登记手续，按时归还，归还时需确认是否残缺。

5.2文件材料的管理工作5.2.1文件资料材料的收集：a.确立归档范围、归档时间、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等）；注明文件的版本号或编号。

b.对遗缺不全的文件资料，采取不同措施，积极收集齐全。

c.及时催办理完毕的文件上交回收，在检查齐全后整理立卷归档。

5.2.2文件资料的归档、建档与管理：a.区分全宗，确定定档单位。

b.分类：依据文件资料来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。

份类除按大类外，同时按部门、是否保密、保密程度来分。

1）大类分为：一级文件：QES；二级文件：QP；三级文件（规范、制度、标准）：QW；WI：作业指导书；四级文件：QR。

文件和资料管理程序（ISO9001：2015）1.0 目的为使本公司质量管理体系所使用的文件和资料满足顾客需要并确保为有效版本，提供质量管理体系有效性及其改善和可追溯性的依据。

2.0 适用范围适用于与本公司质量管理体系相关的文件和资料（包括外来文件和资料）的控制。

3.0 职责3.1 文控中心：负责受控文件的发放、回收、销毁及正本保存。

3.2 各部门3.2.1 负责本部门内受控文件的发放、使用及保存。

3.2.2 负责本部门内部受管制文件的发放、使用及保存。

3.4 质量管理体系文件的制订、修订和废止职责：4.0 定义4.1 受控文件：为保证公司质量管理体系运作而作出的依据文件（包括内/外部文件），受更改和分发控制，应随时保持最新有效版本的文件，盖有蓝色“受控文件”印章，其中文控原件盖有蓝色“文控原件”印章。

4.2 非受控文件：为制定作业文件而制定的参考文件或与产品质量无直接关系的文件，仅作登录管理，但不需作变更管理的文件。

4.3 外来文件：来自公司外部的文件。

如顾客的产品图纸、检验标准，生产设备附带的技术资料、产品说明书，国际标准、国家标准、行业标准、地方标准，法律、法规等。

5.0 工作程序5.1 质量管理体系文件的分类5.1.1 一级文件：质量手册；5.1.2 二级文件：程序文件；5.1.3 三级文件：作业指导类文件，包括作业指导书、检验标准、图纸、规定等；5.1.4 四级文件：各种记录、表格。

5.2 文件的编写5.2.1 质量手册文件的封面应有制订人、审核人、批准人的签名和日期。

5.2.2 程序文件首页应有制订人、审核人、批准人的签名和日期，及简要的文件修改记录，并在首页注明该文件的分发部门。

5.2.3 三级文件要有简要的文件修改记录及注明文件分发部门，并有制订人、审核人和批准人的签名和日期。

5.3 文件的编号5.3.1 质量手册：QM015.3.2 程序文件：流水号(01—99)5.3.3 三级文件—5.3.4部门代码如下：5.3.5四级文件： QR — X X X X — X X5.3.4部门代码如下：5.3.5四级文件: QR — X X X X — X X5.4 文件的归档管理5.4.1 质量手册、程序文件、作业指导类文件及记录的正本由文控中心保存。

昆山金亿机械电器有限公司文件与资料控制程序1．目的：对本公司文件与资料实施控制，确保对本文件要求的文件和以及必要的外来文件进行控制。

2．范围：适用于本公司关键材料、元器件采购、生产、检验、包装至施工、客户服务等各阶段作业中，公司内部、顾客及供应商提供的文件和资料的控制。

3．职责：4．控制内容4．1文件编号原则：各项文件制订、修订由品管科以编号原则编号。

编号原则：质量手册：用QM-★★表示。

其中字母QM代表质量手册，第一、二位数字代表流水号。

程序文件：用OP-★★表示，其中QP代表程序文件，第一、二位数字代表文件编号。

检验文件：用QJ-★★表示，其中QJ代表检验文件，第一、二位数字代表文件编号工艺文件：用QW-★★-★★表示，其中QW代表工艺文件，第二位数字01表示工艺守则、02作业指导书、03 设备操作规程、04 管理作业文件，第三位数字表示文件的顺序号；技术条件\企业标准\产品图纸\设计文件：用QP-★★表示。

QP代表技术条件\企业标准\产品图纸\设计文件，第二位数字代表文件流水号。

外部文件：用WL ★★★★★★--★★表示，其中第一、二位字母代表外单位，第三、四、五、六、七、八位数字年月日，第九、十位数字代表文件流水号。

4.2文件制订、修订、废止作业（1）文件制订作业：由各部门指定专人，或编制部门主管审核后发行及控制。

（2）文件修订作业：文件若不合于现状，需修改增订，修改后的文件再依文件作业的程序发行。

（3）文件废止作业：由提议部门填写「文件修订、废止申请单」，品管科做废止，回收已发出的所有该项文件。

（4）报告记录的制订、修订、废止作业：所有制订的报告记录直接由品管科汇总成册，依规定编号，后续若有修订、废止时，编号不变，分发新报告记录及回收旧报告记录。

4．3文件分发、回收作业（1）经颁布发行的文件，品管科复印适当份数后发行，并请收文部门签收。

修订及废止时，品管科发行新版时，回收旧版文件，回收并加盖“作废”以做区别。

文件修订废止申请单【申请人】：[姓名]【所在部门】：[部门名称]【申请日期】：[日期]【申请内容】：尊敬的领导：我特此书面向您提出文件修订废止申请，以便更好地优化工作流程、提高工作效率，并确保文件的正确性和实效性。

【背景说明】：当前，我所在的部门针对其中一特定业务流程出具了一份文件，该文件的主要目的是规范、说明和指导相关工作人员在特定业务操作过程中的各项要求和流程。

然而，随着时间的推移和业务需求的变动，我们发现该文件存在一些问题，包括但不限于以下几方面：1.文件过于繁琐，条款过多，导致操作人员难以迅速准确理解和应用；2.存在一些表述不够明确或错误的问题，容易引发工作误解或操作不当；3.部分条款与现行工作流程不符合，已经无法实施或不再适用；4.文件内容与其他相关文件重复或冲突，工作人员容易混淆。

为了解决以上问题，提高工作效率和操作准确性，减轻工作人员的负担，我特申请对该文件进行修订废止。

【申请理由】：1.提高工作效率：当前的文件存在过多的条款和不必要的流程，修订废止有助于简化工作流程，提高工作效率。

2.优化文件内容：废止旧文件，并针对业务流程变更制定新文件，能够更准确地反映实际工作要求，规范操作流程。

3.确保操作准确性：修订废止文件可以明确具体的工作要求和流程，减少工作人员的操作误解，提高操作准确性。

4.降低工作人员负担：通过修订废止未使用或废弃的文件，减轻工作人员的学习负担，使其更专注于关键任务的完成。

【废止计划】：1.核准废止文件：经过综合评估和讨论，确定废止的文件编号、名称和版本号。

2.撤销使用通知：向相关人员发出废止文件的通知，明确废止时间和替代方案，确保相关人员有充分准备时间。

3.修订新文件：制定新文件，分析并修订原文件中存在问题的条款，并针对相关流程和要求进行更新和优化。

4.推广和培训：广泛推广新文件，并组织相关培训，确保所有人员能够准确理解和遵守新文件中的要求。

5.文件存档：对废止文件进行归档管理，确保工作审计和法规合规要求。

文件制修订记录1.目的：为保证本厂在质量管理体系运行中，所有质量活动场所使用有效版本的文件（包括适当范围的外来文件），以确保文件的正确性。

2.范围：适用于本厂质量管理体系有效运行的所有文件和资料的编号、编制、核准、发放、更改和归档等的控制。

3.权责3.1内部文件与资料之制订、废止与收发管制权责表：3.2外部文件资料,由各对口权责部门收集,经管理代表核准后由品质部进行收发管制.3.3文件审核过程中发现问题,如有手改现象,由审核人在手改处签名确认.4.定义：4.1一阶文件：质量手册：说明质量系统原则与管理重点之系统指导文件；4.2二阶文件：程序文件：供管理者控管跨部门作业流程之文件；4.3三阶文件：工作文件：规范作业者行为工作标准或指导书；4.4四阶文件：质量记录(各类表单)：用来记录执行结果之表格或报告书；4.5外来文件：特指与产品有关的国际、国家、行业标准以及客户的技术资料等。

5.工作程序：5.1文件的制订、修订、废止作业：5.1.1文件制订作业：5.1.1.1文件需要制订时,由需求部门填写『文件制订、修订、废止申请单』进行制订申请，管代表核准后，需求部门方可进行制订，品质部按文件编号原则对新文件进行编号。

5.1.2文件修订作业：5.1.2.1若文件不符合现实要求需修订时,由需求部门提出修订原因,填写『文件制订、修订、废止申请单』管代表核准后，交原制订部门研议修订，修订内容填写于文件首页之“修改记录表”中；5.1.2.2修订后之文件经审核与核准后由品质部发行。

5.1.3文件废止作业：5.1.3.1文件不适宜须废止时,需由提出部门提出『文件制订、修订、废止申请单』管代表核准后，由品质部执行废止作业，原编号列入管制，不得重复使用。

5.1.4文件制订、修订以及废止之作业流程按“文件管制流程图”（附件一）进行。

5.2文件的编号原则：5.2.1一、二阶文件之编号规则：XXX -- XX -- XXX5.2.3三阶文件之编号规则：XM – XX -- XX -- XXX 文件流水号001.002…文件类别代码工厂代码文件流水号001.002…文件类别代码工厂代码部门简码5.2.4四阶文件编号规则：XXX -- XX -- XX -- XXX文件流水号001.002…部门代码文件类别代码工厂代码5.3工厂代码：工厂代码用大写英文字母“EVK”表示东莞市依维柯电子有限公司。

申请部门/科室1234文件名称文件编号版本文件名称文件编号版本12345确认人确认日期会签部门会签部门说明：12、新编/废3、文件新4、文文件新增/修订/废止申请单更改前后对比说明文员确认关闭内容涉及修改的文件/表单清单序号同时变更的文件申请原因说明相关部门会签更改方法符号代表类型：1.替换、保存2.替换明细表 3.划改4.新增编制/日期：审核/日期：批准/日期：更改前更改后签名/日期签名/日期更改方法发放部门方式CAXA邮件通知纸档发放部门更改前更改后文件编号：文件申请类型申请单编号产品图纸作业指导书产品加工工序卡垫圈加工工序卡检验标准书冷加工工艺卡过程流程图控制计划工程QC 表FMEA 技术通知管理手册程序文件其他三级文件试验大纲ERP 数据库表单质量改进科螺纹加工科热处理科表面处理科仓储运输科冷镦制造科生产计划科全检包装科物流计划科材料加工科工艺科质量管理部质量保证科体系运行科总经办人力资源部销售公司项目部模具部模具设计科模具制造科生产制造管理财务管理部物流管理部技术部新编修订废止旧版文件已回收并作废销毁新版文件已导CAXA 并通知相关新版纸档文件已发放技术及标准实验中心采购外协部采购仓储管理科供应商质量管理科设备制造科设备保养维护科设备事业部质量改进科螺纹加工科热处理科表面处理科仓储运输科冷镦制造科生产计划科全检包装科物流计划科材料加工科工艺科质量管理部质量保证科体系运行科总经办人力资源部销售公司项目部模具部模具设计科模具制造科生产制造管理财务管理部物流管理部技术部技术及标准实验中心采购外协部采购仓储管理科供应商质量管理科设备制造科设备保养维护科设备事业部二维码系统。

文件制订修订废止申请单
申请单编号：________
申请日期：________
申请部门：________
申请人：________
申请文件名称：________
申请事由：________
一、申请文件制订/修订/废止的目的和必要性：
请详细描述为何需要制订/修订/废止该文件，包括影响的范围、原因
和目标等。

二、申请文件的内容和重要性：
请详细描述文件的内容和重要性，包括涉及的主要规定、制定该文件
的合理性和有效性。

三、参考依据和类似文件状况：
请列出文件制订/修订/废止的参考依据，包括法律法规、相关标准、
内部规章制度等，并说明类似文件的状况。

四、文件制订/修订/废止的程序和主要工作：
请详细描述文件制订/修订/废止的程序和主要工作，包括起草、审核、评审、报批等环节。

五、可能存在的问题和解决措施：
请列出可能存在的问题和解决措施，包括可能面临的困难、不合理之处，并提出相应的解决方案。

六、人员配备和时间计划：
请说明人员配备和时间计划，包括负责人、起草人、审核人、评审人等，并安排具体的工作时间表。

七、经济效益和社会影响评估：
请评估文件制订/修订/废止所带来的经济效益和社会影响，包括成本收益分析、人力资源利用和社会影响等。

八、申请人意见：
请申请人陈述对申请文件制订/修订/废止的意见，并提供相关的建议或修改意见。

以上为申请文件制订/修订/废止的申请单，请按要求填写相关内容并提交给相关部门进行审批。

谢谢合作！
申请人签名：________。