会议服务与管理

6
项目二 任务一
一、会议主题的确定 （二）确定会议主题的重要意义
会议的核心 讨论的主要内容 会议商议或解决的问题
项目二 任务一
一、会议主题的确定
（三）会议主题的特征
• 创意；反映走向趋势；前瞻性、概括性、时代性
（四）如何确立会议主题
• 专家意见；行业调查
（五）会议主题的目标
• 商议并解决问题（主持人）
报告人
统计与会人 数、购置礼
品，礼仪
检查、验收、 确认酒店预
定等
07
08
09
10
11
12
召开筹备会 议，督促
重要与会人 员接待安排
网页设计
项目二 任务一
四、会议礼品的准备与发放
（一）礼品的选择 1.高档型 2.特产型 3.实用型
（二）选择礼品的禁忌 （三）注重包装 （四）礼品的发放
项目二 任务二 会议期间的服务
项目二 任务二 会议期间的服务
一、会议注册服务
（四）注册人员安排
熟悉会议及注册工作的相关事宜 热情、乐于助人 了解会议日程及相关场所位置 财务人员，缴费与发票 联络与协调人员
（五）注册服务的主要内容
发放资料、纪念品；收集整理与会人员信息；安排房间；费用及发票；咨询服务；向 秘书处通报信息；与相关部门联络或沟通
一、会议主 3.会议主题的特征
题的确定
4.如何确定会议的主题
5.会议主题的目标
（一）
会议 定义
会议是一种目的性很 强的社交活动，它是 在特定的时间地点， 围绕某一特定主题和 议题展开讨论，最终 与会者达成共识，并 遵循一定的规则而展 开的活动。
项目二任务一
一、会议主题的 确定
4
补充：达成共识
点明困 难所在
一
注册服ຫໍສະໝຸດ Baidu务
二
嘉宾、 特约报 告人服 务
三
接待礼 仪
四
现场服 务
五
食宿服 务
项目二 任务二 会议期间的服务
一、会议注册服务
（一）注册台的搭建
地点：一般大堂
搭建：标准展位、特装展位 引导标志醒目
（二）注册材料的准备
胸卡、通讯录、会议资料等
（三）注册时间安排
1000人以内 1000人以上
会前安排1天 2天或更多时间
检查监督指导
秘书长/司库 秘书处/PCO
汇报：工作 进度文件制
作
学会公接财筹附交旅安 术务宣待务资展通游保 组组组组组组组组组组
项目二 任务一
三、会议筹备期间服务的主要内容 （一）会议筹备阶段
1 成立策划工作小组
• 会议主办机构/主办+承办，经验+专业知识
2 策划会议工作方案
• 会议名称、宗旨、主题、与会人员范围、规 模层次、时间、地点、日程、宣传推广计划 经费预算、工作进程
1. 热忱的服务态度 2. 要具备良好的服务能力 3. 要有敬业精神 4. 具有正确使用自己服务权力的能力
（二）会议接待礼仪的基本规范 （三）做好会议服务的细节
项目二 任务二 会议期间的服务
四、会议现场服务
项目二 任务二 会议期间的服务
四、会议现场服务
项目二 任务二 会议期间的服务
四、会议现场服务
发现问 题并寻 找解决 方法
衡量问 题的轻 重缓急
想出新 点子
评议新 点子
确定行 动纲领
补充：《罗伯特议事规则 （美国国会开会规则） 》
同时只能有一个议题：一旦一个提议被提出来以后，它就是当前 唯一可以讨论的议题，必须先把它解决了，或者经表决同意把它 先搁置了，然后才能提下一个提议。
意见相左的双方应轮流得到发言权：辩论的时候有人请求发言， 主席应该先问他持的是哪一方的观点，如果其观点与上一位发言 人相反，那么他有优先权（比如有若干人同时要求发言）。
会议 议题
会议 议题
会议 主题
会议 议题
会议 议题
项目二 任务一
二、会议筹备机构的组织形式
（一）会议筹备机构的组织架构（国际学术会议为例）
专业活动：主题；
大会主席
会议申办最高 组织形式；定
内容；日程等
计划、编预算、
筹资、汇报
学术委员会
组织委员会
筹备专业具体活 动：内容；日程； 论文集；参观等
发布公告及收集反馈； 会场及设备准备；与会 人员资料准备；注册
（四）会议现场引导咨询服务 （五）会议现场秩序维持服务
项目二 任务二 会议期间的服务
五、会议现场服务
（一）住宿安排 1. 会议代表的住宿安排 2. VIP客户的住宿安排 3. 特殊人士的住宿安排 4. 要求与会者预付押金 5. 与会者住房表的制作
项目二 任务二 会议期间的服务
四、会议现场服务
项目二 任务二 会议期间的服务
四、会议现场服务
项目二 任务二 会议期间的服务
四、会议现场服务
（二）参加者的位置 （三）会议现场布置
1. 会场整体布置 2. 主席台的布置 3. 宾客姓名标签的摆放 4. 投影、扩音设备的安装与调试 5. 会场花饰的布置
项目二 任务二 会议期间的服务
二、对会议嘉宾和特约报告人的服务
（一）对会议嘉宾服务
提升会议的影响力 一对一 专人接待服务 安保及管理服务
（二）对特约报告人的服务
国外，提前6个月邀请；国内， 提前3个月邀请 劳务费 满意度，会议成功的重要因素
项目二 任务二 会议期间的服务
三、会议接待礼仪
（一）会议接待人员应具备的基本素质
主席必须请反方表决：必须进行正、反两方分别的表决，缺一不 可。不可以正方表决后，发现已经达到表决额度的要求，就认为 没有必要再请反对方表决。
反对人身攻击：必须制止脱离议题本身的人身攻击。禁止辱骂或 讥讽的语言。
辩论必须围绕当前待决议题：如果发言人的言论显得与议题无关， 而且其他与会成员已表现出了对此的反感（如嘘声）
一
二
筹备期 会议期 间服务 间服务
三
其他服务
四
会议结束的服务
学习目标
掌握：会议筹备期间服务的主要内容；会议接待应具备的基本素质与 礼仪，会议信息通报的概念与方式 理解：会议的基本概念与会议主题特征；会议附设展览会与商业性展 览会的区别。
2
任务一 会议筹备期间的服务
1.会议的基本概念 2.确定会议主题的重要意义
项目二 任务一
三、会议筹备期间服务的主要内容 （二）会前准备阶段
场所日期， 考察现场，
策划布置
会议相关材 料
订饭店；考 察，价格洽
谈，签约
01
02
03
04
05
06
成立会议筹 备工作组
预算；筹资； 财务管理
收集与会名 单，发放材
料
项目二 任务一
三、会议筹备期间服务的主要内容 （二）会前准备阶段
邀嘉宾、主 持人、特约
资料来源：
http://baike.baidu.com/link?url=jyaIE3wamDIMZpjgTMAW 5OdZrsfe6DCiNmKANCfVtCgQpzV8v3XlFecKqUURnRlcy4F2a1Y75EansVWsNnEJp3onzMJ WnrLg8OdabsGRvpnNSRFrYTClGsAhTH7vRnAASSS2J8wFd 14JwyrOd44nGkeMRNkfgkMSOD0Ib_i9gC