外贸跟单流程全图
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这张图概括了四年国际贸易的知识外贸跟单的流程1.客户询盘:一般在客户下perchase Order之前,都会有相关的Order Inquiry给业务部,2.报价:业务部及时回复客人查询,确定货物品名,型号,生产厂家,数量,交货期,付3.得到订单:经过洽谈,收到客户正式的订单perchase Order。
4.下生产订单:得到客人的订单确认后,给工厂下订单,安排生产计划。
5.业务审批:业务部收到订单后,首先做出业务审核表。
按“出口合同审核表”的项目如实的收购合同。
审核表要由业务员签名,部门经理审批,再交管理部人员审核后才能执行。
之后,制成销售订单,交给部门进程员跟进。
6.下达生产通知:业务部在确定交货期后,满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生6.1:如果是L/C付款的客户,通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到,收到L/C后应业务的问题,如有问题应立即请客人改证。
6.2:如果是T/T付款的客户,要确认定金已经到账。
6.3:如果是放帐客户,或通过银行D/A等方式收汇等,需经理确认。
7.验货:7.1:在交货期前一周,要通知公司验货员验货。
7.2:如果客人要自己或指定验货人员来验货的,要在交货期一周前,约客户查货并将查货7.3:如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的,要在交货期两周前与验货公司联8.制备基本文件。
工厂提供的装箱资料,制作出口合同,出口商业发票,装箱单等文件(9.商检:如果是国家法定商检产品,在给工厂下订单时要说明商检要求,并提供出口合同检。
应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。
10.租船订仓:10.1.如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款,通常客人会指定运输代理公司或船公司Q确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前,以及船期能否达到客人要求的交货期。
应一周前可拿到定仓纸。
10.2.如果是由卖方支付运费,应尽早向货运公司或船公司咨询船期,运价,开船口岸等。
如客人不同意时要另选客人认可的船公司。
进出口业务流程(仅供参考)图1 进出口贸易流程图如图1所示,进口运行程式对比出口运行程式,全局透视进出口贸易的操作十七.报关图4 进出口报关流程图图5 一般贸易通关流程图货物集中港区后,发货单位必须向海关办理申报出口手续。
由发货单位专业持有报关证人员备妥出口货物报关单,连同装货单、发票、装箱单(或磅码单)、商检证、出口结汇核销单、出口货物合同副本及有关单证向海关申报出口,经海关官员检查单证和货物,确认单货相符和手续齐备后,即在装货单上加盖放行章。
经海关查验放行的出口货物,方能开始装船。
有四个环节:申报、查验、征税、放行一般在拖柜同时就将报关所需资料交给合作报关行,委托做商检通关换单及出口报关。
通常要给报关留出两天时间(船截关前)。
委托报关时,应提供一份装柜资料,内容包括所装货物及数量,口岸,船公司,定仓号,柜号,船开截关时间,拖车公司,柜型及数量,本公司的联系人和电话等。
图6 进口报关流程(公共保税库出库)图十八.交接发货单位现场工作人员要严格按照港口规章,及时与港方仓库、货场办妥交换手续,做好现场记录,划清船、港、货三方面的责任。
十九.装船海关放行后,发货单位凭海关加盖放行章的装货单与港务部门和理货人员联系,查看现场货物并做好装船准备,在装船前,理货员代表船方,收集经海关放行货物的装货单和收货单,经过整理后,按照积载图和舱单,负责点清货物,逐票分批接货装船。
港口装卸作业区负责装货,并按照安全积载的要求,做好货物在舱内的堆码、隔垫和加固等工作。
装船过程中,托运人委托的货运代理应有人在现场监装,随时掌握装船进度并处理临时发生的问题。
装货完毕,理货组长要与船方大副共同签署收货单,交与托运人。
监装人员对一级危险品、重大件、贵重品、特种商品和驳船来货的船边接卸直装工作,要随时掌握情况,防止接卸和装船脱节。
图7 出口集装箱流程图1、出口集装箱进入港区后,港区向海关发送出口集装箱进场咨训。
2、待货主作出口报关后,海关向港区发送出口集装箱查验或放行资讯3、港区将形成的预备船图发送给船代和外理4、船代按预配船图形成出口舱单发送给海关。
大学生四年学的国家贸易知识竟然比不了这张图清晰,汗颜外贸跟单的流程1.客户询盘:一般在客户下perchase Order之前,都会有相关的Order Inquiry给业务部,做一些细节上的了解。
2.报价:业务部及时回复客人查询,确定货物品名,型号,生产厂家,数量,交货期,付款方式,包装规格及柜型等,peroforma Invoice 给客户做正式报价。
3.得到订单:经过洽谈,收到客户正式的订单perchase Order。
4.下生产订单:得到客人的订单确认后,给工厂下订单,安排生产计划。
5.业务审批:业务部收到订单后,首先做出业务审核表。
按“出口合同审核表”的项目如实填写,尽可能将各种预计费用都列明。
合同审批需附上客人订单传真件,与工厂的收购合同。
审核表要由业务员签名,部门经理审批,再交管理部人员审核后才能执行。
如金额较大的,或有预付款和佣金等条款的,要经公司总经理审批才行。
合同审批之后,制成销售订单,交给部门进程员跟进。
6.下达生产通知:业务部在确定交货期后,满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生产:6.1:如果是L/C付款的客户,通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到,收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证,检查是否存在错误,交货期能否保障,及其他可能的问题,如有问题应立即请客人改证。
6.2:如果是T/T付款的客户,要确认定金已经到账。
6.3:如果是放帐客户,或通过银行D/A等方式收汇等,需经理确认。
7.验货:7.1:在交货期前一周,要通知公司验货员验货。
7.2:如果客人要自己或指定验货人员来验货的,要在交货期一周前,约客户查货并将查货日期告知计划部。
7.3:如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的,要在交货期两周前与验货公司联系,预约验货时间,确保在交货期前安排好时间。
确定后将验货时间通知工厂。
8.制备基本文件。
工厂提供的装箱资料,制作出口合同,出口商业发票,装箱单等文件(应由业务跟单员制作,交给单证员)。
外贸流程图 【转】#########大学生四年学的国家贸易知识竟然比不了这张图清晰,汗颜!!!外贸跟单的流程1.客户询盘:一般在客户下perchase Order 之前,都会有相关的Order Inquiry 给业务部,做一些细节上的了解。
2.报价:业务部及时回复客人查询,确定货物品名,型号,生产厂家,数量,交货期,付款方式,包装规格及柜型等,per3.得到订单:经过洽谈,收到客户正式的订单perchase Order 。
4.下生产订单:得到客人的订单确认后,给工厂下订单,安排生产计划。
5.业务审批:业务部收到订单后,首先做出业务审核表。
按“出口合同审核表”的项目如实填写,尽可能将各种预计费用都列6.下达生产通知:业务部在确定交货期后,满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生产:6.1:如果是L/C 付款的客户,通常是在交货期前1个月确认L/C 已经收到,收到L/C 后应业务员和单证员分别审查信用证,检查6.2:如果是T/T付款的客户,要确认定金已经到账。
搜索6.3:如果是放帐客户,或通过银行D/A等方式收汇等,需经理确认。
7.验货:7.1:在交货期前一周,要通知公司验货员验货。
7.2:如果客人要自己或指定验货人员来验货的,要在交货期一周前,约客户查货并将查货日期告知计划部。
7.3:如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的,要在交货期两周前与验货公司联系,预约验货时间,确保在交货期8.制备基本文件。
工厂提供的装箱资料,制作出口合同,出口商业发票,装箱单等文件(应由业务跟单员制作,交给单证员9.商检:如果是国家法定商检产品,在给工厂下订单时要说明商检要求,并提供出口合同,发票等商检所需资料。
而且要告10.租船订仓:10.1.如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款,通常客人会指定运输代理公司或船公司。
应尽早与货代联系,告知发货意10.2.如果是由卖方支付运费,应尽早向货运公司或船公司咨询船期,运价,开船口岸等。
外贸流程图和详解正式的订单perchase Order。
4.下生产订单:得到客人的订单确认后,给工厂下订单,安排生产计划。
5.业务审批:业务部收到订单后,首先做出业务审核表。
按“出口合同审核表”的项目如实填写,尽可能将各种预计费用都列明。
合同审批需附上客人订单传真件,与工厂的收购合同。
审核表要由业务员签名,部门经理审批,再交管理部人员审核后才能执行。
如金额较大的,或有预付款和佣金等条款的,要经公司总经理审批才行。
合同审批之后,制成销售订单,交给部门进程员跟进。
6.下达生产通知:业务部在确定交货期后,满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生产:6.1:如果是L/C付款的客户,通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到,收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证,检查是否存在错误,交货期能否保障,及其他可能的问题,如有问题应立即请客人改证。
6.2:如果是T/T付款的客户,要确认定金已经到账。
6.3:如果是放帐客户,或通过银行D/A等方式收汇等,需经理确认。
7.验货:7.1:在交货期前一周,要通知公司验货员验货。
7.2:如果客人要自己或指定验货人员来验货的,要在交货期一周前,约客户查货并将查货日期告知计划部。
7.3:如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的,要在交货期两周前与验货公司联系,预约验货时间,确保在交货期前安排好时间。
确定后将验货时间通知工厂。
8.制备基本文件。
工厂提供的装箱资料,制作出口合同,出口商业发票,装箱单等文件(应由业务跟单员制作,交给单证员)。
9.商检:如果是国家法定商检产品,在给工厂下订单时要说明商检要求,并提供出口合同,发票等商检所需资料。
而且要告诉工厂将来产品的出口口岸,便于工厂办理商检。
应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。
10.租船订仓:10.1.如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款,通常客人会指定运输代理公司或船公司。
应尽早与货代联系,告知发货意向,了解将要安排的出口口岸,船期等情况,Q确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前,以及船期能否达到客人要求的交货期。
ciftt操作流程图外贸跟单员详细工作流程外贸跟单员定义: 外贸跟单员是指在进出口业务中,在贸易合同签订后,依据合同和相关单证对货物加工、装运、保险、报检、报关、结汇等部分或全部环节进行跟踪或操作,协助履行贸易合同的外贸业务人员。
外贸跟单员按业务进程可分为前程跟单、中程跟单和全程跟单三大类:①前程跟单是指“跟”到出口货物交到指定出口仓库为止;②中程跟单是指“跟”到装船清关为止;③全程跟单是指“跟”到货款到账,合同履行完毕为止。
跟单员按业务性质分又可分为外贸跟单和订单跟单(生产跟单)。
跟单员对出口货物的跟单工作主要有:接单,跟进生产,出货跟踪,制单结汇等。
一.接单:接单也即合同的签定,订单的取得。
合同的书面形式并不限于某种特定的格式。
任何载明双方当事人名称,标的物的质量,数量,价格,交货和支付等交易条件的书面文件,包括买卖双方为达成交易而交换的信件,电报或电传,都足以构成书面合同。
1.下单方式:客户下单的方式有:通过电话,Fax, Email或书面合同等方式。
2.接单的途径:交易会,出访,出国参展,邀请客户来访,利用我们的网站,等等。
3.接单的形式:在出口贸易中,跟单员接的单没有特定的限制,最常见的是:(1) 合同:(CONTRACT)合同有销货合同(SALES CONTRACT)和购货合同(PURCHASE CONTRACT)。
前者由卖方草拟,后者由买方草拟。
(2) 确认书;(CONFIRMATION)它比合同要简化些。
对异议,仲裁,不可抗力等条款都不列入。
它也有销货确认书(SALESCONFIRMATION)和购货确认书(PURCHASE CONFIRMATION)。
这种格式的合同一般适用于成交金额不大,批次较多的轻工商品,日用品,土特产等。
而合同用的比较正规。
机器设备,大棕贸易的进出口。
还有协议书,意向书,订单和委托订单等。
要提的是,客户从国外直接发来的订单或委托订单,我们收到后要回复,不能置之不理,否则算默认。
外贸业务跟单作业指导书
流程步骤办理时间相关单据/表格
①前
期
接
触T/T付款方式价格方式(FOB,CIF
等,几个港口,分几
批)
报价时
向报价员询价(详细记录价格方式等细节),
报价员成本核算需给上级审核,再交跟单或业
务员
收到询价即时《内部询价单》;《内部报价
单含成本核算表》
还盘(如工艺要求复杂,客户改动等)需拿着
原内部报价单继续交报价员,确认后经上级审
核交由跟单或业务员
业务和跟单及时与报价员,
工程部及时沟通
再报价(如情况特殊需向除主管审核后向老板
请示),报价员提供的成本核算表(包括变动
后记录)及客户的报价单,一定保留入电子和
文件夹档案
收到还盘即时《客户报价单》需上级审核,
报价时邮件需抄送,并做好
《客户询盘及报价总汇表》
②打
样先向相关人员询问样板交期,以及上级询问样
板费及运费报价状况
确认打样,确认费用到帐后,经审核签名再分
发给文控中心并回签留底
客户需求样品时
确定样品费及快递费,给客
户回复此问题邮件需抄送上
级
《形式发票》和银行水单给
客户及杨小姐收款。
《样品需
1
订单样品完成后快递给客户确认,需留样放置固定
位置,标签标识清楚
交货期需与生产部门沟通后确定再答复客户。
如订单较大或交期难以确定。
则召开订单评审
会议。
会后填写会前分发的完整订单评审记录
表。
下单后,做P/I给客人,如有订单,需将P/I
和订单给杨小姐查款。
样品完成后
确认样板时,下单时
求单》
录入《客户打样总汇表》并
进行跟踪
订金P/I+水单+
客人原始订单给杨小姐收
款
登记《客户订单总汇表》
③催
订
金
根据P/I的付款条件催订金
T/T:催客户汇出订金
收到客户银行水单
P/I,水单和订单给杨小姐查
款
P/I,《银行水单》,客人订单交财务查款
收到收款确认函收款确认函
④下单
生产上级审核签内部订单,同时提供客人原始订单
给上级存档。
让PMC部清楚工艺要求与下单具
体事项。
等待PMC召开产品分析会议。
会议上
自己留底内部订单上记录品质注意事项和《生
产进度表》。
收到收款确认函时
产品会议时新客户,老客户
新产品,或老客户大订单做
好订单评审记录
《样板传递签收登记》
《内部订单》
《订单评审表》
PMC放置于固定文件夹随时
提供查看《生产进度表》
2
3
⑤
生产过程
(生产进度跟进)
提供大货样 。
订单后续资料修改,完善,补充,增加订单数量,以及跟进过程中的任何问题。
跟单员需及时向上级提交详细《内部联络单》审核并分发相关部门签收。
适当需要召集讨论会议。
订单数量和交期有变更时,必须第一时间通知相关部门
PMC 每天更新《生产进度表》,确保速度与质量都有保障。
《内部联络单》 《变更通知单》
业务员制作中英文〈〈生产进度表〉〉给客户。
〈〈生产进度表〉〉 ⑥
出 货
质检部或客户委托方验货并出验货报告 验收后即时 验货报告
订舱
填写〈订舱确认书〉给货代与提供货物重量信息给货代 准备并填写出货单证一套
报关单证一套(装箱单/形式发票)
由市场部向生产部下出货通知单(工厂交货情况下),一式三份,一份交由上级,一份交由杨小姐。
一份交由出货负责人。
《出货单》
货代信息、车牌号及司机身份证复印件,联系信息、拖货时间确定、到厂时间、离厂时间、到港确认。
送货 空运入仓单与仓库地图联系方式
报关
装箱单与形式发票 提单副本给客户
告诉客户航班/轮船信息/订仓号给客户
提单副本 订仓号 ⑦
收尾款/放单
货代提交提单正本文
由进出口公司提交正
提单正本文件
件给我们本文件至银行
传真至客户催收尾款向进出口公司跟进收款状况
收到客户水单进出口公司传真划账水单
交财务查款收到财务收款确认函
放提单登记收款时间全套提单正本文件⑧核销单跟进核销单返回情况报关后 20-30天内核销单
另每位跟随时更新《订单总汇表》,《询盘总汇表》,《样品总汇表》,《客户投诉总汇表》每月底前三天提交一次。
4。