商务信函实战练习二.ppt

练习七
假设你是南京德创伟业进出口有限公司(Nanjing Dechuangweiye Import & Export Co., Ltd)的业务员Cathy Lee，加拿大Carters Trading Company, LLC的Joe Brown先 生给你公司寄来了于11月25号开立的编号为CTS285641的信 用证，但经过与合同核对后你发现了一些不符点，如下所列： 1.信用证应当写明遵照UCP500规则； 2.合同总金额大写应为“SAY U. S. DOLLARS THIRTY SIX THOUSAND FOUR HUNDRED AND EIGHTY ONLY”； 3.目的港应为MONTREAL而非TORONTO。 请你给Joe Brown先生去函要求对方尽快改证，写信时间为 2005年11月28日。
信中要点为： 1.感谢你方2005年10月18日报价和寄来的样品； 2.认为对方产品的品质优良，价格合理； 3.随信附寄编号为CTC5236的购买合同一式两份，会 签后请归还一份以便存档； 4.请在装船后两天内给我们发装船通知，告知包装 件数、毛净重、船名、货值、提单号码和日期； 5.由于客户急需，请尽快装运，如果这次合作愉快， 今后将大量订购。
练习四
假设你是加拿大Carters Trading Company, LLC的 业务员Joe Brown，南京德创伟业进出口有限公司 (Nanjing Dechuangweiye Import & Export Co., Ltd)给你公司发来邮件，向你发盘，你认为价格过 高，向对方还盘，要求降价10%。写信时间为2005年 10月13日。
练习六
假设你是南京德创伟业进出口有限公司 (Nanjing Dechuangweiye Import & Export Co., Ltd)的业务员Cathy Lee，加拿大 Carters Trading Company, LLC的Joe Brown 先生向你公司签返了编号为CTC5682的销售合 同，但信用证迟迟未到，由于工厂的生产计 划近两个月都排得很满，因此请你给Joe Brown先生去函催证，以免延误装运。写信时 间为2005年10月28日。

1．首先说明信息来源; 2．写信的目的; 3．对你的公司作一个简单的介绍; 4．表达与对方合作和早日收到回复的愿望。

1．首先说明信息来源:如何取得正规可靠的 印象 （information channel/ information sources） The source of information （how you learned of his company）

出口商主动联系进口商目的： （1）扩大交易地区及对象； expand our products into （2）建立长期业务关系； establish long- term business/trade relations with you （3）拓宽产品销路。 expand our products
4、市场调查
Market survey market investigation

Introduction
7. desirous adj.想要的，渴望的 △ be desirous to do sth 热切盼望做某事 be desirous of 接动名词 渴望做某事 They are desirous of entering into direct trade relations with you.

trading
company trade in goods trade in services
5、market In the market for: 要买 We are in the market for wool. Find a market: 找销路 We are trying to find a market for this article.

组成部分分项示例
1. China National Cereals, Oils & Foodstuffs Imp & Exp Corp. 8 Jianguomen Nei Dajie 信头 Beijing 10005, China Telephone: 86-10-6526-8888 Fax: 86-10-6527-6028 E-mail: carl@ Our Ref. Your Ref. 2. Date: 15th November, 20-日期
信函组成 部分示例
5.We thank you for your enquiry of 5 November.
In compliance with your request, we are sending you herewith a copy of our illustrated catalogue and a quotation sheet for your reference. All prices are subject to our confirmation for our aquatic products have been selling well this season. Therefore, we would suggest that you advise us by a fax in case of interest. We await your early favorable reply.
缩格式示例
St Gangsgatan 143 Stockholm, 105 45 Sweden Telex: 53892 SHELEC SS Tel: 46-8-738-6000 Fax: 46-8-738-6016 E-mail: hwlee@ Our Reference No. H/W—T008 Your Reference No.

附件：录用审批材料（4件） ××市卫生局
2007年3月20日
案例揣摩
××市人事局 关于批准市卫生局录用高校硕士毕业生的复函
×人函〔2007〕36号 市卫生局：
你局《关于拟录用高校硕士毕业生的函》（×卫函〔2007〕15号）收悉。根据 市委组织部、市人事局《关于2007年市级机关录用应届高校优秀硕士毕业生的通知》 规定，批准录用××等4名高校硕士毕业生到你局机关工作。特此函复。
三、请批、批答函的结构与写法
函的结构是：标题 ＋ 主送机关 ＋ 正文 ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ 落 款 ＋ 成文日期 (一) 标题
1． 发文机关 ＋ 事由 ＋ 文种
2． 事由 ＋ 文种
3． 发文机关 ＋ 事由 ＋ 去（复）函机关 ＋ 文 种 (二) 主送机关
主送机关应为：需要商洽、询问、答复， 或请求批准、答复审批事项的不相隶属机关（ 包括有关主管部门）。函的主送机关决不能是 上级机关或下级机关。 (三) 正文
(四) 落款 函的正文下加盖发文机关印章。 (五) 成文日期
商洽函范例
建设部办公厅关于征求对《房地产交易与权属登记规范化管理考核标 准（征求意见稿）》和《房地产交易与权属登记规范化管理考核办法 （征求意见稿）》意见的函
建办住房函〔2002〕362号
各省、自治区建设厅，直辖市房地局： 为了进一步搞活房地产市场，推进房地产交易与权属登记管理规
特此函达，请予复函。 ××市民政局 2001年1月15日
案例揣摩
情景练习
根据市委组织部、市人事局《关于2007年市级机 关录用应届高校优秀硕士毕业生的通知》，某市卫生局经 过考试、审查，拟录用高校硕士毕业生4人，为此，市卫 生局向市人事局发出一份公文。假设你是市卫生局办公室 秘书，请问，你应该拟写哪类公文？怎样写？

may request an offer. • Status enquiry: traders request information concerning the financial position, credit, reputation, and business methods of other firms.
• It should be noted that whoever makes an enquiry is not liable for the buying or the selling. The other party, in the meantime, can make no reply at all. However, according to the business practice the receiver of an enquiry will respond without delay in the usual form of a quotation, an offer, or bid.
• An enquiry is the first real step in business, usually made by the buyers without engagement to get information about the goods to be ordered, such as price, catalogue, delivery date and other terms.
11、试订单 Trial
12、欧洲主要港口 European Main Ports（EMP）
13、净价 Net Price Mark
14、商标 Trade
15、品牌 Brand Specification

语言简洁明了，避免使用复杂的句子和词汇 语气礼貌、尊重，避免使用过于强硬或过于随意的语言 结构清晰，段落分明，便于阅读和理解 注重细节，如称呼、日期、签名等，确保无误
明确主题：确定信函的目的和主题，确保内容与主题相关 结构清晰：使用清晰的段落和标题，使信函内容条理清晰 语言简洁：使用简洁、准确的语言，避免冗长和复杂的句子 逻辑连贯：确保信函内容逻辑连贯，避免跳跃和混乱 格式规范：使用标准的商务信函格式，包括称呼、正文、结尾和签
名等
字体选择：选择清晰、易读的字体，如 Times New Roman、Arial等
字号选择：根据阅读习惯和信函长度 选择合适的字号，如12pt、14pt等
页边距设置：根据信函内容长度和阅 读习惯设置合适的页边距，如1英寸、 1.5英寸等
页眉页脚：设置简洁、专业的页眉页 脚，如公司名称、日期等
段落格式：合理设置段落间距、行距， 使信函内容清晰、易读
添加标题
添加标题
信封封口：使用胶水或胶带封口， 确保信封密封完好
Part Five
邀请对象： 公司、组 织或个人
邀请目的： 会议、活 动、展览 等
邀请内容： 时间、地 点、主题、 议程等
邀请方式： 邮寄、电 子邮件、 电话等
回复方式： 确认参加、 拒绝参加 等
邀请礼仪： 礼貌用语、 尊重对方 等
投诉信
合同终止信：用于终 止与客户、合作伙伴
的合同
邀请信：用于邀请客 户、合作伙伴参加商
务活动
道歉信：用于向客户、 合作伙伴道歉并解释
原因
订单确认信：用于确 认客户、合作伙伴的
订单
合同信：用于与客户、 合作伙伴签订合同
投诉信：用于向客户、 合作伙伴投诉产品质

3. You have been introduced to us by Johnson Co., Ltd. as one of the leading importers of electronic products.
The Practice of Business Correspondences
我期待与你见面。 • We are looking forward to your confirmation.
我方期待收到贵方的确认 。
The Practice of Business Correspondences
§ Task 2：Reply to Exporter
业务背景：美国光明贸易有限公司的Clare收到来信
The Practice of Business Correspondences
§ Writing guide
Channels for Obtaining Information about a New Firm
(1) Overseas Chamber of Commerce ； (2) Commercial Counselor’s Office； (3) Your branch offices abroad ； (4) Trade Directories； (5) Advertisements； (6) Exhibitions and trade fairs； (7) Banks； (8) Internet.
The Practice of Business Correspondences
7. Our company has been in this line of business for many years and enjoys high international prestige.

二、实验要求
在实验期间练习两套外贸信函，熟练掌握整 个外贸流程中相关环节主要信函的写作技巧。
三、实验方案
每个学生至少完成一套建立业务关系、询盘、发盘、 还盘、接受、催证、改证等信函的写作练习。
练习一
世格国际贸易公司(DESUN TRADING CO.,LTD.)成立于1987年， 是一家拥有进出口经营权的外贸公司。公司经营范围广泛， 与多家供应商有固定的业务往来，信誉良好。同时公司也极 为重视新产品开发，05年的新产品DR系列瓷器选用上等瓷土 (First-class Porcelain)烧制，包装精美，质量上乘，非 常具有竞争力。2005年10月12日公司业务员Minghua Zhao从 网上看到加拿大NEO公司求购瓷器(chinaware)的信息，想与 他们建立业务关系。NEO公司的具体资料如下： MR. ANDY BURNS NEO GENERAL TRADING CO., LTD #362 JALAN STREET, TORONTO, CANADA TEL NO.: (+01)7708808 FAX NO.: (+01)7701111 E-MAIL:andy@
练习七
假设你是南京德创伟业进出口有限公司(Nanjing Dechuangweiye Import & Export Co., Ltd)的业务员Cathy Lee，加拿大Carters Trading Company, LLC的Joe Brown先 生给你公司寄来了于11月25号开立的编号为CTS285641的信 用证，但经过与合同核对后你发现了一些不符点，如下所列： 1.信用证应当写明遵照UCP500规则； 2.合同总金额大写应为“SAY U. S. DOLLARS THIRTY SIX THOUSAND FOUR HUNDRED AND EIGHTY ONLY”； 3.目的港应为MONTREAL而非TORONTO。 请你给Joe Brown先生去函要求对方尽快改证，写信时间为 2005年11月28日。

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Some letters may contain one or more of the following, which depend on the different situation of each writing requirement: 8 — reference notation 9 — attention line 10 — subject line 11 — enclosure 12 — carbon copy 13 — postscript
each paragra件每ph格一in式段de不首nt同行ed有往an区里d别缩bl，进oc齐。ke头d 式on下e w正it文h 全all部lin齐es左o边n ，the缩le进ft式. 下正文
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6) Complimentary Close (结束语) There are many ways of complementary close to show respect. It carries no specific meanings. Usually we keep them in pace with the salutation. When the salutation is “Dear sir (s)”, complimentary close will be “yours faithfully, yours sincerely”; when salutation uses “Gentleman (men)”, complimentary close will be “yours truly, truly yours”, etc.
Doctor John Smith, Professor Joyce Gwillian 3) 对认识的男性，可以同时写上职称甚至工作单位，如： Mr. John Smith,

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实训模块二：商务信函中重点词 汇的掌握
பைடு நூலகம்
1. 标题上的货物 2. （价格）偏高 3. 从…获利 4. 以…为受益人 5. 有效期 6. 试订（货） 7. 报盘 8. 还盘
9. 保兑的、不可 撤消的信用证
10. 支付方式 11. 支付工具
A. The captioned/subject goods B. …on the high side C. …benefit from… D. …in favor of… E. Validity F. Trial order G. Offer H. Counter-offer I. Confirmed, irrevocable L/C J. Mode of payment K. Instrument of payment
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➢ THE LAYOUT OF BUSINESS LETTER
standard parts (1) the letterhead (2) the date (3) the inside address (4) the salutation (5) the body of the
letter (6) the complimentary
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实训模块一：商务信函的格式与 布局
实训内容 1）商务信函的格式：1. 齐头式；2、混合式；3、
改良式 4、简化式（掌握齐头式）。格式样文 请看教材的Page 1-5。 2）组成部分：必需部分的信头、日期、封内行 名和地址、称呼、正文、结尾敬语和签名；可 选部分的信函编号、经办人，事由和附件。另 外，掌握每一部分的含义以及各自在样函中所 处的位置。内容介绍请看教材的Page 5-13
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实训模块二：商务信函中重点词 汇的掌握