会议室 接待室 洽谈室使用管理办法 补充 Microsoft

会议室、接待室使用管理规定1 会议室、接待室使用管理规定为合理使用资源，规范办公秩序，保证会议室、办公室的有效利用，特制订会议室、接待室使用管理规定如下：一、会议室管理责任部门：二、会议室、接待室的登记管理：1、会务接待部负责管理的公用会议室、接待室，使用时需至少提前半天登记，填写《会议室、接待室使用申请单》，由所属中心负责人批准，并说明会议或接待的相关情况及需准备物品。

2、会务、接待需制作会标时，需填写联系单交由文化品牌宣传部制作。

3、各楼层使用非公共区域会议室由楼层会议室管理员批准使用；4、9层会议、接待室非董事长参加的不得使用。

5、会务接待部根据实际情况合理安排公共区域会议室、接待室，如遇特殊情况需进行调整的，会务部应及时告知申请部门。

三、会议室的使用管理1、会议室内电教、音响等设备由各责任部门负责管理，设备部、信息技术部负责技术支持；2、安装电子显示屏的会议室，由会务接待部按照会议组织部门编辑的内容进行发布，会议状态标志由会议组织部门根据会议情况及时进行调整。

3、会议服务除会务接待部门负责的公共会议室、接待室外，由组织召开会议的中心、部门自行安排；4、除公共区域外的各会议室，原则上为各楼层人员使用，不得串用，如因特殊情况，必须经集团办统筹安排。

5、各楼层会议室不得改变、调整会议室的陈设，如需改变必须报经集团办同意后方可办理手续进行调整。

6、各中心管理的楼层会议室，使用部门使用后，必须确保各种投影、音响等设备全部关闭，门窗关闭、室内卫生整理干净。

相关部门使用后如不能按本规定执行，管理责任部门可列入相关人员的月度考核；检查两次不合格者，记使用部门负责人触星一次。

四、会议室、接待室的费用规定1、会务接待部负责的会议室、接待室费用标准2、会议室、接待室使用收费以四小时为一场，不到四小时的按一场计算，超过四小时的以两场计算。

3、会议室、接待室使用完毕后，相关中心或部门的使用人应主动到会务接待部签字确认相关费用。

第一章总则第一条为规范公司洽谈区的使用和管理，提高洽谈效率，确保洽谈环境的安全、整洁和有序，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部所有洽谈区，包括会议室、洽谈室、接待室等。

第三条洽谈区管理制度应遵循以下原则：1. 安全第一，预防为主；2. 效率优先，服务至上；3. 严谨规范，以人为本；4. 节约资源，持续改进。

第二章洽谈区使用规定第四条洽谈区使用需提前预约，预约成功后方可使用。

第五条预约洽谈区时，需填写《洽谈区预约申请表》，明确洽谈时间、地点、参与人员等信息。

第六条使用洽谈区时，应遵守以下规定：1. 按时到达，不得迟到或占用他人预约时间；2. 保持洽谈区整洁，不得随意乱扔垃圾；3. 不得在洽谈区内吸烟、饮酒；4. 保持室内温度适宜，不得随意调节空调；5. 不得在洽谈区内大声喧哗、吵闹；6. 不得在洽谈区内进行与洽谈无关的活动；7. 不得将个人物品随意放置在洽谈区内。

第七条洽谈结束后，使用者应立即清理现场，关闭电源、空调等设备，并将场地恢复原状。

第八条如遇紧急情况，使用者需立即向相关部门报告，并采取相应措施。

第三章洽谈区维护与管理第九条洽谈区设施设备由行政部门负责维护与管理。

第十条洽谈区设施设备出现故障时，使用者应及时报告行政部门，行政部门应及时维修或更换。

第十一条洽谈区环境由行政部门负责管理，确保环境整洁、安全。

第十二条洽谈区内的家具、用品等由行政部门负责定期清理、消毒，确保卫生。

第十三条洽谈区内的花草、绿植等由行政部门负责养护，确保美观。

第四章违规处理第十四条违反本制度第四条至第七条规定的，视情节轻重给予警告、通报批评、罚款等处理。

第十五条擅自使用洽谈区或未经批准擅自改变洽谈区用途的，给予警告、通报批评、罚款等处理。

第十六条洽谈区设施设备损坏或丢失的，使用者需照价赔偿。

第五章附则第十七条本制度由公司行政部门负责解释。

第十八条本制度自发布之日起施行。

第十九条本制度如有未尽事宜，由公司行政部门根据实际情况进行修订。

会议室、接待室使用管理制度
会议室、接待室是企业举行会议、接待客户的场所，为加强管理，规范会议室、接待室的使用，给员工营造一个良好的工作环境，特制订本制度:
（1）企业所有员工非接待客人和参加会议，不得随意进入接待室和会议室。

（2）企业各部门如需使用会议室，要提前到总经理办公室申请，在会议室使用登记簿上签字，由办公室统一安排。

（3）接待室有专人负责引见、招待、接送来宾。

（4）任何员工不得随便移动会议室、接待室的家具及物品。

（5）任何员工不得随意使用会议室、接待室的茶叶、咖啡、饮料等。

（6）任何员工不能随意拿走接待室的报纸、杂志等资料。

（7）爱护接待室、会议室的设施。

（8）会议结束，要整理会场，保持清洁，并到办公室办理交接手续。

洽谈室使用管理规定
1、洽谈室由总裁办统一管理，协调使用。

2、洽谈室用于内部沟通、接待洽谈等事务。

3、未经同意，不得随意使用接待室，不得移动接待室的设施、物品。

4、使用部门在使用后要及时整理会场，清洁卫生，关闭电源、关好门窗。

5、前台人员11：30和17：00各进行一次查看巡视，保证洽谈室正常使用。

6、要求洽谈室桌面、地面清洁无污渍，桌椅排列整齐；无人时，空调、照明设备处于关闭状态。

7、重点客人落座后五分钟内须上水和茶及特殊交待的待客物品，每三十分钟可加一次水。

总裁办
2016.9.19。

会议室接待室洽谈室使用管理规定会议室、接待室和洽谈室是公司内部进行重要会议、接待来访客户以及进行商务洽谈的场所。

为了保证这些场所的有效利用和管理，制定一套规范的使用管理规定是必要的。

以下是关于会议室、接待室和洽谈室使用管理的规定：一、使用范围和目的会议室、接待室和洽谈室的使用范围仅限于公司内部的会议、接待和洽谈活动。

这些场所的主要目的是提供一个有利于沟通和交流的环境，促进有效的商务会议和洽谈。

二、预约和借用1.任何公司内部员工都可以预约和借用会议室、接待室和洽谈室，但预约需要提前一周提交申请，以确保场所的合理安排。

2.预约时需要提供活动时间、人数、用途等相关信息，并注明需要的设备和服务，以便进行相应准备。

3.当预约冲突时，由相关部门的负责人来协调解决，并尽量做到公平和合理。

三、使用和维护1.使用场所前，使用人员需要在规定的时间内到场进行检查，确保设备、家具等配备完善，并将任何发现的问题及时上报维修部门。

2.使用场所后，使用人员需要保持整洁和卫生，及时清理垃圾，并将座椅、设备等归位。

如有特殊需要，可向相关人员申请支持。

3.对于无故破坏、丢失或损坏公司财产的行为，会进行相应追责和惩罚，并承担相应赔偿责任。

四、使用时间和费用1.会议室的使用时间为工作日的上午8点到下午5点，接待室和洽谈室的使用时间为工作日的上午9点到下午5点。

如有特殊需要超时使用，需要提前向领导申请并获得批准。

2.对于使用公司场所的外部客户，适当的收取使用费用是合理的。

使用费用的具体标准由公司财务部门制定并公布，并根据情况进行调整。

五、安全和保密1.使用场所时，必须遵守公司的安全规定，确保安全出入口通畅，并注意使用电器设备时的安全操作。

2.在进行商务洽谈和会议时，涉及到公司的商机、商业秘密和机密信息，必须严格保密，并限制与会人员的范围。

六、问题反馈和改进1.对于使用场所的设备故障、服务不满等问题，使用人员应及时向维修部门或相关负责人进行反馈，以便尽快解决问题。

会议室接待室使用管理制度一、总则会议室和接待室是公司内部部门组织会议和接待客户、合作伙伴的重要场所，为了提高工作效率和保障顺利进行，特制定此管理制度。

二、使用范围本制度适用于公司内部所有员工，包括高管、部门经理、普通员工等使用公司内的会议室和接待室。

三、预约规定1.员工在使用会议室和接待室前必须提前预约并填写预约表格，包括会议时间、地点、参与人员等信息。

2.高级经理或部门经理优先预约会议室，其他员工按照先来先预约的原则。

3.预约表格需提前于2小时提交给行政助理，并经行政助理审核确认。

4.若会议室空闲，员工也可以临时使用，但必须将使用情况记录在相关记录本上，并及时上报行政助理。

四、使用规定1.员工在开始使用会议室和接待室前，必须检查设备、照明、音响等是否正常运作并记录在相关记录本上。

2.会议室和接待室内禁止吸烟，禁止饮食，禁止饮酒。

3.会议室内要保持安静，严禁倒垃圾，禁止大声喧哗。

4.会议室使用结束后，必须确保将电源关闭、空调关闭、门窗关闭，并保持整洁。

5.如需移动或更改会议室内设备摆放位置，必须经过行政助理同意，并在使用完毕后恢复原状。

五、取消预约1.若无法按照预约时间使用会议室和接待室，必须提前1小时通知行政助理以便让出该场地给其他员工使用。

2.如连续三次未按时取消预约或未及时通知取消预约，行政助理将暂停预约该员工所涉及的会议室和接待室的使用权限。

六、违规处理1.未经预约擅自使用会议室和接待室，第一次警告并记录，第二次暂停一周使用权限，第三次取消一个月使用权限。

2.饮食、吸烟、饮酒等违反使用规定的，第一次警告并记录，第二次暂停两周使用权限，第三次取消三个月使用权限。

3.严重污损或损坏会议室和接待室设备的，须照价赔偿，并取消半年使用权限。

七、申诉机制1.如员工对取消预约或违规处理存在异议，可向公司领导提出申诉。

2.公司领导收到申诉后，将组织相关部门进行调查，并做出相应处理决定。

3.公司领导的决定为最终决定，员工必须遵守。

接待室使用管理规定范本第一章总则第一条为了规范接待室的使用，提高工作效率，保障工作秩序，特制定本管理规定。

第二条接待室是本单位对外接待来访人员、集中办公、开展会议等的场所，是本单位的窗口和门面，必须加强管理，确保其正常使用。

第三条本管理规定适用于本单位内的所有接待室。

第二章接待室的使用权限第四条接待室的使用权限由本单位主管领导批准，并在接待室门口进行公示。

未经批准的人员不得擅自使用接待室。

第五条接待室的使用权限分为特权使用、限时使用和公共使用三种。

第六条特权使用是指本单位主管领导及其授权的人员可随时使用接待室，并具有优先使用权。

第七条限时使用是指其他本单位工作人员可以在特定时间段使用接待室，但每次使用时间不得超过2小时。

第八条公共使用是指接待室在没有特权使用和限时使用的情况下，可以为其他单位和公务人员提供使用。

第三章接待室的管理责任第九条本单位主管领导对接待室的管理负有直接责任，并委托相关部门具体负责接待室的日常管理工作。

第十条接待室的管理部门应制定详细的管理制度，明确管理职责和工作流程，并进行宣传和培训，确保管理规定的贯彻执行。

第四章接待室的使用流程第十一条需要使用接待室的人员应提前向接待室的管理部门申请，并填写《接待室使用申请表》。

第十二条接待室的管理部门收到申请后，应及时审核申请材料，并按照权限进行审批。

第十三条审批通过的申请，管理部门应将申请人及使用时间记录在《接待室使用登记簿》上，并通知申请人合理使用接待室。

第十四条使用接待室的人员应在规定时间内到达接待室，并遵守接待室的使用规定。

第十五条使用接待室的人员不得擅自搬动接待室内的物品和设备，不得损坏接待室内设施，不得影响他人正常使用接待室。

第十六条使用接待室结束后，申请人应将接待室内的物品和设备恢复原状，并保持接待室的整洁。

第五章接待室的设施设备管理第十七条接待室的设施设备应定期检查和维护，确保正常使用。

第十八条接待室的设施设备管理由接待室的管理部门负责，并与维修部门协调进行维护和修理。

接待室使用管理规定范文第一章总则为了规范接待室的使用，提高工作效率，保持接待室的良好秩序，根据相关法律法规，制定本管理规定。

第二章接待室的使用范围1. 接待室主要用于接待访客和举办会议、培训等活动。

2. 接待室不对外出租或出借，仅供本单位内部人员和经许可的访客使用。

第三章使用规定1. 接待室开放时间为每个工作日的8:00至18:00，除非特殊情况，否则不开放在上班时间之外使用。

2. 入场前，请出示有效的工作证件或访客证件，并进行登记。

未经登记的人员禁止进入接待室。

3. 在接待室内参与会议、培训等活动的人员，应按时参加，不得迟到或早退。

迟到超过15分钟的，需提前向相关人员请假，否则会被视为缺席处理。

4. 接待室内禁止吸烟、喧哗和乱扔废弃物。

请保持接待室的整洁和安静。

5. 使用接待室设备和物品时，请保持良好的使用状态，如有损坏或丢失，请及时向相关部门报告并承担相应责任。

第四章会议及培训活动的管理1. 会议或培训活动的申请应提前至少两个工作日提交给接待室管理员，包括活动名称、时间、参与人员名单等。

2. 会议或培训活动结束后，责任人应主动向接待室管理员交还钥匙，并确保接待室的清洁和设备的正常使用。

3. 会议或培训活动期间，责任人应履行会议主持、记录等职责，并确保会议秩序良好、按时结束。

第五章安全管理1. 接待室内应设置紧急出口标识，并保持通畅，确保人员在紧急情况下能够迅速疏散。

2. 接待室内应配备基本的急救设备，并定期进行检查和更换。

如发生意外事故，责任人应及时报警并采取紧急救助措施。

3. 紧急情况下，责任人应尽快向上级汇报，并按指示采取相应措施。

第六章外来访客接待管理1. 外来访客应事先向接待室管理员提出申请，并提供有效证件。

接待室管理员应核实身份并记录相关信息。

2. 外来访客的接待应由本单位相关人员负责，并指定接待人员进行陪同和引导。

3. 外来访客在接待室内的行为应符合公共秩序，不得干扰他人的正常工作。

会议室、培训室、洽谈室使用规范
一、金兴大厦任何部门或个人在使用会议室、培训室、洽谈
室（以下简称会议室）之前必须到前台管理员处进行预约登记，预约需提前一周。

会议室内禁止吸烟、就餐、休息等非工作使用。

二、登记时需要详细注明会议室使用的起止时间、会议负责
人、会议主题。

使用当天到前台处领取钥匙后需在登记表上签名，归还钥匙也需在登记表上签字，并由前台人员确认会议室是否恢复原状。

三、预定会议室的“负责人”必须在会议室使用完毕后立即
对会议室桌椅进行复原，并对内部卫生进行打扫，保证会议室后续的正常使用。

如果在后续使用中因桌椅凌乱、损坏、缺失，有垃圾等影响了其他部门正常使用的情况，对所在部门在月6S巡查评分中自动扣除5分一次的处罚；
当月多次违反按实际次数对应扣分，并以邮件通报形式抄送部门负责人及相关领导。

四、会议室的使用按照“先预定、先使用”的原则，遇到突发重大会议状况需由负责人申报协调使用，禁止不预约登记使用会议室的状况发生；
五、会议室、培训室、洽谈室使用时间为每周一至周六中午十二点前
附件：会议室使用登记表。

接待室使用管理制度接待室是一个单位或组织对外沟通、交流的窗口，是展示形象、向来访者提供服务的重要场所。

为了有效管理接待室的使用，提高来访者的满意度，保持单位形象的良好，制定一套科学、规范的接待室使用管理制度是非常必要的。

本文将从接待室使用的时间、场所、设备以及工作人员等方面进行论述。

一、接待室使用时间管理1. 工作日内正常使用，即周一至周五8点至18点。

非工作时间，接待室关闭，不对外服务。

2. 非工作日、法定节假日，接待室根据单位需求确定开放时间，并提前通知相关人员。

二、接待室使用场所管理1. 接待室设立在单位重要出入口处，通常位于大厅或门厅，应保持干净整洁的环境。

门窗要定期清洗，地面要保持干净，前台要摆放鲜花、绿植等以增加舒适感。

2. 接待室内要设立明显的标识牌，标注单位名称、标志等，并悬挂相关宣传画面，让来访者能够直观了解单位的信息。

3. 接待室内要设立来访登记簿，来访者需填写相关信息，包括姓名、单位、来访目的等。

同时要提醒来访者不得携带易燃、易爆物品进入接待室。

三、接待室使用设备管理1. 接待室应配备供来访者使用的座椅，并保持干净整洁。

2. 接待室内应安装舒适的空调设备，保持适宜的温度。

3. 接待室内应设立供来访者使用的饮水设施，并定期更换饮水。

4. 接待室内要配备一台电话，以供来访者与相关人员进行沟通。

5. 接待台应设有接待员，接待员要穿着整洁、得体，礼貌待客，及时解答来访者的问题。

四、工作人员管理1. 接待室的工作人员应经过专业培训，了解相关接待礼仪、单位信息以及相关行政规定。

2. 工作人员要保持良好的形象，穿着整洁、得体，礼貌待客，尊重来访者。

3. 工作人员要及时、准确地提供来访者需要的信息，尽量解决来访者的问题，保证服务质量。

4. 工作人员要对接待室内的设备设施进行日常维护，保持设备的正常运转。

5. 工作人员要及时记录来访者的意见和建议，并及时反馈给相关部门，以改进工作。

综上所述，接待室使用管理制度对于单位形象、来访者满意度的提升起着重要的作用。