工程类档案归档管理制度

南京至高淳城际快速轨道

南京南站至禄口机场段工程

建设工程档案管理办法

（试行稿）

南京元平建设发展有限公司

二〇一一年六月

1

目 录

第一章 总 则 ..................................... 2

第二章 基本规定 ................................... 4

第三章 归档文件的质量要求 ......................... 6

第四章 归档文件的范围与目录编制 ................... 9

第五章 案卷的编目与装订 .......................... 17

第六章 归档文件的管理、验收、移交 ................ 20

第七章 附 则 .................................... 23

第八章 汇表与附件 ................................ 24

2 第一章 总 则

一、 为加强南京至高淳城际快速轨道南京南站至禄口机场段工程BT项目（以下简称“本项目”）建设工程归档文件的管理工作，明确工程资料管理的相关规定，统一工程档案的验收标准，建立完整、准确、系统的工程档案，本项目建设单位南京元平建设发展有限公司（以下简称“建设单位”）特制定《南京至高淳城际快速轨道南京南站至禄口机场段工程建设工程档案管理办法》（以下简称“本办法”）。

二、 本办法是根据国家档案局、国家发展和改革委员会、住建部以及南京市档案局、南京地铁等有关建设工程档案验收管理的有关规定，并结合本项目的特点和实际情况而制定的。

三、 本办法适用于本项目所有工程文件的编制、管理、验收和归档。

四、 工程文件的编制要及时、有效，要与施工建设同步；工程文件的管理要一丝不苟，能真实而全面地反映工程建设状况；文件的验收要系统、规范，服务于工程的验收；文件的归档要有序、完整，要便于运营管理、维修养护、改扩建和城市建设阶段的查阅。

档案室归档制度

1、凡属归档范围的文件资料，均由公司档案室集中统一管理，公司个人收到此类文件应该使用完成后送交档案室，任何个人不得擅自留存，送交档案室时应严格履行交接手续，双方签字确认。

2、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，档案室保存复印件。

3、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办使用后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

4、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件；属于人事方面的资料，由人力资源部保存原件；以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理部备案。

5、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，档案室保存一份，财务部及合同执行（或签订）部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由档案室保存原件。

6、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。

档案立卷归档制度

根据《档案法》、《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328-2001)及《全国中小学校舍安全工程档案管理办法（试行）》的要求制定本制度。

一、归档范围：校安工程在实施过程和各项目在排查鉴定、规划、加固改造等各个阶段以及其他正在实施或将要实施的所有中小学校舍建设工程所形成的、与校舍安全有关的、具有保存价值的各种形式的记录。

二、归档时间：随时发生随时收集，工程性档案在竣工验收或档案备案后进行全面清理、归档。

三、归档案卷的质量要求：

1、应归档文件要收集齐全，遵循文件的自然形成规律和特点，按照文件之间的有机联系分类立卷，要求分类准确。声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、内容和责任者。

2、案卷封面的各个项目均应填写清楚，案卷标题要确切简明地反映卷内文件作者、内容和形式；要注明保管期限；并逐卷编写张页号，填写“卷内文件目录”和“卷末备考表”。

3、向档案室归档的所有案卷，都要按照一定的次序进行系统的排列，编以案卷顺序号，并编制案卷目录。

档案保管制度

一、档案工作人员必须时刻提高警惕，切实做好值班保卫工作，在发生意外事故或可疑现象时，应及时采取措施，确保档案的完整与安全。

二、档案库房是机密重地，严禁外人入内，要求门窗牢固，非工作时间必须关门落锁。

三、认真做好防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫工作，达到“八防”要求，以最大限度地延长档案寿命。

四、档案库房内严禁吸烟、生火及存放易燃、爆炸、腐蚀物品，杜绝意外事故发生。

五、应定期对档案保管的状况进行全面检查，并作记录，发现问题及时向分管领导汇报，采取积极有效措施，保护档案的安全。如遇特殊情况，应及时检查，发现问题要及时解决。

六、不准随意销毁档案资料，对损坏严重的永久、长期案卷要及时进行修补或复制，对到保管期限的短期案卷和无保存价值的档案资料需要销毁时，必须严格按照规定办理审批手续。

七、档案人员调动工作时，必须在办理完移交手续后，方能离开岗位。

建设工程档案归档管理办法（试行）

1总则

1.0.1为确保工程档案的齐全、完整、准确、系统，使工程档案管理达到工程达标投产考

核相关要求，依据有关工程档案管理标准及规定，特制定本办法。

1.0.2本规范适用于建设工程文件的归档整理以及建设工程档案的验收。建设工程从酝酿、

决策到建成投产的过程中形成的有归档保存价值的文件材料，包括项目的提出、调研、可行

性研究、评估、勘测、设计、施工、调试、生产准备、试运行、移交生产、竣工等工作活动

中形成的文字材料、图纸、图表、声像材料和其它载体的材料。

1.0.3各专项工程总体验收须由档案管理人员参加，并对工程中各种技术文件是否符合归

档要求进行检查，各项工程竣工决算的最后付款必须由档案室对竣工档案签收合格后方可进

行。设备厂家的设备付款支付，必须在档案室对其设备图纸资料进行核对无误后方可进行。

2相关术语

2.0.1建设工程项目(constructionproject)

经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行

统一管理的工程基本建设单位。它由一个或若干个具有内存联系的工程所级成。

2.0.2单位工程(singleproject)

具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程，并构成建设工程项

目的组成部分。

2.0.3分部工程(subproject)

单位工程中可以独立组织施工的工程。

2.0.4建设工程文件(constructionprojectdocument)

在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文

件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件。

2.0.5工程准备阶段文件(seedtimedocumentofaconstructionproject)

开程开工以前，在立顶、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。

2.0.6监理文件(projectmanagementdocument)