对外发放文件清单
记录编号：Q/BYG0201-98
序号文件名称文件编号发布日期实施日期备注 1 质量保证手册MZSC2013A 2013年5月20日2013年6月1日 2 管理评审程序MZCX012013A 2013年5月20日2013年6月1日 3 质量计划控制程序MZCX022013A 2013年5月20日2013年6月1日 4 文件控制MZCX032013A 2013年5月20日2013年6月1日 5 记录控制程序MZCX042013A 2013年5月20日2013年6月1日 6 合同评审管理程序MZCX052013A 2013年5月20日2013年6月1日 7 设计控制程序MZCX062013A 2013年5月20日2013年6月1日 8 材料、零部件控制程序MZCX072013A 2013年5月20日2013年6月1日 9 作业（工艺）控制程序MZCX082013A 2013年5月20日2013年6月1日 10 焊接控制程序MZCX092013A 2013年5月20日2013年6月1日 11 无损检测控制程序MZCX102013A 2013年5月20日2013年6月1日 12 理化检验控制程序MZCX112013A 2013年5月20日2013年6月1日 13 检验与试验控制程序MZCX122013A 2013年5月20日2013年6月1日 14 设备、检验与试验装置控制程序MZCX132013A 2013年5月20日2013年6月1日 15 不合格品（项）控制程序MZCX142013A 2013年5月20日2013年6月1日 16 质量与服务控制程序MZCX152013A 2013年5月20日2013年6月1日 17 人员培训、考核及管理控制程序MZCX162013A 2013年5月20日2013年6月1日 18 其它过程控制程序MZCX172013A 2013年5月20日2013年6月1日 19 执行特种设备许可制度控制程序MZCX182013A 2013年5月20日2013年6月1日
ISO9001、HSPM认证的组织需要准备资料；一、文件和记录的管理：；1.《受控文件清单》、《记录清单》；；2.《外来文件清单》：；；3.文件发放回收记录；；4.各部门的记录清单；；6.技术文件清单（图纸、BOM表及发放记录）；；7.文件定期检查的记录；二、管理评审（三体系均适用）：；8.管理评审计划；；9.管理评审会议的“签到表”；；10.管理评审记录（ ISO9001、HSPM认证的组织需要准备资料 一、文件和记录的管理： 1. 《受控文件清单》、《记录清单》； 2. 《外来文件清单》：； 3. 文件发放回收记录； 4. 各部门的记录清单； 6. 技术文件清单（图纸、BOM表及发放记录）； 7. 文件定期检查的记录。 二、管理评审（三体系均适用）： 8. 管理评审计划； 9. 管理评审会议的“签到表”；
10. 管理评审记录（各部门的管理评审输入）； 11. 管理评审报告； 12. 管理评审后的整改计划和措施；纠正、预防和改进措施记录。 13. 跟踪验证记录。 三、内审方面（三体系均适用）： 14. 年度内审计划； 15. 内审计划及日程安排 16. 首次会议记录； 17. 内审检查表（记录）； 18 末次会议记录； 19. 内审报告； 21. 不符合矩阵图 22．不符合项报告
23. 纠正措施验证记录； 四、业务部门： 24. 订单评审记录； 25. 顾客清单； 26. 顾客满意程度调查、统计分析结果； 27. 售后服务记录； 28、客户财产的记录； 29. 客户沟通的记录； 30.有害物质搜集的记录； 五、采购部门： 31. 合格供方名录； 32. 供方交期达成状况的统计；
记录清单 目录 受控文件清单 (3) 文件发放（回收）登记表 (4) 文件更改审批表 (5) 文件借阅登记表 (7) 文件销毁申请表 (8) 记录清单 (9) 管理评审计划 (10) 管理评审通知 (11) 管理评审报告 (12) 会议记录 (13) 签到表 (14) 培训计划 (15) 培训记录表 (16) 员工能力评价表 (17) 设备台帐 (18) 设备配置申请单................................................... 错误!未定义书签。设备设施验收单................................................... 错误!未定义书签。设备维护保养实施表.. (20) 设备设施检修记录................................................. 错误!未定义书签。设施报废申请单................................................... 错误!未定义书签。质量计划......................................................... 错误!未定义书签。订货单.. (21) 合同（标书）评审表 (22) 合同台帐 (23) 合同更改通知单 (24) 顾客反馈信息表 (25) 顾客满意度调查表 (26) 研制任务书....................................................... 错误!未定义书签。项目策划书....................................................... 错误!未定义书签。设计开发计划书................................................... 错误!未定义书签。设计开发任务书................................................... 错误!未定义书签。设计开发输入清单. (28) 设计开发评审报告 (29) 设计开发输出清单 (30) 缺陷提交/解决记录 (31) 产品组开发周报................................................... 错误!未定义书签。过程及产品质量检查记录. (32) 测试记录 (33)
技术文件发放回收保管 管理规定 文件编码（GHTU-UITID-GGBKT-POIU-WUUI-8968）
1 目的 Purpose
规定了技术文件管理职责、版本控制、发放、收回、保密等管理要求。 2 范围 Scope 适用于公司技术文件发放、收回与保密管理。 3 术语和定义 Terms and definitions 下列术语和定义适用于本规定 技术文件 企业产品标准、产品设计文件、产品工艺文件、FMEA、控制计划以及其它技术文件。 有效版本技术文件 符合审批程序并盖有红色印章的最新版本的技术文件 新品试制阶段技术文件 指在新品试制阶段使用的设计文件和工艺文件。 小批量试产阶段技术文件 指产品进入小批量生产时使用的设计文件和工艺文件 4 职责和权限 Responsibility and authority 技术部 负责技术文件登记、归档、流转和保管等日常管理工作。 负责确定文件发放种类和数量，发放至生产部门、品管部的技术文件均需过塑后下发。对下发到各部门技术文件的管理情况进行检查和指导，对违反本规定的责任人进行处罚。技术文件的归档、登记、流转、使用与管理按《技术文件管理规定》执行。 使用部门 应指定专人负责技术文件的管理，建立必要的登记账目，格式参考附录G。 负责技术文件的登记、流转、保管、使用与管理等工作。 5 流程图 Flow diagram 输入：体系标准、产品开发、日常工作等引出的文件资料的需求。
流程图仅限管理文件（技术文件及行政文件参考相关规定执行） 流程 Processes 责任 Responsib ility 说明 Explain 输出 Output 制/修订部门、品管部体系管理员 体系标准、产品开发、日常工作等引出的文件资料的需求。 文件制订/更改通知单 制/修订部门 技术文件参考《技术文件管理规定》，行政文件参考《行政文件管理规定，文件应包含总部的要求。 文件草案 归口领导审核 对文件内容的适用性等进行确认。如果需要再修改，返回流程2执行 内部邮箱 管理者代表 会签，如果有问题，返回流程2执行。 OA 流程 总经理 文件批准。如果需要再修改，返回流程2执行。 内部网络 品管部体系管理员 管理体系文件以纸质方式发布，发布时将PDF 文档发内部邮箱给各部门领导。 内部邮箱 从事行政部 对使用、关联部门人员进行教育培训 / 4批 5发布/分 Yes No 6实施前 Yes No
文件发放控制清单 序号持有文件文件状态持有人签名备注 1 法律法规及其他要求一览表（电子档控制）； 固体及危险废弃物清单；环境因素识别及评 价一览表；重要环境因素清单；危险源识别 及风险评价一览表；不可容许风险清单； 1 001： 002： 003： 005： 替换旧文 件 2 HSEMD-0.6、4.3.1.1、4.4.1、4.6 1 替换旧文 件 3 QM-0.6、4.2、5.6、6.0、7.1 1 替换旧文 件 4 WI-PB-002、003、015、017、022其中 003用电子档控制1 替换旧文 件 5 WI-PB-027、028其中028用电子档控制0 增加 6 WI-TZ-004至010 0 增加 7 WI-CW-005 0 增加 8 WI-XZ-001至005 1 替换旧文 件 9 WI-XZ-006、008 0 增加 10 WI-JD-010 1 替换旧文 件11 WI-JD-018至029 0 增加
序号持有文件文件状态持有人签名备注 12 WI-GL-007至010；WI-GL-004、013、014、 016 1 替换旧文 件 13 WI-GL-017至022 0 增加 文件发放控制清单 文件持有人：行政办公室 文件持有编号：004 序号持有文件文件状态持有人签名备注 1 法律法规及其他要求一览表（电子档控 制）；固体及危险废弃物清单；环境因素 识别及评价一览表；重要环境因素清单； 危险源识别及风险评价一览表；不可容 许风险清单； 1 替换旧文件 2 HSEMD-0.6、4.3.1.1、4.4.1、4.6 1 替换旧文件 3 QM-0.6、4.2、5.6、6.0、7.1 1 替换旧文件4 WI-PB-002、003、015、017、022其 中003用电子表档控制 1 替换旧文件 5 WI-PB-028（用电子档控制）0 增加 6 WI-XZ-001至005 1 替换旧文件 7 WI-XZ-006、008 0 增加 文件发放控制清单
文件名称
6.3 文件的发放和领用 6.3.1 受控文件发放前应加盖蓝色“受控”印章，并注明分发序号后发放。文件领用人应在《文 件发放控制记录》上签收。 6.3.2各部门应宣传贯彻或传阅受控文件的内容，及时使有关人员了解文件内容。 6.3.3文件因破损严重影响使用时，使用者应向文控中心办理更换手续，交出破损文件，换发 新的文件。 6.3.4 受控文件不得随意自行复印。文件因丢失或其它原因（如提供给顾客、供应商、认证、 咨询机构）而需申请领用时，由申请人填写发放记录，发放部门核准后发放；提供给 顾客等相关方的文件，不加盖“受控”印章，不做更改（换）控制，但必须做好发放记录。 6.3.5 受控文件的使用人因工作岗位变动时，其使用文件按如下方式管理： a) 在本公司调动到性质相同的岗位，保留原使用文件； b) 调出本公司或调到与原岗位无关的岗位时，原使用文件由发放部门收回或作出相应的调整。 6.4文件的使用 6.4.1 所有场所使用的有关文件应是现行有效的版本。 6.4.2 所有文件使用人应经常查阅《受控文件清单》和本部门适用的《受控文件清单》，了解文件的现行修订状态。 6.5文件的更改 文件更改或作废时，由申请者填写《文件更改申请单》或《文件作废申请单》，按原文件审批程序批准后进行更改或作废，并将更改后的正稿或作废的相应文件交至发放部门，由发放部门按原发放单位进行发放，同时收回相应的作废文件并在《文件收发控记录》上作相应的记录。 6.6 文件的管理 6.6.1 本公司的文件以书面形式为准。 6.6.2 任何人不得在受控文件上乱涂乱画乱改，不准私自外借，确保文件的清晰、整洁和完好。 6.6.3当组织机构、职责和权限调整，文件控制部门应组织对文件适宜性的评审，确定是否修订， 修订文件应重新履行审批。 6.6.4与质量/环境体系相关的文件都必须分类存放在干燥、安全的地方。 6.6.5各部门文件由本部门负责人保管，体系维护专员每季对各部门文件保管情况进行检查。 6.6.6 对受控文件，各部门负责人应及时填写本部门的适用《受控文件清单》，并及时按需更新。 1. 6.6.7文件签收要确认 1.1文件接收人在接收文件时，要根据文控中心制作的签收表仔细核对文件的名称、编号、页数、版本状态等 是否与所发一致、确认无误后方可签收。文件一经签收，则即属于文件接收部门使用和保管的范围。 1.2文件接收部门在文件受控期间如果人为将文件丢失，则由文控中心对相关责任人开出扣款通知单（每开一 张扣款通知单，将扣款30元），扣款通知单经相关领导批准后上交人事部。 2.换版或作废文件回收要及时 2.1文件接收部门在接到文件换版或作废通知后，一个工作日内（特殊：如比较急的文件文控中心第一时间下 发，接收部门第一时间回收。）给予回收完毕，逾期者则由文控中心对相关责任人开出扣款通知单（每开一张扣款通知单，将扣款30元），扣款通知单经相关领导批准后上交人事部。如果由于未及时回收导致用错标准发生质量事故，则视情节严重程度追加惩罚。 2.2 文件接收部门在及时将“换版或作废文件”交至文控中心时，经文控中心核实确为全部回收时，文件接收 部门负责人须在该《文件收发控制记录表》中“回收人”一栏签名，此签收记录由文控中心存档。 3. 文件受控前要做好自我审核 3.1为确保下发文件符合ISO体系要求，文件制定者在将文件交至文控中心前要进行自我审核。自我审核包括：
文件发放回收记录表 编号：SY-QM-01-02A№：2012-001 文件名称编号版本修订号 发放记录回收记录 发放部门签收份数日期签回份数日期 质量手册QM-01 A/0 / 行政部 1 2012.4.10 组织结构图SY-QM-00 1.0 / 行政部 1 2012.4.10 文件管理程序SY-QM-01 1.0 / 行政部 1 2012.4.10 质量记录控制程序SY-QM-02 1.0 / 行政部 1 2012.4.10 供应商管理程序SY-QM-03 1.0 / 行政部 1 2012.4.10 来料检验程序SY-QM-04 1.0 / 行政部 1 2012.4.10 颜色管理程序SY-QM-05 1.0 / 行政部 1 2012.4.10 过程检验程序SY-QM-06 1.0 / 行政部 1 2012.4.10 成品检验程序SY-QM-07 1.0 / 行政部 1 2012.4.10 产前会议程序SY-QM-08 1.0 / 行政部 1 2012.4.10 产品标识和可追溯性程序SY-QM-09 1.0 / 行政部 1 2012.4.10 变更管理程序SY-QM-10 1.0 / 行政部 1 2012.4.10 不合格品控制程序SY-QM-11 1.0 / 行政部 1 2012.4.10 纠正和预防措施管理程序SY-QM-12 1.0 / 行政部 1 2012.4.10 培训管理程序SY-QM-13 1.0 / 行政部 1 2012.4.10 量具管理程序SY-QM-14 1.0 / 行政部 1 2012.4.10 设备管理程序SY-QM-15 1.0 / 行政部 1 2012.4.10 內部质量体系审核程序SY-QM-16 1.0 / 行政部 1 2012.4.10 管理评审程序SY-QM-17 1.0 / 行政部 1 2012.4.10 ·