工程档案归集管理制度

九、工程档案管理制度

一、档案资料的归档分类及范围

1.档案资料的归档分类

工程建设档案主要有公文、工程建设技术资料、经济合同、工程建设财务、行政管理及图片等几类。档案资料应按国家标准进行统一分类、立卷、归档和存放。

2.档案资料的归档范围

（1）省、市政府的来往公文；

（2）建管处的来往公文；

（3）建管公司的来往公文；

（4）有关技术问题的审查、咨询意见；

（5）会议文件、记录等；

（6）工程建设期间形成的工程技术材料：

①招标文件、投标文件、合同及协议；②设计图纸、施工组织设计；③工程开工报告、施工方案、施工技术措施、施工计划、报表等文件；④建筑材料和中间产品的合格证、试验报告，砼、砂浆等配合比的试验报告；⑤设计变更及索赔资料；⑥施工测量记录、地质勘探资料，基础处理、隐蔽工程施工记录等材料；⑦工程质量、安全、事故及处理情况报告；⑧施工总结、技术总结、工程竣工图及竣工验收报告及质量评定等；⑨工程机械设备、仪器及引进的技术设备图纸等； （7）工程价款结算等资料。

二、工程文件收发及管理规定

为加强工程文件收发管理，理顺传递关系，并按工程进度作好工程文件的提供利用，特制定本制度。

1. 工程文件接收

（1）各单位提供给工程部的工程文件（工程技术文件、图纸资料、来文通知等）由档案资料员统一接收。

（2）工程部个人从外单位带回或通过其它途径收到的工程文件，一律移交档案资料组进行统一归档整理。

（3）档案资料组对接收的工程文件资料，必须进行数量和外观质量检查，发现问题应及时通知寄发单位补发。

（4）档案资料组对收发工程文件应及时建立工程文件收发登记帐（收文簿、发文簿）

（5）登记完毕的工程文件，应及时予以处理，在保证归档份数后，及时报审工程部领导审定，并及时处理。

（6）对接收的密级文件资料，要严格按保密规定妥善收存，并认真执行密级文件资料的借阅规定。

（7）档案资料组对归档的工程文件资料实施整编作业，并建立档案分类登记帐

工程项目档案管理制度

一、目的

为规范公司的工程项目档案管理，防范与控制合同风险，有效地保护和利用档案，维护公司的合法权益，特制定本规定。

二、工程项目档案归档范围

本规定所指工程项目档案是指过去和现在，公司在工程项目的设计、实施、竣工等过程中形成的具有保存价值的文件、图纸、方案、图录像等。其主要包括：中标通知书，工程承包合同，合同附件，劳务分包合同，专业分包合同，采购合同，工程预（结）算书，工程设计图纸，工程施工图纸，往来公函，传真，会议记录，委托书，开工报告，请款报告，技术资料，主要设备材料估检报告，施工记录验收报告，竣工报告等。

三、资料员及其职责

部门经理指定专人负责档案管理工作（即资料员），资料员负责档案接收、收集、整理、立卷、保管、调阅、交接等工作。其主要职责包括：

1、收集、整理、立卷和归档工程项目的档案材料；

2、档案材料的保管；

3、档案材料的查借阅、催还；

4、项目结束后与综合部相关负责人完成档案资料的交接。

四、档案的立卷、收集、整理

1、以工程项目为单位，分别立卷，一项目一卷。 2、在工程项目的招投标阶段开始立卷，收集该项目有关资料归档管理。

3、各项目的职能人员应将在工作过程中形成的文件资料进行积累，整理和及时移交归档，移交档案文件时，资料员必须在档案移交清单上进行登记。

4、在档案的首页设卷内文件目录，并填写文件序号、编制单位、名称、归档日期等信息（见附表二）。

5、在档案的次页设“合同概要”、“主要事件备要”，主要内容包括：合同标的价金，对方单位，联系人，重要日期备忘，应收工程款记录等，该项工作由资料员负责，项目职能人员配合。

五、档案的管理

1、对工程项目档案系统排列编号，确定保管期限，编制档案目录（卡片），按一定次序排列和存放。

2、每月对档案进行一次清理。

3、清除不必要保存的材料。

4、对破损和褪色的材料进行修补和复制。

六、档案要求

1、文件必须为原件、正文，符合文件格式。

南京至高淳城际快速轨道

南京南站至禄口机场段工程

建设工程档案管理办法

（试行稿）

南京元平建设发展有限公司

二〇一一年六月

1

目 录

第一章 总 则 ..................................... 2

第二章 基本规定 ................................... 4

第三章 归档文件的质量要求 ......................... 6

第四章 归档文件的范围与目录编制 ................... 9

第五章 案卷的编目与装订 .......................... 17

第六章 归档文件的管理、验收、移交 ................ 20

第七章 附 则 .................................... 23

第八章 汇表与附件 ................................ 24

2 第一章 总 则

一、 为加强南京至高淳城际快速轨道南京南站至禄口机场段工程BT项目（以下简称“本项目”）建设工程归档文件的管理工作，明确工程资料管理的相关规定，统一工程档案的验收标准，建立完整、准确、系统的工程档案，本项目建设单位南京元平建设发展有限公司（以下简称“建设单位”）特制定《南京至高淳城际快速轨道南京南站至禄口机场段工程建设工程档案管理办法》（以下简称“本办法”）。

二、 本办法是根据国家档案局、国家发展和改革委员会、住建部以及南京市档案局、南京地铁等有关建设工程档案验收管理的有关规定，并结合本项目的特点和实际情况而制定的。

三、 本办法适用于本项目所有工程文件的编制、管理、验收和归档。

四、 工程文件的编制要及时、有效，要与施工建设同步；工程文件的管理要一丝不苟，能真实而全面地反映工程建设状况；文件的验收要系统、规范，服务于工程的验收；文件的归档要有序、完整，要便于运营管理、维修养护、改扩建和城市建设阶段的查阅。

工程造价档案管理制度

工程造价档案管理制度

一、制度目的

为规范工程造价档案的管理，加强工程质量的监督，建立完善的工程造价档案管理制度，确保工程造价信息的准确性、完整性和保密性，提高工程质量管理水平，为公司的持续发展提供保障。

二、适用范围

本制度适用于公司所有工程造价档案管理工作。

三、档案的定义

档案是指一切载有有关工程造价信息的纸质、电子或其他载体的文件、资料和记录，包括但不限于招标文件、投标文件、批准文件、变更文件、成本核算台账、质量检验记录、图纸、技术文件等。

四、档案的保存期限

(一)施工期

1. 工程招标文件和投标文件：自招标结束之日起5年内。

2. 批准文件：自专业初步设计开始之日起5年内。

3. 合同文件：自竣工验收之日起10年内。

4. 付款证明和发票：自竣工验收之日起10年内。

5. 材料和设备的检验记录：自使用结束之日起2年内。

6. 检测记录：自竣工验收之日起3年内。

(二)使用期

1. 工程设计文件：自竣工验收之日起10年内。

2. 合同文件：自使用结束之日起10年内。

3. 付款证明和发票：自使用结束之日起10年内。

4. 施工图、资料、技术规格等设计资料：自使用结束之日起10年内。 5. 工程结算文件：自结算完成之日起10年内。

6. 工程改建、扩建文件和记录：自使用结束之日起10年内。

(三)维护和保养期

1. 工程维护保养档案：自维修完毕之日起2年内。

2. 保养、维修报告和记录：自报告和记录完成之日起2年内。

五、档案的管理

(一)档案的归集

1. 工程造价档案由工程造价部门负责归集、管理和维护。

2. 工程造价部门应建立工程造价档案室，统一负责对档案的收集、分析、保存、管理和利用。

3. 工程造价档案应按照工程项目进行归类存放，每个项目建立专门的造价档案。

(二)档案的保存

1. 工程造价档案应按照规定的保存期限进行保管，不能随意更换、借阅和销毁。

2. 工程造价档案应归入公司档案管理系统，由企业档案管理员负责对档案进行管理和保管。