档案管理学基础(人大版)讲义：第十章 档案提供利用工作.doc

档案管理讲义项目一认识档案与档案机构任务一了解档案的起源与档案价值一、档案的起源（一）档案的发展历程结绳-甲骨档案—简牍档案—金石档案—缣帛档案——纸质档案（二）档案名称的由来最早出现于明末清初，到了顺治十八年，官府文书中已使用档案一词。

二、档案的定义及其含义1.来源的广泛性档案是国家机构、社会组织和个人在各项活动中直接形成的，从一定意义上讲，人类活动就是不断生成信息的过程。

2.形成的原始性。

原始性是指档案的历史记录性，是档案的本质属性。

3.形式的多样性。

刀刻、青铜等。

4.生成的条件性。

文件是档案的前身，档案是文件的归宿。

具有保存利用价值。

三、档案的价值及实现规律第一，档案价值概念明确了档案价值的主体、客体以及档案价值的根本来源、连接档案价值主体与客体的中介物。

第二，档案价值是档案客体与主体之间的特定关系。

第三，档案价值是档案客体对从事社会实践活动的主体所具有的凭证和参考意义。

四、档案的种类1.档案来源：公务档案和私人档案。

2.档案内容：文书档案、科技档案与专门档案。

3.档案的形成时间：历史档案和现行档案。

4.档案载体：甲骨档案、简牍档案、金石档案、纸质档案、胶片档案。

任务二熟悉我国档案管理体系一、档案管理工作的内容及原则（一）档案管理工作的内容档案工作，指国家的档案事业，包括档案室工作、档案馆工作、档案事业管理工作、档案教育工作、档案科学研究和档案的宣传出版工作。

具体环节包括档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案检索、档案编研、档案利用、档案统计。

（二）我国档案管理工作原则1.我国档案管理体制。

国家机关、企业和事业机构设置和管理权限划分的制度。

2.我国档案管理工作原则。

统一领导，分级管理工作。

维护档案的完整和安全。

便于社会各方面的利用。

二、我国的档案机构（一）组织形式1.分立型的档案工作机构。

仅仅负责管理组织内某一门类的档案机构。

2.综合型档案工作机构。

统一管理组织的全部档案、归口负责全部档案工作的机构。

第一章档案收集工作★第一节档案收集工作概述一、收集工作的内容（一）收集工作的含义档案收集工作，就是按照法律、法规的规定，通过例行的接受制度和专门征集的方法，把分散在各组织、个人手中的散失在其他地方的档案，分别集中到各级各类档案保管机构。

（二）档案收集工作的内容1. 档案室对本单位需要归档的档案的接收。

2. 档案馆对所辖区内现行机关和撤销单位的具有永久、长期保管价值的档案的接收。

3. 对历史档案的接收和征集工作。

二、收集工作的意义1. 收集工作是档案部门积累档案的手段，是存储档案信息资源的重要途径。

它为档案工作提供了物质对象。

因此它是档案工作的起点及第一个环节。

2. 收集工作是实现档案集中统一管理的基本手段和具体措施。

3. 收集工作是档案管理其他业务环节的基础。

4. 收集工作是决定档案工作存在和发展的前提条件。

三、档案收集的要求1. 大力丰富和优化馆（室）藏。

2. 加强档案馆（室）外的调查和指导。

3. 积极推进入馆档案的标准化。

4. 保持全宗和全总群的不可分散性。

5. 要注意处理局部和整体、当前与长远的关系。

第二节机关文件的归档（档案室的收集工作）一、归档制度1.归档制度的定义各单位在工作活动中不断产生的文件，处理完毕后，经由文书部门或文件工作人员整理，定期移交给档案室集中保存，称为归档。

在我国归档是党和国家规定的一项制度，称为归档制度。

2.归档制度的内容（1）归档范围：详见《机关文件材料归档与不归档的范围》。

（2）归档时间：文书档案第二年六月底（18个月）以前归档。

（3）归档要求：归档文件的质量总的要求是：遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

具体要求：①归档文件齐全、完整②归档文件系统、条理③技术加工标准规范④移交目录清点、核对履行签字手续二、归档组织工作1. 档案室要关心文件的形成，力争做到事事有记载，件件都规范。

2. 指导和协助文书部门组织归档工作。

第二节档案的登记一、档案数量和状况登记（一）案卷目录与卷内文件目录（二）档案收进登记簿这是专门记录档案进入档案机构情况的一种登记形式。

主要应用于档案馆和规模较大的档案室。

其具体形式一般为簿册式。

其基本登记进以档案进入档案机构的次数为单位进行登记，即每收进一次档案，无论其数量及全宗所属情况如何，都要在收进登记簿上登记为一个条目。

（三）全宗名册档案馆和规模较大且保管了多个全宗的档案室，对其所管全宗进行逐个登记的一种形式。

（四）全宗单详细登记每一全宗情况的登记形式。

主要应用于档案馆和保存了较多全宗的档案室。

其形式为单页式。

每一张全宗单登记一个全宗的详细情况。

其登记内容比全宗名册要详细得多，一般分为3个部分。

（五）全宗卡片它是档案行政机关要求档案馆报送的一种形式。

其作用和目的是为了随时掌握各档案馆中所存档案全宗的基本情况，且与“档案成分和数量变化情况报道表”结合使用。

（六）档案成分和数量变化情况报道表档案成分和数量变化情况报道表是档案馆按要求向档案行政机关报送的一种登记形式，旨在随时报告其所管档案（以全宗为单位）的变化情况。

档案行政机关根据报道内容，随时在全宗卡片上进行补充性登记。

（七）案卷目录登记簿案卷目录登记簿是对所有案卷目录进行登记的一种登记形式。

主要应用于档案馆和案卷目录数量较多的档案室。

其登记方法是以案卷目录的本册为单位进行登记，每一本（册）案卷目录登记为一个条目。

（八）总登记簿总登记簿是全面系统地记录反映档案的收进、移出情况及档案数量变化情况的一种登记形式。

主要应用于档案室。

二、档案工作状况登记簿（一）工作日志工作日志是许多重要的社会行业中普遍采用的一种基本的工作登记形式。

其作用与目的在于逐日记录每一天的工作内容及其进程问题，积累详尽的工作原始记录，为日后的查考和总结提供素材。

一般应包括日期（年、月、日、星期），时间（上午、下午或具体时刻），工作内容，工作量与进度，工作中的问题及处置情况，每周或每月的统计、小结等。

《档案管理学》复习资料一、名词解释1、档案——国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。

2、来源原则——把同一机构、组织或个人形成的档案作为一个整体加以管理的原则。

3、全总——一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。

4、档案价值——指档案这一客体对从事社会实践活动的主体所具有的凭证和情报作用，而表现出的有用性和有用程度。

5、档案保管期限表——用表册的形式列举档案的来源、内容和形式并指明其保管期限的一种指导性和标准性文件。

6、档案收集——指接收与征集档案及有关文献的活动。

具体而言就是按照国家的有关规定，通过例行的接收制度和专门的征集办法，将分散在各机关、组织或个人手中及散失在社会其他地方的档案，有组织、有计划地分别集中到各有关档案馆（室），实现档案的统一领导和分级管理的活动。

7、档案整理工作——按照一定的原则和方法，把处于相对零乱状态的档案系统起来，以便于保管和利用的工作。

其内容主要有：区分全宗、全宗内档案分类、立卷、案卷排列和编制案卷目录。

8、档号——档案馆（室）在整理和管理档案过程中，以字符形式赋予档案的代号。

主要是表示类别及其相互关系的一组符号，通常包括全宗号、案卷目录号、案卷号、件号、页号。

9、“八防”措施——指档案管理工作中要做到防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘和防盗。

10、档案信息资源开发——指档案部门根据社会需要采用专业方法和现代化技术，发掘、采集、加工、存储、传输所收藏档案中的有用信息，方便利用者利用，以实现档案的价值和作用。

11、档案提供利用工作——亦称档案利用工作，是档案保管部门以所收藏的文化财富为依据，通过一定的方式和方法，直接提供档案信息，为社会各项事业服务的一项业务活动。

12、档案著录——指在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。

13、档案目录中心——指按照一定历史时期、区域、专业系统汇集档案目录信息，以统一的目录体系提供各种档案目录信息服务的工作实体。

第四节开放档案工作一、开放档案的含义开放档案就是将一般可以公开和保密期限满的档案，解除“禁闭”，向社会开放，允许档案用户在履行简便的手续后，即可通过一定的方式，进行开发利用。

《中华人民共和国档案法》规定：国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满30年向社会开放。

经济、科学、技术、文化等类的档案向社会开放的期限，可以少于30年，涉及国家安全或者重大利益经及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限，可以多于30年。

二、开放的意义1．开放档案是有得于社会进步的新方针，是加快我国政治民主化的一个新步骤。

2．开放档案也是现代档案馆自身发展的一项重大措施。

3．开放档案可以促进档案馆的各项业务建设。

三、开放档案的条件1．物质条件2．检索条件3．制度条件4．社会档案意识条件四、开放档案的鉴别1．确定开放期2．开放档案鉴别工作的组织领导成立鉴定小组，经鉴定后，报本级档案行政部门批准后开放；把握不定的档案，鉴定小组应报本级人民政府审批。

3．档案的解密、降密依照《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制范围的暂行规定》：各级档案馆保存的涉密档案，其解密工作，由各级国家档案馆负责进行。

一般原则和办法是：（1）未进馆的1991年1月1日前形成的涉密档案，由各档案形成机关、单位负责解密；对馆藏将满30年的涉密档案，原档案形成者认为仍属国家机密的，应当自该档案届满30年之日前6个月，以文件形式通知有关的档案行政机关或档案馆；过期未通知的，由档案馆进行处置；（2）1991年1月1日以后形成的涉密档案，未接到保密期限变更通知的，自保密期限届满之日起，即自行解密；（3）各档案馆保存的经济、科学、文化类的涉密档案，有必要提前向社会开放的，应向档案形成机关发出要求提前解密的通知，有关机关接到通知的半年内应予以答复，否则，档案馆可根据有关办理；（4）撤销机关的，由承担其职能的单位负责；如无，则由档案馆负责处理。

——凡涉及下属内容的档案，均应控制使用，不可开放。

档案管理基本知识讲义第一章档案管理基本知识第一节名词解释1、什么是档案？答：国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。

2、什么是档案工作？答：管理档案和档案事业的活动。

3、什么是档案统计？答：对反映和说明档案及档案工作现象的数量特征进行搜集、整理和分析的活动。

4、什么是归档？答：办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室或档案馆保存的过程。

5、什么是案卷？答：由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。

6、什么是档案整理？答：按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。

7、什么是档案立卷？答：将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。

8、什么是档案实体分类？答：根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行的分类。

9、什么是档号？答：以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。

10、什么是文件？答：国家机构、社会组织或个人履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。

11、什么是文本？答：同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分为正本、副本、试行本、修订本、各种文字文本等。

12、什么是归档文件？答：在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种纸质文件材料。

13、什么是归档文件管理？答：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

14、什么是全宗号？答：全宗号是指档案馆给立档单位编制的代号。

15、什么是全宗指南？答：介绍和报道立档单位及其所形成档案情况的一种档案检索工具。

是向利用者介绍和报道全宗构成者（立档单位）及其所形成档案情况的工具书。

16、什么是专题指南？答：介绍和报道某一专题档案情况的一种档案检索工具。

17、什么是检索工具？答：检索工具是用于存储、查找和报道档案信息的系统化文字描述工具，是目录、索引、指南等的统称。

18、什么是索引？答：索引是指明档案或目录的某种特征，以一定次序编排并注明相应出处的档案检索工具。