一般采购流程图

采购管理制度和采购流程图(总14页)--本页仅作为文档封面，使用时请直接删除即可----内页可以根据需求调整合适字体及大小--采购管理制度及采购流程一、目的：规范公司采购流程，提高采购工作效率，从而为生产的顺利进行提供保障，并最大化降低企业成本，为企业带来更大的资金支持。

二、适用范围适用本公司范围内采购管理三、内容（一）总则：为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。

所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。

（二）基本流程：采购需求—寻找供应商—询价、比价、议价—采购洽谈—合同的签订—交货验收—质检—入库—计划对账—财务结算（三）采购流程图如下：寻找供应商审批流程询价比价议价采购洽淡签采购合同付款审批流程下采购订单交货验收计划对帐财务结算验收合格验收不合格入库退、换货采购需求四、制度细则（一）采购需求的提请1、定义：采购需求是指某部门根据生产经营需要确定一种或几种物品，并按照规定的格式填写，按照即定流程申请获得这些物品的过程。

2、采购需求流程如图：3、请购单的要素完整的请购单应包括以下要素：●请购的部门；●请购物品所属项目；●请购的用途；●请购的物品名；●请购的物品数量；●请购的物品规格；●请购物品的样品、图纸或技术资料等；●请购物品的需求时间；●请购如有特殊需要请备注；●请购单填写人；●请购的部门负责人；●请购单的审核人；●财务审核人；●公司总经理；●分管领导。

4、请购单及其提请规定●请购单应按照要素填写完整、清晰，由公司领导审核批准后报采购部门。

●请购部门在提交请购单时应要求采购部签字接收，请购部门备份。

●涉及的采购物品种类、数量过多时可以以附件清单的形式进行提交，同时清单的电子文档也需一并提交。

●遇公司生产、生活急需的物资，公司领导不在的情况，可以电话、邮件或其他形式请示，征得同意后提报采购部门，签字确认手续后补。

●如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，申请部门必须作出书面说明。

采购流程及采购流程图1 采购过程 1.1 公司制订并实施《供应商评价与选择程序》、《采购过程控制程序》、《采购产品验证程序》对供方的评定、采购过程和采购产品的验证等进行控制，确保所采购的产品或服务符合规定的要求。

PMC部是采购过程的归口管理部门。

1.2 公司确保按如下要求预先评定供方：A、根据公司的需要，按提供产品或服务的能力评价和选择供方；B、明确各类供方的评定方式和评审程度；C、根据公司的需要，按规定的周期选定或重新选定或评价供方；D、评定合格的供方列表明确，以便公司采购时选定；E、形成并保留相关的记录或资料，包括可能要求采取的纠正措施要求。

2 采购信息2.1 公司采用统一的采购文件，在采购文件或其它文件中须清楚注明采购要求及有关的验证要求。

2.2 公司在相关文件中明确采购的审批要求和采购员资格。

2.3 在相关的采购文件中明确如下信息要求：A、产品或服务采购的程序、过程、设备及人员的认可或资格要求；B、质量/环境/职业健康安全管理体系的要求；C、采购的验证安排及产品或服务的放行方式。

2.4 按要求保存有关的记录和资料。

3 采购验证3.1 品质管理部IQC课实施《采购产品验证程序》，按照经批准的检验文件，对所有采购物料实施进货检验或验证，以验证采购物料是否符合采购文件的要求。

3.2 公司可以根据合同或协议，派代表到货源处进行复查或验收，或在本公司的顾客有要求时，由顾客或其代表在公司内或供方的货源处对物料进行验证，但以上验证并不能减少供方提供合格产品的责任，也不能排除其后的复验和拒收。

3.3 公司应做好进货检验或验证记录，以保证以后能利用这些资料来评价供方的质量状况和质量趋势。

还应保存各批物料的标识记录，以实现可追溯性。

一、采购流程图（略）二、采购流程说明各申购部门根据实际情况及公司的相关规定，提报材料申购计划，由所在部门主管同意后，到五金仓库核实所请购材料的实际库存是否超过公司的相关规定，由系统财传至务总监、总经理批准（根据权限），然后至采购部采购内勤，采购内勤进行整理建单，系统自动分流至各采购人员，除五金、小品种直接采购外，其余均须经相关资信确认后建立询价单并传真至供应商，要求客户进行报价，客户的报价经内勤整理后登记进入系统，采购人员负责进行议价，经过与供应商的几轮的洽谈，与每家商定的最终价格与几轮议价结果一并由采购内勤整理进入系统采购审批表，相关部门：申购部门主管确认、采购主管或总经理（根据权限）在系统里签字确认后，采购内勤按要求订立合同、订购单及相关技术或服务协议，合同及协议的原件送办公室存档，复印件采购内勤保管并扫描进入系统，并进行整理登记，价格审核人员进行核价，采购人员按合同要求通催促供应商送货，内勤在系统里进行订金、结帐、质保金管理，材料到公司后，由采购内勤开具收料单，由保管员通知申购人员按合同要求及相关标准进行验收，验收合格后入库，五金仓库保管员进行分类登记，开具入库单，并通知申购人员，采购内勤根据入库登记，进行消单。

采购流程⽅案说明⼀、采购流程1、整体流程图：采购申请→→询价→⽐价→实地考核供应商信息库问货供应商→筛选供应商→开模打样→请购部门确认→试新供应商⼊供应商信息库总/副总经理确认验性⼩批量下PO单→跟单→现场验货→请购部确认→量产下单→实时到货检验跟踪供应商进度以及质量→现场抽检→请购部门以及相关领导确认→⼊库2、⼈员配置●供应商开发⼀名●价格谈判、供应商审核以及验收⼀名（主管）●跟单⼀名●助理⼀名3、采购申请（书⾯和电⼦⽂档）●固定资产或⼤项⽬/⼤⾦额采购（例如5，000元以上）需求部门或个⼈根据需要某种或某些物料，必须按照规定的格式填写请购单，内容要素：请购物品的序列编号、请购的所属部门、申请⽇期、⽤途、品名、数量、规格（请购物品的样品或图纸或技术资料需作为附件形式附在请购单背⾯）、预估⾦额、需求时间、特殊要求备注、请购⼈/部门、主管签字、采购部签字、财务审核及总/副总经理签字。

如下表：固定资产购置申请表●⼀般物资采购，包括定期采购以及零星货品、耗材采购（例如5，000元以下）请购表的内容要素：申请⽇期、请购部门、品类、⽤途、品名、数量、规格、预估⾦额、到货时间以及特殊需求的备注，⽆需总经理/副总经理签字。

如下表：●请购⼈或部门在采购部签字接收后应备份留底请购单。

●当遇上特殊或紧急状况，请购⼈所属部门主管⽆法及时签字确认时，可以通过能留有字⾯信息的联系⽅式进⾏确认，交采购部门签字后补⼿续。

●请购部门如有指定品牌或供应商需提交书⾯说明作为附件附于请购单背⾯。

●请购单如有更改需请购⽅报之相关领导确认签字⽅可提交到采购部。

4、采购部规范化接收请购单●采购⼈员在接受请购单时必须要对字迹、签字、物品要求等各⽅⾯进⾏审核。

如物料规格图纸信息不全、相关签字不全等将不予受理。

●采购部受理前应及时从库存部获取库存信息，避免重复采购造成库存积压。

●对于不符合相关规定的请购单，由采购部及时以书⾯形式通知请购⽅并说明其原因。

超市采购一般业务管理总流程采购部与供应商洽谈新商品引进否是否新供应商是《新供应商商品引进流程》《订货管理作业流程》《收货工作流程》商场进行商品销售、管理采购部与卖场共同分析是否有滞销或质量问题采购部分析经营是否有问题否否信息部：新商品试销是否已经到期是《新商品转正流程》《供应商分析淘汰流》需是否新供应商不需《旧供应商新商品引进流程》是采购部处理解决是《退货管理流程》超市新供应商商品引进流程采购员洽谈新供应商及新商品商品是否已有经营无填写《新商品录入资料表》和《供应商录入表》将供应商详细资料列表，上报采购经理审已有经营批。

并注明更换供应商原因：如供货价较低、不是生产厂家等同意将供应商详细情况资料列表申报采购经理/审批采购部录入组录入：1、新供应商资料2、新商品资料3、设定商品状态采购员下新品订单，并通知卖场超市旧供应商新商品引进流程供应商带新商品样品及资料与采购部采购员洽谈不同意采购文员填写《新品录入资料表》采购部主管 /经理签名同意并由采购总监签字确认同意采购部录入组录入新品资料单转交卖场负责经理新商品资料并确认采购员下新品订单，并通知各卖场超市联营及代销供应商引进流程不同意采购部与供应商协商代销或扣点条件采购主管与供应商草签联营或代销合同供应商在合同上签名、盖公章交采购经理和采购经理审核同意总经理签名是否同意不同意同意采购员与供应商合同签署备案供应商留底（一式三份）采购部留底财务部留底采购文员填写《新品录入资料表》和《供应商资料表》整理费用收取清单超市购销（自采）流程采购部与卖场协商商品订货数量不同意上报总经理并征求意见同意采购经理在《现金使用申请单》上签名财务经理签名确认采购员下订单财务部出纳员与采购员提货并且付款超市新商品转正流程信息部每周一次检查，试销已到期新商品信息部出《需淘汰到期新商品明细表》采购部、卖场考评给出书面意见通知采购部保留及信息中心采购经理审阅签字商品转正采购部将商品基础资料属性改为：不可订、不可进退货流程财务部结清余款及费用类别、品名、规格、进价、售价、毛利率、单品平均日销、类别平均日销、名次、进货总量、销售总量、现库存第一次第二次淘汰通知信息部淘汰及退货期限信息部检查到期是否已退货已退货未退货通知。

采购流程图一、需求提交四、采购跟踪五、入库保管采购工作流程一、需求提交阶段第一步：需求部门领取并填写请购单第二步：需求部门负责人审批二、申请认可阶段第一步：采购部经办人认可第二步：上报采购部审批第三步：上报董事长审批需求部门上交请购单经采购部经办人审批确认，通过电子邮件（除特殊情况可手机短信或电话）报营销采购部审批；最后要经董事长审批同意后，进入询价阶段；三、询价搜索阶段第一步：找供应商、询价第二步：有权人审批第三步：签订合同采购部经办收到请购单后，寻找不少于3家供应商询价，对比供应商报价并制作对比表。

报有权人审批后，再与供应商签订合同，进入下一步采购阶段；四、采购跟踪阶段第一步：财务部核算第二步：采购、跟踪第三步：进货1、财务部根据采购部提供的采购凭据视不同情形做好核算处理：①先预付部分货款；②全额付款后提货；③30/60天结算2、采购员与供应商签合同及合同备案，一式三份（采购部、供应商、财务部各执一份），采购人员填写《供应商资料表》和《新品录入资料表》。

3、采购部门随时跟踪采购物资的发货、到货时间、数量、种类、地点等信息，凡出现情况变化时应与有关各方及时沟通告知；五、入库保管阶段第一步：验收第二步：入库第三步：保管1、验收要有相应负责人签名；2、凭入库单与发票到财务部报账。

入库单一式三份，第一联保管单位留存，第二联供应商索取货款凭证，第三联采购部；3、保管人员应做到定期与不定期对物资进行盘点核对，物资保管部门、采购部、财务部物资库存数每月应做到三方核对一致；附件一：请购单请购部门： 2012年 09月05日经办人：审批人：制表人：附件二：采购单附件三：询价单供应商名称：联系人：供应商电话：供应商传真: 供应商地址______________________付款方式：月结____天其它交货方式：送货上门其它交货日期______________________询价人：_______________年月日（需盖章签名确认）附件三：询价结果对比单需求单位: 产品名称：规格：联系电话：传真：地址：供应商名称联系人电话传真地址所出单价备注询价人：时间：。

采购部工作流程图
采购部工作流程图
采购基本流程：
采购需求→ 采购计划→ 寻找供货商→ 询价、比价、议价→ 采购洽谈→ 合同签订（确定付款条件、配送方式、售后服务）→ 交货验收（仓管）→ 质检（不合格退货）→ 入库→ 计划对账→ 财务结算
申请商品采购流程图：
提出需求→ 采购部审批（有合同）→ 采购订购→ 采购部审批（无合同）→ 总经理审批→ 销售部
申请付款流程图：
根据供应商账期限→ 采购→ 财务对账→ 采购总监审批→ 总经理审批
商品到货验收流程：
门店打入库单→ 门店凭入库单确认型号、数量、包装等→ 成本会计审核入库单→ 合格进仓，不合格退回供应商
采购管理制度：
1.建立供应商资料管理。

2.建立、建全比价制度，保证采购设备的质优价廉。

3.每月末将本月付款、欠款、欠票情况进行汇总、总结，并提出下月用款计划。

4.签订采购合同后，应全面了解发货情况，如不能及时供货，应将原因提前两日通知请购部门或请购人。

5.所有货物一律开箱验收，发现问题及时和供应商联系，尽早解决。

6.验收合格后应在一个工作日内办理入库手续。

7.采购部每月5日前，将上一月的采购合同编号整理成册，交人事部备案。

A-0-21-1A-0-21-1 (1)分供方评价和选择业务流程图 (2)物资计划工作业务流程图（1） (3)（周转计划业务） (3)物资计划工作业务流程图（2） (4)（进货计划业务） (4)物资招标采购业务流程图（业务室） (5)物资订货业务流程图（业务室） (6)物资采购业务流程图（业务室） (7)物资采购付款业务流程图（业务室） (8)物资保管业务流程图 (9)物资发放业务流程图(业务室) (11)物资销售业务流程图 (12)物资盘盈盘亏业务流程图 (13)物资数量调整业务流程图 (14)物资价格调整业务流程图 (15)物资统计业务流程图（手工统计） (16)物资核算业务流程图（手工统计） (17)物资报损业务流程图 (18)进口材料（设备）通关及核销业务流程 (20)修船（改装）工程物资出口报关业务流程图 (21)废旧物资回收业务流程图 (22)废旧物资销售业务流程 (23)分供方评价和选择业务流程图否A-0-21-2物资计划工作业务流程图（1）（周转计划业务）A-0-21-3 物资计划工作业务流程图（2）（进货计划业务）购A-0-19-4物资招标采购业务流程图（业务室）招标采购程序 是否议商务谈判 新制部 技术部 物资处订货程序否 是决定供应商注：虚线部分为外部业务A-0-21-5物资订货业务流程图（业务室）决定供应商10万元以上合同根据批准的进货计划选择供货单位并进行联系 进行业务恰谈 合同文本的起草 处长和业务室主任对合同文本进行审查 审查是否 调查供货单位的资信情况 评标小组开标 评标资料归档 交监察处备案A-0-21-6 物资采购业务流程图（业务室）A-0-19-8 物资采购付款业务流程图（业务室）A-0-21-9 物资保管业务流程图A-0-21-10物资发放业务流程图(业务室)无A-0-21-11 物资销售业务流程图A-0-21-12 物资盘盈盘亏业务流程图A-0-21-13物资数量调整业务流程图A-0-21-14 物资价格调整业务流程图物资统计业务流程图（手工统计）物资核算业务流程图（手工统计）A-0-21-17 物资报损业务流程图A-0-21-18进口材料（设备）通关及核销业务流程注：虚线部分为外部业务A-0-21-19修船（改装）工程物资出口报关业务流程图A-0-21-20 废旧物资回收业务流程图A-0-21-21 废旧物资销售业务流程领11 导签字。

采购流程及采购流程图采购流程及采购流程图1 采购过程 1、1 公司制订并实施《供应商评价与选择程序》、《采购过程控制程序》、《采购产品验证程序》对供⽅得评定、采购过程与采购产品得验证等进⾏控制，确保所采购得产品或服务符合规定得要求。

PMC部就是采购过程得归⼝管理部门。

1、2 公司确保按如下要求预先评定供⽅：A、根据公司得需要，按提供产品或服务得能⼒评价与选择供⽅；B、明确各类供⽅得评定⽅式与评审程度；C、根据公司得需要，按规定得周期选定或重新选定或评价供⽅；D、评定合格得供⽅列表明确，以便公司采购时选定；E、形成并保留相关得记录或资料，包括可能要求采取得纠正措施要求。

2 采购信息2、1 公司采⽤统⼀得采购⽂件，在采购⽂件或其它⽂件中须清楚注明采购要求及有关得验证要求。

2、2 公司在相关⽂件中明确采购得审批要求与采购员资格。

2、3 在相关得采购⽂件中明确如下信息要求：A、产品或服务采购得程序、过程、设备及⼈员得认可或资格要求；B、质量/环境/职业健康安全管理体系得要求；C、采购得验证安排及产品或服务得放⾏⽅式。

2、4 按要求保存有关得记录与资料。

3 采购验证3、1 品质管理部IQC课实施《采购产品验证程序》，按照经批准得检验⽂件，对所有采购物料实施进货检验或验证，以验证采购物料就是否符合采购⽂件得要求。

3、2 公司可以根据合同或协议，派代表到货源处进⾏复查或验收，或在本公司得顾客有要求时，由顾客或其代表在公司内或供⽅得货源处对物料进⾏验证，但以上验证并不能减少供⽅提供合格产品得责任，也不能排除其后得复验与拒收。

3、3 公司应做好进货检验或验证记录，以保证以后能利⽤这些资料来评价供⽅得质量状况与质量趋势。

还应保存各批物料得标识记录，以实现可追溯性。

⼀、采购流程图（略）⼆、采购流程说明各申购部门根据实际情况及公司得相关规定，提报材料申购计划，由所在部门主管同意后，到五⾦仓库核实所请购材料得实际库存就是否超过公司得相关规定，由系统财传⾄务总监、总经理批准（根据权限），然后⾄采购部采购内勤，采购内勤进⾏整理建单，系统⾃动分流⾄各采购⼈员，除五⾦、⼩品种直接采购外，其余均须经相关资信确认后建⽴询价单并传真⾄供应商，要求客户进⾏报价，客户得报价经内勤整理后登记进⼊系统，采购⼈员负责进⾏议价，经过与供应商得⼏轮得洽谈，与每家商定得最终价格与⼏轮议价结果⼀并由采购内勤整理进⼊系统采购审批表，相关部门：申购部门主管确认、采购主管或总经理（根据权限）在系统⾥签字确认后，采购内勤按要求订⽴合同、订购单及相关技术或服务协议，合同及协议得原件送办公室存档，复印件采购内勤保管并扫描进⼊系统，并进⾏整理登记，价格审核⼈员进⾏核价，采购⼈员按合同要求通催促供应商送货，内勤在系统⾥进⾏订⾦、结帐、质保⾦管理，材料到公司后，由采购内勤开具收料单，由保管员通知申购⼈员按合同要求及相关标准进⾏验收，验收合格后⼊库，五⾦仓库保管员进⾏分类登记，开具⼊库单，并通知申购⼈员，采购内勤根据⼊库登记，进⾏消单。

政府采购工作流程图
政府采购工作流程图说明
一、各部系每年上报采购计划要求详细, 减少无计划的临时采购。

二、急需的随机采购任务, 需经部系领导同意, 报学院首长批准, 资金落实到位后, 再向学院政府采购中心填报计划表。

三、各使用单位向学院政府采购中心申报采购计划时一定要详细填报技术标准和要求, 品牌和供应商不能由使用单位指定。

如果采用招标进行采购, 标书的技术部分由使用单位提供, 商务部分由学院政府采购中心提供, 技术指标不明确导致的采购失误由使用单位自行负责。

四、各使用单位呈报的采购申请预算金额只能作为参考, 在实际操作过程中可能有上下浮动, 如果因使用单位申报的预算金额过低而造成流标或无法完成采购, 后果由使用单位自负。

五、学院政府采购中心确定采购方式后, 在采购过程中, 使用单位应派专人协助学院政府采购中心进行调研和完成采购。

六、对大宗或针对某一使用单位长期供应的物资, 招标合同的起草, 由学院政府采购中心组织有关单位专家共同起草, 合同由供应商直接和使用单位签署。

七、使用单位负责对货物进行验收, 验收工作要认真负责, 学院政府采购中心负责监督。

八、供应商按合同凭学院政府采购中心采购验收结算单及发票到财务结算中心结算。

采购工作流程图采购工作流程图通常包括以下环节：采购需求确认、供应商筛选、询价比较、合同洽谈、采购订单确认、采购执行、收货验收、发票结算、质量评估和供应商绩效评估。

流程图如下：【采购需求确认】1. 部门内部提交采购需求。

2. 采购部门收到需求后进行确认，核实需求是否合理及其相关技术规格。

3. 确认通过后进入下一环节。

【供应商筛选】1. 采购部门根据需求的特点和相关的市场状况，筛选出合适的供应商。

2. 与供应商联系，了解其产品质量、价格、交货能力等相关信息。

3. 对供应商进行初步评估，排除不符合要求的供应商。

4. 确定合适的供应商后，进入下一环节。

【询价比较】1. 采购部门向合适的供应商发送询价函或询价电话，要求提供产品报价。

2. 收到供应商报价后，采购部门根据价格、交货期、售后服务等因素进行比较和评估。

3. 综合考虑各项因素，选择最有利的供应商。

【合同洽谈】1. 采购部门与选定的供应商进行合同洽谈，确定商品的品种、规格、数量、价格、质量标准、交付期限、付款方式等。

2. 双方协商并达成一致后签订正式合同。

【采购订单确认】1. 采购部门根据合同内容生成采购订单，并将其发送给供应商。

2. 供应商收到采购订单后进行确认，与采购部门核对订单内容，并回复确认。

3. 双方确认一致后，进入下一环节。

【采购执行】1. 采购部门与供应商保持密切联系，跟进采购订单的执行情况。

2. 对于特殊情况的处理，采购部门与供应商进行协商并研究解决方案。

【收货验收】1. 采购部门收到供应商送来的货物后，进行验收。

2. 检查货物的数量、质量、包装等是否满足要求。

3. 如有问题，及时与供应商协商解决，确保货物质量。

【发票结算】1. 采购部门根据收货情况，与供应商核对发票。

2. 如核对无误，进行发票结算。

【质量评估】1. 采购部门对所购买的产品进行质量评估。

2. 根据评估结果，与供应商进行沟通反馈以改进产品质量。

【供应商绩效评估】1. 采购部门对供应商的绩效进行评估。