人事档案管理细则

人事档案管理

百科名片

人事档案管理就是将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。人事档案是人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的，是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录。是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。

目录

管理制度

基本内容

大学生档案管理

编辑本段管理制度

目 的

第一，保守档案机密。现代企业竞争中，情报战是竞争的重要内容，而档案机密便是企业机密的一部分。对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。 第二，维护人事档案材料完整，防止材料损坏，这是档案保管的主要任务。

第三，便于档案材料的使用。保管与利用是紧密相联的，科学有序的保管是高效利用档案材料的前提和保证。

编辑本段基本内容

建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。其基本内容大致包括五部分：

人事档案管理

料归档制度；检查核对制度；转递制度；保卫保密制度；统计制度。

(1)材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：首先对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求；其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位臵；再次，在目录上补登材料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案。

(2)检查核对制度。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误等。 检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对：

（1）突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后：

（2）对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。

人事档案管理实施细则

文件编号：

版 次： A/1

修订日期： 2011-9-1

编 制：

审 核：

批 准：

文件修订变更履历栏

版次 修订内容摘要 修订页次 修订日期

A/1 涉外人事档案的管理 所有 2011-9-1

发行章

1 目的

规定人事档案的编号、归档、保管、借阅、作废、销毁等管理要求，为规范人事档案管理，特制定本细则。

2 范围

适用于集团及下属子公司所有员工人事档案的管理。

3 定义

无

4 职责

集团及下属子公司企管部人事组负责所有员工人事档案管理。

5 工作程序

5.1人事档案包括：

5.1.1员工入职资料：应聘人员登记表、面试记录表、入职承诺书、体检报告、原单位解除合同证明原件、毕业（学位）证书复印件、二代身份证复印件2张、工资卡复印件、一寸彩照6张、暂住证复印件（外地员工）、就业登记证原件等

5.1.2员工月度跟踪表、员工转正（岗）考核表、续签考核、员工录用表、月度年度绩效评估记录；

5.1.3劳动合同原件、保密协议、员工薪资确认单；

5.1.4员工培训协议、奖惩记录、各类事故处理记录等；

5.1.5 管理干部任命书复印件等；

5.2人事档案的归档和查找

5.2.1企管部人事档案管理员对每次形成的人事档案，负责整理立卷，每人建立一张《员工档案卡》，根据员工档案编号把涉及的相关资料放入档案，并建立电子台帐，由企管部人事组直接保管。

5.2.2人事档案根据员工档案编号进行管理和查找。

5.3人事档案的查阅

5.3.1人事档案属于保密档案，一般人员不准查阅。

5.3.2人事档案的查阅必须填写查阅申请单，由查阅人直接领导审核，总经理批准方可查阅。

5.3.3 没有特别注明和理由，查阅档案仅限于员工基本人事资料、简历情况，原则上不得复印。

集团股份有限公司

人事档案管理规范

一、 人事档案的建立

1、 公司员工人事档案以纸质人事档案和电子人事档案两种载体保存。

2、 新员工入职之日始，即建立个人人事档案，起始人事档案材料包括：（“◆”表示员工人事档案袋中包含的内容）：

序号 内容

数量 级别

员工 领班 主管 经理 总监（含）以上

1 一寸近期免冠照片 4张 ◆ ◆ ◆ ◆ ◆

2 身份证复印件 1张 ◆ ◆ ◆ ◆ ◆

3 职位申请表 1张 ◆ ◆ ◆ ◆ ◆

4 体检报告（体检证明） 1份 ◆ ◆ ◆ ◆ ◆

5 学历证书（高中及以上）复印件 1份 ◆ ◆ ◆ ◆ ◆

6 聘用合同 1份 ◆ ◆ ◆ ◆ ◆

7 学位证书复印件 1份 ◆ ◆ ◆

8 录用人员背景调查表 1份 ◆ ◆ ◆

9 新员工入职谈话记录表 1份 ◆ ◆ ◆

10 解除劳动合同（离职）证明 1份 ◆ ◆ ◆

11 入职物品资料签收表 1份 ◆ ◆ ◆ ◆ ◆

初始档案完整性签字确认 人事主管/经理： 人力资源部经理：

3、新员工入职，公司提供必需的物品：企业文化手册、员工手册等，其它发放物品根据岗位要求配置，并罗列清单请其签收确认，将签收表放进人事档案。

二、 人事档案的维护

1、 新员工入职、调动、任命、离职等信息自生效之日起三个工作日内录入电子人事档案，并进行纸质人事档案归档；

2、 人员人事信息（包括部门、职位、合同期限等）出现变化时，应及时做好信息维护，并于三个工作日内完成信息的变更。集团人力资源中心将不定期对各公司人事档案管理进行检查。

3、员工在集团公司内部调动时，调出公司应将其劳动人事档案和工作人事档案转移给调入公司，双方单

集团股份有限公司

位在移交人事档案时应办理移交手续。其中：属于内部转聘性质的调动，员工与调出公司的劳动合同必须废止并且与调入公司重新签订新的劳动合同；另外，原则上，员工在集团所属公司内部调动的，一般情况下为了工作方便，社保缴纳单位不做变更，其他劳动人事档案要件视情况决定是否转移。

人事管理工作细则

为理顺人事管理工作，保障员工队伍稳定，提高员工素质，促进各方面工作正常有效地开展，根据公司人事管理制度,特制订本细则。

一、人事管理工作的原则

1、分级分别领导管理的原则；

2、遵循公司机构、岗位设置及人员配置编制的原则；

3、坚持科技领先，尊重人才、使用人才、发挥人才作用的原则；

4、坚持以人为本,服务员工的原则；

5、体现相互关心、互相帮助、共同努力、同创业绩的原则。

二、人事管理工作的组织

1、由董事长、总经理领导公司人事管理工作。

2、由董事长负责选择聘用或解聘辞退公司副总理及财务负责人，召开董事会会议，决定公司管理机构设置或调整方案及岗位设置与人员配制。

3、由总经理负责选择聘用或解聘辞退除公司副总理及财务负责人外所需所用员工,向董事长推荐副总理及财务负责人候选人，向董事会提交管理机构设置或调整方案及岗位设置与人员配制。

4、公司副职及各单位、部门负责人，有推荐选择聘用人才的义务和建议解聘辞退员工的权力。

5、公司员工有推荐引进人才的义务。

6、由人事部负责公司人事管理的具体工作。

7、公司员工必须服从人事管理部门的管理。

8、公司员工有支持、监督人事管理部门管理工作的责任。

三、人事管理部门的工作

1、人事管理工作要求：

人事部是公司人事管理部门，负责人事管理事务；人事事务管理人员，必须根据国家相关政策法规、公司人事管理制度，认真负责地履行岗位职责，努力做好人事管理的具体工作。

2、人事管理工作内容：

根据公司员工聘用制度规定，人事管理的具体工作，由招聘、使用、培训、薪资福利及档案管理等工作。

1) 招聘管理工作：

(1) 根据董事长和总经理指令，负责拟订招聘员工条件并发布招聘员工信息，保持与有议向人员的联系；

(2) 负责接待新招聘员工、与其交谈、查验所提供证件，办理聘用手续、制订用工协议书（详见用工协议书附件一）并签订用工协议、起草任职文件或开具调令单（详见调令单附表一）、配置办公设施与用具（详见办公设施与用具附表二）、按排住宿及上岗前相关事项（按公司人事制度确定的内容）交底；